3 商务办公技能--发文单--收文登记表制作
办公室收文处理单
办公室收文处理单一、收文处理单的定义和作用收文处理单是办公室日常工作中用于记录和管理收到的文件的一种文书。
它包含了收文的基本信息和处理情况，用于跟踪文件的流转和处理进度，确保文件能够及时、准确地得到处理。
收文处理单在办公室的文件管理中起到了至关重要的作用，能够提高工作效率和文件管理的规范性。
二、收文处理单的标准格式及内容要求1. 标题：收文处理单2. 文件基本信息：- 发文单位：XX公司- 发文日期：20XX年X月X日- 文件字号：XXX号- 文件标题：XXX- 文件份数：X份- 来文形式：电子邮件/纸质文档/传真等- 来文单位：XXX单位- 来文日期：20XX年X月X日- 来文字号：XXX号- 来文主题：XXX- 来文附件：有/无- 来文紧急程度：普通/加急/特急- 文件密级：普通/机密/绝密- 处理期限：XX天/无限制3. 文件内容：- 文件摘要：对文件内容进行简要概述- 文件要点：列出文件中的重要要点或者需要关注的内容- 文件附件：如有附件，注明附件名称及数量4. 处理情况：- 收文日期：20XX年X月X日- 收文人员：XXX- 处理状态：待处理/处理中/已处理- 处理人员：XXX- 处理日期：20XX年X月X日- 处理结果：对文件进行处理的结果描述- 处理意见：对文件处理过程中的意见和建议5. 备注：对文件处理过程中的特殊情况或者需要额外说明的事项进行备注三、收文处理单的填写要点1. 尽量详细地填写文件基本信息，确保准确记录文件的来源和相关信息。
2. 文件内容部份要简明扼要，突出重点，方便后续处理人员快速了解文件内容。
3. 处理情况部份要详细记录文件的处理过程，包括处理人员、处理日期、处理结果和处理意见等信息，以便进行跟踪和查询。
4. 备注部份用于记录文件处理过程中的特殊情况或者需要额外说明的事项，确保文件处理的全面性和准确性。
四、收文处理单的使用流程1. 收到文件后，及时填写收文处理单，并将文件与处理单一同归档。
办公室收文处理单
办公室收文处理单一、收文概述办公室收文处理单是用于记录和管理办公室收到的各类文件和信函的工作单据。
通过填写和处理收文处理单，可以确保办公室对收到的文件进行及时、准确的处理和归档，提高工作效率和信息管理的规范性。
二、收文处理单的格式收文处理单通常包括以下几个部份：1. 标题：在文档的顶部居中位置，用粗体字体标明“收文处理单”字样。
2. 编号：在标题下方左侧位置，标明收文处理单的编号，用于惟一标识该文档，方便后续查阅和跟踪。
3. 日期：在编号下方左侧位置，标明收文处理单的填写日期，记录该文档的创建时间。
4. 收文信息：在日期下方位置，列出收文的相关信息，包括发文单位、发文日期、文件标题、文件编号等。
可以根据实际需要增加或者修改相应的信息项。
5. 收文内容：在收文信息下方位置，详细描述收到的文件的主要内容和要求，可以使用表格或者文字形式进行记录。
6. 处理意见：在收文内容下方位置，填写办公室对收到文件的处理意见和建议，可以包括文件的处理方式、下一步的工作计划等。
7. 处理人：在处理意见下方位置，填写处理该收文的责任人姓名和职务，确保责任明确。
8. 处理日期：在处理人下方位置，标明该收文的处理日期，记录文件的处理时间。
9. 备注：在处理日期下方位置，可以填写一些附加说明或者备注信息，如需要特殊关注的事项等。
三、收文处理单的填写步骤1. 标题、编号和日期：根据实际情况填写收文处理单的标题、编号和日期，确保惟一性和准确性。
2. 收文信息：根据收到的文件填写相应的发文单位、发文日期、文件标题和文件编号等信息，确保准确记录。
3. 收文内容：根据收到的文件内容，详细记录主要内容和要求，可以使用表格形式列出重要的信息，确保信息的完整性和准确性。
4. 处理意见：根据收到文件的具体情况，填写办公室的处理意见和建议，包括处理方式、工作计划等，确保处理的合理性和可行性。
