公司视频会议系统管理办法试行
视频会议系统管理办法
附件：中交XXX工程局有限公司视频会议系统管理办法第一条为规范中交XXX工程局有限公司（以下简称公司）视频会议系统的管理，保证公司视频会议系统的正常运行，特制定本办法。
本办法适用于公司总部及公司所属各单位使用公司视频会议系统的管理。
第二条公司视频会议系统是指公司总部——公司所属各单位——工程项目部（专业分公司）之间互联互通的视频即时通讯平台。
第三条视频会议采取两种方式（一）租用外部视频会议系统服务器；（二）使用自建视频会议系统服务器。
第四条公司以租用外部视频会议系统服务器为主，使用自建视频会议系统服务器为辅。
第五条使用会议系统的单位包括公司总部（部门）、公司所属各单位。
第六条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公的有效方式，各单位应积极利用视频会议系统召开会议、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。
第七条公司办公室是公司视频会议系统的管理部门，公司企业发展部信息中心为公司视频会议系统的技术保障部门。
公司所属各单位应明确视频会议系统的具体管理部门及其职责，并须指定两名以上系统管理员。
各单位的每个部门都必须要有2 名以上的人员（以下称视频会议系统协助员）能够熟练使用视频会议系统，并能够进行简单的故障排除。
第八条视频会议的日常操作及保养按照《视频会议系统操作规范》（附件1）的要求进行。
第九条会议发起单位申请使用公司总部视频会议系统须经公司办公室批准，按以下程序办理。
（一）会议发起单位（部门）提前2 个以上工作日在协同办公平台的会议管理申请会议室。
视频会议的联调工作，主要涉及音频、视频和幻灯片准备等，由召开会议的单位（部门）负责，信息化管理部门提供必要的协助；（二）除了总部发起的会议外，各单位使用公司自建视频会议系统，应提前申请，以免冲突；（三）紧急情况下，会议发起单位可先将视频会议有关信息告知公司办公室和信息中心，并在会后补办相关手续。
第十条会议期间故障处理（一）如分会场视频会议终端出现故障，分会场系统管理员应尽快予以排除，并避免影响会议的正常进行。
【会议制度】水矿集团公司视频会议系统管理办法(WORD2页)
集团公司视频会议系统管理办法第一条为加强水矿集团公司视频会议系统管理，严格视频会议系统设备的操作规程，有效使用视频会议系统，提高视频会议系统使用质量，特制定本办法。
第二条水矿集团公司视频会议系统由水矿集团公司组织建设，系统的使用单位为集团公司及所属二级单位。
集团公司办公室负责视频会议的组织管理和总体协调工作。
宏通公司负责视频会议系统的日常维护、技术支持、网络带宽保障以及路由控制。
视频会议系统的产权归各使用单位，集团公司办公室负责机关会场设备的使用、保管和日常清洁，建有分会场的二级单位办公室负责本分会场设备的保管、使用和日常清洁。
第三条召开视频会议，由集团公司办公室及各二级单位办公室操作员进行操作，宏通公司负责派专人与操作员一道协调操作，进行现场的技术保障。
第四条召开视频会议，集团公司办公室应提前一天通知宏通公司和各与会单位，告知其主会场、参加会议的人员、开会的具体时间等。
宏通公司在开会前1小时设置好主会场，并做好与各会场的联测工作。
各与会单位办公室安排视频会议操作员做好分会场的准备工作，配合宏通公司做好联测工作。
第五条召开临时性视频会议（比如集团领导到汪矿检查，临时决定召开视频会议），会议组织者所在会场为主会场。
集团公司办公室及时通知宏通公司及与会单位，宏通公司及各与会单位比照第四条及时做好准备工作。
第六条会场出席人员的签到方式为：按系统中设定的“单位名称”、会议桌上的“单位席牌”及参加会议人员的“姓名席牌”作为此次视频会议是否出席的依据。
主会场会议设备操作员将通过分会场图像切换进行与会人员的签到工作。
第七条宏通公司每周对各会场的设备开机检查一次，每月对所有会场设备联测一次，并作好记录。
第八条宏通公司在视频会议系统维护过程中发生的设备、配件、材料等费用由各产权单位负责。
第九条宏通公司发现设备、线路、网络故障时，及时向集团公司办公室汇报，不需购买设备、配件、材料时，24小时内必须处理完毕，并将处理结果汇报集团公司办公室;需要购买设备、材料、配件时，向集团分管领导汇报，并在10日内处理完毕。
公司视频会议管理办法
视频会议管理办法为贯彻集团公司精简会议、厉行节约的要求,解决公司地处两省四市，交流、管控力度薄弱的问题，进一步加强视频会议管理,提高会议效率,特制定本办法。
第一章视频会议系统管理与维护第一条：公司视频会议系统覆盖两省四市共九处会场，点多面广。
各有关单位和部门要指定专门的熟悉电脑操作的视频会议系统管理员负责本会场的维护和调试工作。
第二条：系统管理员须坚持每周一次对设备的例行检查和清理工作。
内容包括：各会议室电源、灯光、麦克风、音箱、调音台、摄像头等会议设施，监测网络状况是否良好、有无网络大量包丢失，音箱与麦克风是否出现干扰等现象。
