应用文-论商务文秘专业学生职业能力的培养

应用文-论商务文秘专业学生职业能力的培养
论商务文秘专业学生职业能力的培养
'论商务文秘专业学生
能力的培养
一、学生的职业素质培养目标
（一）职业意识
有别于其它行业工作，有其特殊性。

应向学生灌输严谨、敬业的职业意识，同时还要培养学生具有良好的礼仪风范，养成谦虚而落落大方的态度。

首先第一步是要
联盟
让学生正确理解秘书工作的定位。

秘书最基本的职能是为领导服务。

秘书工作性质的辅助性，工作关系的从属性，决定了秘书在工作中是领导的助手、参谋和智囊，这是秘书首要具备的职业道德。

秘书工作是辅助决策，而非自作主张，所以学生将来工作中应时刻摆正自己的位置、把握好角色，不擅权越位。

同时秘书的工作性质处于“幕后”，是无名英雄，这就要求我们一开始就要培养学生任劳任怨、埋头苦干、服务服从的职业意识。

秘书常常办会，但很少坐在主席台上；常常撰写文件，但很少签上自己的大名；常常办事，但大多为他人作嫁衣。

服务性是其最本质特征。

同时要意识到秘书是领导决策的坚定的执行者和坚决的维护者，而离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。

因为秘书的工作性质关系，我们还应培养学生具有保密意识。

秘书由于工作性质，大量接触机要文件，掌握许多核心机密，一旦失密，就会给工作带来极大的被动。

保密工作是秘书工作的重要组成部分，保守本单位内部的机密也是秘书的职业精神。

（二）知识素养
秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面；纵向具有较深厚的专业知识。

1、基础知识。

从事秘书工作的人员，尤其需要具备较为深厚的
知识和逻辑常识。

否则，今后工作中秘书的文字材料就会变得空洞、枯燥，出现逻辑错误甚至漏洞百出。

2、专业知识。

这是需要学生牢固掌握秘书“办会、办事、办文”三大核心工作所需的知识、技能、素质要求。

3、行业知识。

我们还可让学生了解一些行业知识。

如在政府机关工作的必须具有行政
知识，在
企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。

（二）人文素质。

现代秘书工作已不满足于传统秘书的被动性、事务性，其在工作中所表现出的协调、沟通能力也关乎秘书工作的成败。

这就要求我们培养学生具有秘书人员应具备的较强情商，双向沟通能力和与人协调的能力，处理好人与人之间的关系。

秘书工作事多而广，处于纷繁复杂具体事务中的秘书，经常会发生各种各样的意外事件，只有头脑冷静、有良好的自制力，采取果断有力的措施，才能使各种问题得到有效的控制和妥善的解决。

这些能力也需要我们在教学过程中有意识地去培养学生。

二、学生的专业能力培养目标
（一）、写作能力
写作能力应作为我们文秘专业学生核心的能力培养目标。

商务秘书常常需要制定措施、编制
，撰写各种
，供企业决策时参考，不仅对材料要进行综合分析，还要对领导者的工作思路要进行演绎或归纳，所有这些都要靠规范、准确、精练的文字表达，因此运营性和商业性文书书面表达能力应是我院文秘学生必备基本功。

教学中应通过大量的具体公文写作练习让学生真正掌握各种公文的写作方法，切实提高其写作能力。

并要求学生把字写得端正、匀称、流利。

（二）、口头表达能力
秘书的口才，直接影响着他参谋和助手效能的发挥。

这“说”的过程，一方面是表达自己的理解和见解，另一方面也能在工作中跟领导、群众沟通。

教学中要通过秘书口语这门课程培养学生说一口标准且流利的普通话，口齿清晰，不紧不慢。

锻炼学生平时表达简明扼要，切忌罗嗦。

说话有条有理，善于打腹稿，有的放矢。

并让学生学会听说，能从别人的冗长、反复的发言中找出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，快速地将其转化为自己简明的
加以复述。

（三）、社交活动能力
现代
中的秘书不再是整天坐在办公室整理文件或是伏案写作，而是要经常参加各种社会活动。

所以，作为秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物。

做到既能轻松愉快地完成工作，又能与外界保持良好的关系。

因而，我们的教学中还要提高学生人际交往能力，使其掌握秘书工作的必需礼仪规范。

（四）、协调能力
秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡；善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解和不合，并及时加以沟通、协调。

