公司司机、秘书管理制度范文

公司司机、秘书管理制度范文
◆司机制度
一、每日下班前，行政部秘书会将第二天的《车辆使用登记表》送至司机班，如遇到秘书工作繁忙，任一司机都可自行到行政部索要《车辆使用登记表》。

二、每天晚间值班的司机负责提前将第二天上班的司机和可使用的车辆情况按《车辆使用登记表》中的要求详细填写。

以便于部门整体协调控制。

◆秘书制度
一、外表形象
1、秘书的着装
可根据季节与活动内容穿套装（裙）、制服、民族服装、旗袍、连衣裙或衬衫、马夹、西裤。

上班期间不允许穿短裤、超短裙、蓝色牛仔服、运动服、运动鞋或奇装异服。

夏季，女孩不可以穿非常暴露的服饰，如果穿吊带背心（裙）时，可在外面穿件外套。

任何服装都要求清洁、整齐、得体、稳重，，着装不允许有掉钮扣、开线、破损的现象。

1-1秘书佩戴的饰物
1-2与服装、年龄相协调；
1-3与所处环境相协调；
1-4所佩戴的饰物之间也要相协调。

具体要注意以下几点：
1-5发带(绳)避免色彩太过亮（艳）丽、繁琐,要简单大方。

1-6胸花胸针要与服装搭配,不要太大。

花衣服上不宜再佩戴任何饰物。

1-7佩戴手镯时，最好是单独戴在一只手腕上。

1-8耳环、项链的佩戴要根据本人自身的条件来选择，包括脸型、肤色、脖颈长度及所穿的服饰。

办公室内不宜戴体积庞大、色彩过于鲜艳的首饰。

2、秘书的化妆
秘书的化妆以自然、悦目的淡妆为主，粉不能太厚、色不宜浓艳。

3、秘书的发型
没有特定的要求，只要与本身的气质相符，做到清洁、干净即可。

禁忌怪异发型及涂染鲜艳的色彩。

二、秘书的分类
按主要职能分为普通秘书和高级秘书。

高级秘书的主要职能是决策性辅助，参谋性服务。

针对我们公司而言，主要以普通秘书为主。

普通秘书的主要职能是效率性辅助，即事务性服务：一是为自己的领导服务。

如替领导管理时间，准备出差，收集各种信息资料，准备会议资料等；二是为本公司服务。

如为公司做好接待工作，管理档案，筹备会议，上下级的联络等。

三、秘书的特点
针对秘书这一职位来看，主要是辅助性工作，秘书相对于公司领导或其所在的部门。

四、秘书的素质
1、职业道德
2、奉献精神：秘书的工作机密性较强，有些事只能埋头去做，而不能去说，不能公开宣扬。

有的时候还要加班加点的做事，这就要求秘书要有埋头奉献的精神。

希望出人头地、不愿脚踏实地埋头苦干的人是干不好秘书这一工作的。

3、遵章守纪
遵守公司的各种规章制度，养成照章办事的好习惯.
4、尊重领导，谦和待人
服从领导的指派，不能各行其是。

与同事友善相处，不挑拨离间。

评论别人要实事求是,不可挟私褒贬。

5、协调能力
协调上下级之间、部门之间和员工之间的关系。

6、表达能力
包括口语表达能力和书面表达能力。

口语表达做到口齿清楚，表达准确，得体的手势及表情。

注意说话的语气、语调、语速及说话的距离，距离近时，音量小些，距离远时，音量大些，以对方能够听清楚为宜。

书面表达做到语言表述简捷流畅，文章格式规范得当，措辞严谨。

五、秘书的主要工作内容
1、领导的日程安排
预约客人；领导外出时交通工具及票的预约、购买，旅费、押金的收付；感谢信及节假日贺卡的寄发；计划表的制作及更新；墙报的填制及更新；文件的整理及归档；名片的准备及预购；书籍的订阅整理；各部门文件的呈报；
2、领导日常生活的照顾
领导办公室内的环境卫生；领导用餐、饮用水及零食点心的照料；领导的健康管理（药品的准备）；日用品的定期购买；代为处理领导的其他杂务。

3、接待工作
4、电话接待
1-1、由于电话交谈双方不能看见对方表情，所以交谈时最好也能保持微笑，称谓要用敬语。

男性统称为先生。

无论客人是有约而来还是无约而至，秘书都要面带微笑起身迎候。

无论来客的身份、地位是否有高低之别，来者都是客，一定要尊重对方，不可以拿势利的眼光来看待人。

1-2、有约接待：先向领导转达，经得同意后，将来客引领至领导的办公室（会客室）
，招待（茶水、用餐或预定客房的安排），客人走后，办公室（会客室）的及时打
扫。

1-3、无约接待：要有礼貌地询问客人的来意，有否预约，跟领导取得联系后作好妥善处理。

如与领导无法联系，需向客人致歉，语气一定要婉转，请客人下次能够事先预约，留下客人的联系电话。