时间管理与计划制定

你的时间价值
年收入 （万元） 去 年 目 标 年工作时 日工作时间 每天价值 每小时价值 每分钟价值 间（天） （小时 ） （元） （元） （元）
时间管理
(方法篇)
有效方法
生命倒计时法
我的生命已用去 签名： 天 我的生命只剩下 年 月 天 日
请写出你签写前面表格的直接感受
“假如明天是你生命中的最后一天”你打算 如何去度过？请列出你最想做的三件事
忙 人 的 告 白
茫、盲、 忙
你真的很忙吗?
你的时间流到哪 里去了？
确定 事件
突发 事件
确定 事件
琐碎 事件
突发 事件
确定 事件
琐碎 事件
突发 事件
浪 费 确定 事件
时间的十大窃贼
一．重要性秩序无所调整 二．没有目标、秩序和计划 三．对问题缺乏理解就匆忙行动 四．害怕犯错或完美主义而犹豫不决 五．缺乏组织能力或资料不全面 六．缺乏自律（情绪化、懒惰） 七．分不清责任和权力，一个人包打天下 八．文书工作及繁文缛节 九．打扰（电话、不速之客、会议、上司的干扰） 十. 找东西
缩短计划外时间
减少计划外事件数量 累计计划外事件，创建自由时间块
缩短每个计划外事件
的时间长度
时间管理
(建议篇二)
根除拖延
你属于哪种行为模式？
放松
狮子型
紧迫感
作决定需要一定时间
走路、动作较缓
喜竞争
走路、动作较快
若有所思
乐于倾听
进餐迅速
讨厌耽搁
耐心
考拉型
不耐心
拖延者的借口
强调时机不对
逃避不愉快的生活 敷衍搪塞 不愿承担责任
今天必须 做的事
时间管理
(建议篇一)
突发情况处理
突发情况发生怎么办？
项目合同发送 错了 客户突然来拜 访
同事的问题咨 询 客户投诉 打印机坏了
业务顾问小王
突发情况有哪些？
马上处理
职责内
紧急程度、重要程度
暂缓处理
职责外
计划事件
突发事件
减少突发情况发生
努力使工作系统从一开始就正确无误
对被打扰情况进行分析 （Who\When\Why），建立一种工作模式
任务类型
开始时间尽量提前
给最后期限设留缓 冲区
能同时做的 事情不要分 开去做
不可并行
时间管理的工具
推荐
1. 月历（月度工作计划）
2. 行事历与甘特表
3. 效率手册 4. 便签 5. 闹钟 6. 其它工具
你的下周工作计划
• 列出你下周所有要做的工作项目 ------------------------------------------------------------------------------------------• 写出完成这些工作项目的时间点 ------------------------------------------------------------------------------------------• 列出你所做工作项目的关键点活动（时间价值回报较 高的活动） --------------------------------------------------------------------------------------------
与拖延决战
承认：拖延是一种无益 的生活方式 把大工作分解
当机立断，直接面对不 愉快的工作
平衡表法 给自己设定最后时限 奖励自己
时间管理
(建议篇三)
桌面整洁
管理好办公桌 才能管理好时间
请说出它们的用途
• • • • • • • • 打孔文件夹 强力文件夹 双页文件夹 插袋文件夹 插边文件夹 公文袋 文件架 文件筐
4D原则
DO IT NOW
立即做
DO IT LATER
稍后做
授权
不做
DELEGATE
DON’T DO IT
普通人的时间安排
25-30%
15%
50-60%
2-3%
成功人士的时间安排
20-25% 65-80%
15%
<1%
日程表时间管理法
“我要得到什么样的结果？” “这件事是否可以不干？” “这件事是否可以交给别人去
干？”
“是否还有更好的方法？”
每日活动记录表
姓名 年 月 日 评 语
活 动
起时 止间
使时 用间
计划/中 途插进
重要及 紧急性
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艾维· 利时间管理法
写下你明天要做的6件最重要的事； 用数字标明每件事的重要性次序； 明天早上第一件事是做第一项，直至 完成或达到要求；
然后再开始完成第二项、第三项……；
每天都要这样做，养成习惯。
20/80时间管理法
