OA系统内部运行管理制度

云南吉成控股集团有限公司

OA系统运行管理制度

集团办公室是办公自动化OA系统的归口管理部门。

⒈基本任务

⒈⒈负责制定OA系统管理的规章制度；

⒈⒉负责OA系统核心工作流程的设计、修改；

⒈⒊负责OA系统各职能中心、各子公司工作流程设计的审核；

⒈⒋负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；

⒈⒌负责监控、检查、督办OA系统核心工作流程的工作流转；

⒈⒍负责工作流程的归档，并为各职能中心、各子公司提供查询；

⒈⒎协助各职能中心、各子公司组织OA系统的操作培训；

⒈⒏协助各职能中心、各子公司搜集、整理优化系统的需求；

⒈⒐负责OA系统内各大功能模块信息内容的更新、修改和监督；

⒈⒑负责集团领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作；

⒈⒒负责系统用户注册、注销等管理（负责现有用户、及新增用户的审核及信息修改工作；负责提供用户变更、或注销、删除账户工作）；

⒈⒓负责系统功能模块各职能中心、各子公司权限分配的设置。

⒈⒔负责工作流程建设的定制、各种共享文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；

⒈⒕负责各职能中心、各子公司的管理人员及本部门相关人员的权限变更，在相关人员入职、离职时及时提交调整申请；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性、内容的变更、相关离职入职人员信息录入、权限分配等相关工作；

⒈⒖负责根据各职能中心、各子公司工作需要，提出表单、流程、权限设置等优化方案。

⒉文件管理

⒉⒈集团各职能中心、各子公司发出、报送的各类文件（包括通知、

请示、报告、简报、报表、信息等）原则上统一采用集团办公自动化OA 系统发送。

⒉⒉ OA系统中的档案也称电子档案，是通过集团统一配置的集团办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的档案的电子数据，集团办公室应保证其完整性和准确性。

⒉⒊集团办公室负责对电子公文传输工作进行指导和检查。

⒉⒋各职能中心、各子公司在OA系统中办理的各类文件由各职能中心、各子公司和集团办公室各存一份电子文档，同时归档。

⒉⒌集团发文签发后，由集团办公室编号、制作电子文档，使用OA系统文件分发流程发至各职能中心、各子公司，并根据实际需要打印纸质文件若干份发出并归档。

⒉⒍各类业务审批必须使用OA系统设定的审批流程，根据文档管理一体化的原则，由集团办公室做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录。

⒉⒎ OA系统用户的注册、注销、变更，以及OA系统表单、流程、权限的修改、变更、优化等由各职能中心、各子公司经OA系统上报审批，流程为：起报人→总经理（总监）→集团办公室主任，并由集团办公室做好电子文档的归档。

⒊操作规范

⒊⒈系统正式运行后，系统所有用户每天至少进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能定时登陆进OA办公。

⒊⒉系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码、工资密钥。新入职员工第一次登陆OA账户需及时修改个人密码、出现系统账户或秘密丢失情况，需第一时间报告集团办公室及时查询或修改。

⒊⒊登陆OA系统用户口令应保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发信息、流程、恶意增删资料或干扰公文运转。

⒊⒋按照集团计算机管理制度的规定，为了保证集团的网络畅通，

严禁电脑终端自行安装使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装集团规定的品牌杀毒软件，拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑）。

⒊⒌ OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

⒊⒌ OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

⒊⒍未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容；