档案交接登记簿

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档案管理基础(第9章档案的登记和统计)

第九章档案登记和统计
第一节
档案登记工作
一、档案登记的定义所谓档案登记，就是对档案管理活动中所有重要的事实、行为和数据进行随时记录的工作。档案登记分为：档案状况登记和档案工作登记两个方面。
二、档案状况登记 1.案卷目录与卷内文件目录 2.总登记簿是档案室用于登记档案收进、移出变化情况与档案实存数量的登记簿。它以全宗内的案卷目录为单位进行登记。多个全宗独立进行登记。
二、档案统计工作的基本要求 1.恰当地选择统计对象 2.合理地设置统计指标三、档案统计工作的步骤 1.统计设计统计工作的前期准备阶段，目的是对统计工作的目标、具体任务、进程、方法等进行统筹规划。 2.统计调查分为综合性调查和专门调查两种类型。 3.统计整理Βιβλιοθήκη 4.统计分析总登记簿：
案卷目录号案卷目录名称（组织机构名称）所案卷收入属年度收目实入录收时中数间案量卷数量案卷移出/销毁目录中现有数量备注
移出日期
移往地点
移出原因和文据
移出数量
卷
米
档案收进登记簿
顺收移文据序到交（名号日机称、期关日期、号数）全宗（或一部分名称）所数量档案状全宗备注属况简要号说明年卷米度
全宗名册
全宗号初次入馆日期全宗名称移出说明备注
三、档案工作登记主要有以下几种表格：档案工作日志；人员进出库房登记表；档案出入库登记簿；档案清点、检查登记簿；档案利用登记簿；利用者登记卡；档案借出登记簿；档案复制、摘抄登记簿；档案利用效果登记簿
第二节
档案统计工作
一、档案统计工作的对象和体系档案统计工作的对象涉及档案、档案管理和档案事业的所有方面，凡是档案事业领域内可量化的现象，都可以纳入档案统计工作的范畴。我国档案统计工作体系：（1）由国家档案局组织实施并受国家统计局指导、监督的全国档案事业基本情况统计；该项统计已经纳入国民经济和社会发展的统计体系之中。（2）由国家专业主管机关组织实施的专业系统档案统计工作；（3）由地方档案行政管理机关组织实施的地方档案统计工作。（4）各档案馆（室）对自身工作进行的内部统计。

会计档案的交接制度

第一条单位之间交接会计档案，交接双方应办理会计档案交接手续，移交会计档案的单位，应编制《会计档案移交清册》，列明应当移交的会计档案名称、册数、起止年度等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照《会计档案移交清册》所列内容逐项交接，交接完毕后，交接双方经办人应当在《会计档案移交清册》上签名或盖章。

第二条由于会计人员工作岗位或单位变动等原因引起的会计档案交接工作，会计人员应及时做好以下工作。

1已受理的经济业务应填制会计凭证；尚未登记的账目,应当登记完毕，并在最后一笔余额后加盖印章；对应该移交的各项资料，编制移交清册；对未了事项写出书面说明；实行计算机管理的单位，应在移交清册中列明会计软件、密码及数据磁盘等实物。

