招标代理档案管理制度范本

第一章总则
第一条为规范招标代理档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于本招标代理公司所有招标代理项目档案的管理。

第三条档案管理应遵循以下原则：
（一）依法管理：遵守国家有关档案管理的法律法规，严格执行档案管理制度。

（二）统一管理：实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全。

（三）科学管理：运用现代科技手段，提高档案管理效率。

（四）保密管理：严格保密制度，确保档案信息安全。

第二章档案管理机构及职责
第四条公司设立档案管理部门，负责招标代理档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条档案管理部门的主要职责：
（一）制定档案管理制度，并组织实施。

（二）负责招标代理项目档案的收集、整理、归档工作。

（三）负责档案的保管、利用和销毁工作。

（四）负责档案的保密工作。

（五）对各部门的档案管理工作进行监督、检查和指导。

第三章档案收集与整理
第六条招标代理项目档案的收集范围：
（一）招标公告、招标文件、投标文件、中标通知书等招标文件。

（二）招标代理合同、委托代理合同等合同文件。

（三）招标代理工作计划、总结、报告等内部文件。

（四）招标代理过程中产生的其他文件、资料。

第七条档案整理要求：
（一）按照档案内容、形式、时间等特征进行分类、立卷。

（二）档案卷内文件应按照时间顺序排列。

（三）档案卷内文件应标注页码、卷号。

（四）档案卷内文件应齐全、完整。

第四章档案保管与利用
第八条档案保管要求：
（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠。

（二）档案柜应保持整洁、有序，文件摆放整齐。

（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第九条档案利用要求：
（一）档案利用应遵循保密原则，不得泄露档案信息。

（二）档案利用应遵循真实性、完整性原则，不得篡改、伪造档案。

（三）档案利用应遵循合理原则，不得滥用、浪费档案资源。

第五章档案销毁
第十条档案销毁应遵循以下原则：
（一）依法销毁：遵守国家有关档案销毁的法律法规。

（二）集中销毁：由档案管理部门统一组织销毁。

（三）安全销毁：确保档案信息安全。

第十一条档案销毁程序：
（一）提出销毁申请，经档案管理部门审核批准。

（二）编制销毁清单，经档案管理部门负责人签字确认。

（三）销毁档案，并做好销毁记录。

第六章附则
第十二条本制度由招标代理公司档案管理部门负责解释。

第十三条本制度自发布之日起施行。