岗位说明书

苏州中心H地块岗位说明书第一太平戴维斯物业顾问北京有限公司苏州分公司2016年12月目录总经理办公室 (3)物业总经理 (3)行政人事部 (5)行政人事主管 (5)人事 (8)行政兼采购 (8)工程部 (10)工程经理 (10)工程文员 (12)工程主管 (13)机电主管 (13)暖通主管 (15)弱电主管 (16)工程领班 (18)强电领班 (18)暖通领班 (19)弱电领班 (21)工程技工 (22)强电技工 (22)暖通技工 (22)弱电领班 (24)万能工 (25)物业部 (26)物业经理 (26)消防品质副经理 (28)消防品质主管 (30)商业物业主管、写字楼主管、客服主管 (31)消防品质领班 (32)商业、写字楼、客服领班 (33)客服专员、前台 (36)中控值机 (37)财务部 (38)财务主管 (38)出纳、收银 (40)总经理办公室物业总经理直接上级：分公司总经理直接下属：各部门经理1)负责物业的所有计划、统筹、政策、各部门的协调、布署内部工作。

2)监督和控制各部门运行达到既定的方针和目标。

3)负责与各政府部门的联系，与各界人士保持良好的公共关系。

4)负责物业项目设备运行的稳定性、低能耗、高效率、防污染等性能，保持设备的良好状态与高效益。

5)组织、制定设备重大维修保养外包标书、合同要求、备品配件购进计划，并负责实施及监察外包公司的服务。

6)负责物业设备运行的检查、维修、保养与执行预防性的保养计划。

7)审批物业的各项应急处理，计划与工作流程，事故分析和处理，事故防范措施并督促落实执行。

8)审批防火方案，紧急疏散计划，并定期组织大厦客户进行消防演习。

9)执行操作安全管理计划和培训，防范意外产生。

10)定时走访客户，了解客户的需求以确定所提供之服务。

11)每天审阅H地块管理日志及投诉记录，并作出批示跟进处理情况。

12)每星期定期召开与主持服务中心部门会议，会议记录应抄送甲方与本公司。

13)审批并负责物业服务中心各部门员工的培训工作。

14)开展有效的文化活动和为客户提供特色服务，提高物业的整体形象。

15)制定H地块物业服务中心年度物业管理预算方案，呈送总部审阅后再呈交甲方会审批，并组织落实执行。

每月按管理预算开支严格控制，不可超支。

每季审核各种会议报表和统计报表的分析报告，检查预算的执行情况。

16)应收款属于物业管理经营的一个非常重要部分，物业总经理应提高警惕，严格检查、监督与跟进服务中心的应收款收缴率，对欠费客户制定催收程序与处理办法。

对个别特别情况或大额欠费者应亲自处理，寻求解决办法，保证服务中心有充足的流动资金正常运转。

17)应收款收缴情况应每月向甲方汇报及解释。

18)应收款收缴率直接反映项目经理的工作表现与服务水平。

表现欠佳者公司有权扣减负责人工资和拒发年终双薪。

19)每月向公司和甲方提交工作报告，按公司指定形式编写汇报。

20)代表服务中心发布有关H地块的信息，执行总部和甲方的各项决议。

有关文件应先咨询公司和甲方后方可执行。

21)定期与甲方举行会议，讨论总体管理事宜。

行政人事部行政人事主管直接上级：物业总经理直接下属：人事/行政兼采购人事管理方面1)协助物业总经理执行服务中心的人事政策，对总部制订的人事管理制度需要深化的部分协助物业总经理制订、执行、监控，如员工入职条件、岗位职责、工薪及福利待遇、管理规定等。

2)协助物业总经理定期审核员工的工作表现，向项目经理提出员工晋升、奖励或纪律处分的建议。

3)监控各部门人员编制、员工调配，及时向项目经理汇报。

4)了解员工的思想及社会上本行业人员的流动情况，及时向物业总经理汇报，适时提出人事政策的建议。

5)监控人事方面的运作。

6)监控、审核各部门员工的出勤情况，每月定期做好考勤工作。

7)定期抽查员工的仪容、仪表、出勤情况。

对出现的问题及时汇报物业总经理，并做出相应的整改。

8)监控各部门人员的事假、病假，年假、迟到、早退等情况。

9)协助部门经理对新入职员工作出考核，并向物业总经理提出人事建议。

10)做好每年两次的绩效考评工作，并对现阶段存在的问题进行分析汇总，11)提出可行性建议，提交物业总经理，待审批后执行。

12)制订关于人事方面的年度培训计划，培训教材，待项物业总经理审批后，严格执行。

13)协助各部门制订年度培训计划、审核培训教材，并监控其执行情况。

14)了解员工的培训需求，对各部门培训计划适时做出相应的调整，及时提交项目经理审批。

行政方面15)负责分公司行政安排及后勤的运作，确保分公司办公的正常进行。

16)严格贯彻、执行、检查服务中心各项规章制度的执行情况。

及时收集在执行过程中的反馈意见，并通报物业总经理。

根据实际情况做出相应的调整。

待物业总经理审批后，严格执行。

17)监控办公用品、办公家具、办公设备购入、使用、维修、发放等。

发现问题及时通报物业总经理。

18)监控各部门的办公秩序、办公效率。

促其提高工作效率，今日事今日毕。

19)减少、避免不必要的加班费支出。

20)监控每月行政费用的支出，对各部门人员的报销情况进行抽查，发现问题，及时通报物业总经理。

21)定期检查各部门文件、资料的存档、收发工作。

22)定期考核各部门文员的文字处理能力，督促其不断提高业务水平。

23)定期检查分公司固定资产的使用情况。

24)负责组织分公司的各种旅游、节日庆典活动安排以及协调各种用品的采25)购等；26)负责协调服务中心的法律事务；27)负责为服务中心员工制作生日卡片；28)负责分服务中心工业余文体活动的组织开展；29)根据不同时期的工作重点，服务中心将有权对各岗位职责做出相应的调整。

