时间管理降龙十八掌

时间管理降龙18掌

一、掌控每天

生活就像马戏团，除了驯兽师就是动物，人如果不做生活的“驯兽师”的话，就可能沦为“动物”， 就是说如果不能控制生活，就会被生活控制。只有掌握主动权，让生活围着自己转，才能不使自己成为工作任务的奴隶，做工作的主人，做时间的主人。

要想做到掌控每天，经理人需要注意以下几点：

第一，积极努力行动，掌控每天每时；

第二，改变原有思维，例如不重视时间、没有规划等，找到正确的思维方法；

第三，执行力的实质是“月月有计划，周周有检讨，天天有目标”，针对这个目标，经理人就要在执行过程中不断反省、检讨和修正；

第四，月计划突出的是主要工作、核心工作和有价值的工作，周计划突出的是每一天的工作，日计划突出的是工作的细节，经理人要详细地规划日计划；

第五，任务过多的时候，不要急于求成，不能眉毛胡子一把抓，因为过于着急可能会带来负面效应，要学会分辨轻重缓急，一次只做一件事。

二、确定目标

清晰的目标可以激励自己前进，经理人在设定目标的时候要符合SMART原则：S是明确具体的意思，M是可衡量、可测量的意思，A是目标一致的意思，R是务实可行的意思，T是有时间期限的意思。



【案例】

四个现代化三步走

在20世纪80年代初期，我国开始实行改革开放政策，当时在邓小平同志的领导下，提出了实现四个现代化分三步走的宏伟目标：第一步，在1980—1990年，国内生产总值要翻一番；第二步，到20世纪末，GDP要翻两番；第三步，到21世纪中叶，基本达到中等发达国家的水平。

在当时设定这样的目标，全国人民都为之振奋不已。这个目标的设定符合SMART原则，非常清晰、明确具体、可以量化、有具体数值要求、有时间限期，这些目标就具有很强的可操作性。



国家发展要设定目标，企业发展也要设定目标，个人发展更需要设定目标。设定目标不能闭门造车，而是要照顾到实施的可行性，总体说来，设定目标要遵循以下几点：

第一，要将目标写在纸上；

第二，写下的目标任务越多，付出的就越多，成功的机会就越多；

第三，目标内容是往何处去，想干什么，最终的结果是什么，针对结果做整体规划；

第四，目标要决定结果和方向，勾画出清晰的蓝图，提供明确的行动指南；

第五，明确自己与全局的目标、老板的需求及内外客户的期望的关系。

三、实事求是

无论做人还是经商，都要遵循实事求是的原则，具体来说，经理人要做到以下几点：

第一，实事求是不仅针对设定目标，在计划工

作任务量、考虑自我能力等方面也不能盲目乐观，否则容易犯大跃进的错误；

第二，现实中突发事件和紧急事件不可避免，因此经理人要承认发生问题和差错的可能性，在这种基础上留出时间弹性；

第三，在开始行动之前，经理人还要充分利用成功的经验，总结失败的教训，考虑所有所需的资源，包括人力、物力、财产等，一步一个脚印地踏实前进；

第四，拒绝“三拍干部”。“三拍”是指：拍脑袋定任务，不和大家讨论，一意孤行；拍胸脯接任务，不估量自己的能耐，过多承诺只会导致失败；完不成任务拍屁股走人，这是不负责任、推卸责任的表现，这样的经理人只会失败。经理人要对事实负责，遇到挫折不抱怨埋怨，不找借口，而是想办法解决问题。



要点提示

实事求是拒绝“三拍干部”，“三拍”指的是：

① 拍脑袋定任务，不和大家讨论，一意孤行；

② 拍胸脯接任务，不估量自己的能耐；

③ 完不成任务拍屁股走人，不负责任、推卸责任。



四、制定计划

目标设定完成后，要想转化为行动，还需要制定计划。这时需要注意以下几点：

第一，防止拖拉和冒进的现象，应该行动的时候踌躇不决，容易带来失败，应该不慌不忙的时候却快速前进，容易达不成目标。

第二，对任务的每个部分都要明确预期结果、理由和时间期限，计划越具体，任务就越实际，处理起来也就越有条理。

第三，计划详细、充分沟通、分步实施，完成之后也要有所奖励。

五、决不拖拉

懒惰不是懒人专有的特性，大部分人处理事情的时候都有拖延的习惯。导致人们拖拉的原因大致有：任务太过繁杂、工作过重、压力过大、资源缺乏，工作毫无乐趣、令人厌烦，目标模糊、没有条理性，时间不充分、精力不够、常常被别人打断等。要想克服拖拉，经理人可以采取的办法有：

