公司文件编号规则84050

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公司文件编号规则

文件编号规则

1. 目的

加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

2. 适用范围

适用于公司文件的编号管理和控制。

a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。

b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；

c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3. 编号办法

3.1 公司名称约定

公司全称：

简称：

3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmdd

yyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。

mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。例如：2012-10-12或20121012 表示（2012年10月12日）

3.3 文件版本编号

下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：

起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.

一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。

3.4 技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMM

FIRST：公司名称缩写

AA：项目名称

NN：版本号，参见3.3节

YYYYMM：年月

公司文件编号规则1

文件编号规则

1. 目的

为了加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

2. 适用范围

适用于公司文件的编号管理和控制。

a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。

b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；

c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3. 编号办法

3.1技术文件编号：YS-AA- YYMMZZNN

YS：公司名称缩写

AA：部门名称

YYMMZZ：年月日

NN：流水号

3.2其他文件的编号

3.2.1 公司规章制度和管理文件

公司规章制度和管理文件的编号格式为：YS(AA)-TT- YYMMZZNN

AA：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；

如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下：

行政部：XZ

预算部：YS

设计部：SJ

采购部：CG

工程部：GC

资料部：ZL

财务部：CW

TT文件类型：①规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；

②质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。

YYMMZZ：年月日

NN：流水号

例如：考勤管理制度的文件编号为：YS(XZ)-RR-13120901，表示2013年12月9日发布的考勤管理制度，适用于公司全体人员的规章制度。

3.2.2 合同协议

合同协议的编号格式为：YS (HT)-TT- YYMMZZNN

T T：合同类型

CG-采购合同

公司文件编号制度

第一条：为使公司文件管理制度化、格式化、有序化，特制定本制度。

第二条：公司文件分为外来文件和内部文件，文件类型包括制度、通知、请示、报告、指示、通告、批复、通报、决议、证明、函电等。

第三条：外来文件编号：×1×2（×3）总×4字第××××号。×1×2为公司简称，×3为地区，不需要分地区者省略；××××为公司收文流水号；×4为文件类型别称。

第四条：公司内部文件编号以司为X头，X为部门名称首字。公司文件按部门分为：司办、司财、司人、司工、司市、司总、司董。

注：司办指综合办公室文件；司财指计划财务部文件；司人指人力资源部文件；司工指工程管理部文件；司市指市场部文件司总指总经理会议及总经理扩大会议文件；司董指董事会文件。

