时间管理降龙18掌

学习导航通过学习本课程，你将能够：●掌握时间管理的18个秘诀；●学会改善工作拖拉坏习惯的方法；●了解减少干扰的具体措施；●掌握管理邮件、电话、会议的方法。

时间管理降龙18掌一、掌控每天生活就像马戏团，除了驯兽师就是动物，人如果不做生活的“驯兽师”的话，就可能沦为“动物”，就是说如果不能控制生活，就会被生活控制。

只有掌握主动权，让生活围着自己转，才能不使自己成为工作任务的奴隶，做工作的主人，做时间的主人。

要想做到掌控每天，经理人需要注意以下几点：第一，积极努力行动，掌控每天每时；第二，改变原有思维，例如不重视时间、没有规划等，找到正确的思维方法；第三，执行力的实质是“月月有计划，周周有检讨，天天有目标”，针对这个目标，经理人就要在执行过程中不断反省、检讨和修正；第四，月计划突出的是主要工作、核心工作和有价值的工作，周计划突出的是每一天的工作，日计划突出的是工作的细节，经理人要详细地规划日计划；第五，任务过多的时候，不要急于求成，不能眉毛胡子一把抓，因为过于着急可能会带来负面效应，要学会分辨轻重缓急，一次只做一件事。

二、确定目标清晰的目标可以激励自己前进，经理人在设定目标的时候要符合SMART原则：S是明确具体的意思，M是可衡量、可测量的意思，A是目标一致的意思，R是务实可行的意思，T 是有时间期限的意思。

【案例】四个现代化三步走在20世纪80年代初期，我国开始实行改革开放政策，当时在邓小平同志的领导下，提出了实现四个现代化分三步走的宏伟目标：第一步，在1980—1990年，国内生产总值要翻一番；第二步，到20世纪末，GDP要翻两番；第三步，到21世纪中叶，基本达到中等发达国家的水平。

在当时设定这样的目标，全国人民都为之振奋不已。

这个目标的设定符合SMART原则，非常清晰、明确具体、可以量化、有具体数值要求、有时间限期，这些目标就具有很强的可操作性。

国家发展要设定目标，企业发展也要设定目标，个人发展更需要设定目标。

设定目标不能闭门造车，而是要照顾到实施的可行性，总体说来，设定目标要遵循以下几点：第一，要将目标写在纸上；第二，写下的目标任务越多，付出的就越多，成功的机会就越多；第三，目标内容是往何处去，想干什么，最终的结果是什么，针对结果做整体规划；第四，目标要决定结果和方向，勾画出清晰的蓝图，提供明确的行动指南；第五，明确自己与全局的目标、老板的需求及内外客户的期望的关系。

三、实事求是无论做人还是经商，都要遵循实事求是的原则，具体来说，经理人要做到以下几点：第一，实事求是不仅针对设定目标，在计划工作任务量、考虑自我能力等方面也不能盲目乐观，否则容易犯大跃进的错误；第二，现实中突发事件和紧急事件不可避免，因此经理人要承认发生问题和差错的可能性，在这种基础上留出时间弹性；第三，在开始行动之前，经理人还要充分利用成功的经验，总结失败的教训，考虑所有所需的资源，包括人力、物力、财产等，一步一个脚印地踏实前进；第四，拒绝“三拍干部”。

“三拍”是指：拍脑袋定任务，不和大家讨论，一意孤行；拍胸脯接任务，不估量自己的能耐，过多承诺只会导致失败；完不成任务拍屁股走人，这是不负责任、推卸责任的表现，这样的经理人只会失败。

经理人要对事实负责，遇到挫折不抱怨埋怨，不找借口，而是想办法解决问题。

要点提示实事求是拒绝“三拍干部”，“三拍”指的是：①拍脑袋定任务，不和大家讨论，一意孤行；②拍胸脯接任务，不估量自己的能耐；③完不成任务拍屁股走人，不负责任、推卸责任。

