现代大学制度下高校办公室职能的优化

现代大学制度下高校办公室职能的优化
文／扬州大学音乐学院 王琳
【摘要】在我国经济不断发展的情况下，教育教学水平有了明显的提升。

现阶段，高校教育获得了全面的发展，现代化的大学制度在大学管理中得到了普遍的确立。

在大学管理中，办公室具有非常突出的地位，因为其职能具有多元化的特征，所以大学管理的多项内容都需要办公室来执行。

从目前的办公室职能发挥来看，效率较为低下，非常不符合大学高效办公的特色，所以为了进一步的强化办公室的职能提升，本文就现代大学制度下的高校办公室职能优化进行分析和探讨，目的是要全面提高大学办公室的办公效率。

【关键词】现代大学制度；高校办公室职能；优化
大学是社会人才培养的基地，强化大学教育对于社会进步而言有着重要的作用。

在现代化的大学制度下，管理规范化和专业性显著加强，而在管理过程中具有重要作用的便是办公室。

所以说办公室职能的效果发挥意义重大。

从目前的办公室职能而言，其具有两方面的特征：第一是综合性。

因为办公室需要对管理进行方案的制定、审核以及落实，所以说其综合性较为显著。

第二是办公室具有冗杂性。

在目前的办公室职能中，有些职能具有很强的统一性和联系性，但是在具体岗位设置的时候却将其进行了人为的划分，这种拆分增加了公办流程，使得职能发挥的效率严重降低，所以探讨职能优化现实意义显著。

一、办公室应具备的主要职能
（一）组织协调职能。

组织协调是办公室具备的一大智能。

在校园管理中，办公室处于一个中心的地位，其他的各部门工作开展都需要和办公室进行对接，而其他部门直接的接触，有时候也需要办公室的参与，所以说办公室的主要作用就是进行各方关系的组织和协调，从而保证校园管理各部门工作的有效开展。

简言之，通过组织协调职能的运用，校园管理的有序性明显增强。

（二）决策参谋职能。

决策参谋职能是办公室的另一项重要功能。

从高校实际工作来看，因为办公室与各方关系都有着持续的对接，所以对于学校各个方面的情况都具有较强的了解。

在校领导进行决策的时候，办公室可以为下领导提供切实而中肯的意见，从而旅行其参谋的职能。

简言之就是办公室利用自身的综合性和丰富的关系网，可以为大学决策层，尤其是校领导的决策提供有效的参谋。

（三）综合服务职能。

综合服务职能也是办公室的一项重要功能。

在高校管理中，办公室承担着重要的角色，因为其不仅仅是管理部门，更是服务部门，而且服务对象具有多样性，比如老师、学生、领导以及其他部门，办公室都得进行服务。

在传统的大学管理中，对于办公室实行的是行政命令式的管理，但是在体制改革的过程中发现，办公室的根本作用是进行
校园服务，所以要积极地向服务导向型转变，这样，办公室的
综合服务职能发挥才会更加的彻底。

二、高校办公室职能的优化思路
（一）坚持以人为本。

在高校办公室职能优化中，一个重
要的思路便是坚持以人为本。

以人为本是科学发展观是核心内
容，重在强调个人的价值。

办公室的职能优化，根本目的是要
进行办公效率和质量的提升，而要达到这样的目标，需要调动
工作人员的积极性，从而使其主观能动性得到充分的发挥。

坚
持以人为本，在肯定办公室人员个人价值的基础上进行其力量
的调动和发挥，这样，人员的价值得到了尊重，办公室的工作
目的也得以实现，所以说以人为本的思路必须要坚持。

（二）坚持全面协调可持续发展。

全面协调可持续是目前
办公室职能优化的另一重要思路。

全面协调可持续也是科学发展
观的重要内容，意在统筹所有有利的资源，进而对资源的价值进
行协调运用，从而实现持续发展的目的。

办公室智能具有综合化
的特征，在具体的工作中涉及的内容和部门比较多，所以需要办
公室进行全面的协调。

通过协调，各方面的力量可以得到最大的
发挥，办公室的职能效果也可以有最大的显现，所以说坚持全面
协调可持续发展，对于办公室职能优化非常重要。

三、高校办公室职能的优化措施
（一）强化制度建设，管理科学化、规范化。

强化制度建
设，实现管理的科学化和规范化对于职能优化而言有着重要的
作用。

制度建设主要从两个方面来进行：第一是进行责任制度
的强化。

强化责任的划分，可以使得办公室的工作人员具有更
加具体的责任范围，这样可以有效的提升办公人员的效率。

第
二是进行监督制度的完善。

监督制度的完善可以有效的改变办
公室的不良风气，从而实现办公室各项工作的流程化运作。

除
去制度建设之外，在管理中运用科学化和规范化的理念与方法
也具有重要的价值，因为科学规范的理念会指（下转第140页）
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２０１６／１２ （上） 总第２５６期
现代办公
Ｍｏｄｅｒｎ　Ｏｆｆｉｃｅ　
随着系统的引入而同步进行。

