最新的公务接待管理制度

公务接待管理制度（草案）

第一章总则

第一条为进一步加强公司公务接待管理，本着既满足合理需要又体现勤俭节约的原则，树立周到细致、廉洁高效的良好风尚和公司形象制定本制度。

第二条公务接待指因工作需要，接待政府部门、社会各界重要人士和上级单位、兄弟单位、业务单位来宾的相关活动（因公赴外地举办会议、宴请、馈赠属于公务接待管理范围）。

第二章接待范围

第三条代表与我司有业务关联的上级单位来我司检查指导工作的领导及工作人员。

第四条兄弟单位工作人员来我司联系工作、洽谈业务，根据来宾事由，接待部门或主管领导认为需要接待者，由接待部门提出申请，主管领导认可按本办法规定报批，批准后方可安排接待。

第五条经营工作方面的甲方（或客户）代表及项目联系等有关人员。

第三章接待原则

第六条因公接待原则。公司所有公务接待均要符合工作需要。非公务接待活动，包括出差期间的餐费及部门内部或部门之间的互相宴请、馈赠不属于公务接待范围。

第七条规格恰当原则。根据来宾情况安排合适的接待规格。

第八条对口接待原则。对因公来访的来宾，实行分级负责，对口接待。

第九条申报审批原则。公务接待一般由对口部门编制接待方案，先申报批准后安排执行。节、假日等特殊情况不能及时编制审批的，经办人经分管领导同意后按规定标准接待，随后及时补办。

第四章接待工作的组织及程序

第十一条承接任务。凡接到任务通知，必须准确记录好客人的有关资料，详细填写《接待审批标准及申请表》，内容包括：姓名、性别、单位、职务、人数、有无配偶随行；启程地点、出发时间、乘搭何种交通工具、抵达或衔接地点等；生活上有无特殊要求；来我司的目的，在我司停留的时间；联系人的姓名、电话号码。

第十二条拟制方案。接待负责人根据客人的身份、来访时间、目的、意愿和领导的要求等情况，围绕以下内容按时间顺序拟制接待方案：接待标准、食宿地点、活动安排、接陪领导、费用预算、是否需要记者采访、录像、用车安排等事宜。拟制好的接待

方案，要及时征询公司领导或对方联系人意见，适当作出修改。

第十三条审定方案。接待方案的审定应遵循以下原则：

重要客人（如市、区以上级别来访客人、港澳知名人士、外宾或参观学习团等）的接待方案，由总裁办报请董事局主席审定；一般客人由部门负责人提出申请副总级别审定；普通客人由经理或一般员工报请部门负责人审定。

方案审定后由提出申请人员及时送给有关领导和客人，并交行政办公室协调落实。

第十四条实施方案。接待方案审定后，接待负责人应根据接待方案的有关要求，及时安排接待人员承办。承办人员接受任务后，应迅速组织实施方案。

第十五条提前做好准备工作

一、预订住房、会场、会客厅、宴会厅等；

二、根据接待方案拟定的参观、活动内容，提前与有关参观点（办公区域、关联商铺等）联系，落实参观、活动内容和汇报（介绍）情况人员、场地以及陪同参观的领导、资料简介等工作。

三、准备好介绍公司业务的有关资料，如业务概况、行业前景和活动安排方案等，于客人到达后分送给客人，或提前摆放在客人入住的房间。

四、总裁办（或行政办）根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

五、大型活动或重要客人来访要编制好《嘉宾须知》、《客人住房安排表》、《行程安排表》和会议、宴席座位水牌，视情况准备互赠礼品。

六、提前检查接待客人的各项生活和活动场所设施，如用餐地点、膳食菜单、保安措施（有要求时）等情况，酌情安排酒水、香烟、水果等。如发现问题或客人提出合理要求要及时解决。

七、因特殊会议需要办公室须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席位、横幅、制作欢迎牌（电子屏）、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。

八、联系落实出面接待的公司领导。接待人员应提前将客人来访的时间、行程安排、来访目的和生活安排等情况向主陪领导汇报，如需领导迎送的，应提前将客人预定到达（离开）时间报告有关领导，提请有关领导迎送客人。

九、行政办公室根据情况安排接待所需车辆，保证车辆整洁，安全性能良好，司机听从办公室主任和负责接待人员的协调安排，统一调度。

十、根据需要行政办陪同迎送客人的有关领导，并和领导一起迎送客人，根据审批

结果提前购买车票或机票。

第十六条认真实施方案

来访客人到达后，接待人员须严格按照方案的要求，认真组织实施，热情、礼貌、周到地接待好客人，使客人留下良好的印象。在实施方案过程中，应注意以下事项：

一、加强请示汇报。一般情况下，如需对接待方案作出修改的，应逐级报原审定方案的领导或出面接待的领导同意后，方能修改方案；在接待过程中，遇到特殊情况临时改变方案的，要及时报告办公室领导并按领导要求予以解决。

二、保证客人的人身安全。接待人员要在确保客人安全的前提下，安排好客人的工作和生活。客人抵达后，要主动了解，细心观察客人的饮食、生活习惯、健康状况等，并根据客人的实际情况，尽可能作出相应的安排。

三、接待的公司领导如有特殊原因，无法亲自出面接待客人的，接待人员在客人到达后，应立即将客人的具体名单、住地房号、活动安排等情况，及时报告有关领导，以便领导联络和拜访客人或者经授权后请代替领导接待。

第十七条认真做好任务完成后的工作

一、接待用餐费原则上每次用餐完毕后即时结帐签单，住房、会场、电话等费用也应在客人离开时立即结帐签单。所有接待费用开支，接待人员在结帐签单时要认真核对，防止费用超支浪费。

二、在接待任务完成后，接待人员须将在酒店消费记帐的底单送主要领导审签后，交给财务人员报销结帐。

三、收集整理资料。每次接待任务的接待资料，由经办的接待人员编入《接待宾客情况表》，作为接待资料归档。重要客人的具体资料（含本章第十一条的全部内容和菜单、酒水、客人的身体状况等），由接待部门指定专人编入《重要宾客接待档案》。重要客人活动期间的照片、题词、讲话录音、记录等资料，由经办的接待人员收集并归入本部门接待档案或送交行政中心存档。

第五章接待分工

第十八条上级单位、地方政府、兄弟单位领导和社会各界重要人士接待。

一、由总裁办负责，行政和其他业务部门协助。

二、总裁办应及时掌握来宾有关情况，制定接待方案和费用预算，报总裁审批后实施。

三、总裁办负责通知行政及其他相关部门做好接待准备工作和配合工作，并做好落实和检查。