采购计划上报及验收规定

采购计划上报及验收规定
为了使采购计划上报、下发及落实顺畅，确保采购流程规范高效运作，在提高采购物资质量的同时降低采购成本，明确各部门责任，依据豫龙董（2006）60号《固定资产及大型备件购建管理制度》、豫龙董（2009）15号《河南龙成集团物资供应公司运行方案》以及豫龙董纪（2009）第19期等文件制度对采购计划的要求，结合许昌铁矿具体现状，特制订本规定。

一、计划上报
本规定适用于正常情况下的月采购计划及紧急计划。

1、各部门指定专人担任专职（或兼职）计划员，负责本部门所需采购物资计划的收集、分类、整理、审核、编制、上报工作。

供销部只受理专职（或兼职）计划员上报的采购计划，任何基层使用部门的越级上报将不予受理。

2、计划员对各部门上报的采购计划应具备的“五性”（指具体性、完整性、合理性、总控性、权威性）负责。

凡属不能达到“五性”要求的采购计划，供销部可不予受理或取消不合格采购计划，由计划上报部门重新确认后上报，由此而造成的一切后果由计划上报部门自负。

3、计划上报应严格按照审批权限层层审批。

按照规定所有计划必须由部门一把手审核签字，交财务部进行审核，审核通过后，由计划上报部门上报公司总经理或总经理授权指定人员审核签字通过。

凡属审核签字达不到要求的采购计划，供销部将不予受理，由此造成的一切后果由计划上报部门自负。

4、紧急计划作为月计划的补充应严格控制。

在2012年5月1日前，各部门每周上报紧急计划不得超过1次，在2012年5月1日后，各部门每月上报紧急计划不得超过2次。

报紧急计划次数每超过1次，每次罚部门负责人200元，上报超次数紧急计划须附财务部开具的罚款收据，否则供销部将不予受理。

5、计划上报的时间要求：每周六上报采购计划，截止当日下午6点；紧急计划在正常工作时间内随时受理。

6、所有采购计划必须经供销部确认同意后方能进入采购流程，否则后果自负。

7、采购计划应严格按照统一表格规范编制，严禁随意更改表格格式。

上报的采购计划要详细具体，严格按照表格上的项目逐项填写。

上报计划时计划员应将纸质版和电子版计划一并上报，二者缺一不可，否则供销部将不予受理，由此造成的后果由各计划员自负。

8、非生产性固定资产及生产性固定资产类采购，严格按照《固定资产及大型备件购建管理制度》的要求审批，违反规定的采购计划将不予受理。

9、采购计划无论多少，必须是电脑打印，任何用笔填写、临时添加和更改的项目，须由计划审批领导逐项签字核准，否则该项采购计划将不予受理。

10、各部门上报采购计划中凡属于指定厂家的采购，在计划上报时必须出具推荐函（相关领导签字），由使用单位签订技术协议后方可进入采购流程。

二、采购计划的填写
1、物资名称：必须是“采购计划分类明细”中所列的物资名称或行业内通用名称，禁用“俗名”、“自定义名”、“省略简化名”等。

2、规格型号（或质量标准）：与物资名称相对应的规格及型号（或质量标准）。

按照国家标准、行业标准或生产企业标准详细填写，不得漏项、错填造成概念模糊影响采购定性。

对于有特殊要求的物资应予以注明。

3、材质：因材质不同影响采购定性及使用的，必须在“备注”栏内准确注明材质要求。

正常情况下，未注明材质要求的，采购时依据最低标准采购，若因材质影响使用，后果由计划上报部门负责。

4、数量：在计划中“数量”是最关键的两个字。

首先是“量”，指的是“计量单位”，是“吨/公斤/升”、“套/件/个/块”、“米/厘米/毫米/根”等必须要准确，同种物资计量单位必须一致，否则将直接影响采购；其次是“数”，指的是数学中的小写阿拉伯数字。

这里的数量是根据实际需求量、所掌握的现有库存量、采购周期、资金使用情况等统筹考虑确定的。

在计划审核过程中，供销部计划员有权利（责任）根据实际情况对采购数量进行变更，并将变更情况及依据通知计划上报部门，计划上报部门不提出疑议将视为默认。

为了降低库存和减少资金占压，通常情况下，通用物资入库后30日内未出库，供销部有权调配使用，并追究计划上报部门责任。

5、产地：指使用单位依据物资使用情况的优劣为保证生产顺行或提高产品质量，必须对采购物资指明产地（或生产企业、供应商）的，应在“备注”栏中准确标注。

未标注，则视为不要求，采购部门有权自行确定供应商。

6、要求到货日期：指计划上报单位依据生产计划、维修计划、项目计划的实际情况，对计划采购物资的到位日期予以指定，但通常情况下所要求的到货日期必须考虑计划上报的过程、进入实施采购时间以及可实现的采购周期。

对于凭空想象不负责任的时间要求，供销部计划员有权不予受理或由采购部门依据实际确认到货日期。

7、有无库存：指计划上报部门通过财务部物资管理科确定各仓库现有的可用库存数量。

8、需求单位：为了便于采购流程中信息互通，计划上报部门应在此栏中注明原始计划的上报单位；同时，仓库按照正常情况下“谁报计划谁领用”的原则办理物资出库。

三、计划的编制下发及考核
1、供销部计划员将经过分类、汇总的计划以电子版在每周周日发至采购人员，由采购人员对采购计划再次进行审核确认，审核通过的计划进入采购流程，审核未通过的计划应及时与上报计划部门进行沟通确认。

2、每周周一由供销部计划员落实上批采购计划落实情况，未按要求完成采购计划，又没有特殊原因的，每项次对采购人扣0.5分，因推诿扯皮导致某项计划无法落实，经确认后，每项扣2分。

四、物资验收
1、常规物资到货后1个工作日内由上报计划部门验收完毕并签署验收单；设备、备件到货后在7个工作日内验收完毕并签署验收单。

2、经上报计划部门验收不合格的物资必须在1个工作日内通知供应员，由其根据实际情况做出退货或降价使用处理。

本制度自2012年3月15日起执行。

本制度的解释权为供销部。

2012年3月10日。