高效的时间管理课件

•高效的时间管理
•26
“工作狂”的原因
➢ 勤勉等于成就？勤能补拙？ ➢ 天黑就吹口哨？ ➢ 欠缺时间管理的技能 ➢ 显示重要性 ➢ 满足烈士感 ➢ 不知休闲的乐趣 ➢ 逃避不愉快的家庭生活
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•27
时间管理的关键
优先计划管理
•高效的时间管理
•28
时间管理通则
把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事情做起 每天都这么做 ——世界最大的钢铁制造公司伯利恒
意愿 (想要去做)
•高效的时间管理
•38
立即行动
•找出一件一直为你所忽略，但是 会对个人回事业产生重大影响的 事，写下来作为近程目标
•根据优先矩阵估计自己化在这四 类事务上的时间，然后连续三天 记录行事历，每十五分钟为一单 位，验证正确与否？你是否满意 自己运用时间的方式？有没有应 当改弦易张之处？
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•22
四代时间管理理 论
• 第一代时间管理 ----备忘录型
• 第二代时间管理----事先规划安排行程
• 第三代时间管理----规划、定优先顺序、操 之在我
• 第四代时间管理----以原则为中心，以良知
为导向，创造高品质生活
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•23
什么是时间管理？
l 科学的选择 l 艺术的平衡
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•35
如何处理高价值活动
• 让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于 做琐碎的小事。
• 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终 的结果。
• 设定最后期限，合理安排事情的进展。 • 将大项目分解，逐步完成。 • 高效运用自己的黄金时段 • 奖励自己，始终保持积极进取的态度。
•高效的时间管理
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•19
目标金字塔
年度目标
每周目标
季度目标
角色
月度目标 每周目标
目标 计划 行事历 授权
每日目标
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•20
—— 规划长期目标
使命宣言
角色
目标
—— 规划每周目标
角色
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•21
为什么不做计划？
l 过分强调“知难行易” l 认为不做计划也能获得实效 l 不了解做计划的好处 l 认为计划赶不上变化 l 不止如何做计划
•36
如何处理低价值的活动
• 授权或分派出这些活动，节约自己的时间。 • 降低自己的标准，不要追求完美。 • 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。 • 将它们汇总，集中时间处理。
做正确的事比正确的做事更重要
•高效的时间管理
•37
习惯的建立
知识 (做什么知,为识何做) （做什么、为何做）
习惯
技能 (怎么做)
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•24
有障时间管理的四种观念
l 视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间 是最好的试金石）
l 视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑） l 视时间为神物：忘记时间 l 视时间为奴隶：工作狂
•高效的时间管理
•25
工作狂的害处
工作效率降低 养成拖延的习惯（珀金森定律） 可能导致工作的失败
问题
➢ 受 欢 迎 的 活 动
•高效的时间管理
•31
偏重各类事务的结果：
紧急
不紧急
Ⅰ
Ⅱ
重 ➢ 压力
➢ 有远见
➢ 筋疲力尽
➢ 平衡
➢ 危机处理
➢ 纪律
要 ➢ 忙于收拾残局
➢ 自制 ➢ 少有危机
Ⅲ
Ⅳ
不 ➢ 短视近利
➢ 全无责任感
➢ 危机处理 重 ➢ 被视为巧言令色
➢ 工作不保 ➢ 依赖他人或社会
➢ 轻视目标与计划 要 ➢ 缺乏自制力，抱怨
l 下属、同事、上级 l 外部资源 l 其他：设备、标准、流程、培训等
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•10
哪些事情可以授权？
o 管理者亲自履行的工作
o 管理者必须亲自履行，但可借助部属帮 忙
o 管理者可以履行，但部属若有机会也可 代行
o 必须由部属履行，但在紧急关头可获管 理者协助
o 必须由部属履行
•高效的时间管理
•11
授权为什么困难？
l 担心部属做错事 l 担心部属表现太好 l 担心丧失对部属的控制 l 不愿意放弃得心应手的工作 l 找不到适当的部属授权
•高效的时间管理
•12
