进出口业务单证档案管理制度示范文本

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进出口业务单证档案管理制度正式版

进出口业务单证档案管理制度正式版一、总则为了规范进出口业务单证档案的管理，确保进出口业务的顺利进行，提高工作效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司的进出口业务部门。

三、档案编制1.每一笔进出口业务都应建立相应的档案，包括进口合同、出口合同、进口报关单、出口报关单、收发货单据等。

2.档案应按照时间顺序编制，每个文件都应有确定的编号，便于查找和管理。

3.档案的编制应当由业务人员完成，并交由档案管理员进行管理。

四、档案的保管1.档案应存放在专门的档案室中，确保安全。

2.档案室应保持干燥、通风，并定期进行清洁和消毒。

3.档案室应设置合适的温度和湿度控制设备，确保档案的保存质量。

4.档案室应设置门禁措施，只有授权人员才能出入档案室。

5.定期对档案进行整理和归档，确保档案的保存有序。

五、档案的借阅1.档案的借阅应按照正式的申请程序进行。

2.借阅档案前，借阅人员应填写借阅登记表，并经主管审批。

3.借阅档案的期限应当明确，超期未归还的档案将追究责任。

4.档案离开档案室时，应由借阅人员签字确认，并由档案管理员记录。

5.档案借阅后，借阅人员应妥善保管，确保档案安全完好无损。

六、档案的销毁1.档案的销毁应按照国家相关法律法规进行，确保合法合规。

2.档案销毁前，应经过主管领导审批，并进行详细的销毁记录。

3.对于需要保存的档案，应按照规定进行归档和保管，不得随意销毁。

4.已销毁的档案应进行彻底的销毁处理，防止泄漏和再利用。

七、档案的备份1.档案应进行定期备份，确保档案的安全性。

2.备份的档案应存放在离档案室较远的地方，以防备份数据也丢失的情况发生。

3.档案备份的频率应视情况而定，对于重要的档案，应提高备份频率。

4.档案备份的存储方式应采取多样化的方法，如云盘、硬盘等。

八、档案的合规性1.业务人员在编制档案时，应确保档案的真实性、准确性和合法性。

2.业务人员在档案管理中，应遵守相关的法律法规，不得私存私用档案。

3.档案管理人员应对档案进行定期检查和审查，确保档案的合规性。

进出口单证管理制度范本

进出口单证管理制度范本第一章总则一、为规范企业进出口单证管理，保障企业出口商品质量、提高出口商品效益，制定本制度。

二、本制度适用于公司所有涉外经营活动。

三、本制度所称单证是指进出口业务中的相关文件和证件。

第二章进口单证管理一、公司进口单证包括但不限于进口合同、发票、装箱单、提单、进口许可证等。

二、进口单证由进口业务员向合同方索取，确保完整、准确，以便于海关报关和付款。

三、进口业务员应根据不同货物的特点和来源，及时咨询相关行业法规和海关政策，确定需要的进口单证。

四、进口业务员应将进口单证按照公司规定的档案管理程序进行归档和保存。

五、在进口业务中如遇单证不完整或有缺失的情况，进口业务员应及时向外贸部主管汇报，并主动与合同方协商解决。

六、进口单证管理应遵守国家相关法律法规和进口业务的技术规范标准，严格执行。

第三章出口单证管理一、公司出口单证包括但不限于出口合同、发票、装箱单、提单、出口许可证、商检证书、质检报告等。

二、出口业务员应根据客户的要求，及时向相关部门索取所需要的出口单证。

三、出口业务员应不断学习和了解出口业务的相关法规政策，确保出口单证的准确性和合规性。

四、出口业务员应根据出口单证的要求，及时向海关进行报关，确保商品的顺利出口。

五、出口单证管理应遵守国家相关法律法规和出口业务的技术规范标准，严格执行。

第四章单证管理责任一、进口业务员负责向合同方索取和管理进口单证，确保单证的完整和准确性。

二、出口业务员负责向客户索取和管理出口单证，确保单证的完整和准确性。

三、外贸部负责全面监督进出口单证管理工作，确保单证的合规和及时性。

四、公司领导层应对单证管理工作进行定期检查和评估，对单证管理工作进行指导、督促和考核。

第五章管理制度的执行一、公司应建立进出口单证管理相关制度和业务流程，明确各岗位的职责和权限。

二、公司应不断加强员工的培训，提高员工的单证管理水平和意识。

三、公司应建立健全的单证管理档案和归档制度，便于单证的查阅和追溯。

进出口业务单证档案管理制度模版

进出口业务单证档案管理制度模版一、总则1.1 目的和依据本制度的目的是为了规范进出口业务单证档案的管理工作，保护企业的合法权益，提高文件管理的效率和准确性。

本制度依据国家相关法律法规以及公司内部管理规定制定。

