《办公室管理》第四次作业.

《办公室管理》第四次作业
第十三章办公室文献检索与文件处理
1、我国党政机关出版物有哪些范围？
答：办公室文献的来源：主要是政府出版物，其内容
1、以党和政府的名义发布和发表的各项政策、条例、命令、法令、规程、决议、决定、指示、公报宣言等；
2、各种科学、文化、教育、卫生、体育等事业机构和生产企业机构的文件、刊物；
3、党和政府领导人代表党和政府所发表的报告、发言、声明等，至于党和政府领导人以个人名义发表的学术著作或文艺作品不在这一范围之内；
4、党、团、工会及各群众团体的章程、记录、计划、决议、名录、概况等。

2、办公室文献收集分别有哪些付费和免费收集方式？
答：1、付费方式
（1）订购（2）选购（3）委托代购（4）复制
2、免费方式
（1）呈缴（2）调拨（3）交换（4）征集（5）接受捐赠（6）现场收集（7）索取3、什么叫国家书目？我国主要有哪些国家书目？
答：是全面登记一个国家所有文献的总目，是文献采访人员全面了解一个国家文献出版状况，进行该国文献收集与补充的重要情报源。

中国的国家书目：有《全国新书目》、《全国总书目》、《中国国家书目》（我国目前收录文献最全、标准化最高的一种书目）等。

外国的国家书目：有《英国国家书目》、《法文出版物总目》、《美国图书出版纪录》等。

4、我国目前有哪些图书分类法，分别有什么特色？
答：1、《中国人民大学图书馆图书分类法》简称《人大法》由中国人民大学图书馆集体编制。

《人大法》的分类体系是根据毛泽东提出的知识分类原则建立起来的。

它设计了一个全新的分类体系，把全部图书分为四大部分，然后排成17个大类。

2、《中国科学图书馆图书分类法》简称《科图法》由中国科学院图书馆编制科学出版社出版。

是综合性的大型分类法。

《科图法》在吸收其他分类法优点的基础上，综合科学院系统图书馆藏情况和读者对象，首先区分为五大部类、二十五类。

《科图法》主要被中国科学院系统图书馆、国内其他一些科学研究机构和高等学校的图书馆采用，1979年使用单位达1000多个。

3、《中国图书馆图书分类法》简称《中图法》是集中了全面图书馆和情报部门的力量共同编制的一部综合性大型文献分类版。

《中图法》采用了五分法，它在五大部类基础上，把基本大类扩展成为二十二大类。

《中图法》是我国绝大部分的大学图书馆目前正在使用的图书分类法，曾于1985年荣获国家科学技术进步一等奖。

5、文书立卷有哪些主要方法？
答：（1）作者特征与按作者特征组卷
（2）问题特征与按问题特征组卷
（3）名称特征与按名称特征组卷
（4）时间特征与按时间特征组卷
（5）通讯特征与按通讯特征组卷
（6）地区特征与按地区特征组卷
第十四章办公室通讯工作
1、电话机使用需要注意哪些事项？
答：1、听到拨号音后再拨号（按键），拨号（按键）时要看清电话号码一气拨完，勿中途停顿，如果在拨号中途或拨号后听到忙音，只要按一下话机的叉翼重拨或稍后再拨。

2、听到电话铃响后，应尽快接听。

这样既可节省机线占用时间，同时也可避免对方久等耽误事。

3、打电话时，听筒拿得过高或过低都不合适。

正确的拿法是：保持听筒为垂直状态或略有倾斜，口腔与送话器的距离以10厘米左右为宜。

4、通话完毕请将听筒搁在一旁，否则将使用电话打不进来或损坏电话设备，影响电话的正常使用。

2、无线寻呼有哪些主要性能？
答：无线寻呼的性能：优点是设备简单、购置费用少、体积小、携带方便、接受距离远；缺点是灵敏度比对讲机和收音机等通信接收机要差一些。

3、如何进行传真机使用和维护？
答：（1）传真文件时注意保密工作。

（2）对传送量要适当控制。

（3）传真文件不易长期保存，不能作为存档使用。

（4）不要把传真机当复印机使用。

（5）传真机应放置在清洁而阴凉的地方，避免潮湿和高温。

（6）传真机不能擅自拆卸，还要设有避雷装置。

4、局域网有哪些主要特点？
答：局部地区内传递信息并实现资源共享；
一般为单一组织占有和管理；
网内设备量较少，通信线路成本不高，设计、安装、操作使用比较方便；
具有比较高的传输率；
传输误差率很低；
可以支持点到点通信或多点通信。

5、Internet和Intranet有什么区别？
答：Internet概述
（1）是按照一种称为TCP/IP的协议把世界各地的计算机或物理网络连接在一起，为相互共享计算机资源(硬件、软件和数据)而连接起来，且各自具有独立功能的计算机系统之集。

我国在90年代加入。

（2）Internet的价值：周游世界；接收和发送电子邮件、传输文件；电子商场购物；网上科研、阅读和下载资料；发布电子广告；电子银行储蓄、结算；举行网络会议；远程医疗、教学；网络电话；网络赢利；网络游戏；网上实现对外联络；等等。