首先，经理人要学会分割工作任务。把一个大的任务变成几个小的任务，所谓“千里之行，始于足下”，每完成一个小的任务就相当于树立了一个里程碑，这样做工作有利于激励自己继续努力。这种方式也被称为项目管理。



【案例】

冠军是如何养成的

一个马拉松运动员在一次世界级比赛中，发挥得十分出色，很轻松地赢得了世界冠军。赛后有记者采访他，询问他有什么特殊技能，他回答到：“我提前一个礼拜来到场地，每天都要跑几圈。我把42公里多的里程切分开来，每4—5公里就找一个小目标，可以是建筑物，或者是一颗树，等到发令枪一响，我就向我的第一个目标冲去，冲完以后，我就完成了第一个小目标，然后再向第二个目

标冲去。当我的十几个小目标都完成的时候，整个马拉松赛程也就结束了。”



马拉松比赛的距离很长，很多运动员都会产生心理障碍，不由得使自己疲惫不堪。案例中的运动员将大目标分解成很多小的、容易实现的目标，每当实现一个小的目标，就给自己一个小的奖励，运动员在整个比赛中都保持愉快的心态，比赛就进行得很顺利了。

其次，要树立目标、及早开始、自我激励、精神放松。



【案例】

看不到前方的失败

一个游泳健将在一个大雾弥漫的天气里横渡海峡，事前不知道海峡两岸之间的距离。当天雾气太重，游泳健将看不清前方的距离，因此越游越没有成就感，也就越来越累，最后实在支撑不下去了，请求上船。在这个过程中，他在船上的父亲一再告诉他，离对岸只有一点距离了，让他再坚持一下，他却始终感觉自己无法坚持了，因此还是选择了放弃。

但是当他上船后一看，眼泪瞬间就流下来了，因为这个海峡只有2英里宽，他已经马上就游到对岸了。



一个人看不清前方的时候最容易丧失意志，无法正常发挥自己的能力。所以说，一个人重要的不是在什么位置，而是朝什么方向前进，如果树立了人生目标，就要不断激励自己坚持下去，最终一定会取得成功。

六、管理表单

中国人比较倾向于感性思维，不太擅长理性思维，最明显的表现就是不喜欢使用管理表格，甚至拿到表格后不知道从哪里看起，这样必然会导致工作效率低下。因此，经理人要学会并习惯管理表单，在制作管理表单时不能眉毛胡子一把抓，要做到以下几点：

第一，周计划报表和日计划报表的计划要适量；

第二，计划工作细节，并且快速、及时、随手记录；

第三，不断回顾周计划表，每天按照实际情况调整增减；

第四，安排计划时要注意留有余地；

第五，把周计划表时刻带在身上，对于突发事件理智应对；

第六，中午是期限，工作任务尽量在上午完成，下午作为补充；

第七， 90分钟是注意力集中的周期，注意休息和调整精神状态。

七、有效规划

经理人工作时不能随心所欲，没有计划，这样不利于工作高效进行。要想有效规划工作，就需要经理人做到以下几个方面：

第一，学会聚焦，首先完成重要任务；

第二，围绕要项安排工作，分批处理小任务，避免受到突发事件的干扰；

第三，工作要及早开始，按时下班，尽量不要加班；

第四，周一早晨最重要，不要安排见面或电话会议。

对于职业经理人而言，如果的确有突发事件发生，加班处理属于情理之中，但经常加班不是好习惯，当加班成为

一种习惯时，就容易形成形式主义，只会导致工作效率低下，使工作成为累赘和负担，很难创造价值。例如，有些员工加班并不是因为工作没完成，而是老板还没有下班，他们就不敢先离开公司，害怕给老板带来不努力工作的印象。这样的工作和企业不可能取得高绩效。



