秘书打电话和接听电话要注意的问题有哪些
秘书工作者使用手机时须注意的问题_商务礼仪_
秘书工作者使用手机时须注意的问题电话不仅仅是一个传递信息的工具，还在很大程度上体现通话者个人的修养和素质。
我们当然不应该像上述“午夜凶铃”的制造者那样打电话。
那么，作为一个秘书工作者使用手机时须注意哪些问题呢?下面是小编给大家搜集整理的使用手机时须注意的问题。
秘书工作者使用手机时须注意的问题要安全使用。
一个有经验的秘书人员是不应该用移动电话来传送重要信息的。
尤其在国际交往中，有些非法组织和个人使用窃密的工具，窃取移动电话中的信息资料。
所以，从保密的要求来讲，移动电话是不适合传递重要信息的。
秘书人员还要注意遵守安全规范，比如开车的时候不打手机，乘坐飞机时手机要关机，在加油站附近和病房之内不使用手机等。
要文明使用。
这一要求是指秘书人员在使用手机时要有尊重人、爱护人、关心人、体谅人的意识。
在公众场合，秘书人员要养成手机改成振动或者静音、甚至关机的习惯。
不要让手机在大庭广众之中频频响起，更不要在人多之处接听电话。
另外，手机有一些特殊的附带功能，比如发短信、拍照等。
在使用这些功能时就要注意，给别人拍照要先征得对方同意。
发手机短信应该发有效、有益的信息。
要规范使用。
首先，使用手机通话，跟使用座机是一样的，礼貌用语要有，电话该谁挂就是谁挂，该道别就要道别。
这些要按照一般座机的使用规则去遵守。
其次，手机也同样不宜相互借用，手机里储存的电话号码、短信以及通话记录等，从某种意义上讲都是个人隐私。
秘书工作者拨打电话时须注意的问题择时通话。
通话时机的选择看似平常，实际上很重要。
有的人只以自己的情况为判断标准，选择自己方便的时候拨打电话，这实际上是对通话对象不够重视、尊重的表现。
设身处地地考虑对方的情况，是选择通话时机的基本原则。
拨打电话要选择通话效率高的时间，换句话来讲，就是人家不会厌烦的时间。
比如休息时间尽量不要给他人打电话，除非万不得已。
严格地讲，晚上10点之后，早上7点之前，没有什么特别的急事不要打电话。
万一有急事打电话，要先说一句“抱歉，事关紧急，打搅你了!”否则的话对方很可能会厌烦。
秘书的电话礼仪
秘书的电话礼仪秘书的电话礼仪秘书的电话礼仪11、前台接起电话时要保持良好坐姿，声音不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。
接电话中，要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。
在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。
接起电话首先要说“您好，×××(公司名称，假如公司名称较长，应用简称)”，忌以“喂”开头。
假如因故迟接，要始终电者说“对不起，让您久等了”。
对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上转接过去。
2、假如要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的。
假如是如广告、变相广告之类的电话，应当用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。
前台接待代表着公司的形象，接听电话时应当热情，通过电话，给来电者留下这样一个印象，公司是一个礼貌、温和、热情和高效的公司。
接电话应当留意以下礼仪。
3、适时接起电话。
一般以铃响二次后，接起电话。
假如电话一响起就马上接听电话，会让对方觉得仓促，但让铃响太久才接会让对方久等而显得不礼貌。
4、左手持听筒、右手拿笔大多数人习惯用右手拿起电话听筒，但是，在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。
在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面，这样，电话很简洁夹不住而掉下来发出刺耳的声音，从而给客户带来不适。
为了消除这种不良现象，应提倡用左手拿听筒，右手写字或操纵电脑，这样就可以轻松自如的到达与客户沟通的目的。
5、留意声音和表情。
通话必需清晰，正对着话筒，发音精确。
通电话时，接线员不能大吼也不能喃喃细语，而应当用正常的声音——并尽量用热情和友好的语气。
通话者还应当调整好表情，保持微笑。
使用礼貌用语如“感谢您”，“请问有什么可以关心的吗?”“不用谢。
”6、保持正确姿态。
接听电话过程中应当始终保持正确的姿态。
一般状况下，当人的身体略微下沉，丹田受到压迫时简洁导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔，这样简洁口干舌燥，假如运用丹田的声音，不但可以使声音具有磁性，而且不会损害喉咙。
秘书需具备的电话接听礼仪
秘书需具备的电话接听礼仪在日常工作中，秘书掌握一些接听电话的礼仪，会让对方在你亲切的话语中心平气和地谈事情，让客人对公司产生良好的印象，会有很大的帮助。
信息技术的发展和工作节奏的加快，电话在机关工作中的作用越来越显得重要。
正确使用电话是一门基本功，也是一门艺术。
使用的好，能增加工作效率，提高工作质量，使用不好，既会误事漏事，又会影响上下、内外的团结和协。
根据考试频道小编了解，使用电话应注意以下几点：(1)及时接听。
一般情况下应该保证在电话铃响三声之内接听电话，但要避免在电话刚刚响起时就接电话，否则说不定会让对方吓一跳。
当电话响第二声以后接电话是最合适的时间。
如果因为其他原因在电话铃响三声之后才接起电话，首先要说声：“对不起，让您久等了!”(2)应对谦和。
拿起话筒后，首先要问好，然后自报家门。
严禁以“喂”字开头，因为“喂”表示希望先知道对方是谁，等着对方告诉你。