1.2 适用范围本制度适用于公司的进出口业务单证档案管理工作，包括与来往单位之间的合同、发票、装箱单、报关单等相关单证的保存和管理。

二、档案管理职责2.1 档案管理部门的职责公司设立档案管理部门，负责进出口业务单证的收集、整理、保存和归档等工作。

具体职责包括：（1）制定档案管理制度和操作规程。

（2）负责档案的收集、整理、鉴定和归档工作。

（3）提供档案查询和借阅服务。

（4）组织档案的定期清点、整理、销毁等工作。

（5）开展档案管理培训和指导工作。

2.2 各部门的协作职责各部门应积极配合档案管理部门的工作，确保进出口业务单证的及时提供和归档。

具体职责包括：（1）将进出口业务单证及时送交档案管理部门。

（2）配合档案人员进行档案的归档和整理工作。

（3）提供相关单证的复印件和扫描件。

（4）及时通知档案管理部门有关文件的移交、领取、借阅等事项。

三、档案收集和整理3.1 单证收集各部门应根据业务流程和档案管理要求，及时收集所需的进出口业务单证。

收集的单证应包括以下内容：（1）合同：包括买卖合同、运输合同、保险合同等。

（2）发票：包括进口发票、出口发票、增值税专用发票等。

（3）装箱单：包括进口装箱单、出口装箱单等。

（4）报关单：包括进口报关单、出口报关单等。

（5）其他相关单据：如提单、产地证明、商检证书等。

3.2 单证整理档案管理部门应对收集到的单证进行整理和鉴定，确保其完整性和准确性。

整理工作应包括以下内容：（1）对单证的文字、数字等内容进行校对和核实。

（2）对单证进行分类和编号，建立档案目录。

（3）将单证按照公司内部规定的存档期限进行归类，分为长期存档和临时存档。

四、档案保存和归档4.1 档案保存公司应建立合适的档案存储条件，确保进出口业务单证的安全和完好。

进出口档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司进出口业务档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有进出口业务相关的文件、资料、记录、报表等档案的管理。

第三条档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保进出口业务档案的全面性和连续性。

2. 准确性原则：档案内容真实、准确、无误。

3. 安全性原则：确保档案的物理和信息安全。

4. 有效性原则：提高档案的利用效率，服务于公司进出口业务。

第二章档案收集与整理第四条档案收集：1. 公司进出口业务部门应按照业务流程，及时收集进出口合同、信用证、商业发票、运输单据、检验检疫证明、通关文件等原始资料。

2. 档案管理员应定期检查各部门档案收集情况，确保档案的完整性。

第五条档案整理：1. 按照档案的分类标准，对收集到的档案进行分类整理。

2. 对档案进行编号、编目，建立档案目录，方便查阅。

3. 对档案进行立卷，确保档案的有序存放。

第三章档案保管与利用第六条档案保管：1. 档案应存放在通风、干燥、防火、防盗、防虫蛀的档案室。

2. 档案柜应定期清洁、消毒，保持档案室的整洁。

3. 档案管理员应定期检查档案的保存状况，发现问题及时处理。

第七条档案利用：1. 档案利用应遵循“谁保管、谁负责”的原则，未经批准不得擅自复制、借阅档案。

2. 查阅档案时，应填写查阅登记表，记录查阅人、查阅时间、查阅内容等信息。

3. 查阅人应爱护档案，不得随意折叠、涂抹、损坏档案。

第四章档案归档与销毁第八条档案归档：1. 档案整理完成后，应及时归档。

2. 归档时，应按照档案的编号顺序，将档案装入档案盒，并在盒上注明档案名称、编号、起止日期等信息。

第九条档案销毁：1. 档案保管期限到期后，应进行销毁。

2. 销毁档案前，应进行审核，确保档案销毁符合规定。

3. 档案销毁应采用符合国家规定的销毁方式，如焚烧、碎纸等。

第五章奖励与处罚第十条对在档案管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。

进出口业务单证档案管理制度范文(4篇)

进出口业务单证档案管理制度范文目录一、总则1.目的和依据2.适用范围3.主要职责和权限二、档案管理组织1.档案管理机构设置2.档案管理人员职责和权限3.档案管理流程三、档案管理原则1.单证档案的保管与使用原则2.单证档案的产生、归档和销毁3.单证档案的安全保护原则四、档案管理流程1.档案管理的流程分析2.档案管理的具体操作规程五、档案管理制度的监督和考核1.档案管理制度的监督2.档案管理制度的考核办法六、附则一、总则1.目的和依据本制度的目的是为了规范进出口业务单证档案的管理工作，确保单证档案的安全、完整和便捷的使用，保证企业在进出口业务中的合法权益。