2 .接替工作人员应在监交人的监交下按移交清册逐项核对点收。

计算机管理的数据应在实际操作状态中进行交接,交接完毕后，应在移交清册上注明单位名称、交接双方姓名、交接日期、监交人姓名及需说明的问题和意见。

3 .移交清册应一式三份，交接双方各执一份，存档一份。

接替人员应继续使用移交的会计账簿，不得自行另立新账，以保持会计记录的连续性。

第三条单位因撤销、解散、合并等原因而终止的，其会计档案按规定移交财务部门；因单位分立，未结清的会计事项所涉及的原始凭证，由其业务相关方保存。

登记簿的使用

书写要求
p账务调整规则
p 如果账页记载错误己无法更正时，不得撕毁账页，应经会计主管同意，另换新账页重新记载。在错误账页上划交叉红线注销，由经办员和会计主管盖章证明。
p 发现账簿记载错误，除另有规定外，应经会计主管同意后，采用红线划销，将正确数字或文字写在划线正上方，并由经办员在红线旁盖章证明。如果错划红线，在红线两端用红色笔划“×”销去，并由经办员在旁盖章证明。
使用说明
p 假币收缴代保管登记簿基本规定：记载柜面收缴的假币明细情况。专人保管：会计主管指定专人保管。结转情况：连续使用，用完更换。保管期限：保存期限3年。
使用说明
p 现金库存簿基本规定：记载网点简易库房存放过夜辅币库存情况。专人保管：简易库房管库员保管。结转情况：按年结转。保管期限：保存期限3年。
使用说明
p 异地往来查复登记簿基本规定：记载办理跨行结算业务时受理的其他银行业务查询及查复处理情况。通过系统进行的查询查复业务无须登记。专人保管：会计主管指定专人保管。结转情况：连续使用，用完更换。保管期限：保存期限3年。
使用说明
p 小额支付系统个人通存通兑超时业务登记簿基本规定：记载小额支付系统通存通兑业务发生超时的业务情况及后续处理情况。专人保管：会计主管指定专人保管。结转情况：连续使用。保管期限：保存期限15年。
使用说明
p 自助机具工作日志基本规定：记载自助机具现金管理、差错处理、吞没卡处理以及日常运行、维修等情况。专人保管：会计主管指定专人保管。结转情况：按年更换。保管期限：保存期限3年。
使用说明
p 开销户登记簿基本规定：记载存款单位的账户开立、撤销等情况。专人保管：会计主管指定专人保管。结转情况：连续使用，用完更换。保管期限：保存期限永久。

档案移交归档制度档案管理制度

档案管理制度一、总则1、为了规范xxx集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。

2、档案的范围（1）公司内部经营形成的各种资料。

（2）外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

（3）下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经营有关的资料。

二、档案的管理部门1、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。

2、档案管理部门的职责（1）行政管理中心档案管理的职责①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。

②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

④负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。

⑤负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。

⑥负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。

（2）财务中心档案管理的职责①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。

②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。

三、档案的分类管理1、档案的分类原则公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。

各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。

如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门负责人和行政管理中心审批同意后再做调整。

2、档案的分类档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。

公司档案主要采取按实质内容进行分类。

（1）按内容进行分类，主要有：①章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。

②会议资料。

主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。

③股东会、董事会、监事会决议和成员资料。

包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。

档案专用各种登记簿

档案移交（接收）登记表
全宗号：
移出部门名称：
接收部门名称：
档案所属年度：年月
案卷目=L口求号
案卷目录题名或组织机构名称
所属年度
移交（接收）日期
移交（接收）原因
案卷数量
备注
小计
其中
永久
长期
短期
借阅档案登记簿
单位名称：
借阅档案登记表
序号
日期
借阅部门
案卷或文件题名
利用
目的
年度
期限
•VA口
卷号
件号
借阅人签字
归还日期
备注
档案利用效果登记簿
单位名称：
档案利用效果登记表
日期
年月曰
单位
姓名
案卷或文件题名
用的利目
利用效果

档案移交(接收)登记簿

档案移交（接收）登记簿
案卷目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所
属
年
度
移交
(接收)
日期
移交
(接收)
原因
案卷数量
备
注
小计
其中
永
长
短
移交人（签字）：接收人（签字）：
档案移交（接收）登记簿
案卷目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所
属
年
度
移交
(接收)
日期
移交
(接收)
原因
案卷数量
备
注
小计
其中
永
长
短
移交人（签字）：接收人（签字）：
档案移交（接收）登记簿
案卷目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所
属
年
度
移交
(接收)
日期
移交
(接收)
原因
案卷数量
备
注
小计
其中
永
长
短
1
归档
移交人（签字）：接收人（签字）：
档案移交（接收）登记簿
案卷目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所
属
年
度
移交
(接收)
日期பைடு நூலகம்
移交
(接收)
原因
案卷数量
备
注
小计
其中
永
长
短
移交人（签字）：接收人（签字）：

