OA办公系统项目建议书

OA办公系统项目建议书

一、OA办公自动化系统项目的启动思路

随着公司不断发展壮大，内部信息化建设逐步提升，管理的要求也越来越高，现有的手工管理体系已经不能满足目前的管理需求。以全面提升运营速度、管理质量、快速反应能力和降低运营成本为目标，建议采用现代的管理工具，以提高管理效率，降低管理成本，促进内部企业文化、知识的积累，为公司长远的业务发展赢得有利时间。办公自动化（简称OA）实现后，可将各类审批、各种通知、报表、工作任务的安排及完成情况汇报等在网络上实现，不但能节约数目可观的办公费用，更为重要的是能为领导提供随时随地的办公条件，各种信息的掌握和各种工作指令的发布及接受不再受到地域的限制，将大大提高工作效率。

在此目标的指引下，建议选择适合我公司管理情况的通达OA系统，并提交结果给公司领导参考审批。

二、OA系统项目建设的总体目标

1、充分利用先进的计算机网络技术，建立一个覆盖公司办公场所及所属分支机构的办公自动化系统，为各部门、各办事处提供信息交换平台，有效协调、处理各部门及办事处之间的工作，提高内部处理事务的准确性与及时性，全面提升日常办公效率。

2、在OA系统上实现公文流转、协同办公、信息发布、知识文档共享等工作，实现办公自动化。

3、OA系统通过内网或互联网方式访问，为各办事处及异地办公用户提供远程办公支持。

4、OA系统支持大并发用户同时在线使用，为以后扩展提供基础。

三、 OA系统项目应用价值

OA系统应用价值具体体现在下面几个方面：

（一）整合单位资源

1、通过网络技术将单位的资源（如人、物、知识、经验、制度、文件等）集成在一个平台上进行管理使用。

2、有效积累优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放，使员工互相学习，快速提高业务水平，达到事半功倍的效果。

3、将行政各种办公用品等资源进行分类管理，更加方便、可靠、透明，发挥他们最大的功效。

4、建立正规、科学、开放的制度和文化，保持旺盛的生命力，保障内部的健康持续发展。

（二）加快了信息流通

1、下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。

2、员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。

3、所有员工都可以在第一时间知道单位的最新动态和政策，更加关注单位发展。

4、下属可以在第一时间将工作进度和市场信息反映给上级领导，以快制胜。

5、员工们能在OA平台上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和单位文化。

（三）规范办公流程

1、建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让单位内部充满活力，促进持续发展。

2、使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。

3、办公流程变得规范、有序，效率大大提高，执行力大大提高。

4、彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。

5、领导层可以清晰、准确的了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决策。

6、离职员工无法带走自己的客户资源，避免人员流动带来的客户流失的风险。

7、通过网络而不是麻烦的电话来询问项目进度，从而节省大量时间、精力和电话费。

8、领导层可以及时关注下属的工作动态，及时发现问题，不会因为疏漏而丢掉重要的工作。

9、员工们每天都记录下当天的工作内容和心得，领导层可以直接查看、指导。

10、单位可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本，将资源和精力、时间用于核心业务。

11、员工与员工、员工与领导之间可以方便、直接、充分的进行交流，通过正确的手段而不是凭个人交际能力来沟通。

（四）提高办事效率

1、有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。

2、信息流通速度成倍提高，带来员工反应速度的成倍提高。

3、领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督以提高执行效率和力度。

4、员工能够清晰的查看到自己当前领取的各项任务状态以合理安排时间。

5、员工之间可以快捷的在线发送文件、通知和留言，不必打电话甚至亲自到处找人，时时沟通，节省时间，提高效率。

6、消除打印、复印、分发等诸多中间环节，沟通点对点，传递一指通。

7、随时随地都能够在网上快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。

OA系统即对工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用，为用户提供了一个先进、高效的信息化工作平台。对管理层而言降低管理成本，提高管理力度；对员工而言，降低工作内耗，提高工作效率。

OA系统将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，整体提高了办事效率和对信息的可控性，使管理趋于完善，提高执行力，最终实现市场竞争力全面提升的目标。

四、 OA系统项目实施运行及规划

（一）实施的价值

1、通过OA供应商专业化的实施服务，帮助我们优化进而固化业务流程，规范、完善管理模式；

2、通过OA供应商规范化的实施服务，保证项目的顺利推进，降低应用风险，缩短实施时间；

3、帮助单位培养技术和业务能力兼备的系统管理和应用管理人才；

（二）OA项目规划

第一阶段共性应用（15-25个工作日），实现无纸化办公环境，顺利完成组织行为的一次革命。快速完成部门的协同信息、文件审批、公文、信息发布、综合办公、知识管理等诸多标准功能的实现，满足所有关键应用和部分扩展应用，迅速建立起单位的工作平台，降低期初全员使用风险。

第二阶段局部深化阶段，通过半年或1年以上的协同工作的磨合，让协同平台中的使用者评估应用价值，并规划内部协同的进一步提升和管理优化，通过协同办公平台实现系统级互联，成功渗透到业务细节，形成巩固的应用。

五、OA系统项目设计原则要求

1、实用性与可扩展性

(1)OA系统应结合本单位业务特点，能满足各部门日常办公业务工作需要。

(2)OA系统应尽可能为本单位将来业务发展预留空间，因此应做到：

A.各子系统模块化，可移植性较好；

B.接口标准规范化，为其他后续的信息化产品预留充分余地；

C.流程可定制，可实现各种复杂条件流程设计，可由系统管理者根据实际应用情况自行设计表单。

2、可靠性与稳定性

OA系统必须具备较高的可靠性与稳定性。

(1)系统应对用户数据输入的合法性进行严格校验。系统不会因用户非法输入而造成程序中止；

(2)OA系统应在资源占用、数据存储等方面设计合理，不应对服务器造成过高