用80%的时间和精力照顾好能给你带来 80%的销售额的20%的优质客户； 用80%的时间和精力学习能给你产生80% 的效果的20%的最基本的理论和方法（成功 者已证明的）；
安排计划工作时你
会考虑哪些问题？
时间点的设置
尽量准确， 留有余地
重新分类整理客户 资料
所需 资源
开始 时间
完成 时间
完成 人
追踪 时间
访谈重要客户了解 服务需求
估计不准
无法预知因素
客户的抽样意见调 查，并制成统计表
同事或其他原因
任务类型
作业型
交替安排 精力充沛时做
策划型
他控型 自控型 可并行
Ê Ó ¹ Ã µ Ä ±¼ Ê ä
2 3
4
案例二：
时间清单
紧急及 重要性 1 主要 活动 使用的 时间 占总时间 的百分比
制作方案
修改手册 整理资料
2小时 4小时
27% 53% 13% 7%
2
3
1小时 30分钟
4
其他
时间管理
(操作篇)
有效计划
时间管理流程
确定角色 设定目标
制定计划
评估总结
逐日调整
不适当的目标
为了轻松混日子
拖延的代价
浪费了今天
一时工作拖延，三倍时间偿还
逃避积极的人生
健康不良
待处理问题的不断增多 长期在压力下工作的忧虑
解决拖延的秘诀
---唯一的办法就是去做它
动手去做你能做或梦想要做的事，
勇气包含了天分、能力与奇迹，
只有动手，心灵才会启动；
开始做，工作才会完成。
一周行事历
1 ¿ Ä ¿ Ä ¿ Ä ¿ Ä ±1 ê ê2 ± ê3 ± ê4 ± 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
周计划表
一周 行事历 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日
角色
目标
今日要务
会议及承诺
8:00 9:00 10：00 11：00 12：00 13：00 14：00 15：00 16：00 17：00 18：00 19：00
我们先养成习惯，然后习惯 造就我们 种下思想， 种下行动， 种下习惯， 种下品格， 收获行动 收获习惯 收获品格 收获命运
理念篇
1、时间价值表的制定。
方法篇
1、在七种方法中选择适合自己工作的时 间管理方法并应用。
操作篇
1、结合绩效合约内容制定月度计划表， 在每个月底完成； 2、每天下班前花10-30分钟制定明天的 工作计划；每周末完成下周的工作计划， 养成习惯。 1、对办公桌及文件进行重新整理； 2、对电子文档进行重新分类及整理。
不 重 要
某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的问题 （受欢迎的活动）
案例一：
紧 急 重 1、圣诞节活动方案 要 的制定（12初） 2、在媒体上曝光的 重大顾客投诉（待 处理） 不紧急 1 、《营销手册》初稿 制作与修订 2、《公司宣传手册或 客户手册》框架策划 及素材整理
不 1、参加会员分析例 1、文件打印 重 会 2、宴请聚餐 要 2、整理办公资料
• • • • • 笔盒 笔筒 便签纸 告示贴 空名片盒
常用电话
周计划
便 签 纸
计算 机
文 件 架 电 话
日历
文具盒
文 件 筐
计算机 想一想： 文具盒 你每年、每 周、每日都 电话 要用什么东 西？ 文件筐 •容易取得 文件架 •去除造成分 日历 心的因素
工作台
储藏地
废纸篓
便签纸 废纸篓
周计划 常用电话
生理节奏法
注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的 时段，在此时段做最有价值的事；
注意研究你注意力集中的时间有多长，
在此时间内解决问题；
该休息的时候一定要休息，在你感到疲
倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多
增加了1小时；
各时段工作状态表
注 意 力
时间 8 10 12 13 15 16 18
精益求精 身体 心智 精神
时间记录表
时间段 事务 所用时间 优先度
每日事务清单
待完成事务 优先度 计划时间
时间管理通则
把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的 事情做起 每天都这么做
每日计划表
ÊÊʱ í ±Ê Ê
整理资料 2H 1 资料寄送 0.5H 2 ４.5H 3 电话拜访 4 工作例会 0.5H 5 6 7 8 时间没有具体确定