在正式会议开始前一小时要求一切准备就绪，防止开会时出现技术问题。
第三条：参加视频会议的各分会场提前一天与主会场联网调试，调好后冻结为会议状态，无特殊情况不再调试，各分会场如因不可抗力无法参会，须提前说明及请假，可在会后学习观摩录制资料。
如召开紧急会议，各参会单位系统管理员应在接到通知后立即到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并在联调后立即开始值机。
第四条：各会场须保持整洁、干燥、通风，避免线路和设备受潮、损坏。
摄像头用毕应将镜头封盖。
第五条：各单位如经常性遇有网络、电力问题，应提前做好应对准备。
如：使用高速无线网卡、备用发电设备等。
第六条：视频系统及各单位账户由管理员负责操作使用，严禁无关人员操作。
第二章会议期间的服务保障与注意事项第七条：各参会会场管理员须提前一小时到达会场，开启电源、灯光、麦克风、音箱、调音台、摄像头等会议设施，确保会议提前进入使用状态。
第八条:视频会议连接后，主会场采用如下方式点名：“我是主会场，现在进行会议点名，——会场听到请回答”。
各分会场应答时采用如下方式：我是—分会场，主会场点名已听到，设备一切正常，完毕。
第八条：会议主摄像镜头固定后，严禁移动、插拔摄像头及线路。
系统管理员应随时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至出现不应有的画面。
集团公司视频会议管理办法
集团公司视频会议管理办法第一章总则第一条为进一步加强**（集团）有限公司（以下简称“集团公司”）视频会议管理，规范申请使用流程，保证视频会议效果，特制订本办法。
第二条本办法适用于集团公司本部通过上级单位视频会议系统和集团公司视频会议系统召开的各类会议。
第三条上级单位视频会议系统是指由市委市政府、市国资委等上级单位组建的视频会议系统，并在集团公司设置相应会议终端；集团公司视频会议系统是指由集团公司本部组建的视频会议系统。
第四条视频会议主要包括按照市委市政府、市国资委等上级单位要求**集团参加的视频会议、集团公司主办的内部视频会议、集团公司与外部单位召开的视频会议等。
第五条视频会议管理按照“统筹管理、分级负责”原则，明确集团本部、保障单位和各单位管理责任，并按照“谁主办、谁负责”的原则，由主办部室根据本办法要求，做好会议组织安排工作，确保视频会议组织流程，达到会议效果。
第二章职责分工及要求第六条集团公司党委综合办（以下简称“党委综合办”）- 1 -为集团公司本部视频会议的主管部室，主要负责视频会议统筹管理。
第七条技术及设备保障单位主要负责建立视频会议设备软件和硬件维护、保养、巡检等机制，配合主管部室制定视频会议系统相关标准，负责会前设备调试、会议期间保障等工作。
第八条会务服务保障单位主要负责集团公司视频会议室日常预定管理和会场服务保障等工作。
第九条集团公司各单位要结合实际情况设置视频会议室，配备视频会议终端设备及光纤专线网络，明确本单位视频会议主管部室和技术保障部室，设置专人进行管理。
第三章视频会议申请使用程序第十条参加上级单位组织的视频会议或组织集团公司视频会议，主办部室原则上应提前3个（含3个）以上工作日向会务服务保障单位预定视频会议室，并填报《集团公司视频会议申请表》（见附件1），打印并加盖部室章后向党委综合办报备，党委综合办接到《集团公司视频会议申请表》后做好登记，并根据情况做好有关协调。
第十一条主办部室申请后，应立即通知技术及设备保障单位和相关单位做好设备及会场准备工作。
XX公司视频会议系统运行维护管理办法
XX公司视频会议系统运行维护管理办法一、背景介绍随着信息技术的迅猛发展与企业办公方式的变革，视频会议在企业间的沟通与协作中扮演着越发重要的角色。
为了保障XX公司视频会议系统的稳定运行与高效管理，制定本《XX公司视频会议系统运行维护管理办法》。
二、系统运行要求1.系统可靠性：视频会议系统应保证高可靠性，确保系统能够稳定运行，及时响应用户需求。
2.系统安全性：视频会议系统应采取必要的安全措施，保护用户隐私，防止非法访问和信息泄露。
3.系统兼容性：视频会议系统应与其他企业办公应用相兼容，提供便捷的接口和互联操作。
4.系统易用性：视频会议系统应简单易用，用户通过简单的操作便能进行远程会议，无需复杂的设置和学习。
三、系统运维管理责任1.系统管理员：负责视频会议系统的日常维护和管理，包括系统设备的维护、软件升级、故障排查等。
2.用户支持人员：负责为用户提供系统操作指导，解答用户疑问，处理用户反馈的问题和建议。
3.安全监控人员：负责监控视频会议系统的安全状态，及时发现和应对系统安全漏洞和威胁。
四、系统运维管理流程1.系统维护：- 定期巡检设备：每月进行一次设备巡检，检查设备的运行状态和网络连接情况，并及时处理异常情况。
- 维护记录管理：记录设备维护情况，包括维护时间、维护人员、维护内容等，并建立维护档案。
