【职务说明书】房地产开发公司董事长秘书职务说明书(WORD4页)

负责董事会文件和相关资料的保管和存档
负责董事会文件、资料的借阅、复印事务
文件借阅、复印登记表
职
责
五
职责表述：负责准备董事会与经理班子会议，负责会议的记录
工作
任务
拟定会议工作日程，通知与会人员知晓会议相关的各种事项和安排
会议工作日程，会议通知
组织落实会议场所和相关设施
会议准备清单
组织准备会议相关的文件资料
工作
任务
负责董事会对外信息的发布、宣传
代表董事会进行对外沟通渠道的日常维护，负责日常的联络、协调、公关与接待工作
代表董事长参加授权范围内的各种对外接洽，协助董事长出席各种社会活动
职责
八
职责表述：完成董事长交办的其他任务
外部协调关系
政府机构、新闻媒体、行业机构、外部各种业务单位等
职位权限
业务权
对董事会文件、资料的保管权
工作日程安排表
督促落实董事会各种决议或董事长安排的各种事务
工作日志
收集各种事务工作反馈信息，检查落实情况，并及时向董事长汇报
信息呈报记录
职
责
二
职责表述：协助董事长拟定各种决策
工作
任务
收集公司内部各种经营信息和数据，掌握公司经营情况
报表接收登记表
撰写董事长决策相关的各种分析报告
根据需要，对董事长面临的决策问题提供建议
对董事会决策的建议权
对董事会决议的督办权
公司业务信息的知情权
向各部门索取必要资料的索取权
任职资格
教育水平
大学本科或以上学历
专业
管理、行政文秘等相关专业
培训经历
企业管理、房地产开发、行政文秘培训
经验
3年以上工作经验，1年以上管理经验
个人素质
具有较强的人际交往能力、沟通能力、分析判断能力、写作能力，具有工作热情、工作主动性和职业道德水平
知识与技能
具有房地产开发行业知识，掌握相应的企业管理、行政文秘和法律知识，会使用电脑办公软件，具备基本的网络知识
其它
使用工具/设备
电话、传真机、计算机、打印机、Internet/Intranet网络
工作环境
办公室
工作时间特征
正常工作时间，偶尔加班
备注
负责董事会的会议记录，整理会议文件
会议签到表、会议记录
职
责
六
职责表述：负责加强董事会与公司经理机构的沟通
工作
任务
负责董事会信息的宣传通报，保障上情下达
经常走访公司下属单位和部门，感受员工动态和公司的运作状况
协助董事长与公司经理机构之间的沟通，保障沟通渠道的通畅
职
责
七
职责表述：负责董事长对外联络的日常维护和沟通，建立良好的社会关系网络，树立良好的董事长形象
职
责
三
职责表述：负责起草董事会文件，处理来往文电
工作
任务
起草董事长工作相关的各种指示、通知、通报、总结、信函等文件，呈报董事长审批
代表董事长接收、下发各种往来文电，并作常往来文电，并及时与董事长沟通相关信息
职
责
四
职责表述：负责保管董事会文件、资料
工作
任务
拟定董事会文件、资料保管办法
董事长秘书职务说明书
岗位名称
董事长秘书
岗位编号
所在部门
董事会
岗位定员
1
直接上级
董事长
所辖人数
无
直接下级
无
岗位分析时间
2002年12月
职责概述
收集公司经营信息，处理往来文电，协助董事长处理各项事务和拟定各种决策。
职责与工作任务
工作记录
职
责
一
职责表述：协助董事长处理各项事务
工作
任务
参与董事长日常工作中的各种事务性工作，负责办理各项准备工作