档案移交(接收)登记簿.doc

档案移交（接收）登记簿
案卷目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所
属
年
度
移交
(接收)
日期
移交
(接收)
原因
案卷数量
备
注
小计
其中
永
长
短
移交人（签字）：接收人（签字）：
档案移交（接收）登记簿
案卷目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所
属
年
度
移交
(接收)
日期
移交
(接收)
原因
案卷数量
备
注
小计
其中
永
长
短
移交人（签字）：接收人（签字）：
档案移交（接收）登记簿
案卷目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所
属
年
度
移交
(接收)
日期
移交
(接收)
原因
案卷数量
备
注
小计
其中
永
长
短
1
归档
移交人（签字）：接收人（签字）：
档案移交（接收）登记簿
案卷目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所
属
年
度
移交
(接收)
日期
移交
(接收)
原因
案卷数量
备注小计其中来自永长短
移交人（签字）：接收人（签字）：

归档文件移交表格(附电子版)

归档电子文件移交、接收检验登记表 TY-16-1工程说明TY-04说明：由工程施工、无损检测或监理单位分别填写。

填写工程主要内容以及开工时间、完工交接时间、重大设计变更、工程质量初评、以及无损检测、监理、工程交工技术文件编制情况等。

为加强工程资料的可追溯性，防止产生歧义，本次修订将交工技术表格中“工程编号”的含义明确如下：工程编号在开工前进行检验批划分的过程中确定（参见TY-33工程划分明细表），一般采用数字编码分级表示，它是交工技术表格内容所对应的单位工程、分部工程、分项工程、检验批编号，应填写表格内容所涵盖范围的同级编号，例如，隐蔽记录、安装记录中的工程编号应填写对应的检验批编号，工程说明中的工程编号应填写单位工程编号，主要设备及备品、备件交接清单可视交接范围填写分部或单位工程编号。

施工单位图纸会审记录TY-24施工日志TY-19施工组织设计（方案）报审表JL-A02技术交底记录TY-31工程质量保修承诺书为保证×××××××工程在合理使用年限内正常使用，×××××××建筑公司向工程业主××××××××有限公司，在工程质量保修期内作以下承诺：一、工程质量保修范围和内容：。

二、质量保修期：质量保修期从工程实际竣工之日算起。

分单项竣工验收的工程，按单项工程分别计算质量保修期。

保修期限如下：1、地基基础和主体结构工程，为设计文体规定的该工程的合理使用50年。

2、屋面防水工程，有防水要求的房间和外墙有防渗漏，为5年。

3、电气系统，给排水管道，设备安装为2年。

4、装修工程为2年。

5、仪表控制系统1年。

三、质量保修责任：1、属于保修范围和内容的项目，承包人应在接到修理通知之日后3天内派人修理。

日常档案工作台帐格式[4种]

. WORD格式.资料.
专业.整理档案借阅登记簿
. WORD格式.资料.
档案利用效果登记表
档案收进（移出）登记簿
会计档案移交清册
说明：1、本清册一式两份，一份立卷人存查，一份档案室归档，并一律用钢笔填写。

2、各类可以按年合并填写一行。

专业.整理
××单位档案资料数量状况统计台帐
备注：档案合计：“卷”为文书档案的盒数，会计、基建、设备档案的卷数，照片、光盘档案的册数；“件”为实物档案的件数。

专业.整理
本期增加：归档的每个年度档案数量本期减少：当年鉴定销毁的、其它原因移出的档案数量，没有减少情况的本栏不填专业.整理
封面格式
××单位
档案收进（接出）登记簿
专业.整理
四类日常档案工作台帐说明：
1、《档案借阅登记簿》：详细反映单位档案的利用情况。

