采购部工作流程

采购部⼯作流程
引导语：仓库的每种存仓物品，均应设定合理的最低库存保障线，在存量接近或低于最低库存保障时，即需要补充货仓⾥的存货，下⾯是yjbys店铺为你带来的采购部⼯作流程，希望对⼤家有所帮助。

第⼀章货品采购
⼀、采购进货流程
1、对品种及供应商进⾏初步洽谈。

2、确定进货品种及供应商。

3、向供货商索取相关资质⽂件，转交质管部审核。

4、协助质管部对供应商的业务员进⾏合法资格的审查。

5、采购合同签订。

(1)确定采购进货明细，包括进货品种及数量，采购计划报出后的到货时间;
(2)确定相应的优惠政策;
(3)确认结款⽅式及带票与否;
①带票⽉结
②带票现款
③带票实销实结
(财务打款转账的及时性)
6、做出计划，通知发货并跟进到货情况。

采购已经上报的计划需保存，留做⼊库依据。

⼆、采购进货分类
1、常规商品进货
保证⽇常销售采购的商品，对于这类商品的采购流程规范如下：
(1)低于库存下限品种的收集途径：
①采购部⾃查
②门店断货品种报采购
③配送中⼼断货报采购部
(2)采购品种的筛选，结合⽇常门店总销售量，进⾏采购货品的确定。

(3)采购⼈员通过电话联系或者其他⽅式直接与⼚家订货。

(4)采购过程中如遇特殊情况需通知门店断货原因。

2、新品采购
新品采购包括：替代品采购、顾客订购品种采购及常规新品采购三⼤类。

(1)替代品的采购，功效类似、⽐现有销售商品有优势的商品采购。

替换商品产⽣的原因如下：
①格过⾼，货⽐三家，处于劣势。

②⼚家新品替代⽼化品种。

③⽑利低，市场淘汰。

(2)顾客订购品种的采购，顾客必须在门店交订⾦，采购部专门为其采购的品种。

①采购确定到货时间，超过约定时间导致门店不能销售的由采购负责。

(特殊情况除外)
②这类商品采购数量极少，专订专销，采购做好登记，到货⼊库后及时送⾄订货门店。

③这类商品不得退货，到货后两个⽉内未售出由店长负责
(3)常规新品的引进，是为满⾜公司发展的需要引进的新品。

①结合本公司实际情况，对现有品类进⾏规划，确定新品引进。

②门店部及采购部每周⼀次对当地市场进⾏了解。

第⼆章到货⼊库跟进
⼀、落实到货情况
1、查当⽇到货⼊库记录
(1)核对到货的准确性，指所到品种与采购计划的⼀致性。

若⼚家发了未计划货品，退单处理。

(2)核对到货⼊库正确性，包括⼚家、带票与否及结款⽅式等;
(3)仓储部收到货后严格按照要求验收，差异必须在到货的第⼆个⼯作⽇内准确上报采购部。

2、审核当⽇⼊库⼈员登记的：新品本、涨价本及效期本。

(1)查看到货新品，跟进新品到货情况。

①门店定购新品，到货⼊库后，及时通知开单员配⾄门店;
②常规新品采购，⼊库后，在最短时间内(最迟不超过⼊库后第三天)铺货⾄门店销售并跟进。

③按照要求对新品的.零售价、⽑利属性进⾏核定;
(2)查看货品涨价情况
①了解核对⼚家(供应商)通知涨价与实际到货价是否⼀致
②核查计划时答应给的返点及赠品是否⼀致;
(3)查看效期本情况
配合配送中⼼把握好效期商品流⼊库中，当天内与⼚家联系，做出退货或者承诺换货处理;
⼆、追踪未到商品
1、⼚家不再⽣产或销售商品的追踪
(1)拓宽渠道，从其他⼚家进货;
(2)考虑功效相似替代品的进货;
2、⼚家有货但未发商品追踪
(1)当天与⼚家联系，询问未发货原因。

①暂时断货不能发货的，及时追踪，最短时间内保证商品到库;
②提价⽽暂不发货的，与⼚家谈协议，争取最后⼀批不涨价货品;
(2)考虑⼀个品种多渠道进货。

①货⽐三家，选取最低价进货;
②充分保证货源。

三、关注销售过程，积极争取⼚家资源，做商品促销活动。

第三章业务洽谈
⼀、⼚家合作协议的签订
1、合作协议的分类：
(1)年度协议：
①双⽅约定进货量、返点;
②指定供货渠道：保证货源及价格统⼀。

(2)临时协议：短期的促销奖励
2、合作协议包括的主要内容：参照采购合同。

3、对于长期合作的⼚家，应在原有合作的基础上，为公司争取最⼤优惠政策。

(1)精减供货商的数量，加⼤深度合作;
(2)把握最佳进货时机，结合公司销量，争取最⼤优惠政策。

⼆、返点的管理
1、协议好的返点严格做好登记。

2、依据签订的合作协议在规定时间内追踪⼚家返点;
(1)确定返点⾦额，确定兑换返点⾦额商品;
(2)确定返点商品到货时间;
3、返点商品到货⼊库
(1)返点商品的⼊库按照“不带票”“⽉结”开单，且⼊库单价⾦额为0，并在备注注明“XX⽉份返点”，便于核查;
(2)返点商品要求配送⼊库时在《涨价本》上做详细登记，注明返点商品名称及数量;
(3)采购审核《涨价本》后，对返点商品做采购退补价、勾账，系统⾥恢复进货⾦额。

①退补后的价格是采购下次计划价格参考
②退补后的价格是开单⼊库价格参考。

(4)现⾦返点，采购做好登记，做进系统，由返点⽅直接上交财务部，财务部收款后开据收据，进⾏勾账。

4、对于不按时按量返点的⼚家，依据《合作协议》条款作出相应的处理。

三、新业务到访：
新品：有意向品种按进货流程进货。

四、⽼业务到访：
(1)流向查询;
(2)查询进销存;
(3)临时促销;
要求⼚商提前做好⽅案，与门店部负责⼈沟通。

(4)配合⼚家统⼀调整商品零售价;
①⼚家必须提供统⼀的调价函
②下发通知由门店部具体落实后反馈价格，再进⾏调整。

(5)效期及不动销退换货跟进
第四章退货及维修
⼀、公司统⼀要求效期、质量问题的退货
1、退货通知内容。

①通知退货的对象(门店、门店经理和开单退货);
②退货商品明细;
③商品有批号效期的限制
④退货时间段;
2、通知途径。

①腾讯通;
②⼿机短信的⽅式(腾讯通断⽹时)。

3、退货要求：
①退货通知统⼀由采购部在每个周⼆、周四⼗⼆点前下发到有关部门。

②采购部在发退货通知时，门店必须在规定的时间内严格按照退货要求完成退货;
④退货打单员收到退货后，在供应商要求的退货时间内完成，并反馈采购部。

⼆、门店及仓库⾃查，发现效期及质量问题的商品，上报采购部，采购部确认可以处理的，整理下发退货通知。

三、配送中⼼验收时拒收商品退货
1、破损，批号效期不明商品退货：
2、资质不全，不合格商品退货;
3、近效期商品退货，效期已超过半的商品拒绝收货;
四、返修商品处理
1、门店发现有质量问题及顾客返回的商品，先报采购部确认处理⽅式;
2、门店凭采购部提供的处理⽅式退回配送中⼼;
3、配送中⼼收到商品进⾏登记;
4、退货开单员在《维修记录本》登记，由采购确认签字，发回⼚家维修;
5、维修返回后由退货开单员返回门店。