5. 处理人和处理日期：填写处理该收文的责任人姓名和职务，以及处理日期，确保责任明确和处理的及时性。
办公室收文处理单 (2)
办公室收文处理单标题：办公室收文处理单引言概述：办公室收文处理单是办公室管理中非常重要的一种文书，用于记录和跟踪办公室收到的文件、信函等文书材料的处理情况。
通过填写和使用收文处理单，可以提高办公室工作效率，确保文件的及时处理和归档，避免遗漏和混乱。
一、收文处理单的作用1.1 记录文书信息：收文处理单可以记录文书的来源、内容、收到时间等信息，方便后续查阅和追溯。
1.2 跟踪处理进度：收文处理单可以记录文书的处理进度和责任人，确保文件及时处理并按照流程完成。
1.3 统计分析数据：通过对收文处理单的统计分析，可以了解办公室的工作量、处理效率等情况，为工作改进提供依据。
二、填写收文处理单的要点2.1 填写文书信息：在收文处理单上准确填写文书的标题、来源、收到时间等信息，确保信息的完整和准确。
2.2 确定处理流程：根据文书的性质和重要性，确定处理流程和责任人，确保文件按照规定流程处理。
2.3 签字确认处理结果：在处理完成后，负责人需要在收文处理单上签字确认处理结果，并及时归档。
三、收文处理单的存档管理3.1 分类存档：根据文书的性质和重要性，对收文处理单进行分类存档，便于后续查阅和管理。
3.2 定期清理归档：定期对已处理的收文处理单进行清理和归档，确保档案的整洁和有序。
3.3 保密管理：对涉密文书的收文处理单要进行严格保密管理，避免信息泄露和安全风险。
四、收文处理单的优化改进4.1 定期评估效果：定期评估收文处理单的使用效果和管理情况，及时发现问题并进行改进。
4.2 培训和指导：对办公室工作人员进行收文处理单的培训和指导，提高使用效率和准确性。
4.3 制定规范标准：制定收文处理单的规范标准和流程，确保文件处理的规范和一致性。
五、结语办公室收文处理单在办公室管理中起着重要的作用，通过合理的填写和使用，可以提高办公效率，确保文件的及时处理和归档。
同时，对收文处理单的存档管理和优化改进也是办公室管理中需要重点关注的方面，惟独不断完善和改进，才干更好地提升办公室管理水平和工作效率。
公文表格
附件一：上行文样式
重庆××××××××公司×××字[201X]X号签发人：
主题词：（小三号仿宋体）
抄送：（小三号仿宋体）
（印发单位名称）印年月日
共印
附件二：平行文、下行文样式
重庆×××××××××文件
××××字[201X]X号
主题词：（小三号仿宋体）
抄送：（小三号仿宋体）
（印发单位名称）印年月日
共印份
附件三：《收文处理单》样式
重庆蓝畴万城实业有限公司
收文处理单
注：已处理完毕的来文及其处理意见于每周五下午集中送档案室与原件归并存档。
附件四：《发文稿笺》样式
重庆蓝畴万城实业有限公司
发文审批单
附件五：《发文签收登记表》样式
重庆蓝畴万城实业有限公司发文签收登记表
六：《收文登记簿》样式
发文登记簿。
办公室收文处理单
办公室收文处理单一、收文处理单的定义和作用收文处理单是办公室日常工作中用于记录、处理和跟踪收到的文件的一种文书。
它可以匡助办公室管理人员进行文件的分类、分发、处理和归档，确保文件的及时处理和准确跟踪，提高办公效率和工作质量。
二、收文处理单的内容和格式1. 收文处理单的内容包括：文件标题、来文单位、来文日期、文件编号、文件类型、紧急程度、处理要求、主办部门、协办部门、处理人员、处理日期、处理结果等。
2. 收文处理单的格式普通为表格形式，按照一定的顺序罗列上述内容，以便于查阅和统计。
三、收文处理单的填写步骤和要求1. 填写收文处理单时，首先要子细核对文件的标题、来文单位、来文日期和文件编号等基本信息，确保准确无误。
2. 根据文件的紧急程度和处理要求，确定主办部门、协办部门和处理人员，并在相应的栏目中填写相关信息。
3. 在处理日期和处理结果栏目中，及时记录处理的时间和结果，确保处理过程的可追溯性。
