物业公司印章使用管理制度

物业公司印章使用管理制度

物业公司印章使用管理制度

一、总则

为规范物业公司印章的使用管理，提升印章使用效率和安全性，保障公司利益和财务安全，特制定本《物业公司印章使用管理制度》（以下简称“本制度”）。

二、印章定义

1. 物业公司印章是公司财务、行政、合同等工作的必备工具，包括公司公章、合同章、财务章、发票章等。

2. 物业公司印章由公司法定代表人授权签字，公司负责人全权管理和使用。

三、印章保管

1. 公章和合同章由公司负责人代为保管，不得私自带离办公室。

2. 财务章、发票章等非核心印章由指定财务人员保管，存放在公司专门的保险柜内，确保安全，并确保每天工作结束时归还到专人手中核实。

四、印章使用原则

1. 公司财务、行政、合同等工作中需要用到印章的，必须经过正常程序申请，经公司负责人批准后方可使用。未经批准不得擅自使用印章。

2. 使用公章、合同章等核心印章的，必须由公司负责人亲自签字。

3. 使用财务章、发票章等非核心印章的，必须由指定财务人员

签字，并在印章上注明使用日期、用途等相关信息。

五、印章使用程序

1. 申请使用印章的人员，应填写《物业公司印章使用申请单》，并附加相关文件，如合同、财务报表等。

2. 申请单应发送给公司负责人审批，负责人审核无误后签字，并将申请单及附件归档备份。

3. 负责人根据申请单内容，将印章交付给申请人使用。财务章、发票章等非核心印章由指定财务人员直接提供给申请人。

六、印章使用控制

1. 即使是已经批准使用印章的申请人，也必须在公司相关人员的监督下操作。

2. 严禁私自擅自使用他人的印章，一经发现将追究法律责任。

3. 如发现印章丢失、损坏、被盗等情况，应立即向公司负责人报告，并及时报案。同时应将损失情况书面报告。

七、印章使用记录

1. 物业公司应建立健全的印章使用记录制度，记录每次印章使用的相关信息，包括使用日期、用途、申请人等。

2. 每次印章使用完毕后，负责人应核对印章的使用记录，并签字确认无误。

3. 每月末，财务人员应将当月印章使用情况统计报告上交给公司负责人核查并归档。

八、违规处理

1. 任何违反本制度规定的行为，一经发现，将立即停止使用印

章，追究责任人的法律责任。

2. 针对严重违反本制度规定的行为，可以给予相应的纪律处分，甚至开除公司员工，由公司依法处理。

九、附则

1. 本制度自发布之日起生效。

2. 物业公司负责人有权对本制度进行解释，并进行适度修改，修改后的内容将自行公布。

以上所述即为物业公司印章使用管理制度，旨在规范和统一物业公司对印章的使用和保管，确保公司利益和财务安全。希望所有相关人员严格按照本制度执行，共同维护公司的发展和利益安全。同时，公司负责人会根据实际情况，定期评估本制度的效果，并进行必要的修改和完善，以适应公司发展的需要。

十、印章使用的安全措施

1. 物业公司应设立专门的印章使用区域或印章室，并由相应的人员进行控制和监管。

2. 印章使用区域或印章室应加装防火、防盗、防水等安全设备，确保印章的安全。

3. 物业公司应配备监控设备，对印章使用区域实施24小时监控，防止印章被盗、滥用等情况发生。

4. 印章使用人员应经过严格的安全培训，并签订保密协议，确保不泄漏公司机密信息和印章使用情况。

5. 物业公司应建立完善的印章使用制度，并定期进行安全检查和演练，确保印章使用的安全性和可靠性。

十一、印章使用的监督和检查

1. 公司负责人应定期对印章使用情况进行检查，并核对印章使用记录与实际情况是否一致。

2. 经财务人员使用的财务章、发票章等非核心印章，应定期对相关账目进行核对，确保使用的凭证与实际支出相符。

3. 物业公司可以委托第三方机构对印章使用情况进行审计，以确保印章使用的正当性和合规性。

十二、印章丢失、损坏的处理

1. 如发现印章丢失、损坏、被盗等情况，应立即向公司负责人报告，并及时报案。同时，应立即启动印章的补办流程。

2. 公司负责人应立即暂停相关印章的使用，并进行调查和追责。必要时可以对涉嫌失职的员工进行纪律处分。

3. 被盗、损坏或丢失的印章必须立即予以作废，并通过合法渠道办理补办手续。

4. 补办印章的程序应与原始印章的程序相同，并经过严格的审核和审批。

十三、印章的注销和报废

1. 如公司发生合并、分立、解散等情况，应对所有印章进行注销和报废。

2. 公司负责人应根据法律法规的要求，办理相关手续，并将注销和报废的印章送交相关机构予以销毁。

3. 物业公司应按照相关规定对已报废印章的制作材料进行妥善保管，不得随意丢弃或外借。

十四、相关责任追究

1. 对于违反本制度规定的行为，物业公司将依照公司内部管理

规定，对责任人给予相应的纪律处分，甚至解雇。

2. 对于严重违反本制度规定，涉嫌贪污、挪用、盗窃等违法犯罪行为的，物业公司将立即报警并追究法律责任。

十五、附则

1. 本制度自发布之日起生效，涉及到的印章编号和使用权限应清晰记录并妥善保管。

2. 物业公司负责人有权对本制度进行解释和修订，并将修订后的内容及时通知相关人员。

3. 物业公司应定期对本制度进行评估和改进，以适应公司发展的需要和法律法规的要求。

以上所述即为物业公司印章使用管理制度的完整内容，希望能够帮助物业公司规范和统一印章的使用和保管，确保公司利益和财务安全。物业公司的每一位员工都应遵守本制度，并承担起相应的责任。只有通过严格执行本制度，才能够保障公司的发展和员工的权益。同时，公司负责人要加强对印章使用的监督和管理，确保制度的有效实施。