而且，如果“喂”时语气不好，极容易让人反感。
所以，接电话时的问候应该是热情而亲切的“您好!”如果对方首先问好，要立即问候对方，不要一声不吭，故弄玄虚。
至于自报家门，则是为了告诉对方，这里是哪个单位或是哪个部门或是具体哪一位。
在通话过程中，对打电话的人要谦恭友好，尤其是在打来业务电话咨询或有求于己的时候，更要表现得不卑不亢、热情亲切。
通话终止的时候，不要忘记向发话人说声“再见”。
如通话因故暂时中断，要等候对方再拨进来。
对于重要的客人或上级，要主动拨回去。
不要扬长而去，也不要为此而责怪对方。
接到误拨进来的电话，需要耐心、简短地向对方说明。
如有可能，还要给对方提供必要的帮助，或者为其代转电话，不要生气动怒，甚至出口伤人。
(3)主次分明。
接听电话的时候，要暂时放下手头的工作，不要和其他人交谈或做其他事情。
如果你正在和别人谈话，应示意自己要接电话，一会再说，并在接完电话后向对方道歉。
同时也不要让打电话的人感到“电话打的不是时候”。
如果目前的工作非常重要，可在接电话后向来电者说明原因，表示歉意，并再约一个具体时间，到时再主动打过去，在通话的开始再次向对方致歉。
秘书拨打电话注意事项
秘书拨打电话注意事项秘书作为一份比较特殊的职业，是一个颇有要求的工种。
其中，拨打电话是秘书工作中必不可少的一项，也是秘书最具有代表性的职责之一。
不过在日常工作中，秘书在电话拨打上还需注意一些细节，以避免出现一些不必要的麻烦。
首先，秘书在拨打电话时一定要注意自己的态度。
我们都知道，一个人的态度会直接影响到他与他人交往的效果，也会影响到他在工作中的表现。
而秘书作为公司的代表之一，必须要给客户、供应商、同事等人留下一个良好的印象，因此，秘书在拨打电话时不能够态度冷漠、懒散或者轻率，而应该积极、热情、真诚地对待每一个电话。
其次，秘书在电话中应该注意自己的语言表达。
一个人的语言表达能力也表示着他在工作中的素质，甚至直接影响到公司在客户心中的形象。
因此，在拨打电话时，秘书应该尽可能的用文明、礼貌、准确的语言来表达自己的意思，让对方感到受到了尊重。
除了上述所说的注意事项，秘书在拨打电话时还需注意以下几点：1. 保持微笑：电话是一种只有声音没有图像的沟通方式，虽然双方都不能够看到对方的表情，但是声音可以表达出一个人是否在微笑。
所以秘书在拨打电话时应该保持微笑，给对方一种亲切的感觉，让对方有良好的体验。
2. 深刻了解客户信息：在开始拨打电话之前，秘书应该对客户的信息进行一些深入了解，如客户的职业、业务范围、个人爱好等，从而在谈话中更容易找到客户的点，增加谈话成功的几率。
3. 留下口碑：秘书在拨打电话时不要忽略了如何留下良好的口碑。
无论这个电话是否成功了，秘书要做到每一次都不断留下客户印象的机会，让客户对公司有一个好的印象，促进公司的业务发展。
最后，总体上来说，秘书拨打电话是公司业务发展的重要环节，而每一次电话的质量将会影响到公司的形象和客户的信誉。
因此，秘书需要在电话中注意自己的态度和语言表达，保持微笑、深刻了解客户信息并且注意留下口碑等注意事项都是秘书在电话拨打时极为重要的。
如果能够做到这些，相信每一次拨打电话都将会取得圆满的结果。
秘书常识：接听与拨打电话原则与要求
秘书常识：接听与拨打电话原则与要求秘书是一份高度负责和重要的工作，其中之一的主要职责是接听和拨打电话。
接听和拨打电话可能看似简单，但实际上，它们是秘书工作中不可忽视的重要环节。
本文将介绍秘书在接听和拨打电话时的原则与要求。
首先，接听电话的原则与要求是秘书工作中的基本要求之一。
当接听电话时，秘书要保持友好、亲切的语气，引导对方进入正题。
这意味着在接听电话时，秘书需要注意以下几点：1. 专业用语：秘书在接听电话时应使用正确的称呼和专业用语，例如“您好，XX公司的秘书办公室，我是XXX，有什么我可以帮助您的吗？”这种专业用语可以让来电者感受到秘书的专业程度，并对秘书的工作产生信任感。
2. 聆听并记录：秘书在接听电话时要注意聆听对方的需求，并准确记录有关信息，例如来电者的姓名、公司、联系方式等。
这些记录将有助于后续的工作处理和跟进。
3. 注意礼节：秘书应在接听电话时保持礼貌和耐心。
对于有些电话，来电者可能会表达不满、焦虑或甚至发泄情绪。
在这种情况下，秘书需要保持冷静、理解并提供适当的建议和帮助。
除了接听电话外，秘书还需要进行电话的拨打。
电话拨打是与对外交流的重要方式之一，因此秘书在进行电话拨打时需要遵守以下原则与要求：1. 了解目的：拨打电话之前，秘书需要明确了解拨打电话的目的和目标。
这包括确定沟通目的、选择适当的时间进行拨打以及准备相关资料和信息。
2. 提前准备：在进行电话拨打之前，秘书需要提前准备好相关文件、资料和笔记，确保自己在通话过程中能够提供准确和有用的信息。
3. 清晰表达：在电话拨打中，秘书需要保持清晰明了的表达，以确保对方能够准确理解所传达的信息。
秘书可以通过适当的节奏、语调和措辞来实现这一目标。
4. 跟进和记录：在进行电话拨打后，秘书需要及时跟进并做好相应的记录。
这有助于确保电话拨打的沟通内容得到进一步的处理和跟进。
此外，无论是接听电话还是拨打电话，秘书在处理通话过程中还需要注意以下几点：1. 保护机密：秘书要牢记机构的保密责任，不得泄露任何机密信息。
办公室秘书的电话礼仪
■要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。
■听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应立即将状况明确告知对方，请对方给予改善。
■如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌地询问：对不起，请问您是哪位?