第五条：内部制度编号按年份依据流水号码一字一号编制。编码格式为：

司×1制字××××年第××××号。×1为各部门名称首字。

第六条：内部除制度外文件编号按年份依据流水号码一字一号编制。编码格式为：司×1（×2）×3。×1为各部门名称首字；×2表示年号，用×

（如司办（2001）001号表示公司办公室2001年发布的第一3表示文件号。

个文件）。

第七条：公司各类文件均由综合办公室设专人负责统一编号，登记、存档。

第八条：文件内容中涉及数字编序，如果为两层编序，则表示为：一、

1；如果为三层编序则表示为：一、（一）、1；如果为四层编序，则表示为：一、（一）、1、（1）。

第九条：公司各部门所发文件由各部门分别起草，经有关领导审核，到综合办公室文件负责人处编号，登记并做备份存档后方可下发。

公司文件编号规范参考

1. 引言

公司文件编号是组织内部管理的重要环节，它规范了文件的流

转和归档，提高了工作效率和信息管理水平。本文档旨在为公司制

定一套统一的文件编号规范参考，以便于文件管理的方便和统一。

2. 文件编号的重要性

文件编号是为了方便文件的查找、归档和跟踪而设立的唯一标

识符。文件编号的正确使用可以带来以下几方面的好处：- 提高工作效率：通过编号可以快速定位并查找文件，减少了

时间和精力的浪费。

- 统一文件管理：编号规范可以使文件管理更加统一化和有序化，方便文件的分类和归档。

- 加强信息管理：文件编号的使用可以提高信息的跟踪和管理，减少文件遗失和错乱的情况。

3. 文件编号的制定原则

为了确保文件编号的有效性和可持续性，制定文件编号规范时

需要遵循以下原则：

- 简洁明了：文件编号应简洁明了，便于记忆和识别，避免过

长和复杂的编号。

- 有序连续：文件编号应按照时间顺序和事务顺序进行编排，

保持连续性，方便文件的查找和排序。

- 所见即所得：文件编号应直观反映文件的内容、类型和作用，避免模糊和混淆。

- 无重复性：文件编号应避免重复，确保每个文件都拥有唯一

的编号。

4. 文件编号的构成要素

一个完整的文件编号通常包含以下几个要素：

- 部门代码：表示文件所属的部门或单位，便于区分不同部门

的文件。

- 年份：表示文件创建或收到的年份，方便按年份进行归档管理。

- 类别代码：表示文件的类别或性质，便于按类别进行分类和

检索。

- 顺序号：表示文件在同一类别中的顺序号，方便按时间和顺

序进行查找。

5. 文件编号的示例

以下是一些文件编号的示例，供参考：

公司文件编号规范格式

目的

本文档的目的是规范公司内部文件编号的格式，以确保文件的数字化存储和检索的高效性，并提供统一的编号标准。

适用范围

本规范适用于公司内部所有文件的编号，包括但不限于合同、报告、备忘录、文件存档等。

规范格式

文件编号应采用以下格式：[年份]-[类别]-[序号]。

- 年份：使用四位数表示年份，例如2022年为"2022"。年份：使用四位数表示年份，例如2022年为"2022"。

- 类别：根据文件的性质和用途分配一个字母代号，例如合同为"C"，报告为"R"，备忘录为"M"，文件存档为"A"等。公司内部可

根据实际需要确定类别字母代号。类别：根据文件的性质和用途分

配一个字母代号，例如合同为"C"，报告为"R"，备忘录为"M"，文

件存档为"A"等。公司内部可根据实际需要确定类别字母代号。

- 序号：每个类别的文件都有一个数字序号，从"001"开始递增。序号：每个类别的文件都有一个数字序号，从"001"开始递增。

以下是一些示例文件编号：

- 2022-C-001：2022年第一个合同文件。

- 2022-R-002：2022年第二个报告文件。

- 2022-M-003：2022年第三个备忘录文件。

- 2022-A-001：2022年第一个文件存档。

使用注意事项

- 每个文件都应有唯一的编号，不得重复使用。

- 文件编号应在文件创建时确定并写入文件的首部或封面。

- 文件编号应按照年份和类别进行归档存储，以方便检索和管理。

总结

本公司文件编号规范格式的制定旨在统一文件编号的标准，提高文件管理的效率和可追溯性。所有员工应严格按照规范要求进行文件编号，以确保文件的准确归档和检索。

公司文件编号原则版

公司文件编号原则指的是在组织中对文件进行统一的编号和命名，以

便于管理和查找。一个有效的文件编号系统能够节约时间和资源，提高文

件管理的效率，同时也能够保证文件的安全性和可追溯性。以下是一些常

用的公司文件编号原则。

1.系统性原则：文件编号应当按照一定的顺序和规则进行编制，以便

于管理者和员工能够快速地找到所需的文件。例如，可以根据文件的类型、年份、部门等进行分类编号。

2.唯一性原则：每个文件应当有一个唯一的编号，在同一系统中不应