4. 填写收文处理单时，要注意字迹工整、规范，确保信息的清晰可读。
5. 填写完毕后，需要进行核对和审阅，确保填写的内容准确无误。
四、收文处理单的使用方法和注意事项1. 收文处理单普通由办公室管理人员负责填写和管理，其他相关人员可以根据需要进行查阅和参考。
2. 收文处理单应妥善保存，建议存档备查，以便于后续的查询和追溯。
3. 在处理文件时，要根据收文处理单上的信息和要求进行具体操作，并及时更新处理结果，确保文件的及时处理和跟踪。
4. 在处理文件过程中，要注意保密工作，确保文件的机密性和安全性。
5. 收文处理单可以作为办公室工作的依据，对于工作效率和质量的评估具有重要意义，因此要认真填写和管理。
五、收文处理单的优势和意义1. 收文处理单可以匡助办公室管理人员进行文件的分类、分发、处理和归档，提高工作效率和准确性。
2. 收文处理单可以匡助办公室管理人员进行文件的跟踪和追溯，确保文件的及时处理和落实。
3. 收文处理单可以提供数据支持，对办公室的工作效率和质量进行评估和改进。
办公室收文处理单
办公室收文处理单一、收文处理单的概述收文处理单是指办公室在接收来自内外部的文件时，为了统一管理和跟踪文件的处理流程而制定的标准格式文档。
通过填写收文处理单，可以记录文件的基本信息、处理人员、处理时间等关键信息，确保文件能够得到及时、准确地处理和回复。
二、收文处理单的格式要求1. 标题：收文处理单2. 页眉：公司名称、办公室名称、文件编号、日期3. 正文：(1) 文件基本信息：- 来文单位：填写来文单位的名称或者部门- 来文字号：填写来文的编号或者文号- 来文日期：填写来文的日期- 文件标题：填写来文的标题或者主题(2) 文件内容概述：简要概述来文的内容，方便处理人员快速了解文件的主要内容(3) 处理要求：明确来文的处理要求，如是否需要回复、回复截止日期等(4) 处理人员：填写负责处理该文件的人员姓名、职务、联系方式等(5) 处理时间：记录文件的处理时间，包括接收时间、处理开始时间、处理完成时间等(6) 处理结果：填写对来文的处理结果，如已回复、已转交相关部门等(7) 备注：可填写一些附加信息，如特殊情况说明、相关文件的存档位置等三、收文处理单的填写流程1. 接收文件：办公室接收来文后，将来文进行登记，并分配惟一的文件编号。
2. 填写收文处理单：根据来文的内容，填写收文处理单的各项信息。
3. 分派处理人员：根据文件的性质和处理要求，将文件分派给相应的处理人员。
4. 处理文件：处理人员根据文件的要求进行处理，如阅读、分析、核实、回复等。
5. 记录处理信息：处理人员在收文处理单上记录文件的处理时间、处理结果等关键信息。
6. 完成处理：处理人员在完成文件处理后，将收文处理单归档或者交给相关部门进行进一步处理。
7. 跟踪回复：如有回复要求，办公室应及时跟踪回复情况，并记录在收文处理单上。
8. 存档管理：办公室应按照文件管理的相关规定，对收文处理单进行妥善的存档管理。
四、收文处理单的重要性和作用1. 统一管理：收文处理单可以匡助办公室对接收到的文件进行统一管理，确保文件的及时处理和回复。
办公室收文处理流程
办公室收文处理流程一、背景介绍办公室是一个重要的工作场所，每天都会收到大量的文件和资料。
为了保证工作的高效和有序进行，办公室需要建立一套科学的收文处理流程。
本文将详细介绍办公室收文处理流程的标准格式。
二、收文登记1. 收文登记是收文处理流程的第一步，旨在记录收到的文件信息，确保后续的处理工作有据可查。
2. 收文登记表应包含以下信息：文件编号、文件标题、发文单位、发文日期、收文日期、收文人员、文件类型等。
3. 收文登记表应由专人负责填写，并在收到文件后的24小时内完成登记。
三、文件分类1. 收到的文件应根据其性质和内容进行分类，以便后续的处理和归档。
2. 常见的文件分类包括：公文、函件、报告、备忘录等。
3. 文件分类应由专人负责，确保分类准确、清晰。