Intranet简介
Intranet又称为企业内部网，是Internet技术在企业内部的应用。

它采用TCP/IP作为通信协议，利用Internet的Web模型做标准信息平台，同时建立防火墙把内部网和Internet分开，使企业内部秘密或敏感信息得到保护。

网络内部，所有信息和人员实行分类管理，通过设定访问权限来保证安全；外来人员进入网络，有着严格的授权；对合伙人、重要客户等部分外来人员可以开放；通过设立安全网关，允许某些类型的信息在Intranet与外界之间往来。

第十五章办公室安全工作
1、办公室安全工作包含哪些主要内容？
答：办公室的安全工作，主要涉及到环境设施安全（集中体现为建筑物及物资财产的防火和
防盗）、工作人员的安全（集中体现为工作人员的人身安全与健康安全）、资料和信息的安全（集中体现为防范失密、泄密和窃密）。

其中，防范资料和信息的失密、泄密和窃密是办公室安全工作的重点。

2、失密、泄密和窃密的含义分别是什么？
答：安全工作的重点是要做好重要资料和信息的保密工作，保密包含防范失密、泄密和窃密现象的发生。

（1）失密：内部人员丢失重要的文件资料、产品、图纸、实物等，不管是否找回，都会造成危害。

（2）泄密：内部人员把秘密泄露给不应知道的人员。

（3）窃密：外部和内部人员采取非法手段窃取、搜集、刺探、收买、出卖、提供党和国家的秘密。

3、我国国家秘密的等级和范围是什么？
答：绝密：最重要的国家秘密，泄露会导致国家的安全和利益遭受特别严重的损害。

机密：重要的国家秘密，泄露会导致国家的安全和利益遭受严重的损害。

秘密：一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。

4、如何对办公室计算机的使用做好保密工作？
答：1、加强对操作计算机的办公室人员的培训和教育，增强保密意识，掌握安全技术。

2、对计算机的放置有一定的要求。

3、计算机使用过程中的保密。

第一，计算机启用前必须由相关部门进行安全保密检查；第二，计算机信息要划分密级，秘密信息不能在公开的计算机系统中处理、储存和传递；第三，建立严格的登记和保管制度，加密拷贝秘密内容；第四，防范计算机病毒的侵扰，谨防信息被窃取。

5、办公室保卫工作的原则和特点分别是什么？
答：保卫工作的原则
（1）合法性原则（2）针对性原则（3）有效性原则（4）可行性原则
保卫工作的特点
（1）复杂性（2）以预防为主（3）走党领导下的群众路线
第十六章办公室常用技能
1、誊写、摘抄、交拟、拟议的含义分别是什么？
答：誊写：是一种辅助性的文字工作，同时也是对办公室工作人员进行文字训练的一种基本工作。

誊写就是把领导人或其他工作人员起草的字迹潦草或因修改而勾划较乱的稿件，抄写清楚，然后交付打印或使用。

摘抄：领导人一般工作繁忙，无暇每天阅读、处理大量的电讯、文件、报刊等文字材料，通常是由办公室工作人员先去阅读，将其中的重要内容选出来，勾划出重点观点与段落，按轻重缓急的程度报送领导，或摘抄出其要点、重点，编写成概要文字，交送领导。

交拟：机关要办公室工作人员撰写或工作人员接受领导布置的写作任务，就是交拟。

简言之，交拟就是交给写作任务。

拟议：从交拟开始到正式动笔起草前的全部酝酿准备过程，称为拟议。

2、校对文稿有哪些主要方法？
答：（1）读校法；（2）对校法；（3）折校法；（4）看校法。

3、办公室的接待纪录一般应该包含哪些内容？
答：办公室接待记录一般要有编号，依次记录来访人姓名、单位、时间、内容。

“处理意见”栏要记接待人的承办意见，较重要的问题要记领导人的批办意见，最后署上接待人的姓名，
以明确责任。

4、人工手动输入和自然识别输入的方法分别有哪些？
答：人工手动输入主要包括：整字输入、数字编码输入、字音编码输入、字形编码输入、形音编码输入。

自然识别输入主要包括：字形识别方法和语音识别方法。

5、印刷用纸有哪些主要类型？分别适宜用于哪些方面的用纸？
答：新闻纸：亦称白报纸，质地松软，利于工艺操作，抗水性能差，不宜钢笔书写，日久会变黄，主要用于报刊、杂志等无须长期保存的印件。

凸版纸：是凸版印刷专用纸张，质量均匀，不起毛，略有弹性，不透明，稍有抗水性能，有一定的机械强度，是印刷普通书籍和高级书籍的常用纸张。

胶版纸：亦称道林纸，伸缩性小，吸收性均匀，平滑，质地紧密不透明，白度好，适用于平版印刷印制多色产品及封面、插图、画报等。

铜版纸：白度高，表面平滑，无斑点气泡，是印刷高级精细产品的纸张，适用于精美封面、画册、样本等美术印刷品。

字典纸：纸面洁白，质地紧密平滑，薄而有韧性，稍透明，有一定的抗水性能。

毛边纸：质薄而松软，呈淡黄色，无抗水性能，吸墨性好，只宜单面印刷，是线装书籍的常用纸张。

书皮纸：本身有颜色，可省去印刷次数，用作书籍、杂志、文件等封面。

打字纸：质地细白，一般用于打印各种文件、印制信纸和稿纸等。

牛皮纸：一般用作书籍的封面、信封、卷宗袋以及作包装用。