竣工资料电子文档编制-20120810

竣工资料电子文件归档要求

一、一般要求

1. 竣工资料电子文件归档遵循规范

☆《建设项目资料管理规程》TB 10443-2010

☆《企业档案工作规范》DA/T 42-2009

☆《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ T 117-2007 ☆《电子公文归档管理暂行办法》GB T 18894-2002；

☆《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求：第一部分：电子文件归档与档案管理要求》GB T 17678.1-1999；

☆《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求：第二部分：光盘信息组织结构》GB T 17678.2-1999；

☆其它相关标准。

2. 竣工电子文件应与纸质文件一并向档案部门移交归档

☆电子文件不完整，不准确和不一致的，档案接管部门（连同纸质文件）不予办理移交手续。

3. 电子档案与纸质档案一致性

电子文件与相应的纸质文件材料一并归档保存，电子文件编制必须与纸质文件保持三个一致：

（1）内容一致。电子文件显示内容与纸质文件一致；一个电子文件对应一份纸质文件；彩色纸质文件必须彩色扫

描，纯黑白纸质文件应用灰度扫描。

（2）文件名一致。电子文件名描述与纸质文件一致。

（3）编排一致。电子文件的专业、单位工程、案卷和卷内目录电子文件编排（序号）要一致。

4. 真实性：电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致。

5. 完整性：电子文件的内容、背景信息和元数据等无缺损。

6. 有效性：长期完整显示。

（1）电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

（2）运用程序版本一致：各单位应全面运用与本级档案部门相一致的档案管理软件或运用程序。

7. 安全性：

物理归档。电子文件集中下载到质量可靠的、可脱机保存的记录载体上。记录载体：只读光盘DVD－R、移动硬盘。

二、文件格式

1. 文本文件：DOC （offiec 2003格式）

2. 表格文件：XLS（offiec 2003格式）

3. 资料扫描：PDF要求：扫描件一律设置（或转换）为PDF

格式文件，综合卷每份文件以单个（份）文件为单位进行扫描；

扫描同一部位施工或安装过程多页资料时，应注意合理设置其

容量大小，以便今后档案信息化利用，一般不许超过10M。

4. 图纸文件：DWG 要求：除交一套dwg格式文件外，同时还要交一套转换成PDF格式的文件，转换后图纸应清晰，无偏斜，无乱码。

5. 图像文件：JPEG、TIF

6. 影像文件：MPEG、A Vl

7. 音频文件：WA V、MP3

8 软件产生的特殊格式电子文件应转换成以上通用格式电子文件，如不能转换，应将专用软件或相关程序（如补丁程序、格式转换程序等）收集并刻入光盘和移动硬盘。

三、审核检查

1. 审核责任参照“办档[2002]8号文”第二章第六条至第十三条。

2. 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核按附表1《竣工资料电子文件编制完成情况确认单》格式填写,电子文件格式doc。建议：

（1）建设单位（指挥部）、监理单位和施工单位，指定专人专用电脑汇总、整理和审核。

（2）各单位电脑软硬件环境应基本一致。安装正版杀毒软件和设置防火墙，并定期更新。

3. 对归档电子文件的基本物理技术条件进行检查检测，内容

包括（见附表1《竣工资料电子文件编制完成情况确认单》），确认后交一份纸质的给档案馆：

（1）记录载体有无划痕,是否整洁,每片光盘均有方形透明薄塑料盒保护。

（2）软硬件环境的有效性。

（3）核实归档电子文件的真实性、完整性。

（4）与纸质文件一致性。

（5）文件无加密、无压缩，有无病毒感染等。

（6）电子文件格式。对特殊格式电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册或说明等是否完整或齐全。

（7）光盘背面及包装信息。应包括项目名称、标段竣工里程、光盘编号、光盘（专业）内容、制作（施工）单位、制作年月。参见上页光盘背面示例图：光盘编号统一从001起，格式举例：001/013，意思是该盘为001号光盘，一套总共13张光盘；里程为该标段统一里程；该盘刻录内容为线路和路基专业资料内容，施工单位填工程局，而非下属分公司；竣工资料（完成）时间填光盘完成制作时间。

4. 光盘内容：检查电子文件与纸质文件的一致性。

四、电子文件编排与刻盘要求

1.文件编排

电子文件编排设三级文件夹：即专业文件夹、单位工程文件夹、案卷（盒）文件夹。案卷（盒）文件夹的命名排序和内容及内容排序都必须与相应的纸质案卷（盒）保持一致。

所有文件夹和电子文件均应在其命名前端前加上数字（如001、002…或01、02…），以保证按顺序正确显示。（1）.光盘根目录下文件夹、文件

※

※

※

※电子文件软硬件信息.doc

※竣工电子文件（档案）光盘移交目录. doc

※其它说明*.doc

（2）.说明

※

在“专业”文件夹下设“单位工程”文件夹，“单位工程”文件夹下设“案卷”（盒）文件夹。如：

在“04 桥梁”下设“01 彩虹大桥”、“02 凌虹大桥”等；

在“01 彩虹大桥”下设“001 …竣工文件”、“002 …检查证竣工文件”…“060 …竣工图”等卷文件夹。具体要求如下：

a.专业（文件夹）命名：按8号文要求排序，01综合、如02线路、03路基、04桥梁，05涵洞、06隧道等。其中,02线路下还有02-01线路综合、02-02线路轨道、02-03线路其它三个文件夹；03路基下还有03-01路基专业、03-02路基附属等文件夹。

b.单位工程（文件夹）命名：序号+单位工程名称，如“01 彩虹大桥”。该单位工程所有的案卷（盒）《卷内目录》制作成一个电