■接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。
■接听电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时为指定受话人提供便利。
■当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。
■当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的是什么时，请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。
办公室秘书的电话礼仪
OFFICE小姐的对外形象代表了公司的形象。在日常工作中，掌握了接听电话的礼仪，让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情，通话结束后，对方会对您公司有极佳的印象。以下是我为大家整理的关于办公室秘书的电话礼仪，供大家参考!
办公室秘书的电话礼仪
■通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。
■如果电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方解释清楚。
■挂断电话前的礼貌不可忽视，要确定对方言
发自：谁想要留言
日期：最好也包括具体时间
记录者签名：有助于寻找线索，或弄清不明白的地方
内容：简单技巧
如果接到的电话是找你的上级时，不要直接回答在还是不在，要询问清楚对方的姓名和大概意图，然后说帮您找一下。将所了解的情况告诉你的上级，由他判断是否接电话。
助理工作指南——电话礼仪
助理工作指南——电话礼仪（一）原创2017-03-03 秘书文| 谭一平基本要求1. 礼貌规范不管什么样的人打来电话，都要认真对待，即使对方对本公司有意见，说话方式比较粗鲁，也要保持冷静，用尊重的语气应答。
如果对方拨错了电话，应礼貌规范地回答：“这里是××公司，您是否打错了电话？”2. 亲切热情通话时不妨想象对方正站在面前与自己交谈，这样可以避免机械应答，让对方感到亲切。
如果自己的上司是负责研发的，而来电是询价的，不能简单地说一句“打错了”就把对方的电话挂断，而应热情地告诉对方销售部门具体负责人的姓名和电话；如果可能，把电话转接到销售部。
基本礼仪1. 注意口齿清楚，语调柔和。
2. 不要随便岔开话题或打断对方，一定要等对方说完再发表意见，其间要注意适时附和，让对方知道你在倾听。
3. 如果自己要说的内容比较多，应适时停顿一会儿，听听对方有什么反应，给对方插话的机会，不要只顾自己说。
4. 一般情况下，谁主叫谁先挂机；如果对方的地位比自己高，应该等对方挂机后自己才能放下电话。
5. 替上司拨打电话时，如果上司的地位比对方高，应该等对方接听电话之后才把话筒转交给自己的上司；如果对方的地位与自己的上司相当或比自己的上司高，则应在请求对方助理转接之后把话筒转交给自己的上司。
6. 直接说出自己的名字，自称“小姐”或冠以“经理”“主任”等头衔都是不恰当的。
比如，对方打来电话说要找刘小姐，不宜回答：“您好！我就是刘小姐。
”而应直接报上自己的名字：“我就是刘娜。
”注意事项1. 注意打电话时的姿势。
虽然通话时双方相互看不到，但是说话时的姿势会影响说话的效果。
随意的姿势会将一种漫不经心的态度通过说话时的语气和声调传递给对方，以致影响个人甚至公司的形象。
因此打电话时也要像对方就在自己面前时那样，一丝不苟、规规矩矩。
2. 注意打电话时的语速和语音。
要掌握好说话的节奏，必要时应一字一句，适当放慢速度。
有些人打电话时喜欢把臂肘压在电话机上，这样会使自己的发音变浊，给对方留下还没睡醒的不良印象。
最新文秘基本电话礼仪
文秘基本电话礼仪文秘进本工作之一是接听来电，以下是整理，希望对你有帮助。
电话作为现代通讯工具，因其使用方便、信息传递快速及时的优点成为现代社会交往的主要方式之一。
接听电话也是秘书工作的基本内容之一，秘书人员要学会树立自己良好的电话形象。
电话形象是人们在接听电话的整个过程中的语言、声调、内容、态度等给对方留下的整体印象，它能真实的体现个人的基本素质。
秘书人员如果缺乏使用电话的常识和素养，不懂得接听电话地礼仪规范，往往会影响工作任务的完成，甚至会使个人和单位的形象受损。
电话接听礼仪有以下几个方面需要注意：1时间的选择。
打电话的时间，除紧急事件以外，一般不宜在早上七点以前、用餐时间和晚上十点以后。
同时，还应注意各个国家和地区的时差，选择适当的时间进行电话联系。
电话交谈的时间一般要控制在五分钟之内。
如果事情很多，则要首先说出事情的重要性，征询对方是否方便;如果对方此时不便，就应请对方另约时间进行联系。
2使用文明的接听语言。
