机械加工企业委托加工业务的内部控制

机械加工企业委托加工业务的内部控制
中图分类号：f276 文献标识：a 文章编号：1009-4202（2013）09-000-02
摘要机械加工企业由于生产的专业化分工，经常发生委托加工业务，若管理不善，不但不能发挥外包的优势，反而增加了生产成本，延误了交货期，质量出现失控。

为了做好委托加工管理，本文从内部控制的角度分析了常见问题，提出了制定委托加工业务的实施方案，完善业务审核和审批程序，如何选择受托方，事前成本控制，招标、签约等措施建议。

同时对委托加工业务实施过程的管理提出了具体办法。

关键词委托加工服务外包内部控制
机械加工业作为机械制造行业的重要部分，经建国后60余年的发展，已具有相当的规模，积累了大量的技术和经验。

但是随着世界经济一体化的发展，机械加工业面临着激烈的竞争。

原材料和劳动力成本逐渐增加，人民币升值风险加剧，自主知识产权产品较少，处于全球产业链中下游和低端位置的局面难以在短期内发生根本
改观。

所以，强化内部控制，加强生产管理，降低制造成本，成为机械加工企业的重要选择。

本文通过对某电力高压开关制造企业的长期调研和分析，对机械加工企业委托加工业务的内部控制提出一些建议。

一、委托加工业务存在的问题
1、委托加工的概念。

委托加工也叫外协生产。

委托加工业务是指企业利用专业化分工优势，将生产经营中的部分业务委托给其他专业服务机构或其他企业完成的经营行为。

在委托加工业务中，委托方提供原料或主要材料，受托方只代垫部分辅助材料，按照委托方的要求加工货物并收取加工费。

机械加工企业因工艺复杂，企业自身的设备、场地有限，或者工序生产能力有限，在社会化分工情况下，将其中的某些非核心工序委托其他企业完成，支付相应的加工费，以达到如期完成部件的生产，节约制造成本的目的。

2、委托加工业务存在的问题。

（1）未制定委托加工实施方案，缺乏委托加工管理制度。

由于未对委托加工业务进行全面的分析，编制实施方案，也没有管理制度，导致某些不适合外包的业务委托甚至层层转包给了竞争企业，在执行委托加工业务时随机性很强，技术方案考虑不周，加工费结算混乱，运输费用全部由委托方承担，等等问题。

（2）委托加工业务审批制度不健全，审批权限不明确，多头审批，甚至随意审批，业务决策不严密，未做成本效益分析，导致委托加工业务的成本高于本企业自主加工或直接外购的成本。

（3）对于受托方的选择不严格、不细致，选择标准不明确，导致一些缺乏专业资质和技术力量的企业入围，委托加工成本过高，质量和交货期难以保证，从业人员接受商业贿赂，发生舞弊行为。

（4）未签订委托加工合同，或者合同粗疏，条款不全，违约责
任界定不清，合同价格过高，导致企业发生纠纷或遭受损失。

（5）组织实施委托加工业务时未按照管理制度、工作流程、工期和质量的要求履行，双方沟通协调不够，落实不到位，遇到的问题未及时发现和解决，没有应急机制。

验收过程流于形式。

加工费结算审核不严、支付方式不恰当、金额计算不准确，财务报告披露不全面。

二、委托加工业务内部控制的建议和对策
1、制定委托加工业务的实施方案，完善业务审核和审批程序。

（1）根据企业的年度生产经营计划，综合考虑本企业的资源和需求，编制业务实施方案，合理确定委托加工的业务范围，避免将核心业务外包。

例如，铝材焊接技术为本企业技术诀窍，绝不能为突击产量而委托给其他企业，避免技术泄密和质量失控。

实施方案应包括委托的范围、方式、条件、程序以及实施控制等内容，方案应具有完整性。

企业根据年度生产预算，每年对方案进行评估和复核，选择和淘汰受托厂商，评估委托加工业务的成本效益和风险、合同期限、技术人员培训计划等方面，确保方案持续适用。

评估时应对比分析外包与自营的风险和收益，确保经济性。

财务负责人应参与重要业务的决策。

（2）企业应建立和完善委托加工业务管理制度，靠制度管人管事。

该制度应包括：委托加工的业务范围、受托厂商的选择办法、加工费的确定方法、结算流程、工件出入库流程、质量检验、交货期管理、运输管理、合同批复流程、质量索赔程序、业务档案管理、
奖惩条款等内容。

