公文处理与衔接培训ok

公文处理与衔接培训
总公司行政部 2014年1月
主要内容： 一、公文的概述、处理、 衔接等； 二、标准化文件的编、 审、批流程等。
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文书处理 行文规则
公文格式
发文 收文
文 件 归 档
文 书 工 作
→ →
——文件依据——
1.《党政机关公文处理条例》——
2012.4.16 中办发〔2012〕14号 2012.7.1实施
2.《党政机关公文格式》
GB/T 9704-2012 2012.7.1实施
一、公文概述
1.公文的概 念： ——是公务文书的简称， 指各个单位在进行公务活动中 所制作、使用、传递的文件。
——具有规定格式、
普遍通用、 一定效用三个基本要素。
2.公文的基本特点 （1）政策性 （2）实用性 （3）真实性 （4）权威性 （5）交流性 （6）时限性
3、公文的主要结构——
（1）标题 （2）主送单位 （3）正文 （4）附件 （5）落款作者 （6）日期 （7）签章
二、标准化文件——
1.QB/GPEC20500001-2013 标准化文件管理办法的宣贯
2.新版标准化文件与旧版的不同之处
（1）将原来的《标准化文件审批表》新增了” 新增、修订、取消“选项； （2）新增了WORD版文件的申请流程； （3）新增了标准化文件发放清单——对账 制。 （4）增加分发受控、取消电子章。
谢谢大家！



内容：需办文件 参阅文件 时间：平件 急件 保密：普通件 秘密、机密、绝密
5.行政性正式公文的种 类（15种）：
（1）决议；（2）决定； （3）命令（令）； （4）公报； （5）公告；（6）通告； （7）意见；（8）通知； （9）通报；（10）报告； （11）请示；（12）批复； （13）议案；（14）函； （15）纪要。



通用文书 专用文书（司法、经济、会计、外交、 军事…） 科技文书（图纸、图表、说明书…） 信访文书
（2）按作用分——






行政类 法规类 计划类 总结类 记录类 会议类
（3）按来源分——



收文 发文 内部运转文件
（4）按行文关系分——

上行文 下行文 平行文
（5）按处理要求分——
（6）向上级的重要行文，负责人签署； （7）各个单位之间要多用《函》； （8）内设机构向外发文，应以单位办公厅 （室）名义； （9）单位内部机构之间相互行文，一般应告知 单位办公厅（室）；
（10）有双(多)重领导关系的，应视具体情 况，一个主送，另外的抄送； （11）经批准在报刊上公开发表的文件，应视 为正式公文，具有效力； （12）不同单位为同一事项发文，应先协商； 政策不一致时，不应各自行文，否则上级应 责令纠正； （13）根据需要，两个以上的平行机关可联合 行文。
公文处理工作不是简单的收收发发，而是： （1）上通下达、内外联系的手段与途径； （2）正常、高效运转的纽带和中枢； （3）积累史料、形成档案的基础与保障。
三、行文制度（规则）
——各个单位之间公务文书 往来运行的统一规定。
1.行文方式——
3 种 行 文 方 向：
（1）上行文 （2）下行文 （3）平行文
3.公文的作用与功能
（1）领导与指导作用； （2）规范作用； （3）公务联系作用； （4）凭证依据作用； （5）宣传教育作用； （6）研究参考作用„ „
4.公文的种 类 ——不同角度的分类
（1）按使用范围分 （2）按作用分 （3）按来源分 （4）按行文关系分 （5）按处理要求分
（1）按使用范围分——
发文程序
（1）撰稿 （2）审核 （3）签发 （4）登记 （5）印制 （6）用印 （7）核发 （8）封发 （9）整理（立卷归档）
文件归档——
（1）文书档案的来源： 一般由公务文书（文件）转化而来； （2）公文与档案的关系： 文件是档案的前身， 档案是文件的归宿。
（3）文档一体化——
档案工作应与文书工作紧密结合， 不能分家，努力做到“文档一体化”。 实行前端控制和全程管理： 将归档环节嵌入OA流程，在文件的生成和 接收时就在网络的流程中，实现在线归档的关 联操作。避免文件失控和重复劳动。
文档一体化：
（1）思想理念上—— （2）管理体制上—— （3）工作制度上—— （4）操作流程上—— （5）网络运行上—— （6）时间安排上—— （7）人员配置上——
四、公文处理工作的特性要求
（1）确定性 （2）连续性 （3）规范性 （4）快捷性 （5）细致性 （6）安全性
5、公文处理工作的重要作用
4 种 基 本 形 式：
（1）逐级行文 （2）多级行文 （3）越级行文 （4）直接行文
2.主要的行文规则——
（1）一事一文，或一文一事； （2）明确主送对象，不要多头主送； （3）一般应逐级行文，不要越级行文； （4）《报告》与《请示》分清，《报告》 中不得夹带请示事项； （5）不得乱用抄报、抄送；
基 本 原 则
准确规范
精简高效
安全保密
3.公文处理的重要任务 （1）收文处理 （2）发文处理 （3）整理归档
收文程序
（1）签收 （2）登记 （3）初审（分送） （4）拟办（批办） （5）承办 （6）传阅 （7）催办 （8）答复 （9）整理（立卷归档） （10）清退、销毁
催

办


普通文件 正常催办 重要文件 重点催办 紧急文件 盯人定时催办
——注意——
1、发文机关标识——
用全称或规范化简称加“文件”组成，红色。
2、发文字号——
由机关代字、年份和序号组成，3仿，居中， 六角括号〔〕 ，在红色分隔线之上。
3、字号字体——
发文机关用小标宋，标题用2号小标宋， 内文用3号仿宋，文尾版记用4仿。
4、标题——
三个要素都应齐全（机构＋主题＋文种）， 尽量不出现标点符号，根据需要可用《》。 若文字长可换行，居中，但应注意不要切断 词意。
五、公文的一般格式和标记
（1）文头处—— （2）文尾处——
从上到下 由前至后
1.份号、2.密级和保密期限、 3.紧急程度、4.发文机关标志、 5.发文字号、6.签发人、 7.标题、8.主送机关、 9.正文、10.附件说明、 11.发文机关署名、12.成文时间 13.印章、14.附注、 15.附件、16.抄送机关 17.印发机关和印发时间、 18.页码
5、正文——
公文首页必须显示正文。 文中层次结构顺序为—— 一、 （3黑） （一）（3楷） 1. （3仿宋） （1） （3仿宋）
6、成文时间——
应为领导签署同意之日，用阿拉伯数字将 年、 月、日标全。
7、发文印章——
印章端正、居中，下压机关署名和 成文时间。为保障档案长久存放，请 用红色印泥。
8、末页处理—— 采用调整行距、字距的办法，将印章 与正文文字同处一页，不得采用 “此页无正文”方法。
常用事务性 公 文
1.计划（规划） 2.方案 3.总结 4.情况汇报 5.调研报告 6.简报 7.会议主报告 8.领导讲话 9.典型材料 10.规章制度… …
二、公文处理工作
1.公文处理的主要任务 ——科学、合理、有序地进行 文件（公文）的制作、传递、 使用、管理和归档。
2.公文处理的基本原则 实事求是
3.标准化文件的审批流程
（1）标准化文件审批表——表单处理 （2）正文——请采用”标准化文件模板“ （3）附件 （4）编号和排次的核对 （5）所在单位直属领导签名 （6）会签 （7）发文件专责核对
4.标准化文件的日常事务 （1）清单的建立； （2）标委会修编通知的完成情况跟 踪与落实； （3）标准化文件起草的指导。