由于语言是电话交谈的唯一载体，因此在接听电话时要特别注意使用文明的接听语言。
在接听电话是一般要使用“您好，这是某某单位，请讲”、“请稍等”、“对不起，他这会儿不在，请问有什么事需要转达?”。
切忌用“喂，你是谁?”、“找谁?”、“不知道!”、“等一会儿!”等不规范用语。
一般来说，应由打电话的一方提出结束谈话。
如果对方是长辈、上级或女性，则应在听到对方挂完电话后方可挂机。
如果对方找的是总经理，而他又恰巧不在。
作为秘书最好先说：“对不起，总经理现在不在，请问需要我留话给他吗?”而不要先问对方是谁，再告知总经理不在，给对方造成一种人在而不愿接听电话的感觉。
3注意接听的语音语调。
由于打电话时看不见彼此的表情，对方主要是通过语音语调来感受对方的态度。
语音过高、语气过重，会使人感到生硬和冷淡;语音过轻、语调过低，会使人感觉无精打采，没有生气;语调过长又显得懒散拖沓;语调过短则显得过于敷衍且不负责任。
秘书接打电话和处理电话中问题的方法
秘书接打电话和处理电话中问题的方法秘书接打电话和处理电话中问题的方法在不同的公司，秘书一职所做的工作都有所不同。
下面是店铺分享的秘书接打电话和处理电话中问题的方法，欢迎大家阅读！（一）、处理电话留言的一般原则1、简洁：在记录留言时，要抓住要点，排除无用的话语，让受让人一看就明白；2、完整：留言中若提到有关日期、时间、数字等重要信息，要非常仔细地记全，不要遗漏;3、准确：要确保信息记录的正确，包括双方的姓名，对方的单位、电话号码，来电日期、时间，来电的内容等。
一定要在留言上签字，以防收到信息的人有什么疑问。
在记录完留言后应将留言中的数字信息、地址等重要内容与地方作核查，确认准确；4、及时送达留言：记录者应尽早传递留言，如果留言是紧急内容，应将留言表中紧急一项标出，提醒接收者。
当留言出错的时候。
最好坦然向对方承认，取得谅解，并尽快采取补救措施。
（二）、接电话的方法1、“响铃不过三”秘书在电话铃响后，应迅速接听。
铃声响了三次以上才拿起话筒是缺乏效率的表现，势必给来电话者留下不好的第一印象。
如果耽搁了一会儿，拿起电话后，要先向来电者真诚地表示歉意：“对不起，让您久等了。
”2、接电话的问候语先要问候，对外接报出单位名称，对内线报出部门名称。
比如：“你好！天地公司。
”或：“你好，销售部办公室，我是刘海。
”3、如果来电要找的人不在或因开会不能接电话，秘书可有以下三种选择：①如果知道上司何时回来，可以告诉对方到时再打过来。
如：“很抱歉，刘海先生正巧不在，您过一会儿再打来好吗？估计他9点钟左右回来。
”②可请对方留下姓名和电话号码，等上司回来后再同他联系。
如：“请您留下电话号码好吗？这样刘经理可以给您回电话。
”③可询问对方是否愿意与其他人通话，但要告知对方你要转给人员部门，并征求对方同意。
如：“关于合同一事，你想同其他人谈一谈吗？我们的销售部马经理正在办公室，要不要我把你的电话转过去？”4、记录并引用对方的名字秘书应该有意识的训练自己的听辩能力，假如对方是老客户，经常打来电话，你开口就弄清楚他的声音时，秘书可以用合适的称谓问好：“您好，王经理”这将给对方留下受到特别重视的印象。
秘书打电话礼仪
秘书打电话礼仪秘书打电话是工作中常见的一项任务，电话礼仪的重要性不言而喻。
良好的电话礼仪能够给对方留下良好的印象，提高工作效率。
以下是秘书打电话的一些礼仪要点：1. 确定目的：在打电话之前，确保自己已经明确了目的和内容。
这将有助于你在电话中清晰地表达自己的意图。
2. 拨号准备：在拨号之前，你应该事先准备好所要说的话，精确地知道自己要与谁通话。
这样可以避免不必要的拖延和混乱。
3. 自我介绍：当对方接听电话后，首先要礼貌地自我介绍，例如：“您好，我是XXX公司的XXX，我正在为XXX先生打电话。
”4. 询问对方是否方便：礼貌地询问对方是否方便接听电话。
例如：“请问现在是您方便接听电话的时间吗？”5. 提供参考信息：为了让对方了解你的身份和目的，你可以简要地提供一些背景信息。
例如：“我想咨询一些关于XXX项目的事情。
”6. 注意语气和语速：在电话中，语气和语速非常重要。
要确保自己的语气友好和积极，并且说话清晰、不慌不忙。
7. 注意用词：避免使用过于专业或复杂的术语。
应使用简单明了的词语，以确保对方能够理解你的意思。
8. 倾听和回应：在电话中，要保持良好的倾听和回应。
认真倾听对方的发言，并根据需要作出回应。
9. 注意礼貌用语：在电话中，使用礼貌用语是非常重要的。
例如，请、谢谢、对不起等。
这些用语可以展现你的专业素养和对对方的尊重。
10. 提供必要的信息：当对方需要信息时，要及时提供所需的信息。
如果你无法立即提供信息，要向对方保证尽快提供答复，并按时兑现承诺。
11. 结束电话：在电话结束前，要和对方感谢沟通的时间和合作机会，并礼貌地告别。