四、文件分发1. 文件分发是指将收到的文件发送给相关的责任人或部门，以便他们进行进一步的处理。
2. 文件分发应根据文件的紧急程度、重要性和相关人员的工作职责进行合理的安排。
3. 分发人员应及时将文件送达到指定的人员或部门，并记录分发的时间和人员。
五、文件处理1. 文件处理是指对收到的文件进行具体的操作，包括审阅、批示、签字等。
2. 文件处理应根据文件的内容和要求进行，确保按照规定的流程和程序进行。
3. 处理人员应仔细阅读文件内容，明确处理要求，并及时进行处理。
六、文件归档1. 文件归档是指将处理完毕的文件进行整理和存档，以备日后查询和使用。
2. 文件归档应按照一定的分类和编号规则进行，以方便后续的检索和管理。
3. 归档人员应将文件妥善保管，确保文件的安全和完整性。
七、文件通知1. 文件通知是指将处理完毕的文件相关信息通知给相关人员或部门，以便他们及时了解文件的处理情况。
2. 文件通知可以通过电子邮件、短信、电话等方式进行，应根据实际情况选择合适的方式。
3. 通知人员应确保通知内容准确、清晰，并及时发送给相关人员。
八、文件报表1. 文件报表是对收文处理流程的统计和分析，旨在评估工作效率和质量。
有了这个表，收文登记变轻松
有了这个表，收文登记变轻松展开全文2014年，笔者曾在《秘书工作》第12期上发表过一篇《秘书室的“奇思妙想”》，文中提到利用Excel表格制作“智能收文登记表”。
文章刊出后，接到不少秘书同行的电话，询问“智能收文登记表”的制作方法。
这里，介绍一下该表格的“DIY”，与大家交流。
第一步：设计好收文登记表标题栏下面的设计介绍都以Excel表格2003版为例作介绍（由于Excel 表格更高级版本的功能有向下兼容的特性，故不对其他高级版本作介绍）。
我们秘书室当前使用的收文登记表标题栏设置有17列（如图1）。
A列开始，从左到右每列的标题内容依次为：编号（收文登记号）、来文单位（文件字号）、文件来源（从OA传来或是寄来、派人取来等）、收文时间（含年月日）、密级、紧急程度、文件标题、拟办意见、经办人、核稿人、领导阅处意见、传阅情况（用于记录文件传阅过程中到了哪一个领导、部门及传递到每一环节的时间）、最后阅处时间、办理时限（对于有完成时限要求的文件进行时限标注，以利于自动提醒）、今天距离收文天数、紧急标注（需要紧急尽快办理的标注“紧急”，没有办结前每天跟踪）、办结归档（全部办完后标上“办结”）。
这些列数及内容可以根据实际进行调整。
第二步：设计自动填写时间功能这个功能的作用，主要是方便在收文登记表的“收文时间”一列快速准确地输入当前日期，有了这个功能，只要在该列所在行一点，然后一点按钮“收文日期”，在所激活的单元格马上就自动输入了当前的日期。
实现这个功能，要用到简单的VBA代码编程。
打开Excel表格，点击菜单栏“视图”→“工具栏”→“控件工具箱” （如图2），出现“控件工具箱”（如图3）。
点击长方形的“命令按钮”（鼠标移到该按钮上会出现“命令按钮”四个字，如果使用的是2007版Excel，可点击左上角圆形的Office按钮→Excel选项→常用，勾选“在功能区显示‘开发工具’选项卡”，确定后点击功能区“开发工具”→“插入”，“ActiveX控件”下长方形的即为“命令按钮”）。
办公室收文处理单
办公室收文处理单引言概述办公室收文处理单是一种重要的文档，用于记录和管理办公室收到的文件。
它的准确填写和处理对于保证办公室工作的高效性和规范性至关重要。
本文将详细介绍办公室收文处理单的内容和格式，以及如何正确填写和处理。
一、办公室收文处理单的格式1.1 标题和编号：办公室收文处理单的标题应明确反映文件的内容，编号应按照一定规则进行编排，便于查找和管理。
1.2 发文单位和日期：在办公室收文处理单的顶部，应注明发文单位的名称和日期，以便于识别和归档。
1.3 收文人员和日期：在办公室收文处理单的底部，应注明收文人员的姓名和日期，以便于追踪和确认文件的接收情况。