出现重复的文件编号。这可以通过添加时间戳、序列号等方式来实现，确

保一份文件的编号唯一不变。

3.时效性原则：文件编号应当具有一定的时效性，即能够反映文件的

创建时间或者最后修改时间。这有助于区分同一类文件中的不同版本，并

且便于进行归档和审计。

4.逻辑性原则：文件编号应当符合一定的逻辑关系，以便于用户能够

根据文件编号推断文件内容。例如，可以采用由大到小、由粗到细的编码

方式，使得文件的关联性更加明确。

5.可扩展性原则：文件编号系统应当具备一定的扩展性，能够随着组

织的发展和需求的变化而进行调整。例如，可以采用多层次、多维度的编

码方式，以便于新增文件类型、部门等的纳入。

6.标准化原则：文件编号系统应当在整个组织中通用，并且符合一定

的标准和规范。这有助于不同部门之间的文件交流和共享，减少重复劳动

和资源浪费。

7.保密性原则：文件编号系统应当具备一定的保密性，以防止未经授

权的人员获取敏感信息。可以采用加密或权限控制的方式，限制只有特定

人员才能够查看和修改文件编号。

公司档案文件编码规则

文件编号

行政类文件的编号，其代号组成：

XX1-XX2XX3-XXXX4—XXX5

XX1：企业代号，以大写的公司简体名称拼音表示，本公司以“GY ”表示； XX2：文件一级类号，本公司文件类号见下表

XX3：文件二级类号，本公司文件类号见下表

XXXX4：文件年份；

XXX5：同类别下文件流水号；

1.1.1. 文件编号例：

GY-XZ05-2012-001

文件顺序号

年份

文件类别

公司简写

意为共远行政部通知通告类2012年001号文件

公司档案文件编码规则

公司级会议文件（报告，纪要，记录，简报，发言材料等）
政府文件08
公司申请、批复等有关材料（项目文件，产品注册文件等）
人事
09
员工履历材料、鉴定、考核、考察材料、学历和评聘技术职务材料、奖励材料、处分材料、任免、工资、出国、退（离）休等材料
活动
10
公司大型活动的，照片、录像等资料
其他
11
其它行政相关文件
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公司档案文件编码规则
文件编号：
行政类文件的编号，其代号组成：
XX1-XX2XX3-XXXX4—XXX5
XX1：企业代号，以大写的公司简体名称拼音表示，本公司以“XHS”表示；
XX2：文件一级类号，本公司文件类号见下表
XX3：文件二级类号，本公司文件类号见下表
XXXX4：文件年份；
XXX5：同类别下文件流水号；
1.1.1.文件编号例：
XHS-XZ05-2016-001
意为兴华盛行政部通知通告类2016年001号文件
一级类目
（代码）
二级类目
（代码）
归档范围
行政类
XZ
证照01
各种证照（营业执照正副本，组织机构代码证正副本，税务登记证，生产许可证，注册证，获奖证，商标证等）

公司文件编号规范范例

目的

本文旨在规范公司文件的编号方式，确保文件管理的有效性和

便捷性。

背景

公司文件编号是每个文件的唯一标识符，用于方便文件的查找、归档和跟踪。通过遵循规范的编号方式，可以提高工作效率，减少

混淆和错误。

规范范例

以下是公司文件编号的规范范例：

1. 会议纪要：[YYYYMMDD]-[会议名称]-[序号]

- 例如：xxxxxxxx-年度总结会议-001

2. 合同文件：[类型]-[合同编号]-[起始日期]-[终止日期]

- 例如：采购合同-Pxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxx

3. 人事文件：[员工编号]-[文件类型]-[创建日期]

- 例如：Exxxxxxx-聘用合同-xxxxxxxx

4. 财务文件：[年份]-[季度]-[类型]-[文件编号]

- 例如：2022-Q1-报销申请-F001

5. 项目文件：[项目编号]-[文件类型]-[序号]

- 例如：Pxxxxxxx-项目计划-001

使用方法

遵循以下步骤对公司文件进行编号：

1. 确定文件类型和所需信息。

2. 根据规范范例，按照文件类型制定编号格式。

3. 根据具体情况填写文件编号中的相关信息。

4. 确保编号的唯一性和连续性。

5. 在文件命名、存档和跟踪系统中使用文件编号。

注意事项

- 文件编号需清晰易读，避免使用模糊或含糊不清的标识符。

- 确保编号信息的准确性和一致性，避免错误或混淆。

- 文件编号应与文件内容相对应，以便于查找和关联。

以上是公司文件编号的规范范例及使用方法，请全体员工遵守并落实到实际工作中。通过规范的文件编号管理，我们可以提高工作效率，减少潜在问题的发生，并更好地管理和利用公司的文件资源。

