巧用Excel的“合并计算”提高登分效率

巧用Excel的“合并计算”提高登分效率
有了电脑后，成绩统计已不是难事，现在的难事是成绩统计之前的工作——登分。

为了解决期中（末）登记考分的困难，各校都使用了不同的招数，如考前按考号编排座位，然后按座位顺序由教师收取试卷；或者考试后由教师按学号重新编排试卷顺序，改完卷后再按学号顺序登记考分等。

但如果不按照以上提到的方法，各科任教师交给班主任的学生成绩表是无序的，那就要费些功夫了。

最近发现一简单的方法能让电脑自动地将各任课教师交来的成绩合并一份期末考试成绩表。

下面以某班的成绩统计为例，具体介绍如何利用Excel“合并计算”功能来登记考分，提高工作效率。

登分前的准备
新建一个工作簿，工作簿不妨命名为“2003下期末成绩表”，然后将各科任教师交来的成绩都复制到不同的工作表上（可以是一张工作表，这里建议将各科成绩存放到不同的工作表中，因为在选定数据源时，它要比复制到同一张工作表数据中要快捷得多），工作表根据内容分别命名为“政治”（如图1）、“语文”、“数学”、“英语”、“物理”、“化学”等，再插入一张空白工作表，命名为“汇总”。

图1 政治课成绩表
注意事项
1. 每张工作表都只包含两列：“姓名”和科目名称，如图1中的“政治”工作表，只有“姓名”和“政治”两列，它们是合并的数据标志，不可缺少。

2. 姓名要统一格式，特别对两个字的姓名，姓名中间要么都不用空格对齐，要么都用空格对齐，否则格式不同会生成单独的行，影响合并的结果。

3. “汇总”工作表将用来存放各科成绩，是一个空白表。

这里只介绍按分类进行合并计算，不需要任何内容。

合并计算的操作
1. 在“汇总”工作表，单击合并计算数据目标区域左上角的单元格A1。

2. 在主菜单选择“数据”，单击“合并计算”命令，打开“合并计算对话框”（如图2）。

图2 合并计算“求合”
3. 在“合并计算”对话框的“函数”下拉列表框中，单击用来对数据进行合并计算的汇总函数“求和”（如图2）。

4. 单击“引用位置”输入框后面的“工作表缩略图”图标，单击“政治”工作表，用鼠标选定“姓名”和“政治”两列数据，单击“工作表缩略图”图标返回“合并计算”对话框。

5. 单击[添加]按钮，将选择的源数据添加到“所有引用位置”列表框中（如图3）。

图3 添加源数据
6. 对“语文”、“数学”、“物理”等工作表的数据重复执行上述步骤4、5的操作，将他们所在的单元地址全部添加到“所有引用位置”列表框中（如图4）。

图4 添加所有科目
7. 在“标志位置”选项框中，勾选指示标志在源区域中位置的复选框：“首行”、“最左列”（如图4）。

8. 在进行好这些设置后，按[确定]按钮返回到“汇总”工作表。

现在，你会马上发现，政治、语文、数学等各科成绩都跑到“汇总”工作表中了，并且按第一次选定工作表的
姓名顺序排列。

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所谓合并计算,用财务人员通俗的话讲,就是把多个格式一致的报表,汇总起来
主要做法是:
新建一个与各报表格式一致的表格用作汇总表
点击要汇总的数据项所在单元格
点菜单:"数据-合并计算"
弹出"合并计算"对话框
在引用位置中,选择某一报表的相同位置
点添加
如此,把所有报表相同位置都添加进去
最后按确定,就实现合并计算了
其中,有一个选项很有用
如果你勾选"创建连至源数据的链接"
则,分报表数据有变化,汇总表同步变化。