进货采购查验记录管理制度

进货采购查验记录管理制度
进货采购查验记录管理制度
一、目的与范围
为规范进货采购查验工作流程，确保进货质量安全，特制定本制度。

本制度适用于公司所有进货采购查验记录的管理。

二、责任主体
1、采购部门：负责进货采购的准备工作和实际采购工作的组织协调；
2、仓储部门：负责进货产品的验收、分类、采购退货等相关工作；
3、质管部门：负责进货品质的把控、检测、评估等相关工作；
4、相关人员：负责进货产品的查验、记录、汇总等工作。

三、工作流程及内容
1、采购准备阶段：采购部门应按照公司相关规则制定进货采购计划，并将计划提交给公司高层进行批准。

2、采购确认阶段：计划批准后，采购部门应根据指定的供应商、价格等进行采购，并向供应商发送采购订单。

3、供应商发货阶段：采购订单发出后，供应商根据订单要求进行发货，并及时通知我司相关人员。

4、进货查验阶段：仓储部门应在收到供应商发来的货物后进行核对数量和货品型号等信息，对货物实行全面的检查和抽检，确保货品的质量和数量符合合同要求。

5、质检验收阶段：对于进货产品，质管部门应按照公司相关质量管理制度进行产品的抽样检测、评估，并对货品的质量问题负责，确保进货产品的质量安全。

6、进货记录管理阶段：仓储、质管以及采购部门都需要对采购进货进行记录管理，包括采购单、货物发货通知单、进货发票等，确保进货货品的审批、排查、追踪及审计等相关工作顺利进行。

四、进货查验记录管理内容
1、采购单及附件的归档及审批记录
2、供应商开出的货物发货明细及发货单
3、进货清单及出库清单
4、入库产品质检报告
5、质检报告相关数据分析及统计
6、入库货品质量情况的反馈及解决记录
7、相关人员的进货查验记录
五、保管期限
1、采购单及附件：保管期限为5年。

2、供应商开出的货物发货明细及发货单：保管期限为2年。

3、进货清单及出库清单：保管期限为5年。

4、质检报告相关数据分析及统计：保管期限为5年。

5、入库货品质量情况的反馈及解决记录：保管期限为5年。

6、相关人员的进货查验记录：保管期限为3年。

六、仓库内部控制
1、对入库货品的接收和出库急件进行人员登记管理，收货的数量是否与货票一致等必须在一定时限内对其进行核对。

2、收货员必须进行复检，并参照确认合同订单，确保进货货品的品质符合合同所要求。

七、违规处理
1、如有进货产品质量问题导致后续客户投诉的，应及时进行调查并处理，如确定质量问题由我司方导致的，我司要承担相应的赔偿责任。

2、如发现有作假等不当行为的，必须认真调查处理，并追究相关人员的责任。

3、如不能遵守公司此项制度规定的，将视情节轻重给予相应的处分。

八、生效日期和修正
本制度自发布之日起生效。

如制度有任何问题和不妥之处，应随时进行修订、完善。

修订应经该部门负责人会签，并报公司董事长审定后实施。