档案管理

北京首信股份有限公司

档案管理

文书归档工作程序

附件二

关于归档案卷的质量要求

总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值, 便于保管和利用。具体应做到以下几点:

一、归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料, 均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。

二、遵循文件的形成规律和特点, 层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起, 不得分开；一个项目的材料, 要把项目从立项到结束形成的材料组在一起, 准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。

三、卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情况进行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后；正件在前, 附件在后；印件在前, 定稿在后；会议记录依会议时间顺序排列, 会议文件要按文件的重要程度顺序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 结论性的文件在前,依据性的文件在后；产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷, 卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。

四、区分不同价值: 各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。

五、跨年度材料的处理: 除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外,不同年度的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的请示与批复, 放在批复年立卷；没有批复放在请示年立卷,

跨年度的规划放在针对的第一年立卷, 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议放在开幕年立卷。

六. 具有长期保存的案卷, 卷内文件有圆笔和铅笔字迹, 要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄或复印, 连同原件一同归档。

七. 卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写页号，在文件首页的右上角盖“件号章”, 并将件号和每件文件的页数填写清楚。（“件号章”的其它项，由总裁办档案人员填写）。图纸在右下角编写页号。

八、装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装订。然后，按“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。

九、卷内目录的填写: 凡是组成的案卷, 都应填写卷内目录。卷内目录表的各项要填写齐全。

序号：填写文件的件号。

文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。

责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。

题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕；会议记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容。合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。

日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。

页号：填写每份文件的页数。

十、备考表的填写: 每个案卷必须附有备考表。卷内文件的情况说明, 都应填在备考表内, 若无情况可说明,也应将立卷人姓名填上, 检查人由单位领导或案卷质量审核者签名。

十一、案卷题名的拟写：每份案卷都应根据卷内文件内容拟写题名。题名主要由三个部分组成：文件的主要制发机关、案卷内文件主题（文件中心内容）和文种。也可突出年代特征，即：在制发机关后加文件形成的年代。用印有“北京首信股份公司”卷盒的股份公司内部文件，可以省略文件制发机关。

十二、归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的内容, 摄制人。照片要连同底片一起归档。

十三. 归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。

股份公司档案实体体系图

说明：股份公司的党群工作类档案主要是各种协会的管理、其它方面由集团总部管理。

附件三

档案实体分类编号办法

1 总则

1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。

1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,•便于科学管理和开发利用。

2 档案类别的设置

2.1 档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。

2.3 录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。

2.4 各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。

3 分类标识方法

3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大类 )；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。

3.2 档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。

3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征(•但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1”另行编号, 并用案卷目录号加以区别。

档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。

档案编号( 档号 )标识举例示意:

A1. A12. 010

┃┃┃┃

┃┃┃┃

┃┃┃┗━━━━案卷顺序号

┃┃┃

┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 )

┃┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号)

┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录）

3.2.2 产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架

a) 根据公司产品特点, 产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号（适用于手机产品）, 同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号。对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别，流水编号办法同前。

b)设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架, 各按技术性文件和管理性文件分别流水编号, 不同属类用分类号区别, 流水号编制办法同前类。

c)产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目( 型号 )代号、案卷顺