依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规。

2.适用范围本制度适用于企业进出口业务单证档案的管理工作。

3.主要职责和权限（1）企业的档案管理机构负责制定、实施和监督本制度的执行工作，保证单证档案的规范管理。

（2）档案管理人员负责具体的档案管理工作，包括单证档案的整理、存储、归档和销毁。

二、档案管理组织1.档案管理机构设置企业应设立专门的档案管理机构，负责协调、指导和监督单证档案的管理工作。

2.档案管理人员职责和权限（1）档案管理人员应熟悉相关法律法规，具备较强的档案管理和信息技术能力。

（2）档案管理人员应负责单证档案的整理、存储、归档和销毁等工作。

3.档案管理流程（1）单证档案的整理：将进出口业务单证按照一定的规范进行整理和分类，确保档案的合理性和完整性。

（2）单证档案的存储：将整理好的单证档案按照一定的标准存放在档案室或者档案库中，保证档案的安全可靠。

（3）单证档案的归档：按照一定的法规和规定，将已经完成的进出口业务单证进行归档，方便日后的查询和使用。

（4）单证档案的销毁：对于已经过期或者失效的进出口业务单证，应当根据相关规定进行销毁，确保档案的及时更新和整理。

三、档案管理原则1.单证档案的保管与使用原则（1）单证档案的保管应当按照一定的顺序和方法进行，保证档案的安全可靠。

进出口单证档案管理制度

进出口单证档案管理制度第一篇：进出口单证档案管理制度进出口业务单证档案管理制度为维护正常的进出口秩序，规范进出口行为，确保我公司保存的进出口纸质和电子报关单证、物流信息档案的及时性、准确性、完整性和安全性，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制定本制度。

一、一般贸易项下的出口单证管理1、按出运批次归档；2、每一套单证附上《单证船务跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期、船名航次、开船日期（B/L日期）、交单日期及议付银行；3、存档单据包括：出口合同、供货合同、信用证、出口报关的单据（包括发票、装箱单、报关单、商检单）、收汇水单、外汇核销单。

以上单据均为原件正本的复印件。

（下同）；4、按客户分类归档。

二、一般贸易项下的进口单证的管理1、按进口批次归档；2、存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单；3、按供应商分类归档。

三、加工贸易项下单证的管理所有进出口单据先按一般贸易单据规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号码。

另外根据手册号再作档案，要求：手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、进出口货物的发票、出口成品实际用料表、核销结案通知书，按手册号归档。

四、以上相关单证自进出口报关日期起保管五年。

五、以上相关单证资料由有关进出口业务人员整理成册，再由进出口业务部统一归档保管。

六、海关查阅资料时，档案经管人员应积极配合，人员调动时，要做好书面交接工作，不得擅自外带。

第二篇：进出口单证管理制度进出口单证管理制度一、总则建立进出口单证管理制度，明确对各岗位人员审单、录入和操作执行的控制要求，规范进出口业务操作，促使进出口业务的顺利开展和有序进行，使报关业务更加有效，准确与符合法规要求二、范围适用于本公司进出口业务操作所涉及的程序三、报关业务管理（一）出口业务1、操作人员必须在货物出运至少7天前编制出口报关单证2、报关资料须经公司复核员校对，尤其在产品规格、数量、金额、港口等方面进行严格检查，做到单单相符，单证相符，如有发现不符合条件的资料要求及时通知编制人员，并追踪得到更新的报关文件3、出口操作员在报关前至少2-3个工作日将全套报关资料交给代理报关行4、代理报关行必须在指定的报关日向海关申报并递交所需的报关材料（二）进口业务1、操作人员先取得进口货物的正本单据2、货物到港后，操作人员必须将进口发票、装箱单、提单、报关委托书及其他特殊单证寄往指定报关行，委托代理公司办理进口清关手续。

进出口单据档案管理制度

第一章总则第一条为规范公司进出口单据档案管理，确保进出口业务的顺利进行，保障公司利益，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有进出口业务活动中产生的各类单据档案，包括但不限于发票、装箱单、运输单、保险单、合同、信用证等。

第三条公司进出口单据档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保进出口单据档案的完整性，不得遗漏、损坏或丢失。

2. 安全性原则：采取有效措施，确保进出口单据档案的安全，防止泄露、篡改或损坏。

3. 可用性原则：保证进出口单据档案的查阅、利用方便，提高工作效率。

4. 经济性原则：在保证档案管理质量的前提下，合理控制档案管理成本。

第二章档案管理机构及职责第四条公司设立进出口单据档案管理部门，负责进出口单据档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条进出口单据档案管理部门的主要职责：1. 制定和实施进出口单据档案管理制度；2. 负责进出口单据档案的收集、整理、立卷、归档工作；3. 负责进出口单据档案的保管、维护、更新和销毁；4. 负责进出口单据档案的查阅、利用和咨询工作；5. 定期对进出口单据档案进行清点和检查，确保档案安全。

第三章档案收集与整理第六条进出口单据档案的收集应做到及时、完整、准确，确保档案的时效性和真实性。

第七条进出口单据档案的整理应按照以下要求进行：1. 按照时间顺序排列，便于查阅；2. 按照业务类别、合同编号等进行分类，便于管理和利用；3. 对重要单据进行标注，提高查阅效率；4. 建立电子档案，实现信息化管理。

第四章档案保管与利用第八条进出口单据档案的保管应采取以下措施：1. 档案室应保持干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮、防尘等；2. 对重要档案进行加密处理，确保档案安全；3. 定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。