【案例】

CMS的管理制度

CMS规定，如果员工每个星期加班超过3天，且没有申请免费加班，公司就要对其进行罚款。CMS公司认为如果公司不需要员工加班，而员工自己决定加班，只能说明员工的工作效率太低，个人能力很差，不能胜任公司的工作。

CMS公司总裁在视察工作时，发现晚上9点钟时办公楼依然灯火通明，有一个员工在电脑前打字。他问跟随的人：“这是怎么回事？”那个人回答：“他连续3年被评为‘优秀员工’，每天都要加班到9点，十分勤奋敬业，是这个部门最优秀的员工。”总裁找来了这位员工的部门经理，问这个员工每天加班到9点的原因，部门经理说：“这个员工打字速度很慢，其他员工5点钟就下班了，只有他每天需要加班才能打完，3年以来一直如此。大家看他很勤奋，就评他为‘优秀员工’。”

总裁考虑到，由于员工工作技能不合格，导致整座办公楼开着中央空调和所有的灯，耗费了巨大的成本，于是将这名员工调到了其他部门。



有的企业提倡员工加班，有的企业反对员工加班，这是企业文化价值观的区别。只有好的价值观才能让企业得到健康发展，走可持续发展的道路，激发员工的工作热情，创造巨大的价值。

八、轻重有别

经理人处理事情时要分轻重缓急，急事急办，聚焦于有价值的事件，不能让简单易做的工作占据日程安排，这样时间管理才能节奏和谐，工作才能得心应手。

具体来说，经理人做到轻重有别，需要从以下几个方面着手：

第一，分清轻重缓急的次序；

第二，辨认紧急的、容易的、喜欢的、花时间少的事件；

第三，聚焦于目标和价值。

九、沟通细节

经理人在与客户和上下级沟通的时候，要注意沟通细节，不能粗枝大叶。总体说来，需要注意以下几点：

第一，遵循接受任务的5W1H法：何因、何事、何人、何时、何地、具体做法等；

第二，控制任务流，像交通警察缓解交通拥堵的方法一样，要在沟通中使用软着陆策略；

第三，写下任务，圈出最后期限，信守承诺；

第四，发布任务和会议沟通时使用多媒介，面对面沟通时依靠书面媒介不断反馈和确认；

第五，保持适当的进度和追踪控制。

十、专心致志

一颗子弹只能瞄准一个目标，如果同时瞄准五个目标，结果只能一个也

打不中。工作中也是同样的道理，经理人要专心致志，一次只做一件事，具体来说要注意以下方面：

第一，多头并举的结果是目标分散、效率低下，经理人要避免这种情况发生；

第二，聚焦目标不放松，就会离现实越来越近；

第三，美国人常说“在一英寸的地方深挖一英里”，就是要学会聚焦；

第四，任务必须多头并举时，经理人要思考各任务的接收原因和重要程度，列出优先顺序，征求老板意见，并逐步完成。

十一、合理分配

经理人要合理分配自己的工作和时间，不能依赖加班完成任务。具体包括以下几个方面：

第一，“一日之计在于晨，一年之计在于春”，工作要及早开始；

第二，先检查日表中的任务，再进行统筹协调安排；

第三，询问自己能否最大限度地利用时间，是否在合适的时间完成合适的任务；

第四，分析任务，并将任务归类，类别可以包括：可以删除的、可以少花费时间的、可以委派别人的、可以合并的等；

第五，上午是取得最大工作效益的时机，经理人要好好利用自己的时间巅峰。

十二、清理桌面

清理桌面的原则是先工作后整理，而不是先整理后工作。具体而言，要做到以下几点：

第一，桌面上只保留近期的文件，专注于当前的文件，包括正在处理的和未来四周内需要使用的文件，用红色标签标记当前的文件，用蓝色标签标记未来可能用到的文件；

第二，清空办公桌面，按使用频率重新摆放物品；

第三，建立时间观念，给工作设定时限，可以在醒目的地方摆放时钟，或者戴上手表等；

第四，文具归类于一处，数量不宜过多，足够一个月使用即可，凌乱的文具摆放会分散注意力。

十三、办公室5S

经理人要进行办公室的5S行动，具体应该注意以下方面：