（3）建立和完善业务审核批准制度，明确授权审批的方式、权限、程序、责任和控制措施，实现分层次审批，禁止越权审批。

重大业务委托加工方案应当提交董事会或类似权力机构审批，例如，涉及与本企业主业相竞争的业务、金额超过本企业年加工成本50%以上的业务等等。

一般外协加工业务，按照重要程度、金额大小、车间分工、工序生产能力等因素由各级管理人员分别授权审批。

2、编制受托方筛选方案，报管理层审批。

每年年初由生产部门、质量部门、技术部门、财务部门等组成受托厂商评审小组，对符合条件的厂商进行调查、考核、评价，编制评分表。

考察后确定合格厂商名单，建立厂商档案，该名单应报管理层审批，报相关部门备存。

除了满足承包条件外，还需考察候选厂商从事受托加工业务的成功案例、业界口碑、生产经验。

3、拟定详细的承包条件。

（1）受托方的基本条件：是否依法成立、合法经营，是否具有相应的经营范围、固定的办公场所、适当的生产场地、精良的生产设备，避免皮包公司或作坊式小企业入围。

应调查受托方的专业资质、技术实力、从业人员的专业技能、管理状况、质量体系等情况。

（2）质量保障条件：受托企业的设备、工艺、技术、质量管理、检验标准等因素，能否满足委托企业的要求，能否达到技术指标，符合质量要求。

（3）生产能力条件：考察受托企业的生产场地、工人人数、设
备产能等，能否满足委托企业的生产批量要求，能否达到产量要求。

（4）成本控制条件：受托企业的报价就是委托企业的成本，选择质优价廉的企业能大大降低委托企业的产品成本，节约加工费用。

（5）服务能力条件：考察受托企业能否送货上门、能否来厂提料，不合格品能否保修或重做，废品能否按价赔偿，能否协助检验，等等。

4、根据工艺定额测算，为加工业务定价，做好事前成本控制。

通过厂商报价，询价，比价，建立加工费数据库。

根据工艺定额核定加工费定额，通过与厂商谈判，修订加工费信息数据库，形成价格一览表，报管理层审批。

综合考虑委托加工业务的人工成本、辅材成本、运输成本、生产批量等因素，经过测算分析，合理确定委托价格，严格控制业务成本。

5、组织招标，引入竞争机制。

对于常用大宗委托业务，根据市场行情举行招标，引入竞争机制，确定加工价格和受托厂商。

一经通过招标确定价格，只能在定标价基础上结合市场行情下调，不能上浮。

即有效避免了人为定价，谋取不当得利。

6、选定受托企业，签订委托合同。

在合格厂商名单里选定受托企业，或通过招标选定中标企业，签订委托加工合同。

合同的内容和条款应能够避免和降低委托加工风险，明确双方的权利义务，保证服务和质量标准，规定结算标准和
违约责任。

每一笔加工业务应在价格、交货期、批量等方面达成最优条件，其价格只能低于加工费信息库的指标。

合同须经过各相关部门的会签，经过授权管理者的审批。

为了保证合同顺利执行，应编制《外协制品制作进度表》，以确保各批次的交货期。

受托方有义务告知委托方加工业务的进度和现状，并对存在的问题进行有效沟通。

7、双方技术保密和商业保密。

在保密事项方面，应具体约定对于涉及本企业机密的业务和事项，受托方有责任履行保密义务。

机械加工企业应非常重视工艺图纸的交接管理手续，及时收回已完成的图纸。

委托方要切实加强委托业务过程中形成的商业信息资料的管理，避免泄露自身秘密。

三、加强委托加工业务实施的过程管理
1、控制合同履行过程。

履行合同时，根据合同条款，落实双方应准备的设备、人员、场地、资金等资源，明确工作流程、模式、职能架构和项目实施计划，准备充分，落实到位，避免停工待料或者突击作业。