例如：“再次感谢您的时间，祝您一天愉快。
”12. 记录重要信息：在电话结束后，记得将主要内容和要点记录下来，以备日后参考。
在秘书打电话时，遵循以上礼仪要点能够帮助你建立良好的沟通和合作关系，提高工作效率，并给对方留下积极的印象。
记住，电话礼仪的关键是友好、亲切和专业。
秘书电话礼仪原则
秘书电话礼仪原则电话是商务沟通中常用的工具，作为一名优秀的秘书，掌握良好的电话礼仪是非常重要的。
电话礼仪不仅能给对方留下良好的印象，还能有效地传达信息和解决问题。
本文将介绍秘书电话礼仪的一些原则，以帮助秘书提升电话沟通的效果。
1. 专业语言和态度在电话中使用清晰、准确的语言是秘书电话礼仪的基本要求。
不要使用太过随意、粗俗的语言，更不能使用不当的词汇或口头禅。
秘书应以友好、专业的态度与对方交流，并注意自己的语速和音量。
2. 注意电话接听和挂断礼节电话接听是秘书工作中重要的一环，需要掌握适当的接听礼节。
当接听电话时，应先核对对方身份，称呼对方并介绍自己的姓名和单位，例如：“您好，xx办公室，我是张小姐，请问有什么可以帮助您的？”接听时要注意用语文明、姿态端正，给对方以良好的印象。
当电话结束时，秘书应礼貌地告别对方。
可以简单地说一句“谢谢您的来电，再见。
”或者根据具体情况表示感谢和道别。
挂断电话时要注意声音轻柔，不要过于仓促。
3. 注意电话保密和信息核实作为秘书，处理的电话涉及到各种机密信息。
在电话中，秘书要严守保密原则，不要将机密信息透露给无关人员。
同时，要注意核实对方身份和要求的合理性，不要盲目地提供或确信未经核实的信息。
4. 回复及时和恰当在接听电话的过程中，秘书需要快速、准确地回答问题或提供帮助。
若遇到自己无法解决的问题，应尽快寻找合适的解决方案或向上级汇报，并向对方说明处理进展和时间节点。
5. 耐心倾听和沟通技巧良好的电话沟通不仅仅是对方听到你的声音，更要注重倾听对方的需求和问题。
秘书应认真倾听对方的陈述，不要打断或中断对方。
在回答问题时，要简明扼要，言之有理，并保持礼貌和友好的语气。
6. 礼貌和耐心处理投诉和纠纷在工作中，难免会遇到投诉或纠纷的电话。
面对这种情况，秘书要保持冷静，客观地倾听对方的意见，并承诺尽快调查和解决问题。
不要在电话中发火或争吵，保持良好的耐心和礼貌，以化解纠纷并维护公司形象。
秘书打电话基本礼仪和技巧实用
秘书打电话基本礼仪和技巧实用在现代商务环境中，作为秘书的职业地位越来越受到重视。
作为一名秘书，接打电话是日常工作中不可或缺的一部分。
正确的电话礼仪和掌握一些实用的技巧对于秘书的工作效率和形象管理都至关重要。
本文将介绍秘书打电话的基本礼仪和一些实用技巧，帮助秘书们更好地完成电话工作。
一、电话礼仪1. 专业用语：在接听电话时，秘书应以专业、礼貌的态度与对方进行沟通。
使用标准的问候语如“您好，我是XX公司的秘书XXX，请问您是哪位？”可以建立一个良好的沟通基础。
2. 温和的音调：保持温和、亲切的音调非常重要。
秘书的声音应该既清晰又舒缓，避免嘈杂的背景噪音。
要注意语速，说话不要过快或过慢，以确保对方能够清晰地听到，并理解信息。
3. 具体信息记录：电话期间，秘书应专注于对方的需求，并及时记录重要的信息，如姓名、联系方式、留言等。
这些信息在之后的工作中可能非常有用，所以要确保准确无误。
4. 文明礼貌：无论对方的态度如何，秘书都应始终保持礼貌和专业。
回答问题时要耐心，主动解决问题，并提供有关的帮助和建议。
5. 私人注意事项：在接电话时，如果有其他客户或同事在场，避免透露私人信息。
秘书应尽量提前安排私密电话的时间和场所，以避免他人的困惑或尴尬。
二、电话技巧1. 提前准备：在打电话之前，秘书应事先准备好相关资料，以便能够快速回答对方的问题。
了解对方的背景信息和需求，可根据需要制定相应的应对策略。
2. 收集必要信息：在与对方进行电话交流时，秘书需要有技巧地引导对话，以了解更多必要的信息。
通过询问问题或回答问题，收集信息可以帮助秘书更好地理解对方的需求，提供准确的答案和解决方案。
3. 高效转接：如果对方需要与其他人员或部门联系，秘书需要运用转接电话的技巧。
在转接电话之前先告知对方，并与相关部门的人员做好沟通，确保电话能够顺利转接。
4. 处理投诉：在接听投诉电话时，秘书需要保持冷静和耐心，倾听对方的抱怨，并尽快解决问题。
秘书电话礼仪知识：打电话通话态度模板范文整理
让知识带有温度。
秘书电话礼仪知识：打电话通话态度模板范文整理秘书电话礼仪学问：打电话通话态度有专家指出，应当在企业中进展一种“电话文化”，即要每一位职员都培育一种把每次电话都看作是一项潜在生意的态度，其基本要求就是要做到殷勤备至，并认为这将对提高企业效益产生重大影响。
其实，各级国家行政机关同样也应当培育这种“电话文化”，使各级公务员都能在通话中对通话对象表现出足够的急躁、细致、周到和热忱。