- 软件升级管理：定期检查视频会议系统软件版本，及时进行相关升级和补丁安装，以支持系统的正常运行。
- 数据备份管理：每周进行一次视频会议数据的备份，确保数据的完整性和可恢复性。
2.用户支持：- 用户培训：为新入职员工提供视频会议系统操作培训，确保员工能够熟练掌握系统的使用方法。
- 问题解答：及时响应用户的问题和疑问，并提供解决方案和操作指导。
- 用户反馈：积极收集用户的反馈意见和建议，不断改进视频会议系统的功能和用户体验。
3.安全管理：- 安全策略制定：制定并执行视频会议系统的安全策略，包括访问控制、数据加密、漏洞修补等。
视频会议管理办法
视频会议管理办法第一章总则第一条为加强本单位视频会议系统管理，保障系统运行，提高系统利用效率，确保系统使用效果，特制定本办法。
第二条本单位信息管理部负责视频会议系统的管理，并做好会议电子数据资源的录制、存贮、发布、归档及保密工作。
第二章视频会议程序与操作规范第三条视频会议召开前1天，由本单位组织预联调。
各参会分会场应按会议通知要求，准时、全程参加会前的预联调测试。
系统联调主要进行主会场与分会场间的联网测试，音频、视频效果调试，多媒体资料传输共享调试等项目。
第四条视频会议召开当天，各会场系统管理员应在视频会议正式召开前1个半小时到达会场，打开视频会议系统设备，主动呼叫，按联调效果做好准备。
第五条视频会议召开前1小时，进行一次会前联调，由主会场系统管理员依次呼叫各分会场，测试主、分会场的网络通讯及音视频效果，确保会议声音、图像清晰稳定；分会场单位在视频会议召开前10分钟向主会场报告到会情况（可用网络通讯方式）；主会场在会议开始前3分钟关闭背景音乐及麦克风，并向全网发出预备通知。
第六条视频会议正式开始后，各会场应严格保证按调试时确定的配置要求开会，严禁在会议过程中随意改变配置参数。
会议中应按联调计划进行镜头、屏幕、话筒切换，并根据实际情况适当调节。
要随时关注视频会议各系统运行状态，确保会议正常进行。
第七条会议期间，系统管理员必须坚守岗位，保持通信畅通。
主会场系统管理员应根据会议需要，及时切换会场画面，了解各分会场的情况；各分会场应实时监控设备运行状况，随时与主会场保持联系，及时调整镜头和麦克风，确保视频会议效果。
第八条会议中如出现系统故障，应立即向主会场报告，不得擅离会场；系统管理员按应急预案尽快排除。
如果是掉线现象,重新呼叫；如果是视频终端故障，用软终端临时代替；如果是网络设备故障，用备板配件代替；如果是线路中断无法修复，经主会场同意，就近转入其它会场。
系统管理员应详细记录故障情况及处理措施。
第九条会议结束后，由主会场统一中断会议连接。
企业视频会议系统管理办法
企业视频会议系统管理办法- 总则第一条为了保证公司视频会议系统有效管理和正常运行，保证系统互联互通，确保会议高质量召开，充分发挥该系统在安全生产中所起的特殊作用，特制定本管理办法。
第二条本管理办法适用于XXXX安装视频会议系统设备的单位。
二系统建设规定第三条公司调度室负责公司视频会议系统核心平台设备（MCU）的建设、升级、扩容的工作。
第四条为确保会议终端设备与会议系统的无缝对接联通，与公司系统型号不同的视频会议终端设备不予以接入公司视频会议系统核心平台。
第五条视频会议终端设备在接入公司视频会议系统时，要严格执行接入准入制，需要安装、增加（或更换）会议终端设备的单位必须先提出申请，会议室环境（布局、照度、装饰材料、会议桌颜色等）和网络资源严格按照会议终端及配套摄像头所需的外部条件设计，以此确保系统的可靠无缝对接及会议召开时视频和音频效果。
第五条要确保会议视频系统设备设施的供电安全可靠，如不能确保的应根据需要实际功率大小配备不间断电源(UPS),以此确保会议终端设备、摄像头、网络设备、必要照明、音响系统在会议召开期间的可靠供电。
三系统运行管理规定第六条视频会议系统由总调度室多点控制单元(MCU)、主会场音像设备、控制设备、电源设备和各分会场会议终端、音像设备、电源设备等装置组成，通过公司网络设备及线路进行信号传输。
第七条公司视频会议系统由总调度室管理，并对使用过程进行全面指导, 二级公司调度、矿井调度、地面单位调度或办公室为该系统的管理部门，应确定本单位管理机构及值机维护人员，建立有关制度，配合总调度室共同搞好系统的管理、使用和维护工作。
第八条总调度室负责中央控制单元(MCU)及集团公司办公大楼二层西会议室、四层东会议室等主会场的会议值机和设备维护工作，各装机单位负责本单位的会议值机和设备维护工作；公司信息服务中心、所属单位信息部门负责本单位会议终端设备所需网络的管理、维护工作。
第九条各单位管理部门要选择责任心强、工作负责、具有网络、通信、音像设备知识的人员承担值机和维护工作并，公司总调度室应对值机和维护人员进行必要的培训I,培训合格后方可上岗。
视频会议管理办法
视频会议系统管理办法1总则1.1目的为规范公司视频会议管理，保障视频会议系统规范有序、安全稳定运行，确保视频会议质量和效果，特制订本办法。
