会务各类表格

合集下载

会务管理常用表格

会务管理常用表格为实现对公司各类会议进行有序的组织于治理，确保会议召开的质量和效率，特制定本细则。

一、会前预备二、会中工作3.预备室外活动HZ5 会议纪要发起部门部门经理1.发起部门派专人最好会议纪要，与会后两天发给与会者三、会后工作编号事项负责人(部门)检查审批细则及节点HH1 退房行政部专人部门主管1.会议终止当天12点前收齐钥匙2.认真检查一遍房间，看是否遗漏物品3.确认所有会议项目均以终止后，结帐并开具发票HH2 车辆安排行政部部门经理1.优先安排领导用车2.会务组用车3.与会人员用车HH3 设备整理行政部专人部门主管1.送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作2.专人检查一遍，看有否遗漏3.归还设备HH4 费用报销行政部常务副总经理总经理在会后三天内进行费用报销，并附此次会议的费用清单HH5 会务总结行政部部门经理常务副总经理会后三天内进行会务总结，总结体会，吸取教训四、注意事项会议所需仪器应有备份；对所借用品应在动身前进行检测与调试。

会务人员要携带至少5份会务通知，以备查询。

会务组房间应选择与会场距离较近的房间，而每次会议的房间应较为固定。

会议期间如发生紧急情形，会务人员要沉着平复，及时检查可能导致的缘故并尽快解决。

附表1：会议打算申请表附表2：会议地点比较表附表3：会议议程安排表附表4：会议通知单会议通知已收到，内容已详细了解，能附表5：会议费用预算表附表6：设备预备清单使用日期：年月日。

会议事务处理工作表格

是否已备好应分发的参考资料？准备工作是否已完全充分？
是否安排好会议记录？
是否使用幻灯机或摄像机等设备？
会议活动筹备细节审核表
项目
审核
项目
审核
1、活动费用预算
灯光
2、招待对象的层次
音响效果、录音
3、总人数（查人员名单）
茶水饮料供应
4、活动日期及时间
16、宴会的形式
5、活动天数
餐桌入座式
6、活动负责人
自助餐入座式
女工作人员着装
入场运输计划
25、新闻方面
现场装设计划
文字记者
A、展示产品
新闻稿
B、展示器具
摄影记者
C、现场电气安装工程
录像记者及电源准备
解说体系
26、安排用餐方面
A、海报
住宿者的用餐事宜
B、产品宣传说明资料
来宾、司机的用餐问题
C、解说员
服务人员的用餐
迁出计划
演艺人员、乐队的用餐
茶水点心
27、活动行程方面
舞台装备、音响
30、展示会方面
会场布置
展示、装饰、演出计划
用餐问题
活动行程表
洽谈室
司仪开场白
接待记者采访人员
主持人致辞
展示会费用预算
来宾致辞
宣读贺电
致谢辞
播放背景音乐
28、服务柜台的工作方面
来宾出、缺席的确认
发放胸牌
发放活动行程表
引导来宾到休息室
发放纪念品
设置临时电话
来宾签名纪念
29、表演节目的总预算方面
本单元的活动安排
节目策划及演出
节目执导
节目主持人
舞台灯光
会议（活动）事务处理工作表格

每月会议日程安排制表

14:00-17:00
公司文化建设讨论会
Xx
全体员工
探讨公司文化建设方向，提高员工凝聚力和归属感
请注意，以上仅为示例，您可以根据实际情况进行调整。您可以添加更多的会议日期、时间和内容，以满足您的需求。同时，您还可以添加其他列，如会议地点、参会人数等，以便更好地管理和跟踪会议情况。
财务预算审查会议
Xx
财务部
审查公司财务预算，确保预算合理性和可行性
2023-05-18
14:00-16:00
人力资源规划讨论会
Xx
人力资源部
分析人力资源需求，制定和调整人力资源规划
2023-05-22
09:00-11:00
客户服务改进会议
Xx
客服部
分析客户反馈，讨论客户服务改进方案
2023-05-25
Xx
市场部、销售部
分析市场趋势，制定和调整市场营销策略
2023-05-08
09:00-11:00
技术研发进展汇报会
Xx
研发部
汇报技术研发进展，讨论技术难题和解决方案
2023-05-10
14:00-17:00
产品优化讨论会
Xx
产品部、设计部
分析用户需求，讨论产品优化和改进方案
2023-05-15
09:00-11:00
每月会议日程安排制表
以下是一个每月会议日程安排的示例表格，您可以根据自己的需求进行调整和修改：
日期
时间
会议名称
主持人
参会人员
会议内容2023-Fra bibliotek5-0109:00-10:30
月度工作总结会议
Xx
全体员工
总结上个月的工作情况，安排本月的工作计划