要制定加工业务全过程的管控措施，形成畅通的资产、资料、人员、安全、保密等对接机制，确保履约时有章可循，必要时安排培训，以充分了解工作流程和质量要求。

2、对接、协调技术问题，解决及时交货遇到的问题。

委托方应与受托方建立并保持畅通的沟通协调机制，以便及时发现并有效解决业务执行过程中存在的问题，尤其是技术问题。

定期
梳理工作流程，提出每一个环节上的职责分工、运营模式、管理机制、质量水平等方面的具体要求，建立对应的即时监控机制，通过生产调度例会等形式，及时检查、收集、反馈业务实施过程中的相关信息。

与生产计划管理部门一起，解决及时交货遇到的问题，确保生产连续、稳定。

委托加工负责人根据任务单和外协作业期限，编制《委托加工控制表》、《外制零配件交运动态表》和《外协件预期支付费用明细表》等表格，管理委托加工的作业进度，控制委托加工品的交货期和欠款额度，安排运输、装卸业务，以保证交期。

3、做好财务核算，准确结算加工费用。

委托加工产品应严格履行出入库手续，清点数量，称量重量，建立部件和材料的收发存统计表，由财务会计审核单据和统计数据。

为了正确核算产品成本，每一笔加工费应明确生产项目、生产计划编号、产品名称、图号、数量等信息。

委托加工负责人应及时与受托方核对数量、金额，及时索取发票，按照合同条款填写付款申请单。

付款申请单应附委托任务单、出入库单、检验报告，经生产部门、财务部门、业务主管领导审核后，办理支付。

付款方式一般为货到票到后分期付款。

委托加工负责人应每月与财务会计、受托厂商、库房核对账目，建立交接记录和对账记录。

财务部门应加强核算与监督，按照企业会计准则，结合委托业务特点和企业管理机制，建立完善委托加工业务成本的会计核算方法，及时进行有关会计处理，并在财务报告中进行披露。

4、对受托方持续评估，处理违约行为。

由于机械加工企业连续生产的特点，受托方在合同期内因经营环境变化等原因不能保持履约能力，会导致委托业务失败和委托企业经营中断；或者受托方出现违约行为，会导致委托方难以发挥委托优势，甚至连环违约；或者对受托方管控不力，会导致商业泄密，为避免这些风险需要对受托方持续评估，及时处理违约业务。

委托方在合同执行过程中，应密切关注受托方的履约能力，采取动态管理的方式，对受托方开展日常绩效评价和定期考核，持续评估其财务状况、生产能力、技术创新能力、人员稳定性等综合能力是否满足委托项目的要求，其投入是否能够支持服务达到预期目标。

建立即时监控机制和应急机制，制定临时替代方案，避免委托失败造成本企业的生产中断。

若有确凿证据表明受托方存在重大违约迹象或行为，并很有可能导致合同无法履行的，应当及时终止合同，并指定有关部门按照法律程序向受托方索赔。

5、严格检查验收，处理异常部件。

每一批次加工业务完成后，应组织相关部门和人员进行验收。

验收方式可以采用完成后一次性验收，也可以分阶段验收。

验收标准双方应十分明确，验收程序应规范，不得使验收流于形式，若未能及时发现交付工件质量低劣等问题，将导致企业遭受损失。

完工的返厂部件应使用专业的检测设备，进行专业的检测或测试，由检验员签字确认。

毛坯件应结合图纸重点验收尺寸、重量、规格、材质、外观等，涂装件应重点验收涂层厚度、均匀度、平整度、光洁度、
色差等。

验收完成后出具验收证明，办理入库手续。

验收过程中发现异常情况的，应当立即报告，查明原因，采取补救措施，并填写《索赔记录单》，依法索赔。

属于受托方的责任，可修复部件由其返修，不可修复部件由其按照材质赔偿或重做。

对于半成品的索赔，应按照本企业核算的成本进行赔偿，必要时追索违约金。

参考资料：
[1]财政部等.内部控制应用指引第13号——业务外包.2010年4月26日.
[2]梁丽香.关于业务外包的企业内部控制思考.管理学家.2011年第9期.
[3]何晶.关于业务外包企业内部控制的一些浅谈.中国外
资.2011年第23期.。