1.2适用范围本办法适用于集团公司视频会议的管理。
1.3职责分工1.3.1会议主办单位（牵头单位）1.3.1.1负责以集团OA系统“视频会议使用申请单”的方式向行政中心申请召开视频会议。
1.3.1.2负责参会单位人员的组织、签到和会场秩序管理。
拟定议题议程；确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或讨论的文件以及会议时间、程序等；提前一天通知参会单位或个人。
1.3.2集团行政中心1.3.2.1负责视频会议的审批及安排，视频系统的准备工作。
1.3.2.2负责主会场的各项服务工作。
1.3.3IT信息部1.3.3.1负责按照集团行政中心的视频会议安排，做好视频系统调试和联网准备工作。
1.3.3.2负责视频会议召开前30分钟，与各分会场完成视频联调接通工作。
1.3.3.3负责视频会议期间，网络和设备运行情况监控，以及应急处置。
1.3.3.4负责视频会议电子数据存储。
2视频会议的管理2.1视频会议审批程序2.1.1集团所有需要不同办公区域人员参加的会议，都必须采用视频会议的方式，特殊情况另行申请，不然不予报销参会人员的差旅费。
2.1.2由集团董事会主持召开的系统视频会议，集团总裁办负责牵头。
2.1.3由各单位主持召开的系统视频会议，经分管领导同意后，提前一天在OA系统中填写“视频会议使用申请单”向行政中心申请召开视频会议。
2.2会前准备注意事项2.2.1各分会场接到视频会议通知后，系统管理员应及时检查视频设备，确保正常使用。
2.2.2各分会场系统管理员提前30分钟到达工作岗位，与主会场进行联调联通。
2.2.3如召开紧急会议，各分会场系统管理员应在接到通知后，立即到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快联通使用。
2.2.4各分会场应在视频会议室设置值班电话，并将号码报送IT信息部。
视频会议系统管理办法
视频会议系统使用管理制度
为进一步规范管理视频会议系统，提高工作效率，保证视频会议系统安全使用，特制定本制度。
第一条视频会议系统设备由信息化部门管理员负责日常管理和维护。
如遇设备故障，应及时向集团信息部报告并维修，并做好在断网、断电等突发情况的应急处理工作。
第二条视频会议管理员必须坚持每周一次对相关设备进行常规检查清理工作。
在视频会议召开前一天，应按规定程序对相关设备进行全面检查调试，并在视频会议开始前半小时调试好系统，保障网络传输效果稳定正常。
第三条视频会议系统只能由系统管理员操作，参会人员应自觉遵守会议纪律，服从视频管理人员安排，爱护设施，不准擅自调动视频设备。
第四条系统管理员在会前和会中必须按正确的方法操作，会议中严禁插拔话筒电源、关闭视频终端电源等非法操作。
会议召开期间，管理人员要保证随时有人监控，确保会议正常进行。
管理人员还要作好有关工作，组织参会，保持会场安静，将随身通讯工具置于关机或静音状态，不得在镜头前走动，不得随意离开会场。
当会场不需要发言时，将麦克风置于静音状态。
作为分会场，在召开会议期间，在主会场呼叫时应迅速回应，不得与其他分会场互相呼叫。
视频会议室管
理人员，要做好视频会议室内的资产管理，严格按有关规程管理维护设备。
第五条参会人员均应保持良好的会风，不得通过语聊、发送信息等方式打断或干扰他人的发言，影响会议的正常进行。
参会人员要遵守会议纪律，服从视频管理人员安排，爱护设施，不准擅自调动视频设备。
网络信息部
年月日。
XX公司视频会议管理办法
XX公司视频会议管理办法（试行）XX制度〔20XX〕XX号第一章总则第一条为加强XX公司视频会议管理，保障视频会议系统规范有序、安全稳定运行，确保会议质量和效果，制定本办法。
第二条视频会议的方式。
主要是利用互联网连接，使用视频会议系统技术而实现的会议方式。
第三条视频会议主会场设在项目经理部二楼会议室，分会场为各分部。
1.4视频会议管理责任部门为工程部，其主要职责是：1.4.1负责管理和维护视频会议设备；1.4.2负责视频会议的统筹安排；1.4.3负责视频会议前的有关调试准备工作；1.4.4负责视频会议系统的运行日志登记工作，确保视频会议系统的正常运行；1.4.5负责视频会议的记录，整理会议纪要；1.4.6负责督办视频会议决定事项的落实工作；1.4.7负责协调其他视频会议的有关工作。
2.视频会议系统的使用2.1视频会议的申请。
原则上提前3天由责任管理部门向综合部书面申请，由综合部统一安排。
2.2视频会议的内容和时间安排由会议主办部门统一安排。
2.3参加视频会议人员由会议主办部门或单位确定和通知。
2.4严格会议纪律，执行会议前后点名制度。
由会议主持人向各分会场点名，确保参会人员到会。
各分会场设立会议签到簿，所属各分部综合部负责，并指定专门负责人进行管理。
2.5参加会议的人员，应排坐整齐，保持会场安静，将手机调至静音或振动，不得无故随意走动，影响会议视频效果。