四、制定计划目标设定完成后，要想转化为行动，还需要制定计划。

这时需要注意以下几点：第一，防止拖拉和冒进的现象，应该行动的时候踌躇不决，容易带来失败，应该不慌不忙的时候却快速前进，容易达不成目标。

第二，对任务的每个部分都要明确预期结果、理由和时间期限，计划越具体，任务就越实际，处理起来也就越有条理。

第三，计划详细、充分沟通、分步实施，完成之后也要有所奖励。

五、决不拖拉懒惰不是懒人专有的特性，大部分人处理事情的时候都有拖延的习惯。

导致人们拖拉的原因大致有：任务太过繁杂、工作过重、压力过大、资源缺乏，工作毫无乐趣、令人厌烦，目标模糊、没有条理性，时间不充分、精力不够、常常被别人打断等。

要想克服拖拉，经理人可以采取的办法有：首先，经理人要学会分割工作任务。

把一个大的任务变成几个小的任务，所谓“千里之行，始于足下”，每完成一个小的任务就相当于树立了一个里程碑，这样做工作有利于激励自己继续努力。

这种方式也被称为项目管理。

【案例】冠军是如何养成的一个马拉松运动员在一次世界级比赛中，发挥得十分出色，很轻松地赢得了世界冠军。

赛后有记者采访他，询问他有什么特殊技能，他回答到：‚我提前一个礼拜来到场地，每天都要跑几圈。

我把42公里多的里程切分开来，每4—5公里就找一个小目标，可以是建筑物，或者是一颗树，等到发令枪一响，我就向我的第一个目标冲去，冲完以后，我就完成了第一个小目标，然后再向第二个目标冲去。

当我的十几个小目标都完成的时候，整个马拉松赛程也就结束了。

‛马拉松比赛的距离很长，很多运动员都会产生心理障碍，不由得使自己疲惫不堪。

案例中的运动员将大目标分解成很多小的、容易实现的目标，每当实现一个小的目标，就给自己一个小的奖励，运动员在整个比赛中都保持愉快的心态，比赛就进行得很顺利了。

其次，要树立目标、及早开始、自我激励、精神放松。

【案例】看不到前方的失败一个游泳健将在一个大雾弥漫的天气里横渡海峡，事前不知道海峡两岸之间的距离。

当天雾气太重，游泳健将看不清前方的距离，因此越游越没有成就感，也就越来越累，最后实在支撑不下去了，请求上船。

在这个过程中，他在船上的父亲一再告诉他，离对岸只有一点距离了，让他再坚持一下，他却始终感觉自己无法坚持了，因此还是选择了放弃。

但是当他上船后一看，眼泪瞬间就流下来了，因为这个海峡只有2英里宽，他已经马上就游到对岸了。

一个人看不清前方的时候最容易丧失意志，无法正常发挥自己的能力。

所以说，一个人重要的不是在什么位置，而是朝什么方向前进，如果树立了人生目标，就要不断激励自己坚持下去，最终一定会取得成功。

六、管理表单中国人比较倾向于感性思维，不太擅长理性思维，最明显的表现就是不喜欢使用管理表格，甚至拿到表格后不知道从哪里看起，这样必然会导致工作效率低下。

因此，经理人要学会并习惯管理表单，在制作管理表单时不能眉毛胡子一把抓，要做到以下几点：第一，周计划报表和日计划报表的计划要适量；第二，计划工作细节，并且快速、及时、随手记录；第三，不断回顾周计划表，每天按照实际情况调整增减；第四，安排计划时要注意留有余地；第五，把周计划表时刻带在身上，对于突发事件理智应对；第六，中午是期限，工作任务尽量在上午完成，下午作为补充；第七，90分钟是注意力集中的周期，注意休息和调整精神状态。

七、有效规划经理人工作时不能随心所欲，没有计划，这样不利于工作高效进行。

要想有效规划工作，就需要经理人做到以下几个方面：第一，学会聚焦，首先完成重要任务；第二，围绕要项安排工作，分批处理小任务，避免受到突发事件的干扰；第三，工作要及早开始，按时下班，尽量不要加班；第四，周一早晨最重要，不要安排见面或电话会议。