综上所述，无纸化会议管理模块实现对企业重要会议（总经理常务办公会、总经理办公会、董事会、党委会、例会等）的议题收集、议题提报、议题审批、议题清单、会议管理及议题权限内共享的固化。

通过与OA公文管理、会议管理等模块的集成，将实现：流转公文的自动化关联议题、决策会议发起与议题的自动关联推送、议题讨论顺序排序、会议纪要管理、会议室预订、参会人员提醒等，全面提升管控效率，提升决策效率与效果，节省企业成本。

督办管理模块将建立统一的任务督办中心，对企业各类督办任务（重要会议决议、领导交办、年度重点工作、计划工作、常规工作及其他任务等）的任务明确下达、工作逐级分解、执行协作沟通、执行实时反馈、成果确认等督办管理工作进行全周期管理支撑。

五、小结
本文认为，管理效率的提升蕴含这样几个结果：第一，确保了信息在传递上高效性和真实性；第二，确保了信息在分层接收上的稳定性和连贯性；第三，确保了信息在职能部门内部的有效转换，并获得了预期的成果反馈；第四，确保了信息资源的有效存储。

这里的“信息”不仅指向下行和上行信息类型，也指向了会议议程和决议信息。

可见，提升企业管理效率属于一项系统工程。

对会议决议督办系统具体的引入模式包括：理性去认识企业管理效率的影响因素、结合组织架构特点设计系统工作流程、建立企业舆论导向尽快适应系统性能、突出战略性产品研发生产的系统应用、努力培养系统后台管理优化专门人才等五个方面。

【参考文献】
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[5]杨伟.油田企业督查督办管理系统的设计与实现[J].信息系统,2014.
[6]杨伟.油田企业督查督办管理系统的设计与实现[D].厦门大学,2013.
（上接第133页）导实践工作。

所以理念科学，管理自然规范。

（二）加强学习，不断提升自身的素质。

办公室工作涉及面广，办公室人员如不注重加强学习和更新观念就无法胜任新形势下的工作，更无法理解和执行领导的决策。

办公室工作人员要重视政治理论学习，提高理论学习的积极性和主动性，坚持理论联系实际，善于运用马列主义的立场、观点、方法去认识问题、分析问题、解决问题，把理论学习同推动办公室各项工作相结合，增强正确处理各种问题的能力。

办公室工作人员应加强政治思想修养，要在思想上、行动上与党的路线方针政策保持一致，要自觉维护学校权威。

要建立科学合理的培训机制和考核机制，提高管理队伍素质，增强管理能力。

同时，要关心管理工作者的生活、健康等实际问题
（三）严格执行考核机制。

办公室人员一个岗位做久了，极易造成工作散漫，消极怠工的现象。

因此，高校办公室要制定严格的考核评价制度，对办公室人员的思想品质，管理能力，工作积极性和工作业绩等方面进行全方位的考察，把考核评价结果作为职称评聘、评先评优、干部选拔等主要指标。

（四）团结协作，形成合力，提升工作效能。

在办公室职能优化中，另一项重要的措施是进行团结协作，进而提高工作的效能。

正所谓“众人拾柴火焰高”，在办公室的工作中，每一位工作人员具有独立性，但是工作的内容却具有系统性，因此在办公中，人员之间做好协调和合作，可以发挥更大的主观能动性，这样，整体工作效率会明显的提升，工作质量和水平也会有显著的进步。

简而言之就是利用众人的力量共同为办公室效率提升做好服务。

四、结束语
随着大学的普遍发展，大学管理的规范性和专业性在显著的提升。

办公室在大学管理中充当着重要的角色，有组织协调、参谋和服务的多项职能，所以为了更好实现管理的优化，坚持科学的办公室职能优化思路，并采取积极有效的措施促进职能优化的进一步发展，可以有效提升大学管理的综合水准。

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