3.视频会议系统的日常管理3.1视频会议是项目经理部一种重要的生产和管理方式，是解决问题的会议。
3.2每日交班视频会议为固定会议时间，不再另行通知。
其他会议综合部每次会前通过OA的方式发布视频会议通知，并做好主会场的视频会议设备的调试工作，确保视频会议正常召开。
3.3各单位综合部负责人为所在地区各分会场总召集人，各分会场所在地单位负责人为各分会场视频会议召集人。
各单位综合部要指定专人负责所在地的视频会议相关设备的管理和保养。
3.4视频会议有关决定事项由综合部收集反馈落实情况，并及时向项目经理报告。
公司视频会议管理办法
蒙西华中铁路股份有限公司视频会议系统管理暂行办法第一章总则第一条为规范蒙西华中铁路股份有限公司视频会议系统（以下简称：系统）的管理，确保会议系统的正常有效运行，充分发挥其作用，特制定本办法。
第二条系统可以为公司总部和蒙陕、晋豫、湖北、湘赣四个指挥部以及其他相关参建单位召开远程多方视频会议、远程培训、临时工作会议、远程调度指挥等提供支持。
第三条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，公司总部和指挥部应积极利用系统召开会议、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。
公司所属单位要充分将系统纳入蒙华铁路公司管理体系，要充分利用好会议系统提升公司管理质量。
第二章职责分工第四条公司总部职责（一）公司综合部负责系统使用的宏观管理调控，是系统使用的审批、安排和协调部门。
（二）公司综合部负责系统的技术支持，定期进行设备有效使用的日常巡查，做好记录。
（三）公司综合部负责系统的软硬件升级工作。
（四）公司综合部制订视频会议系统应用的应急处理办法并负责组织落实。
第五条指挥部职责（一）负责指挥部系统设备的管理和日常维护。
（二）负责指挥部系统的操作。
（三）配合公司总部会议做好系统联调工作，做好会议保障工作。
第六条其他参建单位职责（一）负责本单位系统设备的管理和日常维护。
（二）负责本单位系统的操作。
（三）配合公司总部或指挥部做好系统联调工作，做好会议保障工作。
第三章会议管理第七条会议审批。
（一）公司总部各部门召开视频会议，需经公司综合部审批后方可召开。
（二）指挥部召开视频会议，需报公司综合部信息办，由公司综合部信息办确认后方可召开。
审批流程，按以下程序办理：会议发起部门或指挥部通过内部协同办公网的“会议管理”提前2个以上工作日预订视频会议，并提供会议名称、时间、模式、参会单位等有关信息。
得到确认后，会议发起部门或指挥部应提前1个以上工作日将会议通知告知公司综合部信息办。
第八条会前准备注意事项：（一）各参会单位在接到会议通知后，应在“公司会议管理平台”中查询系统联调时间安排及有关要求，准时参加联调。
公司视频会议系统管理办法试行
XXXX公司视频会议系统管理办法（试行）第一条为规范我司视频会议系统的管理，保证视频会议系统的正常运行，特制定本办法。
第二条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，各级部门和机构应积极利用视频会议系统（以下均简称“视频会议”）召开会议、面试人员、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。
第三条总公司综合管理部是全司视频会议的管理部门，也是总公司视频会议室的管理部门，总公司信息技术部是全司视频会议系统的技术保障部门。
各视频会议系统的使用机构也应明确系统的具体管理部门及其职责，并指定两名以上系统管理员。
第四条各机构使用的视频会议软件和硬件系统均由总公司统一配发。
各机构可以根据自身情况本着适用即可的原则参考《视频会议室的建设》（见附件1）来建设视频会议室。
视频会议系统的日常操作应按照《视频会议系统操作规范》（见附件2）的要求进行。
第五条以总公司名义和总公司各部门名义召开的视频会议，需要在OA系统上执行“视频会议申请流程”，并经由相关领导审批通过之后方可召开；以各分公司名义和分公司各部门名义召开的视频会议，如需使用全司视频会议系统，由各机构提前告知总公司综合管理部，并将视频会议有关信息送总公司信息技术部备案。
如与总公司视频会议冲突，应优先确保总公司视频会议。
第六条以总公司名义和总公司各部门名义召开的视频会议，须按以下程序办理：（一）对于有总经理室及以上人员参加或涉及全司大部分机构参加的重要会议，会议发起者需提前5个以上工作日在OA系统上通过“视频会议申请流程”来预订会议室，同时通过OA系统向参会机构下发会议通知，明确视频会议联调时间及有关要求。
并将有关信息告知总公司信息技术部。
（二）对于一般性的有限数量机构间会议，会议发起者需提前3个以上工作日在OA 系统上通过“视频会议申请流程”来预订会议室，同时通过OA系统向参会机构下发会议通知，明确视频会议联调时间及有关要求。
并将有关信息告知总公司信息技术部。
视频会议系统管理办法
