浅析档案管理中存在的问题和解决办法

2020.2
档案工作是基层各单位、各部门的一项重要的工作，它的好坏直接影响到单位、部门各项工作的顺利进展和完成。

因此，认清和找准档案管理工作中存在的问题十分必要，找准了问题，采取了相应的改进措施，就能够促进档案管理工作的有效开展。

一、档案管理中存在的问题1.领导重视不够，人力物力投入不足要做好档案管理工作，就必须有领导的高度重视。

但从目前的状况来看，很多单位领导的档案意识都不强，他们在思想上没有认识到档案管理工作的重要性，因此也就没有将档案管理工作放在应有的位置。

具体来说，主要体现在以下几个方面:第一，对档案的组织管理力度不够。

单位没有分管档案的领导，档案管理组织不完善，或者是虽然有制度，但却未落到实处。

第二，对档案法律法规的宣传没有落到位。

许多单位的领导对档案法律法规的学习宣传重视不够，造成了大家的档案法制观念淡薄，甚至还有一些人存在一定程度的认知“盲点”。

第三，档案管理人员偏少且流动性较大。

大多单位档案人员都是兼职，而且经常变动，致使档案工作的连续性和
稳定性相对较差。

第四，经费投入较少，工作条件差。

档案工作在有些领导眼里是可有可无的，长期在经费保障上得不到重视，导致档案管理工作的开展缺少设施设备，档案信息化更是无从谈起，很难满足目前档案管理工作的需要。

2.档案管理人员专业能力不强受编制的约束，大多数行政、事业单位的档案管理人员都是由兼职人员担任。

档案人员的专业知识比较欠缺，能力不强，他们对档案管理过程中的收集、整理、归档、保管、利用的标准要求不清楚，难以胜任工作。

例如，有的单位档案管理工作是由同一人长期兼任，这本来对于档案的收集是十分有利的，但因为档案人员在档案收集方面的知识水平与工作能力不强，导致很多档案材料没有被及时归档，从而造成了档案材料的丢失或破损。

3.档案管理规章制度不健全不完善从目前来看，很多单位的档案管理制度不够健全完善，从而导致档案管理中出现了一系列问题。

此外，也有一些单位虽然已经建立起规章制度，但是却未能落到实处。

4.档案设施配备落后，储存保管条件较差
从目前来看，很多行政事业单位和企业单位的档案管理设施都较为陈旧和落后，这对于档案材料的储存与保管是极其不利的。

据了解，在很多机关事业单位，都做不到办公、阅览、库房三分开，档案安全保管和利用存在很大隐患。

许多档案室除了几组档案柜外就没有配备其他设备，这与机关档案管理规定的要求存在巨大差距。

此外，还存在使用不符合标准要求的档案装具，这些都极不利于档案的安全保管。

二、加强档案管理工作的对策1.加强宣传，提高各级领导和人员的档案意识
单位领导应该积极学习档案工作法律法规，带头提高自身的档案意识，在实际工作中重视和支持档案工作。

单位档案管理人员要采取多种形式，加大对档案法律法规政策的宣传力度，努力提高他们的档案意识，正确认识档案工作的重要性和作用。

2.进一步加强档案人员队伍建设档案人员队伍建设，主要包括思想道德建设、组织建设、专业知识学习等内容。

做好档案人员队伍建设，一是要选择那些具有较强的责任心浅析档案管理中存在的问题和解决办法
文/段文龙
（下转49页
）
如何做好基层档案管理工作，有效发挥档案的作用，是基层档案工作者经常思考的问题。

本文结合基层档案管理工作中存在的问题，提出了相应的改进措施，目的在于能够更好地促进基层档案管理工作的开展，更好地发挥好档案的服务功能
分享
2020.2
社会环境，想建设符合标准的档案库房，也存在较大的成本管控压力，这些都对档案的安全保管造成隐患。

二、提高境外档案保管工作的应对措施和实践
《国家档案局关于加强驻外机构和境外企业档案的工作意见》中提出了海外档案的工作原则有：“有利于工作，有利于保密，有利于应付突发事件”。

在这一工作原则指导下，结合大型企业“走出去”境外机构档案保管中存在的各种问题，提出若干结合实践的观点，以提高境外机构档案保管工作的管理水平，保证档案不失控，不流失。