不管单位内还是单位外的人每次查阅档案都要登记。

2、《档案利用效果登记簿》：是根据《档案借阅登记簿》登记的，在利用档案过程中取得明显效果的需详细登记。

3、档案收进（移出）登记簿：详细反映历年档案收进及移出时间、数量、类别及移交等情况。

其中会计档案考虑到特殊性，在移交时需另外登记“会计档案移交清册”。

4、《档案数量统计台帐》：详细反映单位历年档案数量。

专业.整理。

档案资料登记簿

档案资料登记簿档案资料登记簿档案资料登记簿档案资料登记簿档案资料登记簿日期序号13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 书科技档案先进经验报告会材料汇编西北地区第一次档案工作会议既档案工作专题讨论会会刊科学技术档案管理基本知识科技文件材料管理中国文书工作史纲要中国第一历史档案馆馆藏档案概述文书学基本知识教学大纲文书学档案管理学教学大纲文书档案管理学基础档案学概论西北地区第二次档案工作会议暨档案工作专题讨论会会刊名编著者青海省档案局青海省档案学会西北地区档案工作协作区领导小组出版社出版年度1984、7 1984、12册数4 1 2 2 3 3 1 1 1 2 1 4备注__ __ __沈永年、王清宇高鹏云高鹏云潘嘉中国第一历史档案馆松世勤梁毓阶邓绍兴陈智为郑崇田濮德祥西北地区档案工作协作区领导小组档案出版社档案出版社档案出版社档案出版社档案出版社档案出版社档案出版社吉林大学出版社1985、1 1985、4 1985、5 1985、6 1985、10 1985、12 1985、12 1985、12 1985、12 1985、12合肥联合大学档案资料登记簿档案资料登记簿日期序号25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 书会计档案工作文选档案著录与标引手册新编档案管理学文献工作国家标准汇编――著录规章专辑档案学理论与历史初探档案工作基本知识问答科学技术档案管理学教程科学技术档案工作经验选编西北地区第三次档案工作协作会议论文和文章选辑档案管理技术实用手册档案管理学概要全国科技档案工作会议文件选编国家档案局三处档案出版社档案出版社档案出版社名编著者国家档案局一处出版社出版年度1986.1 1986.3 1986.5 1986.6 1986.9 1986.11 1986.12 1986.3 1986.12 1987.1 1987.5 1987.5 册数2 4 2 2 4 3 1 2 2 2 4 2 备注__ 1990 1990 __ 1990 1990 档案出版社红旗出孙钢版社邓绍兴档案出陈智为版社全国文献工作标中国标准准化技术委员会出版社四川科技吴宝康出版社张克复档案出马瑞莲版社档案出王传宇版社国家档案局档案出三处版社档案资料登记簿档案资料登记簿日期序号37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 书科技档案管理学概要文书学概要档案文献编纂学概要档案保护技术学概要机关档案工作经验选编中国档案分类法党和国家领导人论档案当代中国的档案事业档案馆学中华人民共和国国家标准――国家机关公文格式中华人民共和国国家标准――文书档案案卷格式立卷手册李培清国家技术监督局国家技术监督局档案出版社名编著者国家档案出版社国家档案出版社国家档案出版社国家档案出版社国家档案局机关档案业务指导处中国档案分类法编辑委员会国家档案局综合处出版社档案出版社档案出版社档案出版社档案出版社档案出版社档案出版社档案出版社中国社会科学出版社出版年度1986.6 198.6 1986.6 1987.6 1987.9 1987.12 1988.4 1988.4 1988.5 1988.9 1988.9 1988.12册数4 4 4 4 1 2 2 1 2 1 1 4备注__ __ __在图书柜档案出版社档案资料登记簿档案资料登记簿档案资料登记簿档案资料登记簿日1993 1993 1997.3 1996.8 1996.10 1996.2 1996 1996.2 1996.9 1996 1997.3 1997.3 期序号61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 书档案工作文件汇集(第四集) 