××省×××视频会议系统管理办法（试行）为规范××省×××视频会议系统操作和管理，提高系统使用效率和质量，确保视频会议系统长期稳定的运行,制定本办法。
一、会场概述××省×××视频会议系统由省厅主会场、厅属单位分会场、各设区市×××主/分会场以及县（市、区）×××分会场组成。
省厅及设区市会场具备主分会场双向功能，厅属单位及县（市、区）分会场为系统终端会场。
二、职责分工（一）省厅信息中心负责全省视频会议系统的管理调度及组织协调工作，制定相关管理制度，审核安排厅属各单位视频会议申请。
负责省本级视频会议系统技术维护及视频会议数据存储、归档。
负责全省×××视频会议系统管理员业务培训和技术指导，协调处理其他有关工作。
（二）省厅后勤服务中心负责省厅办公楼视频会议室保洁及开会期间后勤保障工作。
（三）具有视频分会场的厅属单位负责本单位视频会场管理调度及组织协调工作，指定专人作为视频会议系统管理员负责设备的维护及技术支持，负责分会场的保洁及相关后勤保障等工作。
（四）各设区市、县（市、区）分会场可以结合自身特点，参照省厅做出相应职责分工。
三、视频会议的申请（一）部省（部省市）视频会议由×××部召集，根据业务对口原则，主要参会单位负责将会议通知传达至各参会分会场；同时，按要求填写好视频会议使用申请表，将申请表和会议通知一并提交厅信息中心。
（二）省市（或省市县）视频会议由省×××厅召集。
会议主办单位负责对视频会议通知进行审核，提前3个工作日将会议通知下发至各参会单位（特别紧急会议可根据实际情况另行办理），按要求填写好视频会议使用申请表，将申请表和会议通知一并提交厅信息中心。
焦煤集团视频会议系统管理办法
焦煤集团视频会议系统管理办法第一章总则第一条为加强焦煤集团视频会议系统的运行维护和管理，规范系统的操作规程，保障视频会议系统稳定、高效、安全运行，依据国家有关法律法规和集团公司信息化相关规范制定本办法。
第二条焦煤集团视频会议系统（以下简称视频会议系统）是指上联河南煤化总部及下联所属基层单位的三级视频会议系统，是河南煤化集团和焦煤集团召开视频会议的重要信息系统，该系统包括各主、分会场的视频终端、音响系统、控制系统、会议室及其相关设备等。
第三条河南煤化总部为视频会议系统的一级会场；焦煤集团为二级会场；各矿（厂）为三级会场。
第四条本视频会议系统为非涉密系统，只能召开非涉密内容的会议。
第五条本规定适用于焦煤机关各处室及接入视频会议系统的各分会场所属单位。
第二章管理机构和职责第六条视频会议系统的运行管理遵循“统一组织，分级负责、属地管理”的原则。
各单位要理顺管理体制，明确本会场的视频会议系统运行管理部门（以下简称运行管理部门），配备专门的技术人员，保障视频会议系统运行管理工作的顺利进行。
1页第七条焦煤集团综合办公室负责焦煤集团内部视频会议的审批和组织协调工作，主要职责是：负责审批各会议组织部门提出的召开各类视频会议的申请和组织协调工作。
第八条焦煤集团计讯处是焦煤集团所属的二、三级会场的运行管理部门。
负责焦煤集团所属二、三级视频会场的运行管理工作，主要职责是：制定视频会议系统相关运行管理制度；负责焦煤集团视频会议系统软硬件设备的日常维护；负责视频会议召开时的保障工作；负责焦煤集团所属各分会场的联调工作；负责组织开展有关培训工作。
第九条组织召开视频会议(含组织参加河南煤化集团视频会议)的各机关处室为视频会议组织部门，其主要职责是：负责确定视频会议主会场的地点、会议召开时间、会议内容和参会人员；负责印发会议通知并通知参会单位和人员准时出席。
第十条有视频会议分会场的各基层单位主要职责是：根据具体情况制定适合本单位的视频会议系统相关运行管理制度；负责本单位视频会议系统软硬件设备的日常维护管理，参加焦煤集团组织的联调工作，负责本单位视频会议召开时的保障工作。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
XXXX公司视频会议系统管理办法（试行）第一条为规范我司视频会议系统的管理，保证视频会议系统的正常运行，特制定本办法。
第二条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，各级部门和机构应积极利用视频会议系统（以下均简称“视频会议”）召开会议、面试人员、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。
第三条总公司综合管理部是全司视频会议的管理部门，也是总公司视频会议室的管理部门，总公司信息技术部是全司视频会议系统的技术保障部门。
各视频会议系统的使用机构也应明确系统的具体管理部门及其职责，并指定两名以上系统管理员。
第四条各机构使用的视频会议软件和硬件系统均由总公司统一配发。
各机构可以根据自身情况本着适用即可的原则参考《视频会议室的建设》（见附件1）来建设视频会议室。
视频会议系统的日常操作应按照《视频会议系统操作规范》（见附件2）的要求进行。