剪刀、尺子 计算器
曲别针等 名片夹
建立有效的办公环境
• • • • • 尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情 工作中经常要用到的用品应容易取得 每一件物品应摆放在固定的位置 每天下班前将办公桌整理就绪 把不再需要的东西坚决扔掉
文件的处理
资料存档
活动 信息
A
分级 处理
B C
待办文件 待送出文件
备忘档wk.baidu.com夹
柯维时间管理法
以原则为重心，配合个人对使命的认知， 兼顾重要性与急迫性； 有效个人管理的六个标准
1. 一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等
应合谐一致；
2. 平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展； 3. 有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但 要相互呼应；最有价值的事先做； 4. 重人性：个人管理的目的在人而不在事； 5. 有弹性：可因个人作用和需求的变化而调整； 6. 携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整。
用20/80定律从你要做的一大堆事中选出
最重要的事优先做。
优先矩阵法
价值
（重要）
C 重要而不紧迫 A 重要又紧迫
D 既不重要 也不紧迫
B紧迫而不重要
紧迫
紧 重 要 危机 急迫的问题
急
不紧急 （防患未然） 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划 繁琐的文书工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 （有趣的活动）
时间管理与计划制定
课程主要内容
理念篇 主要内容：三大理念 方法篇 推荐方法：优先矩阵法
操作篇 重要内容： 1、任务类型 2、月度计划表 3、每日计划表
建议篇 主要内容： 1、桌面整洁 2、锦囊妙计
因为我们不知道 究竟什么对我们最重要， 所以每件事好像都很重要。
因为每件事好像都很重要 所以我们不得不每件事都做。 有些人看到我们每件事都做， 所以，他们期望我们什么都做。 每件事都做让我们非常忙碌， 所以我们没有时间去考虑， 究竟什么对我们最重要。
的待处理事项； 时间已具体确定的 事件； 电话、记录等信息


9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00
工作计划例会
资料准备

电话拜访
会议
整理资料 工作总结例会 业余生活及学习 安排
提前一天
今日三件事
• 用一个词描述你目前 的工作生活状况 • 描述你心目中理想的 时间管理状态是什么 样？
时间管理
(理念篇)
有效方法
时间管理应具备的三大观念
计划观念 成效观念
自我控制观念
组织运用时 间资源
合理有效 以达到工作和 生活的目标
认识时间价值表
年收入 （万元） 2 4 6 8 10 20 年工作时间 （天） 300 300 300 300 300 300 日工作时间 （小时） 7.5 7.5 7.5 7.5 7.5 7.5 每天价值 （元） 66.66 133.33 200 266.66 333.33 666.66 每小时价值 （元） 8.89 17.78 26.67 35.55 44.44 88.89 每分钟价值 （元） 0.148 0.296 0.445 0.593 0.74 1.48
善用零星时间
通勤时间 旅途时间 等候时间
不要随便打发 你的零星时间
背包原则
将同类的事情尽可能 成批量处理
琐事也有琐事 的处理方式
逆势操作
每天读一点没有 人读的东西
每天想一些没有 人想的事情
当别人不去做的 时候我就去做
昨天是一张作废的支票， 明天是一张未兑现的期票， 而今天是你唯一拥有的现 金——所以应当聪明把握。
文件处理原则
• 每次只处理一份文件，一份文 件只处理一次 • 每天排出固定的时间批量、集 中处理邮件、电话、信件 • 一项工作完成后文件就应马上 离开桌面，归入适当的档案 • 坚决扔掉不必要的文件
时间管理
(建议篇四)
锦囊妙计
充分利用 记事本
待办琐事 物品清单
让脑子空下来， 装更有创造性 的事情