会务管理常用表格模板

会务管理常用表格
会务管理常见表格
为实现对公司各类会议进行有序的组织于管理, 确保会议召开的质量和效率, 特制定本细则。

一、会前准备
二、会中工作
三、会后工作
HH1 退房行政部
专人
部门
主管
1.会议结束当天12点前收齐钥匙
2.仔细检查一遍房间, 看是否遗漏物品
3.确认所有会议项目均以结束后, 结帐并开具发票
HH2 车辆安排行政部部门
经理
1.优先安排领导用车
2.会务组用车
3.与会人员用车
HH3 设备整理行政部
专人
部门
主管
1.送走所有参会人员后, 进行设备的收拾和整理工作
2.专人检查一遍, 看有否遗漏
3.归还设备
HH4 费用报销行政部常务
副总
经理
总经理
在会后三天内进行费用报销, 并附此次会议的费用清单
HH5 会务总结行政部部门
经理
常务副
总经理
会后三天内进行会务总结, 总结经验, 吸取教训
四、注意事项
会议所需仪器应有备份; 对所借用品应在出发前进行检测与调试。

会务人员要携带至少5份会务通知, 以备查询。

会务组房间应选择与会场距离较近的房间, 而每次会议的房间应较为固定。

会议期间如发生紧急情况, 会务人员要沉着冷静, 及时检查可能导致的原因并尽快解决。

附表1: 会议计划申请表。

会务记录登记表格式

会务记录登记表格式
会务记录登记表格式通常包括以下内容：
1.基本信息：会议主题、会议日期、会议地点、主持人、
记录人等。

2.参会人员：列出所有参与会议的人员姓名、职务或部门
等信息。

3.会议议程：按照时间顺序详细列出会议中的各项议题和
讨论内容。

4.发言记录：对于每个议题或讨论内容，记录发言人的姓
名、发言时间和主要内容。

5.会议决议：对于每个议题或讨论内容，记录会议的决议
或决定，包括通过的议案、未通过的议案以及待进一步讨论的事项。

6.其他事项：记录会议中提到的其他重要事项或临时议题，
以及相关的处理意见或建议。

7.备注：用于记录其他需要说明的事项，如会议签到情况、
特殊要求等。

表格可以使用Excel或其他电子表格软件制作，也可以使用纸质版进行记录。

在填写会务记录登记表时，要确保信息的准确性和完整性，以便后续查阅和总结。

会务分工表

会场递话筒随时候命，及时提交。
会场导位工作会务开始前安排参会人员进场入座。
台收
卡
摆
放
及
回
按照名牌进行有序摆放。
会场物、回收
资
摆
放
有序回收，小心轻放。
与主工作
持
人
对
接
提前沟通，做好彩排，主持词校对。
摄影摄像用餐安排菜式安排用餐形式用餐接待
撤场
为拍摄提供便利。
西式餐点等。自助,围餐,维持良好用餐环境。及时提供洁净餐具和补充餐饮食物。参会人员彻底离会后，有序撤场，打扫干净会场。
会务物料制作（设计、策划）
背景板（主会场）
其他会务工作
签到背景板
指示牌（会场门口、公司门口、楼道和各关键点等）
会务手册会场展示区展
示板设计及制
作参会证件
内附会务流程表。
住宿
1、签到当天与酒店方联系，获取房卡
房间分配
。 2、工作人员住宿安排。
3、司机住宿安排。
准备医护工作人员
用ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
品
准备常用药品。
会务流程及分工表【
【时间】： —— ：
年
月日
前期工作准备
工作项目
关键点
【地点】
（活动名）】
请全体会务人员着正装参会
主要负责人协助人
活动总统筹全程统筹，监督执行，工作分工。
与会人员信息明确参会人员人数、名单、联系号码收集与整理。
会务分工通知
邮件、微信、电话通知会务人员，明确分工。
（活动名）】
请全体会务人员着正装参会
备注
参会人员排位按照具体情况进行会务排序，制作布

PDCA闭环与会务工作(表格版)

