工伤保险档案的特点及管理建议分析

工伤保险档案的特点及管理建议分析
摘要：所谓工伤保险业务档案,指在开展保险业务工作时,相关人员将价值性高的文字材料、图表以及声像等资料记录下来,然后管理这些档案,以此保护客户的隐私,保障服务质量。

而信息化管理主要借助现代化的计算机技术,将业务档案转换
为信息化和数字化,然后将整理后的资料上传到网络上加以储存,从中能够看出,信息化管理是一种合理且高效的管理形式。

工伤保险业务档案信息化管理工作相对复杂,包含的内容比较多,其中主要表现在数据库建设、资料整理以及网络技术改
进等方面,对于相关人员的计算机水平提出了很高的要求。

关键词：工伤保险档案；特点；管理建议
随着社会的快速发展和变化，保险已成为人们日常生活中的重要保障措施。

工伤是每个员工都会面临的问题。

为了保障人民群众的生命财产安全，人们习惯于购买一些涉及人民群众切身利益的工伤保险。

随着工伤保险事业的快速发展，工伤保险参保人数逐年增加，档案管理工作显得尤为重要。

但是，受人们思想的影响，很多工伤保险管理者不重视档案管理，稍有疏忽就容易给投保人造成一定的损失，因此，如何做好工伤保险档案管理工作成为现阶段比较严重的问题。

1工伤保险档案的特征
1.1链条长、环节多
工伤保险档案包括工伤职工的参保、缴费、工伤事故经过、案件认定、劳动能力鉴定以及享受工伤保险待遇等环节,充分体现了工伤保险档案链条长、环节多,以及环环相扣的特点。

1.2项目多、信息量大
链条长且环节多,决定了工伤保险档案具有记录项目多的特点,同时每个环节
并非只有一个数据记载,而是由系列数据以及资料组成。

1.3管理信息化要求较高
随着计算机技术和网络技术的广泛应用,工伤保险档案管理工作中信息化的程度也不断提升,信息化建设速度不断加快,档案管理工作更加高效化、科学化和规
范化。

1.4安全系数要求高
工伤保险业务处理中,内容繁杂,信息量大,与工伤职工、用人单位切身利益息息相关,不仅有纸质档案,还存在电子版档案,这些档案具有唯一性和不可替代性及较强的隐私性,所以在对工伤保险档案进行管理需要较强的安全性要求,需要妥善
保管,严禁档案信息外漏及被篡改等情况发生。

2工伤保险中档案管理存在的问题
一、档案管理工作人员业务素质不强。

档案管理离不开工作人员的操作,现阶段我国工伤保险档案管理者并没有较强的业务能力,且工作素质不强,而工伤保险
档案管理中又存在很多专业性较强的话题,这是档案管理者没有较高的兴趣去了解相关知识。

另外受自身思维影响,他们自身对档案的重要性并没有较强的认知,在
档案管理中极容易出现马虎现象,又不是及时地进行纠正,这严重地影响了工伤保
险档案管理工作的高效开展。

二、档案形式不够统一、完善。

随着科技的发展,工伤保险档案已经逐渐摆脱了书本限制,逐渐向电子信息发展,这更有利于档案的管
理和保存。

但是很多工伤保险单位对档案信息并没有较为严格的规定,造成纸质档案与电子档案并存,或只有纸质档案没有电子档案等现象,这为信息的高效利用带
来了较大的困难,而且也影响着档案管理,严重时会造成信息丢失等现象,影响着保
险事业的发展。

三、档案管理机制不够成熟。

工伤保险档案管理的工作人员流动
性较大,而且档案管理机制不够成熟,很多流程不够完善,当人员出现变动后,不能及时、准确的完成档案整理,这为工伤保险事业造成了一定的不良影响。

3如何加强工伤保险中的档案管理
3.1保证传递信息过程的真实性和完整性
随着工伤保险档案信息化的施行,档案逐渐通过网络传递方式开展工作,电子
符号替换了以往的数据资料,磁介质取代了纸介质,导致在业务数据流动期间,签章
等传统方式被替换,无法有效保障档案信息的准确性和完整性。