第九条进出口单据档案的利用应遵循以下规定：1. 查阅档案需经相关部门负责人批准；2. 查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露公司商业秘密；3. 查阅档案后，应及时归还，不得擅自复制、借阅。

进出口业务单证档案管理制度模版

进出口业务单证档案管理制度模版第一章总则第一条为规范公司的进出口业务单证档案管理工作，提高档案管理效率和质量，确保进出口业务单证档案的安全、规范管理，根据相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司的进出口业务单证档案管理工作。

第三条进出口业务单证档案是指公司的进出口业务所产生的各类单据、合同、报关单、结算单证、商务信函、电报、传真、同时也包括一些最少使用的业务资料。

第四条进出口业务单证档案管理工作的目标是：建立一套完整、科学、规范、高效的进出口业务单证档案管理制度，确保进出口业务单证档案的完整性、可靠性和安全性。

第五条进出口业务单证档案管理采用全面电子化管理和纸质档案管理相结合的方式进行。

第二章进出口业务单证档案管理的组织体系第六条公司设立进出口业务单证档案管理部门，负责公司进出口业务单证档案的全面管理工作。

第七条进出口业务单证档案管理部门的职责包括：负责制定和修订进出口业务单证档案管理制度；负责组织实施进出口业务单证档案的收集、整理、管理和利用；负责进出口业务单证档案的电子化管理系统的建设和维护工作；负责对进出口业务单证档案的合规性进行监督和检查；负责对进出口业务单证档案进行安全管理。

第八条公司各部门负责本部门进出口业务单证档案的管理工作，并配合进出口业务单证档案管理部门的工作。

第九条公司设立进出口业务单证档案管理委员会，由公司领导和相关部门负责人组成，负责监督和协调进出口业务单证档案管理工作。

第三章进出口业务单证档案的收集和整理第十条公司各部门在办理进出口业务过程中，应按照规定的时间和程序，及时收集并整理进出口业务单证档案。

第十一条进出口业务单证档案的收集和整理包括以下工作：1. 收集进出口业务单证档案2. 对收集到的进出口业务单证档案进行整理和分类3. 建立进出口业务单证档案目录和索引第十二条公司各部门在收集和整理进出口业务单证档案时，应按照规定的操作流程和标准进行，确保进出口业务单证档案的完整性和准确性。

进出口业务单证档案管理制度

XX有限公司进出口业务单证档案管理制度第一章总则第一条为维护公司的进出口业务的顺利开展，规范进出口业务单证的存档管理，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制订本制度。

第二章单证管理第二条一般贸易项下出口单证管理规则（一）按出运批次归档；（二）每一套单证附上《出口单证跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期等信息；（三）存档内容：出口报关资料（包括出口合同、出口发票、出口装箱单、出口报关单、出口商检证书、核销单），出口议付资料（包括出口信用证或其他单证要求、议付发票、议付装箱单、提单、产地证、其他规定存档交单据）等；（四）按照合同号顺序制作出口合同台账以及出口明细；第三条一般贸易项下的进口单证管理规则（一）按进口批次归档；（二）每一套单证附上《进口单证跟踪单》，跟踪单必须注明：供应商名称、发票号、制单人、客户名称、货代单位等信息；（三）存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单、提单等；（四）按供应商分类归档。

第四条工作制度（一）每一项业务操作完毕，操作员应于一周内按照本制度将相关的单证整理齐全，并交由公司档案管理部门（或专门负责档案管理的人员）。

（二）档案管理部门（或档案管理人员）于每月末对留档的单证进行全面、系统地检查，如发现单证欠缺的，应及时通知相关业务人员或操作员补充；（三）业务部门负责人不定期抽查留档资料是否合格；（四）本制度规定的相关单证自进出口报关日期起保管五年，超过五年的单证如需销毁，应经公司总经理批准。

（五）海关查阅资料时，档案管理部门（或档案管理人员）应积极配合；（六）人员调动时，应做好书面交接工作，不得将单证擅自外带；（七）单证管理要求适用公司《保密制度》。

笫三章附则第五条对违反本制度的行为，公司按照严重违反规章制度进行处理。

需要进行责任认定和责任追究的，由上级主管部门按照本制度及公司相关员工管理制度给予处罚。

进出口业务单证档案管理制度（5篇）

进出口业务单证档案管理制度1、目的为了规范进出口业务单证的存档管理，符合《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》等有关法律法规的规定。

2范围适用于本公司进出口业务单证档案管理3存档项目3.1一般贸易项下进出口业务单证的管理3.1.1存档内容：进出口报关资料(包括进出口合同、进出口发票、进出口装箱单、进出口报关单、海关放行通知书)；进出口船务资料(包括订舱单、装柜单、提单、设备交接单、落货明细单、排柜单)。

3.1.2按合同号顺序制作进出口合同台帐以及进出口明细4、工作制度4.1每一项业务操作完毕，操作员必须一周内整理留档资料进行存档；4.____月末由部门内档案管理人员进行检查，检查留档是否按规定操作；4.3进出口业务操作以季度为时间段。