PDCA闭环与会务工作PDCA（Plan-Do-Check-Action）是一个质量管理概念,意即策划——实施——检查——改进。

按照流程规划（P）→流程执行（D）→流程检查（C）→流程优化（A）的模型来展开。

项目内容目的规划（P）制定详细周密的计划和方案1.会务分工2.会场布置3.设备调试4.会议资料准备5.会议用品准备6.会场秩序维持7.与会人员签到实现途径、预期目标、达到效果，以及对规划内容的梳理例如，在筹备一次地税系统工作会议时，我们把办会流程和往年作了一个列表式的比较，在逐一对照检查中，我们在告知会议座位表环节梳理出了三个方案的优劣：一是会场前张贴座位表（花钱少，但容易让参会人员堵在会场外）；二是在微信平台发布会议座位号（不花钱，但不是每个人都用微信）；三是通过短信系统告知参会人员具体座位（效果好，但工作量大且易出错）。

考虑到流程梳理的目的就是尽可能简化，我们最终选择了第二个方案，对没有微信的参会人员，配合采用第一方案。

例如，某次会议有签订责任状的议程。

流程安排A 负责把两类责任状按一式三份分好。

会前B 临时有事找A 帮忙，A 便把分责任状的任务转交给C 。

回来后，由于A 还兼顾统筹前台引导工作，认为分责任状的事情已有C 在负责了，就没有关注落实情况。

而C 以为责任状已由A 分好，签订时直接拿出去就行了。

好在会前会务组对各环节执行情况进行审查时发现了这一疏漏，及时进行了修正。

项目内容目的执行（D ）准确、严格地执行1.灵活应对和处理会议中出现的意外事件； 2.在会前，还要对布置的工作逐一进行梳理，未完成的要及时跟进，消除方案实施过程中的偏差；项目内容目的例如，在一次表彰大会后，对照会务方案和实际流程进行检查，发现颁奖环节不够顺畅。

先进代表上台领奖时，接受奖状后转身的方向、拿着奖状合影时奖状的摆放位置、每组代表在主席台停留合影的时间，以及领奖后退下主席台的方向等具体细节，由于会前没有进行统一，因此颁奖时主席台上出现了不协调的情况。

会务组织服务人员职务名称表格

会务组织服务人员职务名称表格
1、会议活动总指挥：本次会议活动最高决策人，对本次会议活动整体运作体系和方向作出指示和判断，对所有有关会议活动事件具有最终决定权(建议同剩设计主要负责人担任)
2、会议会务副总指挥：本次会议会务活动事件的全局直接负责人，直接领导会务下属4个组的人员安排，工作职责及会务组突发事件的应急决策(建议同剩设计主要负责人担任)
3、会议财务负责人：负责本次会议活动一切财务支出和核算以及财务监督工作(建议同剩设计主要财务负责人担任)
4、执行组副总指挥：负责本次会议活动现场布置包装，会议活动的流程和进度，舞美效果，媒体公关活动，演艺人员以及会议品质和效果的全局负责人直接领导会议执行下属3个组的人员安排，工作职责及执行组突发事件的应急决策，甲方代表的直接联络人(建议索尔企划主要负责人担任)
5、会议会务组人员安排及工作职责：。

会务各类表格汇总

会务申请表工作委托书工作委托表20-4议题收集反馈表表20-5内部会务工作准备清单会议名称：会议起止时间：表20-6会务分工总表表20-7会务人员分工明细表表20-8经费预算表XXX有限公司注：“往返时间”栏由保卫科人员填写。

委托书：今委托同志前来贵所办理我公司车牌号为的机动车违反道路交通安全法规有关事宜，请予以方便。

谢谢！xxx有限公司法人代表：年月日表20-10住房登记表表20-11住房结算表表20-12车辆安排表表20-13会务车辆用车信息登记表表20-14会务任务进度跟踪表表20-15会务工作准备清单会议名称：会议起止时间：表20-16会务签到表表20-17来清晰明了地列出会务资料的详细情况表20-18费用管理表表20-19会务费用接收清单会议记录（二）年度会议实施计划表会议审核表邀集与会人员的选定标准：1.对于该项议题确实深有感触者。

2.对于该项议题确实握有资料、学有专精并富有经验者。

3.本次会议的结论将会对其有所影响者。

4.邀其与会参与发言讨论的好处要比因该员工出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更大者。

年度会议活动计划表提高会议效率的会议记录年月会议记录主持者：出席者时间: 年月日星期时分记录：缺席者：～时分黑板：理由：例行会议一览表会议功能分析会议议案检查表主席的会议准备表会议议事录时间：年月日时分时分出席者：地点：缺席者：主席：记录：会议议案检查表主席的会议准备表会议议事录时间：年月日时分时分出席者：地点：缺席者：会议决定事项管理表有效的散会检查表会议未决事项检讨表年度行事历决定会议表格。