二、办公室收文处理单的内容2.1 文件基本信息：办公室收文处理单的第一部分应包含文件的基本信息，如文件标题、发文单位、发文日期、文件编号等，以便于准确识别和定位文件。
2.2 文件内容概述：办公室收文处理单的第二部分应对文件的内容进行简要概述，包括主要内容和要点，以便于快速了解文件的核心内容。
2.3 处理意见和措施：办公室收文处理单的第三部分应对文件的处理意见和措施进行详细描述，包括是否需要进一步处理、具体处理方式等，以便于后续工作的顺利进行。
三、办公室收文处理单的填写要点3.1 准确无误：填写办公室收文处理单时，应确保信息的准确性和无误性，避免填写错误导致后续工作混乱或延误。
3.2 规范格式：填写办公室收文处理单时，应按照规定的格式进行填写，包括字体、字号、行距等，以保证整体的统一和规范。
3.3 清晰易读：填写办公室收文处理单时，应使用清晰易读的字迹，避免模糊不清或难以辨认的情况发生，以便于他人查看和理解。
四、办公室收文处理单的处理流程4.1 接收文件：办公室收文处理单应在收到文件后及时填写，记录文件的基本信息和处理意见。
4.2 分发文件：根据文件的内容和处理意见，办公室应将文件分发给相应的部门或人员进行处理，确保文件能够得到及时处理。
4.3 跟踪进展：办公室应及时跟踪文件的处理进展情况，确保文件能够按时得到处理和反馈。
办公室收文处理单
办公室收文处理单一、收文处理单的定义和作用收文处理单是办公室日常工作中用于记录和管理收到的文件的一种文书。
它主要用于记录文件的基本信息、接收人员、处理时间和处理结果等内容，以便于办公室进行文件的分类、分发和跟踪。
收文处理单的准确填写和使用，能够提高办公室工作效率，确保文件的及时处理和回复。
二、收文处理单的格式和内容1. 格式要求收文处理单的格式一般采用表格形式，包括表头和表体两部分。
表头应包含办公室名称、文件编号、收文日期等基本信息。
表体则包含文件标题、发文单位、发文日期、接收人员、处理时间、处理结果等详细信息。
2. 内容要求（1）文件编号：每个收到的文件应有唯一的编号，以便于后续的查找和跟踪。
编号可以采用日期+序号的方式，如2022-01-01-001。
（2）收文日期：记录文件被办公室收到的具体日期，以便于统计和追溯。
（3）文件标题：简要描述文件的主题或内容，以便于快速了解文件的性质。
（4）发文单位：记录文件的发文单位，方便办公室对来文的来源进行统计和分类。
（5）发文日期：记录文件的发文日期，有助于办公室对文件的时效性进行把握。
（6）接收人员：填写接收文件的人员姓名，以便于划分工作责任和追溯处理过程。
（7）处理时间：记录文件的处理时间，即接收到文件后开始处理的具体日期和时间。
（8）处理结果：详细描述文件的处理结果，可以包括已阅、已转交他人处理、已回复发文单位等。
三、收文处理单的填写流程1. 收文登记当办公室收到一份文件时，首先需要进行收文登记。
登记时，填写收文处理单的表头信息，包括文件编号、收文日期、文件标题、发文单位和发文日期等。
2. 分发处理接下来，根据文件的性质和内容，将文件分发给相应的人员处理。
在收文处理单的表体中，填写接收人员和处理时间。
3. 处理结果记录在文件处理完成后，填写处理结果，如已阅、已转交他人处理、已回复发文单位等。
同时，可以在处理结果栏中添加一些备注，如处理意见、下一步工作计划等。
办公室收文处理单
办公室收文处理单收文处理单一、收文信息1. 来文单位：XXX公司2. 来文日期：2022年10月15日3. 来文编号：XXX-2022-0014. 来文标题：关于XXX事项的通知二、收文内容根据收到的XXX公司来文，经过仔细阅读和理解，大致内容如下：1. 背景介绍：XXX公司是一家知名的跨国企业，致力于XXX领域的研究和开发。
该公司在市场中拥有重要的地位，并与我公司有一定的业务合作关系。
2. 通知事项：XXX公司来文主要是通知我公司关于XXX事项的最新进展和相关要求。