由部门主管进行抽查留档资料是否合格；4.4每一年度一次将当年产生的全部留档资料整理好并有序存放；4.5留档工作作为业务操作部门业绩考核一项内容；4.6保管人员因工作调动，需作好书面工作交接；4.7根据《中华人民共和国海关稽查条例》规定，进出口业务及与之直接关系产生的资料，一般贸易应自办结海关手续后保存三年，加工贸易应自办结海关核销手续后保存三年，减免税设备应自办结海关解除监管(监管期：生产设备为五年)手续后保存三年。

4.8查阅档案，必须经档案管理负责人批准。

4.9档案销毁，必须经档案管理负责人上一级领导批准。

5本制度未尽事宜，在工作中不断补充完善。

进出口业务单证档案管理制度（2）是指企业为规范和管理进出口业务单证档案的流转、保存、利用和销毁等工作而制定的管理制度。

以下是一个常见的进出口业务单证档案管理制度的内容：1. 目的和适用范围：明确制度的目的是为了保证进出口业务单证档案的完整性、真实性和可靠性，并适用于所有涉及进出口业务单证档案的部门和人员。

2. 单证的种类和要求：列举常见的进出口业务单证，如合同、发票、装箱单、提单等，并规定每种单证的要求和规范，以确保单证的准确性和权威性。

进出口业务单证档案管理制度标准范本

管理制度编号：LX-FS-A43178进出口业务单证档案管理制度标准范本In The Daily Work Environment, The Operation Standards Are Restricted, And Relevant Personnel Are Required To Abide By The Corresponding Procedures And Codes Of Conduct, So That The Overall BehaviorCan Reach The Specified Standards编写：_________________________审批：_________________________时间：________年_____月_____日A4打印/ 新修订/ 完整/ 内容可编辑进出口业务单证档案管理制度标准范本使用说明：本管理制度资料适用于日常工作环境中对既定操作标准、规范进行约束，并要求相关人员共同遵守对应的办事规程与行动准则，使整体行为或活动达到或超越规定的标准。

资料内容可按真实状况进行条款调整，套用时请仔细阅读。

1、目的为了规范进出口业务单证的存档管理，符合《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》等有关法律法规的规定。

2范围适用于本公司进出口业务单证档案管理3存档项目3.1一般贸易项下进出口业务单证的管理3.1.1存档内容：进出口报关资料（包括进出口合同、进出口发票、进出口装箱单、进出口报关单、海关放行通知书）；进出口船务资料（包括订舱单、装柜单、提单、设备交接单、落货明细单、排柜单）。

3.1.2按合同号顺序制作进出口合同台帐以及进出口明细4、工作制度4.1每一项业务操作完毕，操作员必须一周内整理留档资料进行存档；4.2月末由部门内档案管理人员进行检查，检查留档是否按规定操作；4.3进出口业务操作以季度为时间段。

由部门主管进行抽查留档资料是否合格；4.4每一年度一次将当年产生的全部留档资料整理好并有序存放；4.5留档工作作为业务操作部门业绩考核一项内容；4.6保管人员因工作调动，需作好书面工作交接；4.7根据《中华人民共和国海关稽查条例》规定，进出口业务及与之直接关系产生的资料，一般贸易应自办结海关手续后保存三年，加工贸易应自办结海关核销手续后保存三年，减免税设备应自办结海关解除监管（监管期：生产设备为五年）手续后保存三年。

进出口业务单证档案管理制度范本(3篇)

进出口业务单证档案管理制度范本一、总则本管理制度是为规范企业进出口业务单证档案管理工作而制定，旨在确保企业进出口业务单证的及时、准确、完整和安全管理，提高工作效率和服务质量。

