麻省理工：工作效率高的人都有这些特点

⿇省理⼯：⼯作效率⾼的⼈都有这些特点就业及技能
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我们都想拥有更⾼的⼯作效率——但该如何提⾼呢？
图⽚来源：路透社/Thomas Peter
作者：Robert C. Pozen
本⽂由世界经济论坛与 MIT News 联合发表
你知不知道有⼀种⼈，即便他忙得不可开交，也总会赶在最后期限之前完成任务？你是不是也
会羡慕，想知道他们是怎么做到的？
“不考虑环境、⼯作地点或职业，⼯作效率是每位专业⼈⼠都会⾯临的挑战，” ⿇省理⼯斯隆管理学院⾼级讲师 Robert Pozen 表⽰。

在⿇省理⼯学院本科⽣ Kevin Downey 的协助下，Pozen 对关于有些⼈⼯作效率⾼的原因做了
调查，并将这项调查作为他研究的⼀部分，其调查对象是来⾃六⼤洲 2 万名⾃荐参与的管理⼈员。

调查⽤的⼯具是 Pozen ⼯作效率评级，其中包括 21 个问题，并分为 7 类：制定时间表、管理
⽇常事务、处理信息、完成⼤量⼯作、提⾼沟通能⼒、召开有效会议及将任务委派他⼈。

这些
习惯与技能是 Pozen 的⿇省理⼯斯隆管理学院⾼层管理教育项⽬、《⼯作效率最⼤化：如何成为⼀名⾼管》及他的畅销书《这样⼯作最⾼效:怎样做到结果更好，⽤时更少》的核⼼要点。

整理完数据后，Pozen 和 Downey 从 19,957 名受访者中得出了⼀套完整的结果。

其中北美受访者约占总⼈数的⼀半；还有 21% 来⾃欧洲，亚洲则占 19%，⽽剩余 10% 涵盖了来⾃澳⼤利亚、南美以及⾮洲的受访者。

他们找出了⼯作效率评级最⾼的⼏组⼈，发现得分最⾼的专业⼈⼠往往有着相同的习惯：
他们基于优先级计划⼯作，并且有明确的⽬标；
他们具备管理⼤量信息与任务的有效技巧；
他们理解同事的需求、能够召开简短会议、直奔交流主题并具备确定的⽅向。

分析受访者⼈⼝统计数据时，他们得出的结果也很有趣。

从地理位置上看，北美受访者的平均⼯作效率处于中等⽔平，即使他们的⼯作时间更长。

事实上，北美的平均⼯作效率得分明显低于欧洲、亚洲及澳⼤利亚。

年龄和资历与个⼈⼯作效率⾼度相关——年长和资历较深的专业⼈⼠得分要⾼于年轻且资历尚
浅的同事。

这些资深受访者有着安排⾮重要⽇常事务、管理消息流、召开有效的会议，以及将
任务委派给其他⼈的习惯。

男性与⼥性专业⼈⼠的总体⼯作效率得分⼏近相同，但在如何达到如此⾼的⼯作效率上，他们
之间存在着⼀些显著的差异。

例如，⼥性在组织有效会议⽅⾯得分尤其⾼——会议时间不超过90 分钟，并就下步计划达成⼀致。

相⽐之下，男性则擅长处理信息量⼤的邮件——他们不会过于频繁地查看电⼦邮件，也会跳过那些价值不⾼的邮件。

每天处理⼤量信息
处理收件箱过载的能⼒是提⾼⼯作效率的关键，但我们会因不断积压的电⼦邮件⽽感到恐惧，
并且对于如何实现这⼀⽬标不是很明确。

“我们经常受⼩事缠⾝，⽐如电⼦邮件，这会让我们不堪重负，最终把我们宝贵的时间皆⽤于此，” Pozen 说。

“我们中⼤多数⼈每三到五分钟看⼀次电⼦邮件。

相反，我们应每⼀到两个⼩
时看⼀次。

当你查阅邮件的时候，由于⼤部分邮件都没多⼤⽤处，你只需看邮件主题以及发件⼈，这样基本上可以略过 60% 到 80% 的邮件。

”Pozen 还提倡⼈们⽴即回复重要邮件，⽽不是
先做上标记，之后再看(或者⼲脆忘记)，同时标记重要联系⼈，并充分利⽤电⼦邮件过滤器。

Pozen 强调管理收件箱是⼀项重要的技能，然⽽，这需要与其他更主要的习惯相结合才能有
效，⽐如确定最⾼优先级。

他提⽰说，如果没有追求⼀系列具体的⽬标——包括个⼈⽬标及职业⽬标——许多有进取⼼的⼈就没有⾜够的时间去参与那些实际上⽀持他们最⾼⽬标的活动。

⼯作效率最⼤化的更多技巧
如果你想提⾼⼯作效率，可以尝试培养 Pozen 调查结果中⽰例的“习惯集群”，效率最⾼的专业⼈⼠就拥有这些习惯。

其中包括:
专注于主要⽬标：每天晚上修改第⼆天的⽇程安排，强调优先事项。

在开始阅读长篇材料之前，先确定阅读⽬的。

管理超负荷⼯作：根据发件⼈和主题，略过50%到80%的邮件。

把⼤项⽬分成⼀个个⼩步骤，并从第⼀步开始。

⽀持同事⼯作：将会议的时间限制在90分钟以内，并在每次会议结束时明确规定下⼀步计划。

与团队成员就成功指标取得⼀致意见。

Pozen 的调查⼯具可在⽹上搜到。

完成调查的⼈会收到⼀份反馈报告，其中包括提⾼⼯作效率的实⽤技巧。

你也可以从 Pozen 的⿇省理⼯⾼层管理教育项⽬中直接学习，使你的⼯作效率最⼤化。