行政执法案件档案管理办法.doc

行政执法案件档案管理办法

2006-12-15

第一章总则

第一条为加强对全区工商行政管理系统行政执法案件档案（以下简称案件档案）的管理，充分发挥案件档案在行政执法工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政处罚法》及《工商行政管理机关行政处罚程序暂行规定》制定本办法。

第二条本办法所称的案件档案是指本区工商行政管理机关依据国家有关法律、法规、规章，在行政执法中直接形成的文字、图表和声像等材料。

本办法适用于本区工商行政管理系统范围内对各类案件档案的管理。

第三条案件档案是工商行政管理机关的专业档案，是国家档案的重要组成部分，本区工商行政管理机关应重视对案件档案的建立、管理，落实管理人员，

健全工作制度，配备必要的设施，做好案件档案的管理和利用工作。

第四条案件档案实行统一领导、分级管理的原则。工商行政管理机关依照本办法管理案件档案，并分别接受省、市和区档案局对案件工作的监督、指导。

第二章案件档案的范围

第五条案件处罚决定执行完毕，复议决定书送达后三十日内，工商行政管理机关应当按照下列要求及时将案件材料立卷归档。办案机关案卷按如下顺序装订：

一、正卷

（一）案卷封面；

（二）案卷材料目录；

（三）处罚决定书；

（四）复议决定书；

（五）证据材料；

（六）听证报告；

（七）核审意见；

（八）听证笔录；

（九）财物处理单据；

（十）其他有关材料；

二、副卷

（一）案卷封面；

（二）案卷材料目录；

（三）案件调查终结报告及批件；

（四）立案审批表；

（五）案件来源材料；

（六）有关领导的批示；

（七）案件的内部讨论记录；

（八）案件的调查提纲i

（九）其他有关的内部材料。

复议机关案卷按如下顺序装订：

（一）案卷封面；

（二）案卷材料目录；

（三）复议决定书；

（四）复议申请书及其附件；

（五）原行政决定；

（六）行政复议案件受理审批表；

（七）行政复议案件受理通知书；

（八）被申请人答辩材料；

（九）复议终结报告及批件；

（十）证据材料；

（十一）延期复议的决定、通知；

（十二）复议决定书底稿；

（十三）送达回证；

（十四）其他有关材料。

第三章案件档案的管理

第六条案件承办人员应在办案过程中随时做好案件材料的收集、整理工

作。案件处罚决定或复议决定执行完毕，或罚缴分离执行的财务手续履行完毕后，即要由案件承办人员负责立卷装订，内勤人员负责案卷质量检查，及时做好归档

工作。

第七条案件档案分为一案立卷和合案立卷。凡适用行政处罚简易程序处理的违法案件为合案立卷，其它违法案件为一案立卷。

第八条一案立卷分为正、副卷分别单独装订，便于档案的保管和利用。正卷是对案件依法处理的具有法律证据的全部材料，可按规定提供外界利用；副卷是承办案件过程中，产生的有关内部工作情况的文书材料，一般不对外利用。正、副卷内文件材料按问题属性和时间先后顺序排列，即所有卷内文件材料先按问题属性分类，每一类文件材料再按时间先后顺序排列，正卷和副卷的内容区分及卷内文件材料排列顺序按本办法第二章规定执行。

第九条合案立卷中的案件数，视单个案件材料多少而定，卷厚一般不宜超过 2 厘米（约200 张），每个案件内的材料排列先后顺序为结论性文件、证据材料和其它有关材料。

第十条卷内文件材料应依次编写页号，页号统一编写在有文字的每面材料正面的右

上角和背面的左上角。

第十一条每卷案件档案都应填写卷内文件目录，目录中标题一般应概括地反映文件材料的主要内容。为查阅方便，一案立卷的卷内目录采取分二级类目填写的方法。

第十二条卷内文件材料应去掉金属物，对破损的材料应按档案技术要求修复，对字迹模糊或褪色的文件材料应复制并与原件一并立卷。案卷中文件材料纸张过大的应按规定折叠，纸张狭窄的须经补边后装订，票据、单据等较小的材料应粘贴在16 开空白纸上，并加盖骑缝章。

第十三条卷内中的各项内容要正确填写，封面居中填案卷标题，标题应包括当事人名称（全称）、违法行为内容，“正卷”或“副卷”应标明。合案立卷的保管期限为“短期”，一案立卷的为“长期”。

第十四条案卷号按年度、部门和结案先后时间顺序，由档案管理部门统一编号填写。备考表中的“本卷情况说明”一栏，应填写立卷过程中对卷内文件需要说明的情况，若无情况说明应将立卷人、审核人的姓名和立卷时间填上。

第十五条案件档案应由形成档案的部门按年度编制移交清册。合案立卷目录应逐一填写每件案件的主要情况，在保管期满销毁后，以此目录代作销毁清册之用。

第十六条案件档案所有材料（包括卷皮、卷内目录、案卷目录等）均应用蓝黑墨水或碳黑墨水书写，字迹要工整、清晰。

第十七条一案立卷的档案应由案件承办人员在案件办理完结后的二个月内整理装订完毕（特殊情况除外），并移交本部门内勤人员保管；合案立卷的档案

应由部门内勤人员按年度统一立卷装订。

第十八条各部门应在第二年的第二季度前将上一年度结案的案件档案及编制的移交

清册移交给档案部门集中保管，档案部门对一案立卷和合案立卷的案件档案要分柜保存。

第十九条对结案期满10 年的案件档案，应按照《江苏省档案管理条例》有关规定，确定保存价值，进行鉴定，决定是否需要销毁。销毁案件档案，应由本机关档案管理部门和案件处理部门共同派人监销。监销人员在销毁案件档案之前，应认真对照销毁清册进行清查核对，确定无误后方可销毁。销毁后应在销毁清册上签字或盖章，签署销毁日期，销毁案件档案的清册应归档保存。

第二十条案件档案应有专门的档案柜存放。对档案保管要加强防火、防盗、防尘、防光、防潮、防虫工作，以确保档案的安全，延长档案的使用年限，对已破损、霉变、褪色的档案要及时采取修补、复制等措施。

第二十一条工商行政管理机关档案专（兼）职人员应熟悉档案管理和经检

工作业务，忠于职守，遵守纪律，定期检查案件档案的保管情况，做好各项管理

工作，提高管理水平。对案件档案工作成绩显著的单位、部门和个人应给予表彰

奖励。

第四章案件档案的利用

第二十二条工商行政管理机关应重视案件档案信息资源开发，做好案件档案的统计汇总工作，为工商行政管理工作服务。

第二十三条案件档案不向社会开放。律师受当事人委托参与诉讼时，可以到法院，也可以到查处案件的工商行政管理机关查阅案件档案正卷。除上级主管机关和法院外，不提供一案立卷的副卷。

第二十四条利用案件档案应先办理利用登记手续，经同意后在档案保管单位内查阅。除案件复议、诉讼、执法检查等特殊情况经局领导同意外，案件档案一律不予外借。利用案件档案时，阅卷人不得在档案上作任何标注、修改、污损，不得抽取、拆散案卷材料，以维护档案的完整。对损坏档案的行为应按有关规定处理。

第二十五条本办法自印发之日起施行。