（一）急躁拨打拨打电话时，要沉住气，急躁等待对方接电话。
一般而言，至少应等铃声响过6遍，或是大约半分钟时间，确信对方无人接听后才可以挂断电话。
切勿急不行待，铃响未过3遍，就断定对方无人而挂断电话；也不行响两三下后就挂断重拨，如此循环往复，似与对方“捉迷藏”，让人把握不定；更不行在接通电话后埋怨对方，或在铃响之时心急火燎地念念有词，责备对方。
（二）勤于接听基层公务员应当勤于接听，电话铃一响，就应即刻中止手中的工作，拿起记录的纸笔，准时做好接电预备。
切不行有意让铃声响几遍再慢吞吞、懒洋洋地伸手去接，否则既怠慢对方，同时也阻碍了他人的正常工作。
接电话也不宜过于快速，铃响一遍后就马上接听，会给对方以唐突之感。
接电话的最佳时机，应当是铃响两遍或三遍后，由于此时双方都已做好了通话的预备。
假如确有重要缘由而耽搁了接电话，则务必向对方解释一下，并表示歉意。
第1页/共3页千里之行，始于足下。
须说明的一点是，基层公务员最好能培育自己较强的听辩力量，熟识与自己有着较多联系的同志的声音，一拿起话筒就能立即听出对方的声音并直呼其名，这样会给对方留下很好的印象，有利于进一步沟通与沟通。
（三）解释差错假如发觉自己拨错了电话，应当恳切地向对方致歉，不行一声不吭即挂断电话，更不行怨天尤人，说诸如“倒霉”、“见鬼”一类的话。
假如发觉对方拨错了电话，切勿责怪对方，而应向其解释，告之本单位或本人是谁。
必要而可能时，不妨告知对方所要找的正确号码，或予以其他帮忙。
秘书常识：接听与拨打电话原则与要求
秘书常识：接听与拨打电话原则与要求关键信息项1、电话接听方与拨打方的职责与义务接听方：＿___________________________拨打方：＿___________________________2、电话接听与拨打的时间规范正常工作时间：＿___________________非工作时间处理原则：＿_______________3、电话沟通的语言规范语气：＿_________________________用词：＿_________________________4、电话内容的记录与保密要求记录要点：＿_____________________保密级别与措施：＿_______________11 电话接听原则111 及时接听电话铃响三声之内应接听电话，若未能及时接听，应在接听后先向对方致歉。
112 礼貌用语接听电话时应使用礼貌用语，如“您好”“请问”“谢谢”等。
113 声音清晰保持清晰、适中的音量和语速，确保对方能够清楚听到您的讲话。
114 耐心倾听认真倾听对方的讲话，不要打断，必要时进行简要的回应，以表示您在关注对方的发言。
12 电话拨打原则121 明确目的在拨打电话前，应明确通话的目的和要点，避免在通话过程中出现思路混乱的情况。
122 选择合适时间尽量在对方的工作时间内拨打电话，避免在休息或用餐时间打扰对方。
123 自我介绍拨通电话后，应先进行自我介绍，并说明致电的目的。
13 电话接听要求131 记录重要信息准备好纸笔，随时记录电话中的重要信息，如对方的姓名、联系方式、事项内容、要求和时间等。
132 准确传达若需要转接电话或留言，应确保信息的准确传达，避免出现误解。
133 处理投诉对于客户的投诉电话，应保持耐心和冷静，积极倾听并表示理解，按照相关流程进行处理和反馈。
14 电话拨打要求141 简洁明了在通话过程中，表达应简洁明了，突出重点，避免冗长和啰嗦。
142 尊重对方尊重对方的意见和观点，不要强行推销或争辩，保持良好的沟通氛围。
秘书常识：接听与拨打电话原则与要求
秘书常识：接听与拨打原那么与要求1.表达标准、正确秘书语言表达要表达出良好的职业标准，秘书人员的工作语言应是普通话，要始终保持接听时的职业语调与标准用语，这是秘书的首要根本功。
另外，因为交谈不像口语交谈，可以用除声音之外的体态语来辅助表达，所以用语要标准。
同时，交谈有时因为间隔问题或线路干扰而使声音模糊、失真，这一切都要求在接听之前，必须首先注意表达标准正确。
2.礼貌热情，语气明晰和婉俗话说，言为心声，声音能反映人的真情实感。
秘书交谈，更应该运用富有人情味声音，力求使对方既收到语言，又收到情感信息。
有人将比喻成不速之客，常会不顾对方是否欢送而突然闯入。
对于秘书，心情在某一时刻可能很不好，此时更要求秘书人员在接听时态度要热情，语气要和婉，不可僵硬，不能让对方感觉不舒适。
3.简洁企业用语，不同于人们的日常生活中的用语，沟通的时效性很强，秘书人员必须有很强的时间观念，长话短说，扣紧主题，不说与主题无关的事。
同时，简洁并不意味着一定要少说话，在表达信息的过程中，一定要全面准确，而不是一知半解。
4.保密保密是企业信息保密中的一项重要内容，秘书人员在接听时一定要注意保密，一般不要在普通里谈机密事项，同时也不能将和内容有关的事项告诉无关的人员。