具体内容包括：(1) 事项概述：简要介绍了XXX事项的背景和目的，涉及到的相关部门和人员。
(2) 进展情况：详细说明了XXX事项的最新进展情况，包括已完成的工作、正在进行的工作以及后续计划。
(3) 要求与建议：提出了对我公司的具体要求和建议，包括配合工作、提供相关资料或支持等。
三、处理流程根据我公司的规定和流程，对收文进行处理的具体流程如下：1. 登记：将来文信息登记到收文系统中，包括来文单位、日期、编号、标题等信息。
2. 分发：根据来文内容的重要性和涉及的部门，将收文分发给相应的部门负责人。
3. 阅读和理解：各部门负责人对收到的来文进行仔细阅读和理解，确保对来文内容有清晰的把握。
4. 讨论和决策：根据来文的要求和建议，各部门负责人进行讨论并提出相应的意见和建议。
在必要时，可以召开相关会议进行深入讨论。
5. 协调与执行：根据决策结果，各部门负责人协调相关人员进行工作安排和任务分配，并确保按时完成。
6. 反馈和回复：根据来文的要求，及时向XXX公司反馈相关进展情况，并回复其提出的要求和建议。
四、处理要点在处理收文过程中，需要注意以下要点：1. 及时性：尽快对收文进行处理，确保各部门及时了解来文内容，并按要求进行工作安排。
2. 细致性：对收文内容进行仔细阅读和理解，确保对来文的要求和建议有清晰的把握。
3. 协作性：各部门之间需要进行有效的沟通和协作，确保工作的顺利进行。
办公室收文处理流程
办公室收文处理流程一、背景介绍办公室作为一个组织内部的重要部门，承担着大量的文件收发工作。
为了保证文件的高效处理和流转，制定一套科学合理的收文处理流程是非常必要的。
本文将详细介绍办公室收文处理流程的标准格式。
二、收文登记1. 收文登记是收文处理流程的第一步，旨在记录收到的文件信息，确保后续处理的准确性和完整性。
2. 收文登记表应包括以下内容：文件编号、文件标题、发文单位、发文日期、收文日期、收文人员、文件类型、紧急程度等。
3. 收文登记表应由专人负责填写，并及时更新。
三、文件分发1. 收到文件后，应根据文件的内容和紧急程度进行合理的分发。
2. 根据文件的性质，可以将文件分发给相关部门、个人或者是需要参与处理的人员。
3. 分发时应注意填写分发记录，包括分发日期、分发人员、接收人员等信息。
四、文件审核1. 文件审核是确保文件的合规性和准确性的重要环节。
2. 审核人员应对文件的内容、格式、签章等进行仔细核对，确保文件的真实性和完整性。
3. 审核人员应在文件上签署审核意见，并在审核记录中注明审核人员和审核日期。
五、文件处理1. 文件处理是根据文件的内容和要求进行相应的操作和处理。
2. 处理方式可以包括文件归档、转发、回复、转交等。
3. 处理过程中应注意保护文件的机密性和安全性，防止泄露和丢失。
六、文件回复1. 根据需要，对收到的文件进行回复是办公室收文处理流程的重要环节。
2. 回复内容应准确、明确，并在回复文件上签署回复人员和回复日期。
3. 回复文件应及时送达给发文单位，并妥善保管回复的副本。
七、文件归档1. 完成收文处理后，应将文件进行归档，确保文件的安全和易查找。
2. 文件归档应按照一定的分类和编号规则进行，方便后续的查阅和管理。
3. 归档时应记录归档日期、归档人员等信息，并将归档记录及时更新。
八、流程监控1. 为了确保收文处理流程的顺利进行，需要建立相应的流程监控机制。
2. 监控人员应及时跟踪和掌握文件的处理情况，确保每个环节都得到妥善处理。
办公室收文处理流程
办公室收文处理流程一、收文登记1.1 收文登记是办公室收文处理流程的第一步，用于记录收到的文件信息。
1.2 收文登记表包括以下内容：文件标题、发文单位、发文日期、文号、份数、页数、密级、紧急程度、收文日期、收文人员等。
1.3 收文登记表应由专人负责填写，并按照一定的编号规则进行编号。
二、文件分发2.1 根据文件的性质和内容，办公室应将收到的文件分发给相关责任人或者部门。