30)严守分公司的各项机密资料，严禁外泄他人。

31)无条件遵从分公司一切合理的工作安排。

人事直接上级：行政人事主管直接下级：无1)制订公司员工培训计划并组织开展具体培训工作。

2)负责服务中心各岗位人员的招聘。

3)负责分公司员工的考勤管理和日常工作考核。

4)负责与总部人力资源部接口工作。

5)每月负责填报与劳动工资相关的各类报表。

6)负责员工劳动合同的管理。

7)严守分公司的各项机密资料，严禁外泄他人。

8)无条件遵从分公司一切合理的工作安排。

9)协助行政部主管的其他工作。

行政兼采购1)协助行政管理部主管制订部门工作计划和工作总结。

2)每月对管理处采购的各类物品进行汇总分类，确定配送。

3)定期检查行政办公区域的卫生，发现问题及时通报行政管理部主管。

4)负责员工制服的收发、换洗和修补。

5)负责员工更衣柜的管理。

6)打印、分发、报送各类文件、往来信函。

7)做好各项文件的整理、存档，确保电子文档的及时更新、备份工作。

8)负责服务中心电子邮件的管理。

9)定期收取各部门需要上报的文件、工作计划等。

各职能部门需要外发文10)件的收取，存档工作。

11)协助行政管理部主管安排会议及约见业主等。

12)参加服务中心经理办公会会议，做好会议记录、打印、发放会议纪要。

13)做好房地产及物业管理方面的政策法规的收集、剪报，并负责相关人员14)的传阅工作。

15)详尽了解各办公设备的性能、操作（如打印机、复印机、扫描仪等），16)做好办公设备说明书存档工作。

如办公设备出现故障要及时报修。

17)负责起草月报。

18)制作通讯月刊。

如有变动及时更改。

19)文书翻译工作。

20)严守分公司的各项机密资料，严禁外泄他人。

21)无条件遵从分公司一切合理的工作安排。

22)协助行政管理部经理的其他工作工程部工程经理直接上级：物业总经理直接下属：工程主管／工程文员1)向物业总经理建议及提出保养、改善及更改工程计划并在工作过程中做出修订、完善。

2)制定本部门岗位职责、规章制度、工作程序。

并严格执行、监控。

在执3)行过程中不断做出检讨、修改及完善，并即时提交项目经理审批。

4)对本部门的员工定期做出监控、考核，做到公正、透明，奖勤罚懒。

建5)立一支团结、高效的部门团队。

6)按时参加与发展商、公用事业机构、政府部门及有关大厦管理工程等方7)面的会议。

并及时向下属及相关部门传达会议精神。

8)为确保整个大厦的正常运转，需每日全面巡视大厦，发现问题及时做出9)反应。

10)对所属部门资产、财务进行严格的监管、审核，避免浪费及财产的流失11)现象发生。

12)建立一个完善、完整、高效的（包括各项工程设备、运作数据及记录等13)资料）资料系统，透过资料分析发现问题后，对有关程序做出相应的修14)改使其更加完善。

15)就住户的投诉及重要的设备维修保养做出相应调配及跟进。

16)每年10 月上旬提交下一年度的可行性工程预算，提交项目经理审批，17)并严格按照审批后的预算执行。

18)准备检查招标文件，设定明确的标准及规格，对投标文件进行分析及提19)出建议。

20)查核承包商提交的单据及报价。

21)监管、督察、验收承包商之工作，使其合乎合同上各项要求。

22)安排及跟进物业接收工作：交楼前跟进各项公用设施、设备的安装情况，23)如发现问题、遗漏工程或出现错误即时书面通知开发商，并从物业管理24)的角度提出整改方案促使其进行相应的整改。

制订出详细的楼宇接收方25)案、遗漏工程及室内返修计划。

26)严守分公司的各项机密资料，严禁外泄他人。

27)定期召开部门例会，部署本部门的各项工作安排，做到清晰、准确。

列28)明各项工作的负责人，完成时间等。

并督导其各项决议的执行情况。

将29)部门例会纪要抄报项目经理。

并做好会议纪要的存档工作。

30)每周五向项目经理提交本部门各班组的工作汇报，及下周工作计划。

做31)到详细清楚。

责任到人。

32)每月于30 日前提交下月的工作计划，每月于5 日前提交上月详细的工33)作报告。

34)确保与其它部门形成一道良好的合作沟通渠道。

需与其它部门共同开会35)协调的事宜，就会议的决议形成会议纪要，通报项目经理并做好会议纪36)要的存档工作。

37)制订可行性年度培训大纲及培训教材。

定期对本部门人员进行专业技能38)的培训工作。

并进行不定期的岗位技能的抽查考核工作。

将考核结果通39)报项目经理，对考核结果进行存档。

分公司将采取优胜劣汰的方式。

最40)终实现每位员工成为万能工的目的。

41)对本部门新入职员工于试用期前一周做出公正、科学、透明的考核。

为42)分公司留用合格专业的人材。

从而优化分公司的员工队伍。

43)有责任和义务督导本部门人员严格遵守分公司的各项规章制度，加强专44)业技能学习，提高工作效率，不断完善自我。

使其成为一名优秀的员工。

45)编制本部门的排班表，于本月25 日前向项目经理提交下月排班表（从46)下月1 日到下月30 日）。

47)根据不同时期的工作重点分公司将有权对部门经理的岗位职责做出相应的调整。

48)无条件遵从分公司一切合理的工作安排。

工程文员按照部门经理指令和文员工作要求做好接听电话及记录留言，收发邮件及内部文件传送。