本制度适用于企业进出口业务单证档案的管理。

二、档案管理职责1. 企业进出口业务部门是进出口业务单证的制作、收集、整理和归档的负责单位，应当负责监督和执行档案管理制度的相关事项。

2. 企业档案管理部门是企业进出口业务单证档案的主管部门，负责档案管理的组织协调、档案存储和检索工作。

三、档案制作与整理1. 进口业务单证的制作要根据进口合同、装运单据和付款要求，按照规定的格式和内容进行填制。

2. 出口业务单证的制作要根据出口合同、装运单据和付款要求，按照规定的格式和内容进行填制。

3. 进口业务单证和出口业务单证的编号应按照一定规则进行，以便于归档和检索。

4. 利用电子化手段进行档案制作和整理，将单证电子档案存储在统一的档案管理系统中，确保档案的安全性和易于检索。

四、档案归档与存储1. 进口业务单证和出口业务单证应按照文件分类和编号的原则进行归档，确保档案的有序性和易于查找。

2. 档案应按照密级进行存储，并采取防火、防潮、防虫等措施，确保档案的安全性和完整性。

3. 重要档案应备份存储，并设置相应的权限控制，以防止档案丢失或被非法篡改。

五、档案检索与利用1. 档案的检索和利用应按照一定的程序进行，确保档案的及时性和准确性。

2. 档案检索应提供多种检索方式，如按照单证类型、单证编号、合同号、日期等进行检索，以方便用户查找所需的档案。

3. 档案的利用应遵循工作需要和合规要求，不得超出工作职责范围进行档案的使用。

六、档案保管与销毁1. 档案的保管期限按照相关法规和企业内部规定执行，超过保管期限的档案应及时进行销毁。

2. 档案销毁应按照一定的程序进行，需经过审批，并记录销毁的档案信息，以备查阅和追溯。

3. 档案销毁应当采取合适的方式，如物理销毁或电子化销毁，并确保销毁过程的安全性和可追溯性。

进出口业务单证档案管理制度范文

进出口业务单证档案管理制度范文第一章总则第一条为规范进出口业务单证档案的管理工作，提高档案管理水平，保障进出口业务单证档案的安全性、准确性和完整性，制订本制度。

第二条本制度适用于本公司的进出口业务单证档案管理工作。

第三条进出口业务单证档案的管理要依据国家法律法规及公司相关制度的规定，严格按照档案管理的基本原则、目标和要求进行。

第四条进出口业务单证档案管理应强调信息化管理，提高档案管理的效率和质量。

第五条进出口业务单证档案是本公司的重要资产，必须严格保密，遵守相关安全规定。

第二章进出口业务单证档案的分类和归档第六条进出口业务单证档案应按照单证类型进行分类，包括但不限于合同、发票、装箱单、提单、信用证等。

第七条归档应按照时间顺序进行，前后关联的单证要归置在同一卷内，并按照一定的审核和审定程序进行。

第八条合同类单证应按照合同编号归档，并将合同的原件与复印件进行分开归置。

第九条发票类单证应按照发票号码归档，并将发票的原件与复印件进行分开归置。

第十条装箱单、提单类单证应按照装箱单号码、提单号码归档。

第十一条信用证类单证应按照信用证号码归档。

第三章进出口业务单证档案的保管第十二条进出口业务单证档案应安全保管，防止遗失、损坏和被盗。

第十三条进出口业务单证档案应设立保管室，并由专人负责日常的档案保管工作。

第十四条进出口业务单证档案应采用防火、防水、防潮、防鼠虫等措施，保证档案的安全性。

第十五条进出口业务单证档案应设有存档库，在库房内设置合适的货架和单据盒，保证档案的整齐有序。

第十六条进出口业务单证档案保管人员应定期检查档案库，发现问题及时处理，保证档案的完好无损。

第十七条进出口业务单证档案应及时整理，不得存放过多的过期或无效档案。

第四章进出口业务单证档案的归档期限与处理第十八条进出口业务单证档案按照相关法律法规的规定，严格执行归档期限。

第十九条进出口业务单证归档期限为5年，自单证签发之日起计算。

第二十条归档期满的进出口业务单证档案应按照规定的流程进行销毁或转移。

进出口档案管理制度

第一章总则第一条为加强进出口业务档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有进出口业务档案的管理，包括但不限于进出口合同、信用证、提单、报关单、检验检疫单证、货款结算单据等。