因此,档案管理部
门必须加大数据输入管理力度,严格控制各项数据,从根本上把好数据录入关,保障
各项应当归档的资料,提升数据的准确度,为开展工伤保险档案归档工作奠定基础。

3.2提高原始资料档案的准确性
在档案信息化中,原始资料档案和档案信息化发生了一定的改变。

当前,为了
提升档案数据的准确性,使其符合档案保管需求,在输入原始档案信息时,档案管理
部门应引进图像文档管理技术,通过扫描生成文件,将原始档案传输到计算机内,形
为原始档案。

同时,由于储存设备和介质自身具备访问便利、性能良好以及寿命长
等一系列特征,可为后期信息查询提供相应的依据,因此,要重视选择储存设备和介质。

此外,档案管理人员应定期检查档案原始资料,并采取新型档案管理方式装订
原始档案。

3.3建立有效的档案管理制度
工伤保险档案管理制度的建立直接影响着档案管理工作的高效与否,制度是约
束人们档案管理工作的重要手段,是提升其服务意识的重要措施,没有良好的档案
管理制度,工作人员就没有明确的档案管理参照,这极容易使档案管理工作出现失误,进而造成工作负担。

工伤保险的档案有着较强的变动性,不只是人数变化较大,
投保信息变化也比较大。

所以要想实现高质量的档案管理,必须要建立有效的档案
管理制度,帮助档案管理人员明确自身的工作职责及工作方向,进而使档案管理变
得更加科学、高效。

3.4健全档案形式
要想促进工伤保险档案管理的效率,提升档案管理质量,人们必须要健全档案
形式。

在近些年的发展过程中,我国大力提倡节约各种能源的使用,降低不必要的
损耗,对于工伤保险档案管理来说,传统的纸质档案已经无法满足国家倡导及信息
使用需求,所以优化档案形式,使其形成电子信息档案已经成为了大势所趋。

电子
档案信息的建设可以节约档案存储空间,增强档案信息的保存寿命,加强信息的利
用效率,在极大程度上节约了人力、物力,而且也更加有利于档案的保管,对工伤保
险事业发展来说有着极大的促进作用。

3.5分类有序整理,保证档案的完整性
工伤保险档案链条很长,会形成不同的案卷。

比如征缴档案、工伤认定档案、
劳动能力鉴定档案等。

提升档案管理工作必须分门别类,有序整理和管理。

可根据
工作流程进行归类管理,比如经办机构在工伤保险的记录管理中,可以按照部门、
时间等要素进行分类;整理必须按序操作,不能杂乱无章,要做到编号使用科学、规范。

同时,要保证档案的完整性。

档案没有备份且不可再生,万一折损或缺失就无
法补救,因此,必须按序整理工伤保险档案,并要保证完整性和安全性。

3.6加大电子档案工作力度
档案管理应跟上社会信息化发展的步伐,加快推进电子档案建设工作进度,电
子档案不仅不会影响纸质档案的安全和使用,还能延长档案的保存和使用期限,给档案管理、工伤经办工作带来更多便利。

比如拨付工伤保险待遇时,可以通过电子档案直接调用工伤职工的参保缴费信息、工伤认定及劳动能力鉴定等相关信息,极大地提高了工作效率和工作质量。

电子档案在信息量和信息传输速度等多方面具有明显的优势,是纸质档案无法企及的。

各级社会保险部门应建立考核制度,持续加大资金投入力度,尽快推进档案电子化的工作进度。

结论
综上所述,工伤保险的档案管理是非常重要的一项工作,随着社会的进步与发展,档案管理已经引起了人们的高度重视。

为了加强工伤保险事业的快速发展,人们必须要重视档案管理工作的开展,努力完善档案管理制度、加强自身管理意识培养、优化档案形式,争取为工伤保险事业发展提供充足的动力。

参考文献：
[1]董惠.工伤保险业务档案管理的信息化推进研究[J].人力资源管理,2018(1).
[2]崔艳平.浅谈新形势下社保业务档案工作规范化建设[J].山东档案,2017(3).。