假如对方在中问及有关机密的事，秘书人员可根据情况，或婉言回绝，或请示指导。
5.注意时间这主要是针对打时，要考虑对方此时接是否方便，要注意各地、各国的时差和工作时间的差异。
一般的公务最好避开对方临近下班的时间。
因为这时打，对方往往急于下班，很可能得不到满意的答复。
公务应尽量打到对方单位，如确有必要给对方打时，应避开对方与其家人吃饭、休息时间。
【秘书常识：接听与拨打原那么与要求】。
秘书商务技巧：如何接听电话
;1．电话铃一响需立即接电话，并说明自己的身份。
如果打电话的人是通过自己的私人交换机打来的，则通报自己的姓名和自己的工作部门（如果有必要的话）。
如果在接外部电话，应首先通报公司名称，例如：“某某公司”。
说声“早上好，这儿是某某公司”，能令人愉快。
如果接的是内部电话，必要时要通报自己的姓名和职务。
例如，可以说“某某，负责生产的经理秘书”。
2．避免说“喂！”之类的话，因为这是浪费时间并无助于打电话的人。
3．力图不要让来电话的人等候。
如果需要等候较长时间才能接通，最好是叫打电话的人先挂断，你接通后再给他回电话，以节省他在打电话上所耗费的时间。
如果电话是现付款的公用电话，而打电话的人又可能没有更多的硬币时，这点就尤其重要。
4．手头准备一本记事本和一支铅笔，以便记下有关事项，用左手拿听筒，这样可腾出右手写字。
5．当需要打电话者等候以便询问有关事项或收集一些材料时，应该说：“我去查看一些情况，请稍候一下好吗？”然后等待对方的回答。
再拿起电话时，应该对对方表示道歉；但是如果需要较长时间才能弄清楚情况时，最好给对方打电话过去；如果因其他的原因需要对方等候，可以说：“对不起，您可以稍等一下吗？”看看对方的反映再做处理。
6．当外部电话必须从一个分机转到另一分机时，要把打电话的人姓名和请示转到另一分机；这样他可不必重复他曾说过的话。
7．如果打来的电话中断了，应把电话听筒放回原位，因为打电话的人将会尽快重新建立联系。
8．即使在下午快下班时，应该有意识地总是热情地向人们问好；如果知道打电话的人的姓名，那么，在与他谈话时，要亲切地称呼他为某某先生。
二、接听电话的特殊情况在一般情况下，可按照惯例请上司直接接听电话。
1．转让电话时，要转告清楚：“某某公司某某先生来电话找您。
”2．转让话筒时，要快速简要地将从对方获得的信息转告上司。
这样做可以省去对方重复同一事情的时间。
3．与上司相识的人打来电话时，由总机直接接到上司处为好。
秘书打电话和接听电话要注意的问题有哪些_商务礼仪_
秘书打电话和接听电话要注意的问题有哪些作为秘书，每天打电话和接听电话是常态，学会基本的电话礼仪至关重要，下面就让小编给大家介绍秘书接听电话和拨打电话要注意的问题吧!秘书打电话时要注意的问题1、择时通话。
通话时机的选择看似平常，实际上很重要。
有的人只以自己的情况为判断标准，选择自己方便的时候拨打电话，这实际上是对通话对象不够重视、尊重的表现。
设身处地地考虑对方的情况，是选择通话时机的基本原则。
2、打电话要选择通话效率高的时间，换句话来讲，就是人家不会厌烦的时间。
比如休息时间尽量不要给他人打电话，除非万不得已。
严格地讲，晚上10点之后，早上7点之前，没有什么特别的急事不要打电话。
万一有急事打电话，要先说一句“抱歉，事关紧急，打搅你了!”否则的话对方很可能会厌烦。
再者，就餐时别打电话。
现代人工作繁忙，通常中午只有一个小时的吃饭时间，如遇电话，岂不影响食欲?另外，倘若不是重大事情，节假日不要打电话。
在现代社会里，尽量不打扰他人的节假日休息应该成为常识。
如果是拨打国际长途电话，尤其是像美国等距离较远的国家，还要考虑到时差的问题。
当然，秘书在工作中遇到紧急情况，可随时与有关部门和人员电话联络，虽然也要注意把握分寸。
3、打电话除了要注意时间的选择，还要注意空间的选择。
一般来讲，私人电话是在家里打的，公务电话是在办公室打的。
在工作场合，拨打私人电话应该尽量用自己的手机。
此外，除非工作之需，一般是不应在公众场所拨打电话的，秘书人员更应注意这一问题，切不可不管有无必要，总是旁若无人地大声吆喝，令他人厌烦。
4、短通话。
电话打多长好呢?在日常生活中拨打电话，有多少事就说多长时间，说清楚为止。
但是，在秘书工作中，通话时间是宜短不宜长，要遵守电话礼仪中的“3分钟原则”，即每次通话的时间应该有效地控制在3分钟之内。
当然，这里的“3分钟”并非是绝对的只能通话3分钟，而是指要长话短说，废话少说，没话不说。
拨打电话不是为了排遣寂寞，不可拿着话筒捉迷藏，一定要有时间观念。
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秘书打电话和接听电话要注意的问题有哪
些
作为秘书，每天打电话和接听电话是常态，学会基本的电话礼仪至关重要，下面就让给大家介绍秘书接听电话和拨打电话要注意的问题吧!