第三条进出口业务档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案的合法合规。

（二）统一管理：实行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。

（三）安全保管：采取有效措施，确保档案的安全。

（四）高效利用：提高档案利用效率，为进出口业务提供有力支持。

第二章档案分类与归档第四条进出口业务档案按以下类别进行分类：（一）进出口合同类：包括销售合同、采购合同、代理协议等。

（二）结算类：包括信用证、汇票、支票、银行对账单等。

（三）运输类：包括提单、运单、报关单、检验检疫单证等。

（四）其他类：包括市场调研报告、客户资料、内部审批文件等。

第五条归档范围：（一）进出口业务合同、信用证、提单、报关单、检验检疫单证等正式文件。

（二）进出口业务相关内部审批文件、会议纪要、工作总结等。

（三）进出口业务过程中的往来函电、电子邮件、传真等。

（四）其他与进出口业务相关的资料。

第六条归档要求：（一）归档资料应完整、准确、清晰，符合法律法规和业务实际。

（二）归档资料应按照档案分类、编号、装订等要求进行整理。

（三）归档资料应在业务办理完毕后及时归档。

第三章档案保管与利用第七条档案保管：（一）档案应存放在安全、干燥、防潮、防尘、防虫、防鼠、防有害气体和电磁干扰的专用档案室。

（二）档案应按照分类、编号、装订等要求进行存放，确保档案的整齐有序。

（三）档案的查阅、复制、借阅等应严格按照相关规定执行，确保档案安全。

第八条档案利用：（一）档案利用应遵循以下原则：1. 依法利用：严格按照国家有关档案管理的法律法规，确保档案的合法合规。

2. 实用性：确保档案利用的实用性，为进出口业务提供有力支持。

进出口单证管理制度范本

进出口单证管理制度范本一、总则第一条为规范进出口单证的管理工作，确保进出口业务的顺利进行，根据国家有关法律法规和政策规定，制定本制度。

第二条本制度适用于公司进出口业务的单证管理工作，包括进出口合同、发票、装箱单、提单、信用证等各项单证。

第三条进出口单证管理应遵循合法、合规、完整、准确、及时的原则，确保单证的真实性和有效性。

第四条进出口单证管理工作由公司进出口部门负责，各部门应密切配合，确保进出口单证的及时准备和提交。

二、进出口单证的准备和管理第五条进出口合同应明确合同双方的权利和义务，合同内容应符合国家法律法规和政策规定。

第六条发票应准确反映商品的名称、规格、数量、单价、总价等信息，符合国家税务规定。

第七条装箱单应详细记录商品的名称、数量、包装方式、箱号等信息，便于海关查验和目的地接收。

第八条提单是进出口货物的重要单证，应准确记录货物的名称、数量、重量、体积等信息，并明确船名、航次、提单号码等。

第九条信用证是银行对进出口贸易的一种融资方式，应按照银行和买卖双方的要求办理，确保信用证的合规和有效性。

第十条进出口单证应按照进出口业务流程和要求进行准备和管理，确保单证的准确性和及时性。

三、进出口单证的提交和审核第十一条进出口单证应按照海关和相关部门的要求进行提交，确保单证的合法性和有效性。

第十二条进出口部门应负责对提交的单证进行审核，确保单证的准确性和完整性。

第十三条进出口部门应按照业务流程和要求，及时提交审核通过的单证，确保进出口业务的顺利进行。

四、进出口单证的归档和查询第十四条进出口单证应按照归档要求进行整理和归档，确保单证的安全和可查询性。

第十五条归档的进出口单证应按照编号和日期进行排序，便于查询和管理。

第十六条进出口部门应建立健全单证查询制度，确保单证的及时提供和查询。

五、进出口单证的保密和风险控制第十七条进出口单证涉及公司商业秘密，应加强保密管理，防止泄露。

第十八条进出口部门应加强对进出口单证的风险控制，及时发现和处理单证问题，确保进出口业务的安全和顺利进行。

进出口业务单证档案管理制度

进出口业务单证档案管理制度第一章总则第一条为了规范和加强进出口业务单证档案的管理，提高档案管理效率，防范风险，保障企业合法权益，制定本制度。

第二条本制度适用于从事进出口业务的企业，在进出口业务中的单证档案管理中应当遵守本制度的相关规定。

第三条进出口业务单证档案管理的基本原则是规范、科学、准确、完整、安全。

第四条进出口业务单证档案管理工作应当依据国家相关法律法规和标准，按照内部管理流程和程序进行。

第五条进出口业务单证档案管理工作应当建立科学完善的档案管理制度，并及时修订和完善。

第六条进出口业务单证档案管理的责任主体是企业全体员工，各级领导应当对档案管理工作负全面领导责任。

第七条建立健全进出口业务单证档案管理的评价和监督机制，对档案管理工作进行定期检查和评估，及时发现和解决存在的问题。

第八条进出口业务单证档案管理应当充分尊重和保护企业及客户的商业秘密和个人信息，加强信息安全管理。

第二章进出口业务单证档案的种类和留存期限第九条进出口业务单证包括但不限于合同、发票、提单、报关单、报检单、信用证、装箱单、商检证书、保险单、运输单据等。

第十条进出口业务单证的留存期限根据不同类型的单证而定，一般原件原存，副本随原始文件一同保留，留存期为不少于5年，有些重要单证留存期可以延长。

第三章进出口业务单证档案的归档管理第十一条进出口业务单证档案应当按照一定的归档管理程序进行整理、分类、编号、归档和检索。

第十二条进出口业务单证档案应当按照文件的种类分别建立档案袋或盒，并编号归档，定期清点。

第十三条进出口业务单证档案应当按照年度进行分类，根据年度设置不同的存档盒，按照时间顺序归档。

第十四条进出口业务单证档案的保管应当设置专门的档案保管室，保证档案的安全性，防止遗失和损坏。

第十五条进出口业务单证档案保管室应当设有门禁、防火、防水等设施，保证档案的安全。

第四章进出口业务单证档案的检索和利用第十六条进出口业务单证档案的检索应当遵循规范程序，利用专门的档案管理软件进行管理。

外贸部档案管理制度范本

第一章总则第一条为加强外贸部档案管理，确保档案资料的真实性、完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于外贸部所有档案资料的管理，包括但不限于合同、信函、报价单、样品资料、市场调研报告、客户信息等。

第三条外贸部档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：遵守国家档案管理法律法规，确保档案管理的合法合规。

（二）统一管理：对外贸部档案实行集中统一管理，确保档案资料的安全。

（三）分级管理：根据档案资料的重要性和密级，实行分级管理。

（四）科学利用：提高档案资料利用率，为外贸业务提供有力支持。

第二章档案管理机构与职责第四条外贸部设立档案管理小组，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条档案管理小组的主要职责：（一）制定外贸部档案管理制度，并组织实施。