对于职业经理人而言，如果的确有突发事件发生，加班处理属于情理之中，但经常加班不是好习惯，当加班成为一种习惯时，就容易形成形式主义，只会导致工作效率低下，使工作成为累赘和负担，很难创造价值。

例如，有些员工加班并不是因为工作没完成，而是老板还没有下班，他们就不敢先离开公司，害怕给老板带来不努力工作的印象。

这样的工作和企业不可能取得高绩效。

【案例】CMS的管理制度CMS规定，如果员工每个星期加班超过3天，且没有申请免费加班，公司就要对其进行罚款。

CMS公司认为如果公司不需要员工加班，而员工自己决定加班，只能说明员工的工作效率太低，个人能力很差，不能胜任公司的工作。

CMS公司总裁在视察工作时，发现晚上9点钟时办公楼依然灯火通明，有一个员工在电脑前打字。

他问跟随的人：‚这是怎么回事？‛那个人回答：‚他连续3年被评为‘优秀员工’，每天都要加班到9点，十分勤奋敬业，是这个部门最优秀的员工。

‛总裁找来了这位员工的部门经理，问这个员工每天加班到9点的原因，部门经理说：‚这个员工打字速度很慢，其他员工5点钟就下班了，只有他每天需要加班才能打完，3年以来一直如此。

大家看他很勤奋，就评他为‘优秀员工’。

‛总裁考虑到，由于员工工作技能不合格，导致整座办公楼开着中央空调和所有的灯，耗费了巨大的成本，于是将这名员工调到了其他部门。

有的企业提倡员工加班，有的企业反对员工加班，这是企业文化价值观的区别。

只有好的价值观才能让企业得到健康发展，走可持续发展的道路，激发员工的工作热情，创造巨大的价值。

八、轻重有别经理人处理事情时要分轻重缓急，急事急办，聚焦于有价值的事件，不能让简单易做的工作占据日程安排，这样时间管理才能节奏和谐，工作才能得心应手。

具体来说，经理人做到轻重有别，需要从以下几个方面着手：第一，分清轻重缓急的次序；第二，辨认紧急的、容易的、喜欢的、花时间少的事件；第三，聚焦于目标和价值。

九、沟通细节经理人在与客户和上下级沟通的时候，要注意沟通细节，不能粗枝大叶。

总体说来，需要注意以下几点：第一，遵循接受任务的5W1H法：何因、何事、何人、何时、何地、具体做法等；第二，控制任务流，像交通警察缓解交通拥堵的方法一样，要在沟通中使用软着陆策略；第三，写下任务，圈出最后期限，信守承诺；第四，发布任务和会议沟通时使用多媒介，面对面沟通时依靠书面媒介不断反馈和确认；第五，保持适当的进度和追踪控制。

十、专心致志一颗子弹只能瞄准一个目标，如果同时瞄准五个目标，结果只能一个也打不中。

工作中也是同样的道理，经理人要专心致志，一次只做一件事，具体来说要注意以下方面：第一，多头并举的结果是目标分散、效率低下，经理人要避免这种情况发生；第二，聚焦目标不放松，就会离现实越来越近；第三，美国人常说“在一英寸的地方深挖一英里”，就是要学会聚焦；第四，任务必须多头并举时，经理人要思考各任务的接收原因和重要程度，列出优先顺序，征求老板意见，并逐步完成。

十一、合理分配经理人要合理分配自己的工作和时间，不能依赖加班完成任务。

具体包括以下几个方面：第一，“一日之计在于晨，一年之计在于春”，工作要及早开始；第二，先检查日表中的任务，再进行统筹协调安排；第三，询问自己能否最大限度地利用时间，是否在合适的时间完成合适的任务；第四，分析任务，并将任务归类，类别可以包括：可以删除的、可以少花费时间的、可以委派别人的、可以合并的等；第五，上午是取得最大工作效益的时机，经理人要好好利用自己的时间巅峰。

十二、清理桌面清理桌面的原则是先工作后整理，而不是先整理后工作。