文件编号编制规定

第一条目的：为规范公司文件管理，统一文件编号格式。

第二条适用范围：公司各部门

第三条制定及监管部门：综合管理部

第四条文件编号编制原则

（一）文件编号结构：公司代码-部门代码-（部门下设业务模块代码）-数字

（二）公司代码为四个大写字母，由“养老产业”首字母组合而成，即：YLCY

（三）各部门代码由两个大写字母组合而成，即部门简称首字母（部门简称详见第五条部门设置）

（四）各部门下设业务模块代码由两个大写字母组合而成，即业务模块简称首字母

第五条部门设置

（一）董事会办公室（简称董办，代码：DB）

（二）基金管理部（简称基管，代码：JG）

（三）战略合作部（简称战合，代码：ZH）

（四）投资管理部（简称投管，代码：TG）

（五）投资银行部（简称投行，代码：TH）

（六）合规法务部（简称合法，代码：HF）

（七）战略规划部（简称战规，代码：ZG）

（八）计划财务部（简称计财，代码：JC ）

（九）综合管理部（简称综管，代码：ZL ）

1. 人力资源代码：HR

2. 行政代码：XZ

第六条文件编号编制方法（举例说明）

根据前文第四条第（一）款：文件编号结构，编制以下部门编号

（一）董事长办公室文件编号格式：YLCY-DB-001

（二）文件编号格式中的数字根据部门发文的数量依次排序

示例

第七条各部门须严格按照本规定进行文件编号的编制，不得私自更改编制格式，如因工作需要，需要进行变更时，须提前告知综合管理部由其进行更改。

第八条生效日期：此规定自2014年5月1日起生效执行。

第九条本规定由综合管理部负责解释。

公司文件编号原则通用版

修订履历记录
版本
文件编号
制/修内容
生效日期
Biblioteka Baidu制/修部门
拟订
A.0
审核栏打×为是：
行政部签名/日期___________系统部签名/日期___________
业务部签名/日期___________研发部签名/日期___________工程部签名/日期___________五金部签名/日期___________
4.2.3操作文件编写格式——日常使用文件Ⅲ级文件
4.2.4记录文件编写格式——日常使用表单Ⅳ级文件
5.标准文件类型代码：
6.部门英文代码如下：
HO——公司HRD——人力资源部GAD——财务部R&D——研发部END——工程部TD——技术部PD——生产部POD——采购部GWBD——国外业务部GLBD——国内业务部QP——品管部GWPD——国外电源生产部GLPD——国内电源生产部
2.适用范围：
适用于公司内部所有文件及表单记录文件的管理.2011
3.文件用语定义：
3.1一阶文件：管理手册；
3.2二阶文件：程序文件；
3.3三阶文件：作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC工程图,技术文件等,凡在制程上须使用
的文件均属之；
3.4四阶文件：表单、记录
4.文件编号原则：
4.1文件编号要求：
7.记录表单代码如下：2011

公司档案文件编码规则

制度03
公司各项规章制度
合同04
合同、协议、公证书、意向书、招投标及有关谈判材料
通知通告
05
红头文件,通知,通报等
办公文件
06
通联文件上级下达的文件,下级上报的文件,平行部门往来文件等各职能部门工作总结,报告,计划等文件
会议07
公司级会议文件报告,纪要,记录,简报,发言材料等
政府文件08
公司申请、批复等有关材料项目文件,产品注册文件等
人事
09
员工履历材料、鉴定、考核、考察材料、学历和评聘技术职务材料、奖励材料、处分材料、任免、工资、出国、退离休等材料
活动
10
公司大型活动的,照片、录像等资料
其他
11
其它行政相关文件
财务类
XS
会Leabharlann Baidu凭证
01
原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证收款凭证、付款凭证、转账凭证三种、记账凭证汇总表、银行存款借款对账单、银行存款余额调节表等;
公司档案文件编码规则
文件编号：
行政类文件的编号,其代号组成：
XX1-XX2XX3-XXXX4—XXX5
XX1：企业代号,以大写的公司简体名称拼音表示,本公司以“XHS”表示；
XX2：文件一级类号,本公司文件类号见下表
XX3：文件二级类号,本公司文件类号见下表

公司文件编码管理规定

一、目的：为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面

的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。

二、编号规则

文件号由主文件号和辅文件号组成，辅助文件号根据需要设置，在主文件号的基础上制定。主文件号由三部分组成，辅助文件号由二部分组成。示例如下：

□ □ □ □ □

1 2 3 4 5

说明：由1、2、3组成主文件号；4、5组成辅文件号。

主文件号部分

2、部门代号：用字母表示

ZJB-总经办

SCB-市场部部门代号

产生日期

文件流水号公司代号

流水号

文件类别号

GCB-工程部

CWB-财务部

SJB-设计部

CGB-采购部

SCB-生产部

3、文件流水号：数字表示，从0001到9999

辅文件号部分

1、文件类别代号：根据需要对主文件类别再分类或分项。

文件类别代号：

ZD-制度文件

LC-流程文件

BD-表单文件

HT-合同文件

MB-模板文件

2、日期代号

日期代号由年月组成，如2011年九月产生的文件则写：1109

其他分项子文件代号各部门可自行规定，报总经办备案。

举例说明：

市场部于2013年9月以公司名义与某公路管理局签订一份高速公路信息管理系统合同，这是市场部第一份合同，且是作为合同文件归档，因此以现有的编号规则，出来的文件编码为：AT- SCB/0001-HT/1309，市场部再以这个编码实行项目立项，立项后将文件模板发往工程部开始定