第五条以总公司名义和总公司各部门名义召开的视频会议，需要在OA系统上执行“视频会议申请流程”，并经由相关领导审批通过之后方可召开；以各分公司名义和分公司各部门名义召开的视频会议，如需使用全司视频会议系统，由各机构提前告知总公司综合管理部，并将视频会议有关信息送总公司信息技术部备案。
如与总公司视频会议冲突，应优先确保总公司视频会议。
第六条以总公司名义和总公司各部门名义召开的视频会议，须按以下程序办理：（一）对于有总经理室及以上人员参加或涉及全司大部分机构参加的重要会议，会议发起者需提前5个以上工作日在OA系统上通过“视频会议申请流程”来预订会议室，同时通过OA系统向参会机构下发会议通知，明确视频会议联调时间及有关要求。
并将有关信息告知总公司信息技术部。
（二）对于一般性的有限数量机构间会议，会议发起者需提前3个以上工作日在OA系统上通过“视频会议申请流程”来预订会议室，同时通过OA系统向参会机构下发会议通知，明确视频会议联调时间及有关要求。
并将有关信息告知总公司信息技术部。
（三）紧急情况下，会议发起者可先将视频会议有关信息告知总公司综合管理部和信息技术部。
会后在OA系统上补走“视频会议申请流程”。
第七条以各分公司名义和分公司各部门名义召开的视频会议，如需使用全司视频会议系统，须按以下程序办理：（一）会议发起者应提前3个以上工作日填报《视频会议申请表》（见附件3），打印并加盖公章后，传真至总公司综合管理部。
得到确认后，发起者应提前1个以上工作日将会议通知（包括电子版）抄送总公司信息技术部备案。
视频会议的联调工作由召开会议的机构自行负责，总公司信息技术部可提供必要的协助。
（二）如会议需使用总公司视频会议室，发起方应在申请表中加以说明，并按本办法第六条预订会议室。
第八条有三级或以下级别机构参加总公司发起的视频会议应至少有一天的联调时间。
第九条缺省情况下，总公司视频会议室的会议登录密码固定为123456。
对于重要会议，该密码需要临时修改。
总公司系统管理员会以OA留言方式将新密码下发给各下级参会机构的系统管理员，并于机构间联调之前进行修改。
本次会议结束以后，总公司系统管理员还原该密码。
第十条视频会议参加机构的组织协调工作由会议发起者（部门）负责，同时会议发起者（部门）还应督促各参会机构做好与当地视频会议管理部门及人员的协调工作。
第十一条会前联调规范：（一）各参会机构在接到会议通知后，应根据会议通知中的联调时间及有关要求，准时参加联调。
（二）联调前请先自行测试视、音频是否正常（具体操作按照《视频会议系统操作规范》的要求进行）。
（三）如果遇到无法自行解决的问题，请与上级机构的系统管理员联系解决。
（四）联调过程中如果机构较多，有时可能无法及时回应联调请求，请在会议室聊天窗口中向会议主持人发送“XX机构请求调试”的字样，等待会议管理员与您进行联调。
（五）联调中与会议管理员进行通话，确认视、音频都正常后，才算联调成功并开始值机。
（六）如召开紧急会议，各参会机构系统管理员应在接到通知后立即到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并应在联调后立即开始值机。
第十二条会议期间注意事项：（一）各参会机构应在会场的明显位置设置本机构的名称标牌（名称标牌为蓝底白字，尺寸大小以能在视频窗口中明显显示且不影响会场人员为宜），主要领导要设置桌签（桌签标准与单位名称标牌相同），重要会议还应在会场悬挂会标（会标要求根据会议通知要求制作），标牌、桌签及会标应保证图像效果清晰。
（二）如视频会议室中使用暗色桌面的，在召开视频会议时要求铺设亮色的桌布，以提高会议室的亮度。
并且尽量不要让摄像头对着室外窗户，或者使用遮光效果好的窗帘，以避免视频异常。
（三）系统管理员应随时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至出现不应有的画面。
（四）不得随意播放与会议无关的音视频信息。
（五）若需要分会场进行发言，请在会前做好准备，等待发言通知。
（六）发言者不要手持麦克风说话，最好把麦克风放在固定的地方，用平常普通说话的声音讲话即可，距离麦克风0.2m左右最佳，不要背对麦克风讲话，不要把麦克风放到音箱附近，避免产生杂音。
（七）分会场不发言时应主动关闭本端麦克风，避免产生杂音，影响会议音频效果，主会场也要通过会议软件全部静音，以保证会议效果。
（八）系统管理员应坚守岗位，确保电话联络畅通，随叫随应。
（九）会议期间，除系统管理员之外，无关人员一律不得进入设备操作区，不得操作与视频会议有关的设备。
（十）参会人员应严肃认真，保持坐姿端正，同时关闭手机或把手机置于震动状态。
（十一）会场内禁止吸烟、禁止食用水果零食等。
第十三条会议期间，如分会场系统出现故障，系统管理员应立即与上级机构系统管理员联系，寻求解决办法。
系统管理员在会后应详细记录故障处理情况，并上报给上级机构的系统管理员。
第十四条会议结束后，由主会场统一中断系统连接，各分会场在确认主会场中断后，方可关闭视频会议系统。
