特长生档案管理制度及流程

为加强特长生档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度及流程。

一、适用范围
本制度适用于我校所有特长生档案的管理工作。

二、档案定义
特长生档案是指反映特长生在校期间学习、生活、竞赛、获奖等活动的各类文字、图表、照片、视频等资料。

三、档案管理原则
1. 真实性原则：档案资料必须真实反映特长生在校期间的实际情况。

2. 完整性原则：档案资料应全面、系统，确保档案的完整性。

3. 安全性原则：加强档案保管，确保档案资料安全无丢失。

4. 保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对档案资料进行保密。

四、职责分工
1. 学校档案管理部门：负责制定档案管理制度，指导、监督和检查特长生档案管
理工作。

2. 特长生所在班级班主任：负责本班特长生档案的收集、整理和归档工作。

3. 特长生个人：负责提供真实、完整的档案资料。

五、档案管理流程
1. 档案收集：
- 特长生入学后，班主任负责收集其个人简历、获奖证书、竞赛成绩等相关资料。

- 每学期末，班主任收集特长生在本学期内的学习、生活、竞赛、获奖等资料。

2. 档案整理：
- 班主任对收集到的档案资料进行分类、整理，确保档案的条理性和可读性。

- 档案整理完成后，班主任填写档案目录，并报学校档案管理部门备案。

3. 档案归档：
- 特长生档案由班主任统一归档至学校档案管理部门。

- 归档时，需提供档案目录、档案资料及电子版。

4. 档案保管：
- 学校档案管理部门负责对特长生档案进行保管，确保档案安全。

- 档案保管期限为特长生在校期间及毕业后5年。

5. 档案利用：
- 特长生本人、班主任及学校档案管理部门相关人员可查阅档案。

- 查阅档案时，需填写查阅登记表，并严格遵守保密规定。

六、档案考核
1. 学校档案管理部门定期对特长生档案管理工作进行检查，确保档案管理的规范性和有效性。

2. 对档案管理工作表现突出的个人给予表彰和奖励。

七、附则
1. 本制度自发布之日起施行。

2. 本制度由学校档案管理部门负责解释。

通过以上制度及流程，旨在规范我校特长生档案管理工作，为特长生提供更好的服务，促进我校特长生教育的持续发展。