2.2 分发时应注明收文人员、分发日期、分发份数等信息，并将分发记录保存备查。
三、文件阅览3.1 收文人员应按照规定的权限和程序进行文件阅览。
3.2 阅览时应注意保密要求，如有涉密文件，应按照像关规定进行保密处理。
3.3 阅览后，应及时将文件归还给办公室，并填写阅览记录。
四、文件处理4.1 根据文件的内容和要求，办公室应及时处理文件。
4.2 处理方式包括：签批、审核、转发、回复等。
4.3 处理过程中应注意严格按照程序和规定进行，确保处理结果的准确性和合法性。
五、文件归档5.1 处理完毕的文件应按照一定的分类和归档规则进行归档。
5.2 归档时应注明文件的归档位置、归档日期、归档人员等信息，并将归档记录保存备查。
5.3 归档的文件应妥善保管，确保文件的安全性和完整性。
六、文件传阅6.1 需要传阅的文件应按照规定的程序进行传阅。
6.2 传阅时应注明传阅人员、传阅日期、传阅份数等信息，并将传阅记录保存备查。
6.3 传阅的文件应妥善保管，确保文件的安全性和完整性。
七、文件查询7.1 办公室应提供文件查询服务，确保文件的及时查阅。
7.2 查询时应提供相关信息，如文件标题、发文单位、发文日期、文号等，以便办公室进行查询。
7.3 查询结果应及时反馈给查询人员，并做好相应的记录。
八、文件销毁8.1 根据文件的保管期限和规定，办公室应定期对文件进行销毁。
8.2 销毁时应按照像关规定进行，确保文件的安全销毁。
8.3 销毁后应填写销毁记录，并妥善处理销毁产生的废纸等物品。
公文表格的制作
公文格式的制作方法1、进行页面设置纸张：A4，纵向。
页边距设置：上3.7厘米，下3.5厘米，对称页边距，内2.8厘米，外2.6厘米。
页脚设置：距边界2.5厘米。
选择“版式”，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”。
文档网格设置：选择文档网格中的“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，将“每行”设置成“28”个字符，选定“使用默认跨度”；“每页”设置成“22”行。
然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2.插入页号选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。
然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为带一字线的阿拉伯数字格式，单击“确定”按钮，再设置页面字体为仿宋4号字，设置奇数页的页码设置成右缩进1字符，偶数页的页码左缩进一字符。
3.份号、秘级、紧急程度标注插入2行2列的表格，设置表格属性：表格行高固定值1厘米，列宽7.8厘米，表格居中；选项中默认单元格边距均为0；无边框底纹表格内字体设为三号黑体，第一列设置为左对齐，第二列设置为右对齐。
4.发文机关标识制作插入横排文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，进行如下设置：选择“颜色和线条”，“颜色”设置成“无填充颜色”。
选择“大小”，高度设置成2-2.2cm；宽度设置成15.6cm。
注：可根据实际情况适当调节尺寸。
选择“版式”，版式设为浮于文字上方，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页边距”；垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。
然后单击“确定”。
选择“文本框”选项卡，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。
文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。