第十五条会议的录音、录像资料应根据有关档案要求妥善保存和处理。
第十六条各机构应定期对其视频会议系统进行自检，要求至少每月开机一次。
总公司信息技术部将定期组织对全司视频会议系统进行例行检测，检测内容与联调内容相同。
第十七条各机构视频会议系统管理部门的领导和系统管理员的姓名及其联系方式（包括办公电话、移动电话、电子邮箱等信息）如发生变更，应及时通知总公司综合管理部和信息技术部。
第十八条使用注意事项：（一）不得将视频会议主机作为其它用途。
（二）严禁带电插拔任何连接线缆。
（三）严禁带电清洁和维护设备。
（四）严禁用手转动镜头。
（五）严禁震动和挤压设备，特别是镜头。
（六）设备应放置在固定位置，尽量避免移动和插拔接线。
（七）注意更换麦克风、遥控器电池，长期不用则应取出电池。
（八）严禁随意更改设备的系统设置。
第十九条本办法由总公司综合管理部负责解释，总公司信息技术部提供技术协助。
第二十条各机构可根据本办法制定实施细则。
第二十一条本办法自发布之日起施行。
附件1、视频会议室建设原则1.总体要求视频会议室既是会议召开的场所，又是视频会议设备的放置场所，因此视频会议室规划设计的合理性决定了视频会议的质量，进而影响着会议的整体效果。
科学合理的视频会议室规划设计除了给与会人员提供舒适的会议环境外，更为重要的是真实地反映会场的图像、声音以及其他各种会议要素，使与会者产生临场感受，达到视觉、语言和环境全程同步交流的良好效果。
总之，通过视频会议传送的包括人物、声音、景象、图文在内的所有会议要素和信息应当清晰可辨。
2. 视频会议室的分类按照规模和功能的不同，视频会议室可分为三类：➢大型视频会议室：适用于总公司，可以召开全司范围的大型会议。
会议室内设置有大型会议终端，并配备智能化会议系统。
主要包括显示系统、多信号处理系统、图像采集系统、中央控制系统、音频扩声记录系统等。
➢中型视频会议室：适用于分公司，既可以作为分会场参加全司会议，也可作为本机构与下属机构召开视频会议的主会场，规模比大型视频会议室小，设备配置与大型会议室基本相同。
➢小型（普通型）视频会议室：适用于各级机构的附属会议室或下级机构的主会议室。
一般不设置智能会议系统，只需设置一体化的会议终端和显示系统。
3. 视频会议室的会场设计视频会议室的大小主要取决于会议规模和视频会议设备。
具体可根据通常参会人数，按照人均2-2.5m2的占用空间来计算。
此外还需考虑第一排座位到前置的监视器之间的距离(该距离为摄像的必要取景距离)。
天花板高度应不小于3m。
会议室及内部设施禁用白色和黑色等深色色调（白黑两种颜色会对人物摄像产生“反光”及“夺光”的不良效应）。
墙壁和桌椅宜采用浅色色调，如墙壁为米黄色或浅绿色，桌椅为浅咖啡色等，这样形成的视频电平近似于0.35V。
一般而言，南方宜用冷色，北方宜用暖色。
摄像背景（如被摄对象背后的墙壁等)不宜有山水字画等复杂景物，否则会增加视频的信息量，不利于提高图像质量和降低传输速度。
室内可以摆放花卉、盆景等清新淡雅的物件，使会议室显得高雅、活泼和融洽，对提高会议效果会有积极的帮助。
从视觉效果来说，监视器应放置在最前端且相对于与会者中心的位置，距地高度大约1m左右，人与监视器的距离大约为4－6倍屏幕高度，各与会者到监视器的水平视角应不大于60°。
监视器屏幕的大小应根据视频会议的数据速率、与会人数、会议室面积等因素综合而定。
对于小型视频会议室，一般采用29英寸至34英寸的监视器即可；大、中型会议室可划分多个区域后采用多台29英寸至34英寸监视器；大型视频会议室应以投影、液晶或等离子体电视为主，大小酌情选择。
监视器或电视机应置于视频会议室最前面正对与会者的适当位置。
摄像机的放置与监视器基本相同。
扬声器应置于会议室的四角，与两边墙壁之间的距离不少于1m。
3.1. 大中型会场的设计视频会议室应严格按照规范要求，结合实际进行布局。
下图是一个大中型视频会议室的会场设计图范例。
大中型视频会议室典型的设备接线图如下：3.2. 小型会场设计下图是一个小型视频会议室的会场设计图范例。
小型视频会议室典型的设备接线图如下：4. 室内环境室内温度应保持在18-22℃之间，湿度范围为50%-60%。
为保证室内空气新鲜，人均换气量不小于18 m3／h。
会议室的环境噪声级要求为40dB（A）。
过大的室内噪声会极大的影响音频系统的性能，使得其它会场难以听清该会场的发言。
5. 视频会议室的灯光照度灯光照度是实现视频会议的必要条件。
现代摄像机均设计有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩。
自然光(色温约为5800K)比日光灯(3500K)或三基色灯(3200K)高，如室内存在自然光和人工光源两种光线，视频图像会产生蓝色投射和红色阴影区域，质量将无法保证。
鉴于会议召开的时间是持续且随机的，自然光的照度与色温也随时间不断变化，因此视频会议室应避免采用自然光源，而应用人工光源。