（一）完善档案管理工作制度制度作为各项工作的基础，更是顺利实现管理目标的基本保障。

建立健全境外档案保管工作的首要任务就是完善境外档案工作制度，首先应该包括纲领性制度，从宏观上提出档案保管的总体原则和要求；其次，具体的重点工作环节和业务性制度应该从所在国项目实际运营情况入手，结合当地法律法规要求。

例如，从档案形成过程来看，档案资料产生的主体也会转移，一般会建议保管在档案产生的机构。

根据当地政策法规要求，保管范围
也会有差别，都需要经过充分地调研后，制定出详细的保管办法，并作为日常档案工作的操作制度。

这两类制度相互支持和协调，循序渐进地构建起境外档案保管制度体系。

（二）提高档案人员工作技能面对人这个最活跃的因素，除了制度上规范保管工作，并加以绩效考核体系保障，首先要强化领导的档案意识，使其认识到档案有效保管是维护企业权益、服务经营、规避风险的重要工作。

领导带动全员参与，日积月累，在制度约束的配合下，最终使档案保管工作持续良性发展。

为了保证档案资料的原始真实性特征，会进行档案原件存档，这要求档案管理人员要有高超的从业技能，还要求有专业外语水平。

考虑到境外档案管理人员业务能力要求较高，普遍管理知识欠缺的问题，为了方便境外档案管理人员快速胜任岗位，将制度转换成表格、工作模板、档案管理工具等，模板化、流程化方式解决了即使档案管理人员调动，新任职的人员也可以快速入门上手，一定程度上简化了工作流程。

（三）科学筹划、因地制宜，确定最佳档案保管模式
境外各机构产生的档案，可以根据实
际情况，因地制宜，列举两种适应不同机构的档案保管模式，以供探讨。

1.设立区域档案管理中心
此种管理模式适用于已经形成成熟稳定的区域公司，公司下设若干项目部及周边国家项目。

档案管理中心设在区域公司，条件较优越，容易建立标准的库房，避免不利的自然条件对档案安全的威胁。

形成台账和目录，便于日后档案开发利用，也满足部分地勘等档案由于当地保密条款限制，无法出境的规定，做到一次投入，长期受益。

2.加强信息化存储手段
在地方有限且办公自动化程度高的区域，适合大力推行信息化存储方式成为档案保管的重要手段之一，既节省纸质档案的存放空间，又节约人力后期的保管维护成本。

转换完成后，便于上传至集团档案管理系统里，提升整个档案系统的完整性，完善以集团资质中标的业绩，便于日后经营开发档案的共享利用。

企业境外机构档案作为其海外生产经营管理活动的纪实性资料，重要性不言而喻，如何更加有效地保管留存，持续为企业良性经营发展提供支持保障，这项工作还值得进一步深入研究。

（作者单位：中铁一局集团有限公司）
和业务能力的人；二是要加大对他们专业知识和技能的培训力度，为他们创造更多的学习机会，来提升他们的理论知识水平和业务能力；三是要给予其适当的权利、义务和责任，通过监督检查和年度考核来提升他们履职的能力和水平；四是单位领导要在思想上、生活上更多的给予关心和照顾，调动好他们工作的积极性，为促进档案管理工作的开展奠定人才基础。

3.建立定期检查监督机制
单位档案管理是否规范，门类是否齐全，内容是否真实，保管是否安全，利用是否便捷，这些问题只有通过建立检查监督机制才能得到解决。

检查监督机制能够更好地检查出档案管理工作的实际情况，从中发现问题，解决问题，更好地帮助他们提高档案管理工作的质量。

4.加大档案管理设备设施配置近年来，计算机信息技术在各行各业中都得到广泛应用，从而也给档案的现代化管理提供了坚实的技术支持，使
得档案管理由传统的纸质管理开始转变为计算机信息管理。

计算机信息管理系统不仅存储量大，而且能够通过网络系统实现档案资源的信息共享。

所以，各单位要适应形势需求，按照国家相关规定，为档案管理工作配备好相应的设施设备，满足档案管理工作的需求。

总之，档案管理人员一定要提高思想认识，重视和做好档案管理工作，及时发现和解决存在的问题，促进档案管理工作更好地开展。

（作者单位：
白水县档案馆）
（上接50页）
分享。