如 何 授 权 ？
•高效的时间管理
•13
瓶颈多半位于瓶的上端
l 沟通技巧不佳 l 令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控） l 干扰部属的工作 l 过分挑剔细节 l 纵容或无视传达信息的人员，任意提高
•39
• 用平衡表分析，对比拖延的理由 和不拖延的好处。
• 改变自己爱拖延的思维方式
• 避免过分的追求完美
•高效的时间管理
•8
授权有道
l 管理是通过他人将事情办妥。 l 授权就是将分内的若干工作委托部属履
行。 l 主管所授予的权力应以刚好能够完成指
派的工作为限度。 l 授权不卸责。
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•9
给谁授权？
钢铁公司管理顾问李爱菲
•高效的时间管理
•29
优先矩阵
重要
M2
重要， 非紧急
事关重大者不可受制于细枝末节 ---哥德
M1
重要， 紧急
M4 M3
非重要， 非重要，
非紧急
紧急
•高效的时间管理
紧急
•30
优先矩阵分类表：
紧急
不紧急
Ⅰ 重 ➢ 危 机
Ⅱ ➢ 防 患 于 未 然
➢ 急 迫 的 问 题
➢ 改 进 产 能
病因
•高效的时间管理
•3
对策
• 该扔则扔 • 不要移师暗处 • 不放无关物品，将物品放在固定地方。 • 让秘书协助建立良好的文件管理系统 • 让文件在面前只流通一次 • 下班最后一件事 --- 收拾办公桌
•高效的时间管理
•4
•高效的时间管理
•5
为什么拖延？
•高效的时间管理
•6
喜欢做的事情 熟悉的事情 容易做的事情
要
不紧急 II
65-80%
III
不
重
15%
要
IV
>1%
•高效的时间管理
•34
4代时间管理的着眼点
l 第一代：易有成就感，但没有“优先”观念 l 第二代：能未雨绸缪，但也不分轻重缓急 l 第三代：有目标追求，但一、三类事务耗时较
多 l 第四代：承认人比事重要，我比别人重要，针
对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中 的不同角色，并且全盘规划日常生活，着重第 二类事务的完成。
花费时间少的事情 已排定时间的事情 资料齐全的事情 经过筹划的事情 别人的事情 有趣的事情 紧急的事情
不喜欢做的事情 不熟悉的事情 难做的是事情 花费时间多的事情 未排定时间的事情 资料不齐全的事情
未经筹划的事情 自己的事情 枯燥的事情 不紧急的事情
•高效的时间管理
•7
对策
• 切香肠法，各个击破，逐步解决
常见的浪费时间的行为示例
1、自我因素： 混乱 拖延 授权不足 个人需求（社会交往、社会接受度、完美度、风险规避） 2、环境因素： 访客 电话 邮件 等候 会议 危机 上司决策失误
•高效的时间管理
•1
•高效的时间管理
•2
✓ 授权不足 ✓ 犹豫不决 ✓ 半途而废 ✓ 故意纵容 ✓ 担心遗忘
信息的紧迫性
•高效的时间管理
•14
高效时间管理的前提
l 积极的心态 l 使命与目标
•高效的时间管理
•15
7）不断更新
持
互赖（我们）
5）知彼
6）统合
续
解己 公众成功 综效
成
4）双赢思维
独 立 （我）
熟
3）要事第一
模
1）主动个人成功 2）以终
式
积极
为始
依赖（你）
图
•高效的时间管理
•16
主动积极的理解
•列举可授权的事项及合适的授权 对象，并付诸行动
•规划下一周的活动，依据不同角 色设立目标，再把目标转化为行 动，列入行事历。一周后，检讨 自己是否成功的把人生目标和价 值观融入日常生活，意志是否坚 定？
•下定决心，以后每周固定规划行 事历，并选择一定时间来进行。
•设计合用的表格
现在就做
•高效的时间管理
➢ 有 期 限 压 力 的 计 划 ➢ 建 立 人 际 关 系
要
➢ 发 掘 新 机 会 ➢ 规 划 、 休 闲
Ⅲ 不 ➢ 不 速 之 客
Ⅳ ➢ 繁 琐 的 工 作
➢ 某 些 电 话 重 ➢ 某 些 信 件 和 报 告
➢ 某 些 信 件 ➢ 某 些 电 话
➢ 某 些 会 议
➢ 浪 费 时 间 之 事
要 ➢ 必 要 而 不 是 重 要 的 ➢ 有 趣 的 活 动
机构维生
➢ 人际关系浮泛，破
裂
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•32
优先矩阵
重要
多投资时 间在M2
M2
重要， 非紧急
事关重大者不可受制于细枝末节 ---哥德
M1
重要， 紧急
尽量避免 扩大M1
尽量避免 M4事情
M4 M3
非重要， 非重要，
非紧急
紧急
尽量减少 M3事情
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紧急
•33
高效能组织
紧急 I
2重0-25%
受
制 于
刺激刺 激
人
反应
主
刺激
动
积
极
自觉
选择的自由
反应 独立意志
想象力
良知
•高效的时间管理
•17
目标能唤起 你最高尚的 才能
自己的 切合实际的 书面的 可衡量的 有时限的 平衡和谐的
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•18
目标金字塔
人生目标 20年目标 10年目标 3-5年目标
使命宣言 角色 目标
下年目标