点，工程部定点完之后，提交定点确认函反馈给市场部，再由市场部下单给采购部，采购部以此文件编码进行采购申请直至产品发往施工场地，再由工程部进行工程施工。到项目验收完毕，将所有此文件编码产生的文件一同进行归档处理，并同时报备资料管理员。

公司文件编号规范标准

1. 简介

本文档旨在规范公司文件的编号标准，以提高文件管理的效率和一致性。

2. 文件编号规范

为了确保文件编号的一致性和易于理解，以下是公司文件编号的规范标准：

2.1 编号格式

公司文件编号应由数字和字母组成，以便区分不同类型和类别的文件。推荐使用以下格式：XX-YYYY-NNNN，其中：

- XX代表文件类型代码（例如，合同文件为CT，财务报告为FR）

- YYYY代表文件年份，采用四位数表示（例如，2022）

- ___代表顺序号，从0001开始，按照文件创建的顺序递增（例如，0001，0002，0003）

2.2 文件类型代码

为了简化文件类型的标识和识别，以下是公司常见文件类型及对应的代码：

- 合同文件：CT

- 人力资源文件：HR

- 财务报告文件：FR

- 会议记录文件：MR

- 销售数据文件：SD

2.3 示例

以下是一些公司文件的示例编号：

- 合同文件编号：CT-2022-0001

- 人力资源文件编号：HR-2022-0002

- 财务报告文件编号：FR-2022-0003

3. 文件编号管理

为了确保文件编号的有效管理和记录，以下是文件编号管理建议：

3.1 文件编号登记册

建立一个文件编号登记册，记录每个文件的编号及相关信息，

以方便查询和管理。

3.2 文件存储结构

建立一致的文件存储结构，包括文件夹和子文件夹的命名规则，以便快速定位和访问文件。

3.3 文件命名一致性

在文件命名中遵守文件编号规范，确保文件的一致性和易于辨识。

3.4 更新管理制度

公司应定期审核和更新文件编号规范，并进行培训，以确保员

公司档案文件编码规则

文件编号：

行政类文件的编号，其代号组成:

XX1-XX2XX3-XXXX—XXX5

XX1:企业代号，以大写的公司简体名称拼音表示，本公司以“XHS表示; XX2文件一级类号，本公司文件类号见下表

XX3文件二级类号，本公司文件类号见下表

XXXX4文件年份；

XXX5同类别下文件流水号；

1.1.1.文件编号例:

意为兴华盛行政部通知通告类2016年001号文件

一级类目二级类目

（代码）（代码）归档范围

XHS-XZ05-2016-001

文件顺序号

年份

文件类别

公司简写

有限公司文件版本号编号规则

人力资源文件编号规则

************有限公司

人力资源文件编号规则

一、文件编号规则：

编号规则：XX-YY-ZZ-SSS（长度：12位）

1. 前两位XX:使用A-Z 的26个大写英文字母；表示文件一级类别（项目）；可以使用中文汉语拼音的首字母或英文缩写。

例：HR表示人力资源文件; ZY表示作业文件等。

2. 从左数第四位、第五位YY：使用A-Z 的26个大写英文字母；表示文件编制或所属一级部门（厂处）

例：SJ烧结厂用；LT炼铁厂用；LG炼钢厂用；ZJ质检处用；YL 原料厂用；DL动力厂用；ZY制氧厂用；JA检安公司用；AH安全环保处用；BW保卫处用等。

3. 从左数第七位、第八位ZZ：使用A-Z 的26个大写英文字母；表示文件二级类别；可以使用中文汉语拼音的首字母或英文缩写。

例：岗位职责用GW；招聘用ZP；培训用PX；绩效考核用KH；薪酬用XC；福利用FL；考勤管理用KQ等。

4. 从左数第十位至第十一位SSS：使用0-9 的10个阿拉伯数字；表示文件序号。

例：001表示第一份文件；002表示第二份文件等。

4. 编号中的–起分隔的作用。

综合举例：

（一）、文件编号HR-LG-KH-001的编号意义？

文件编号HR-LG-KH-001表示该文件是人力资源类文件，所属部门炼钢厂，是人力资源绩效考核方面文件，文件序号001。

二、文件版本号编号规则：

编号规则：Ver.YYYY.X.X（长度：12位）

1.前四位Ver.表示版本。

2.从左数第五位至第八位YYYY：使用0-9 的10个阿拉伯数字,表

示文件编写年份。