会务管理常用表格

会务管理常用表格
为实现对公司各类会议进行有序的组织于管理，确保会议召开的质量和效率，特制定本细则。

一、会前准备
☞会议所需仪器应有备份；对所借用品应在出发前进行检测与调试。

☞会务人员要携带至少5份会务通知，以备查询。

☞会务组房间应选择与会场距离较近的房间，而每次会议的房间应较为固定。

☞会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，及时检查可能导致的原因并尽快解决。

附表1：会议计划申请表
附表3：会议议程安排表
附表4：会议通知单
会议通知已收到，内容已详细了解，能
附表6：设备准备清单
使用日期：年月日。

会务工作安排一览表

7月会务工作安排一览表
会务工作分项
会务工作细化
责任单位
（责任人）
备注
会议前
准备、服务工作
会议资料
见会议资料准备表
会址落实
酒店预定
与会人员登记
与会人员到达时间及接车
（西安公司）
会务用车
会议横幅（一条）
座位指示牌
对接酒店工作人员
酒店水牌
对接酒店工作人员
投影仪
对接酒店工作人员
会议费用借款（2万）
会议期间
食宿安排
用餐酒水
会议期间服务
签服务
摄影
摄像
茶水服务
对接酒店工作人员
小食品服务
对接酒店工作人员
酒店签单及最后买单
送行服务（西安公司）
入住安排
对接酒店餐饮部和相关部门，或提前外出联系。
酒店房间调整
7月12日晚餐（清镇农家饭）
7月13日中餐
7月13日晚餐
7月14日中餐（酸汤鱼）
物资准备
会议设备
对接酒店工作人员
笔记本、笔
各20本（支）
激光笔
事先检查
录音笔
事先充好电
茶叶
毛尖半斤
小瓶瓶装水
农夫山泉
摄影机
对接专业人员
摄像机
水果
小吃、干果
饮料、咖啡

会务方案细化表(会前、会中、会后)

会务方案细化表(会前、会中、会后).xlsx这是一个会务方案细化表，我们会从会前、会中、会后的角度来详细解析该方案。

会前准备:1.确认会议主题和目标会议主题和目标至关重要，这是为了确保会议顺利举行和成功完成。

在会议筹备开始前，必须先定义好会议的主题，并确定会议目的，比如增进参会者之间的交流合作、分享新的技能和知识、商业合作等。

2.建立会议组织委员会会议委员会应该由具备不同背景和专业性的代表组成，以确保委员会能够拥有整体角度的视角。

委员会应包括会议策划人员、财务、宣传，和执行团队。

3.确定会议场地和时间落实会议场地和时间是会议策划的重要步骤。

不同的会议主题需要不同的会议场地，而且必须在会议开始之前提前预定会议场地和时间以确保该日程的顺利执行。

4.与赞助商和媒体合作如有社区、商户或其他相应的赞助商和媒体，您需要在开始策划会议之前联系他们，以便他们能了解会议内容，决定是否为您的会议提供赞助或推广该活动。

5.制定会议议程和议题议程和议题必须在会议开始之前制定。

会议的议程应包含会议的起止时间、主讲人、每个议题的主题、议程安排等。

会中执行:1.确认会议主持人会议主持人必须有良好的沟通技巧和领导力。

一个好的主持人应该能够在会议进行时引导各项议题、控制会场跑题、确保会议在规定时间内正常进行。

2.确保会议场地设备完整在会议之前，策划人员应该检查会议场地的音响设备、视频设备、投影仪等设备是否正常运作，以确保各项设备在会议进行期间正常使用。

3.提供适当的咖啡、饮料和突破性消费品在会议中，适当的休息时间是必须的。

策划人员应该确保会场有足够的饮料、咖啡和突破性消费品，以便参会者在休息时间留在会场内。

4.管理会议现场会议策划人员在会议进行期间应该确保会场秩序和参会人员之间的沟通，同时负责会议中食品和休息室的安排。

会后总结:1.按照议程和议题汇总会议笔记一次成功的会议应包含易于理解和执行的参考笔记。

因此，在会议结束之后应该由会议策划人员对议程和议题进行汇总，并向参会者分享相关笔记。