秘书打电话时要注意的问题
1、择时通话。
通话时机的选择看似平常，实际上很重要。
有的人只以自己的情况为判断标准，选择自己方便的时候拨打电话，这实际上是对通话对象不够重视、尊重的表现。
设身处地地考虑对方的情况，是选择通话时机的基本原则。
2、打电话要选择通话效率高的时间，换句话来讲，就是人家不会厌烦的时间。
比如休息时间尽量不要给他人打电话，除非万不得已。
严格地讲，晚上10点之后，早上7点之前，没有什么特别的急事不要打电话。
万一有急事打电话，要先说一句“抱歉，事关紧急，打搅你了!”否则的话对方很可能会厌烦。
再者，就餐时别打电话。
现代人工作繁忙，通常中午只有一个小时的吃饭时间，如遇电话，岂不影响食欲?另外，倘若不是重大事情，节假日不要打电话。
在现代社会里，尽量不打扰他人的节假日休息应该成为常识。
如果是拨打国际长途电话，尤其是像美国等距离较远的国家，还要考虑到时差的问题。
当然，秘书在工作中遇到紧急情况，可随时与有关部门和人员电话联
络，虽然也要注意把握分寸。
3、打电话除了要注意时间的选择，还要注意空间的选择。
一般来讲，私人电话是在家里打的，公务电话是在办公室打的。
在工作场合，拨打私人电话应该尽量用自己的手机。
此外，除非工作之需，一般是不应在公众场所拨打电话的，秘书人员更应注意这一问题，切不可不管有无必要，总是旁若无人地大声吆喝，令他人厌烦。
4、短通话。
电话打多长好呢?在日常生活中拨打电话，有多少事就说多长时间，说清楚为止。
但是，在秘书工作中，通话时间是宜短不宜长，要遵守电话礼仪中的“3分钟原则”，即每次通话的时间应该有效地控制在3分钟之内。
当然，这里的“3分钟”并非是绝对的只能通话3分钟，而是指要长话短说，废话少说，没话不说。
拨打电话不是为了排遣寂寞，不可拿着话筒捉迷藏，一定要有时间观念。
5、话内容精练有序。
秘书人员正确把握通话内容的一个有效方法就是要养成重要电话列提纲的习惯。
首先，要知道通话对方有几个电话号码，第一个打不通就拨第二个。
接通后要先做自我介绍。
其次，要列出通话的事项，先讲重要的事情，后讲次要的事情。
6、礼貌挂机。
结束通话后要礼貌地挂机。
首先，要了解怎样暗示对方终止通话。
其标准化的做法就是重复要点，比如：“陈部长，那我们这次就说好了，请您下个星期一参加我们单位的专家论证会。
如果没有记错的话，我应该让司机于下周一早晨8点到您家楼下，接您过来。
”这就是重复要点的方法，以免对方记错了，或者忘记了，同时也说明秘书人员训练有素，不说废话。
其次，要熟知挂机的顺序。
不少秘书人员以为通话完毕应该由对方先挂断电话，这虽然是出于礼貌，但实际上却行不通。
从礼仪角度来说，通话完毕应该由地位高者先挂断电话。
对秘书人员来说，应该由上级先挂，客人先挂。
如遇特殊情况，即通话双方地位一样，都是秘书，性别相同，年龄相仿，此时一般就是谁先拨打谁先挂断。
秘书接听电话时要注意的问题
1、响不过3声。
拨打电话要注意“通话3分钟”原则，而接听电话则要遵循“铃响不过3声”原则，及时接听电话，尤其是有约在先的电话。
约好通话而不接是严重的失礼行为。
当然，训练有素的秘书人员应该在电话铃声响两三声后再接，如果铃声刚一响就接，很可能电话会掉线。
倘若电话铃声响到6声以上才接，接电话的人应该首先向对方致歉：“抱歉!让您久等了。
”
2、安排合理而有序的表达。
作为秘书人员，要尽量亲自接听电话，尤其是有约在先的电话，不要随便让别人代接电话。
而且，对于秘书人员，更多的是要代领导接听电话。
如果领导不在的话，秘书人员应该首先告诉对方领导不在，然后才能问对方的身份，来电为何事，是否需要转达等。
千万不可先盘问对方，再说领导不在，以免对方误以为领导有意回避。
接听电话也要首先“自报家门”，自我介绍身份，其好处就是万一对方拨错了，不至于一错再错。
3、确处理打错的电话。
当我们接听到对方拨错的电话，首先仍然要向对方问好，说明电话拨错了。
然后要将本单位的电话号码重复一下，让对方验证。
4、日常工作中，电话中断是经常遇到的情况，尤其是手机，说着说着就断了，可能是没电了，也可能是掉线了。
遇到这种情况，秘书人员有责任告诉对方，自己所在的位置可能网络没有覆盖，并请对方指定一个时间，我们拨打过去。
万一没有一点先兆，电话“啪”地就断了，要马上把电话打回去，打回去的时候第一句话就要道歉，并告知对方电话掉线了，或者说电池用完了。
把电话首先打回去，这是对他人的尊重。
如欲同对方另约其他时间通话，应该说好自己将按时主动拨打对方的电话。