声像档案管理与保护实用立卷方法与指南档案学词典中华人民共和国国家标准――档案分类引标规则西宁市档案学会第二届会员代表大会第二次档案学术讨论会文集中国档案事业――第十三届国际档案大会组委员西宁市档案学会专门档案管理学术研讨会农村文书与档案工作手册利用档案发挥效益事例选编最新档案工作实务中华人民共和国档案法学习资料西宁市档案学会陈壮西宁市城北区挡案馆陈兆误沈正乐中国档案出版社国家计术监督局西宁市档案学会名编著者国家档案局、国家档案局办公室出版社法律出版社武汉大学出版社武汉大学出版社上海辞书出版社出版年度1992.12 1993.1 1994.7 1994.7 1994.12 1994.12 1995.1 1995.10 1996.3 1996.5册数2 1 1 1 1 1 1 1 2 4 1 4备注刘家真陈壮在图书柜中国档案出版社中国档案出版社1996.6 1996.7在图书柜档案资料登记簿档案资料登记簿日期序号73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 书青海省志――档案志档案工作法规标准选编中华人民共和国档案法实施办法西宁市城北区档案馆指南全国档案馆名称代码归档文件整理工作指导青海省档案馆指南城市建设档案管理工作制度汇编档案管理工作标准与档案分类法操作指南(上) 档案管理工作标准与档案分类法操作指南(中) 档案管理工作标准与档案分类法操作指南(下) “档案服务与创新”学术研讨会西宁市城北区挡案馆国家档案局室业务指导司专业档案馆处青海省档案局青海省档案学会名编著者出版社黄山书社出版年度1996.12 1997.5册数1 1 4 2 2 2 5 2 1 1 1 3备注1998.1 1998.1 1999.12 2022年2022年.1 2022年.3 2022年.11 2022年.1 2022年2022年2022年2022年.1中国档案出1996.6 版社2022年.5 中国档案出版社2022年.8郭树银青海省档案馆西宁市城建档案馆丁振宇丁振宇丁振宇西宁市档案学会中国大百科2022年.2 全书出版社青海省2022年.9 人民版社2022年.10 吉林音像出版社吉林音像出版社吉林音像出版社2022年.7 2022年.7 2022年.7 2022年.7在图书柜在图书柜在图书柜档案资料登记簿档案资料登记簿日期序号85 86 87 88 89 90 91 92 93 9495 96 书西宁市志――第三十九卷名档案志编著者出版社出版年度2022年.10 2022年.7 2022年2022年.10 2022年.3 2022年.6 2022年.4 2022年.9.5 2022年.12 2022年.1 2022年2022年册数3 3 3 2 4 2 1 2 2 4 4 2 备注在图书柜西宁市志编纂陕西人民委员会出版社西宁市城北社区档案工作实用手册区挡案馆西宁市城北档案工作实用手册区挡案馆国家档案局政策中国档案档案工作标准汇编法规司、标准处出版社《机关文件材料归档范围和文书档案保管期中国档案李明华限规定》问题解答出版社中国法制中华人民共和国档案法实施办法释解郭树银出版社城北区西宁市城北区档案工作目标管理、建档单位名单档案局西宁市西宁市档案法规规范汇编档案局青海档案中国档案青海改革开放三十年重要档案文献局(馆) 出版社西宁市家庭建档实用手册档案局城北区家庭档案手册档案局西宁市档西宁市改革开放三十年重要档案文献案局(馆) 2022年.1 2022年.1 2022年2022年2022年.3 2022年.8 2022年.8 2022年.8 2022年.8 2022年.8 2022年.8 2022年.8档案资料登记簿档案资料登记簿日期序号97 书名编著者国家档案局出版社出版年度2022年.5 册数 1 备注。

公证机构收案归档登记簿

附件1
公证机构收案归档登记簿
（年度）
单位：XX省公证处
填表说明
1、“序号”按流水号的方式填写。

2、“公证编号”指受理公证事项的编码。

3、“当事人”是指委托办理公证事项的人。

4、“公证事项”按公证书中委托的公证事项性质填写。

5、“承办人”指具体办理该公证事项的公证员。

6、“审批人”指公证处主任或主任授权的人。

6、“受理日期”指受理公证事项的日期。

7、“出证日期”指公证书签署的日期。

8、“归档日期”指卷宗整理完毕后交档案管理人员登记保管之日。

9、“公证标的额”指办理的公证事项所涉及的金额。

10、“收费额”指办理公证事项所收取的费用。

11、“使用目的”指当事人办理公证事项所要达到的目的。

12、“保管期限”分为永久、长期和短期三种，具体划分标准根据司法部、国家档案局印发的《公证业务档案管
理办法》予以确定。

13、根据司法部、国家档案局印发的《公证业务档案管理办法》规定，予以销毁或移交档案馆的公证业务档案，
应当在备注栏中注明。

公证机构收案归档登记表。