（五）、熟练使用现代化办公设备的能力
诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打印机、电子
、传真机、
通讯设备等等。

凡是办公室拥有的器械、设备，特别是计算机操作能力，教师都尽可能提供一切机会让文秘专业人员学会使用。

在笔者任教的学校，有一个很好的作法是让商务文秘专业的学生到学校各行政办公室、系部办公室当值班学生，协助老师、行政人员处理一些办公室文件，帮忙接打电话，打印、传输文件等。

在实际的办公中学生切实地接触到具体而琐碎的办公事务，也能从中学会熟练
地使用各种现代化办公设备，为学生将来进入工作岗位提供了一个很好的过渡和准备。

（六）、判断能力
有人说：“最重要的才能莫过于能作出正确的判断”。

为了实现领导的指示，商务秘书必须正确领会领导意图，尽快地作出判断，准确无误地应对，才不致于出现工作失误或漏洞。

因而，我们在具体的专业教学中都会使用案例教学，或是在实训中使用具体情景教学使学生学会怎样在工作中做出快速而准确的判断。

（七）、应变能力
秘书的大部分工作都有章可循，并严格按照政策和规章制度办事。

但有些工作，尤其是事务性工作，在特殊的时间、地点、条件下，也常会出现意想不到的情况。

秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。

（八）、掌握外语的能力
随着市场国际化的
和企业规模的扩大，越来越多的管理者会进行国际贸易交际、商务谈判，签订
等，这就要求商务秘书具备一定的外语能力，掌握基本的外语听、说能力。

（九）、自我
调节能力
文秘职业的特定性质，要求我们要更加关注培养学生树立良好的心态，学会宽容、协作。

1、培养学生控制自我情绪的能力。

现在的高职学生一般生活和学习一帆风顺, 当遇到挫折时, 容忍力较低, 有的甚至一撅不振。

而秘书工作由于其综合性和复杂性, 工作中很容易遇到挫折和委屈。

因此, 在教学中我们应教会学生在遇到挫折时多想想有利因素,学会从全局和长远看问题,缓解心理冲突, 平息情绪的波动。

2、培养学生应对压力的能力。

由于秘书工作情景和事项复杂, 千
头万绪, 工作时间冗长, 综合性和交叉性极强, 这种超负荷的运转使秘书感到巨大的压力, 身心疲惫, 容易导致心理失调。

因此, 应培养学生正确认知压力。

把压力看成是秘书工作的一种正常现象。

三、如何提高文秘专业学生的就业竞争力
（一）转变教学理念
长期以来，人们对秘书专业一直理解为学科
，教学过程中，仍然以学科体系为依托，而忽视学生职业能力的培养。

其实，文秘教育本质上是一种职业能力教育，我们应转变文秘专业的教学理念，以职业教育为自豪，把文秘专业学生的教育目标由“知识人”转变成“职业人”。

（二）加强师资队伍建设
目前文秘教师多是“半路出家”，秘书学基础不是很扎实；即使是“科班”出身，也多是从学校到学校，缺乏必要的专业
，而秘书学又是一门实践性很强的专业。

因此，首先提高专业教师的水平是提高文秘专业学生竞争力的关键。

（三）教材创新
目前文秘专业教材虽“琳琅满目”，给老师们提供了更多的选择余地，但大多是你抄我，我抄你，少有创新，基本上没跳出“办文办会办事”的框框。

要实现对学生职业能力的有效培养，就要在教材的选择上进行创新。

1、在理念上要定位准确，面向企业文秘人员，符合当前秘书实际工作需要，能解决文秘人员在日常工作中面临的普遍性问题。

2、在内容上要与企业文秘工作的流程相吻合，具有可操作性，不是在诸多“意义”、“特点”、“分类”之后不了了之。

3、应有丰富的案例，能增强学生的参与感，从而提高学生的学习兴趣。

参考文献：
1.杨群欢高职文秘专业实践教学改革与探索[J];教育探索;2004.11
2.沈建红文秘专业人才就业能力的培养途径[J];中国职业技术教育;2004.24'。