HSE记录控制程序
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HSE记录控制程序
1.目的
对HSE管理体系所要求的记录予以控制。
2.范围
适应于为证明产品符合要求和HSE管理体系有效运行的记录。
3.职责
3.1综合办公室负责组织编制、监督、管理各部门的HSE记录,负责保管超过一年的HSE 记录。
3.2各部门负责收集、整理、保管本部门的HSE记录。
3.3各部门负责人对本部门使用的HSE记录格式进行审核,由办公室负责批准发放。
4.程序
4.1 HSE记录的标识、编号
HSE记录的标识、编号按照《文件控制程序》执行。
4.2 HSE记录填写
4.2.1HSE记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由,并将该项用单杠划去;各相关栏目负责人签名不允许空白。
4.2.2如因笔误或计算错误要修改原数据,应采用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。
4.3 HSE记录的贮存、保护、保管
4.3.1各部门必须把所有HSE记录分类,依日期顺序整理好,存放于通风、干燥的地方,所有的HSE记录必须保持清洁,字迹清晰。
各部门按规定的期限保存记录,对于保存一年以上的记录在保存一年后交综合办公室保存。
4.3.2综合办公室编制“HSE记录清单”,将公司所有与HSE管理体系运行有关的记录汇总,包括名称、编号(版本)、保存期限、使用部门等内容,并汇集备案HSE记录的原始样本;各部门应将本部门使用的“HSE记录清单”作为部门作业文件的附录,并汇集本部门的HSE 记录原始样本。
4.3.3办公室每六个月要检查一次各部门HSE记录的使用、管理情况。
4.4 HSE记录发放、借阅和复制
4.4.1各部门填写《文件发放、回收记录》,向综合办公室领用所需记录空白表。
4.4.2各部门保管的HSE记录应便于检索,需借阅或复制者要经相关部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》,由记录管理人登记备案。
4.5 HSE记录的销毁处理
4.5.1HSE记录如超过保存期限或其他特殊情况需要销毁时,由综合办公室填写《文件销毁申请》交管理者代表批准,由授权人执行销毁。
4.6 记录格式
4.6.1各部门的HSE记录格式,由各部门负责人组织编制,经负责人审批后,交办公室备案。
4.6.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改,执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。
5.相关文件
《文件控制程序》
6.HSE记录
《质量记录表式清单》
《记录处置清单》。