第一，5S包括整理、整顿、清扫、清洁、素养；

第二，给办公室的文档和电脑中的文档分类时，要适当放宽标准，可以分为7—10类，例如分为常用信息、即刻行动、当前项目、日常工作、客户工作、有待解决、委派他人等；

第三，文件夹纸页适当，把大文件夹分成若干小文件夹，每个文件夹用彩色标签标注，使区分一目了然；

第四，桌面上只放工作必需的东西，坚持每天整理的习惯。

十四、减少干扰

随叫随到是对别人开放的时间管理，不利于工作高效进行，因此，经理人要尽量减少被干扰的次数。总体来说，就是要做到以下几点：

第一，进行走动式管理，主动次询问团队成员是否需要帮助，员工看到自己的次数越多，进入办公室打扰自己的次数就越少；

第二，和员工约定时间，让员工明白除

非发生突发事件，否则就要按照计划进行；

第三，认识到每次干扰都会至少耗去6—9分钟，需要4—5分钟恢复到先前的工作状态，被打搅超过三次后，专注力会分散；

第四，转换桌椅方位，把多余椅子拿走，关闭房门，挂免进牌；

第五，分析干扰事件，标准包括紧急、重要、必要性程度等；

第六，针对近期干扰频率、程度比较高的事件，分析减少干扰的方法，并针对分析结果，设计自己减少干扰的策略。

十五、管理邮件

管理邮件是时间管理的高科技化，电子邮件不能随时收到随时处理，否则就会陷入被动。因此，管理者管理邮件的正确做法是：

第一，设定专门的时间处理邮件，最好在中午吃饭前、下午下班前；

第二，看到邮件即刻处理，先大致浏览，删除垃圾文件，再回应重要的内容；

第三，关闭邮件提醒功能，防止反复被邮件干扰而浪费时间；

第四，建立二级文件夹，设置过滤器拦截垃圾信息；

第五，善用附件，不在信里写过多信息，保持正文简洁明了；

第六，尽量当天回复，敏感问题要使用电话回复；

第七，利用15—30分钟分批集中处理邮件，然后关闭邮箱，专心处理其他任务。

十六、管理电话

经理人要明白一点，任意打电话和接电话都是浪费时间的元凶。在管理电话时，经理人要注意以下几点：

第一，接到来电时鼓励对方尽快进入主题，不断询问对方的真实意图和想法，把每次电话的通话时间压缩到最短；

第二，分析一周的电话记录，将某些电话授权给助理；

第三，回复电话时要说：“我能为您做些什么？”

第四，让有关人员知道自己的去向，以便有紧急事情时可以通知到自己；

第五，在特定的时间批量回复电话，保证其他时间可以安心处理工作。

十七、充分授权

经理人没有必要事必躬亲，要学会将权力分给下属，这也是团队的精神所在。做到充分授权，具体而言需要注意：

第一，集中精力，聚焦目标，致力于团队建设，培养和激励员工的积极性；

第二，分析任务的风险、价值、职责与员工的能力是否匹配；

第三，考虑员工的时间和环境等，选择合适的人选进行授权，并提供支持；

第四，授权不等于授责，要监督进度和品质，进行结果考核、正面强化、建设性反馈等。

十八、管理会议

很多企业习惯开例会，有周例会、月例会、年例会等，有时纯粹为了开会而开会，导致会议成本很高。对此，微软公司有“简单管理三法”：第一，不随便发文，多用小便签；第二，不随便开会，要到桌边讨论；第三，不坐着说话，要站着说话。找到高效率的方式

方法、有充足的理由时再开会。

经理人在管理会议时，具体而言要做到以下几点：

第一，不因惯例而开会，有理由才开会，开会的目的是提供信息、解决问题、集体讨论；

第二，开会的成本很高，条件许可的情况下，可以使用视频技术、借助邮件，或进行电话会议；

第三，事先准备好与会者名单、起止时间、地点、主题、议程、主持、会议纪要等，会议时间最好控制在90分钟内；

第四，知道参加会议的理由和作用，可以委派别人参加、或以其他方式提供信息、只参加会议的一部分，下午开会较好，不要机械地定整点。