（二）负责档案资料的收集、整理、立卷、归档工作。

（三）对档案资料进行分类、编号、登记，确保档案资料的完整和安全。

（四）定期检查档案资料保管情况，确保档案资料不丢失、不损坏。

（五）负责档案资料的查阅、复制、借阅等工作。

（六）监督、指导各部门的档案管理工作。

第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：（一）外贸业务合同、协议书等法律文件。

（二）市场调研报告、客户信息、产品资料等业务资料。

（三）信函、报价单、样品资料等日常业务文件。

（四）其他与外贸业务相关的文件资料。

第七条档案整理要求：（一）按照档案类别、时间顺序进行整理。

（二）档案资料应完整、清晰，便于查阅。

（三）立卷时，应按照档案资料的重要性和密级进行分类。

（四）归档时，应填写档案目录，确保档案资料的准确性。

第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：（一）档案资料应存放在防火、防盗、防潮、防虫、防尘的专用档案柜或档案室。

（二）档案资料应定期进行消毒、防霉处理。

（三）档案资料应定期进行盘点，确保档案资料的完整和安全。

第九条档案利用要求：（一）查阅档案资料应填写查阅登记表，明确查阅目的和用途。

进出口业务单证档案管理制度

进出口业务单证档案管理制度第一章总则第一条为规范企业进出口业务单证档案管理，提高档案管理效率，保障企业进出口业务的顺利进行，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，订立本制度。

第二条本制度适用于我司进出口业务单证的档案管理工作。

第二章档案管理责任第三条公司设立特地的档案管理部门或委托专业机构进行档案管理工作。

第四条档案管理部门或专业机构负责全面管理公司进出口业务单证的档案，保证档案的完整性、真实性、准确性和安全性。

第五条公司档案管理部门或专业机构负责订立档案管理工作的规章制度，并经公司领导层审定和颁布。

第六条各部门要乐观搭配公司档案管理部门或专业机构的工作，依照规定及时供应所需档案料子，并保管档案工作的记录。

第七条公司档案管理部门或专业机构要加强与相关部门的沟通和合作，共同推动档案管理工作的开展，并及时向上级单位报告工作进展情况。

第三章档案管理流程第八条进出口业务的单证档案依照文件类型和时间次序进行分类、编号和归档。

1. 进口业务单证档案包含但不限于进口合同、发票、装箱单、提单、保险单等。

2. 出口业务单证档案包含但不限于出口合同、发票、装箱单、提单、报关单等。

第九条公司档案管理部门或专业机构负责订立档案管理流程，并确保各个环节的顺利进行，包含：1. 单证接收：接收各部门提交的进出口业务单证，并进行初步核对。

2. 单证整理：依照文件类型和时间次序对单证进行分类、编号和整理。

3. 单证归档：将整理好的单证依照规定的分类方式归入相应的档案柜或电子档案系统，并做好档案标识。

4. 档案借阅：依照借阅申请流程，对有借阅需求的部门及人员进行档案借阅，并做好借阅记录。

第十条档案管理部门要加强对档案管理流程的监督和管理，及时发现和矫正不规范的操作行为，确保档案管理工作的规范和高效。

第四章档案安全保障第十一条公司档案管理部门或专业机构要订立档案安全管理制度，包含但不限于以下内容：1. 档案存储：要设立特地的档案存储室或使用专用文件柜进行存储，并做好防火、防潮等措施。

进出口单证管理制度范文

进出口单证管理制度范文进出口单证管理制度范文第一章总则第一条为规范进出口单证的管理，提高进出口商品的交易效率和安全性，保障进出口双方的合法权益，根据国家相关法律法规，制定本管理制度。

第二条本制度适用于公司的进出口业务活动，涉及采购、销售、物流、仓储、仲裁等环节。

第三条进出口单证是指进出口业务过程中，与商品、金融、保险等相关的各类文件、凭证等。

第四条进出口单证的管理应当遵循公开、公正、有效的原则，确保进出口业务的顺利进行。

第五条公司应当建立健全进出口单证管理制度，明确工作职责、流程和要求，划分权限和责任。

第六条公司应当加强人员培训，提高员工的专业水平和业务素质，确保员工能够正确使用和处理进出口单证。

第七条公司应当建立完善的进出口单证档案管理制度，对进出口单证进行规范存档和备份，确保文件的安全和可追溯性。

第二章进出口单证的种类和内容第八条进出口单证经常使用的有：合同、发票、装箱单、提单、议付单、检验证书等。

根据具体业务的需要，还可以使用其他单证。

第九条合同是进出口业务的基础，是对双方权利和义务的约定。

合同应当包含商品的名称、规格、数量、价格、交货时间、支付条件、包装和运输方式等内容，必须由双方签字盖章。

第十条发票是出口业务的重要单证，用于确认商品的交易金额和付款要求。

发票应当包含出口商的名称、地址、税号、购货人的名称、地址、税号、商品的描述、数量、单价、金额等内容。

第十一条装箱单是出口业务的必备单证，用于确认商品的装箱情况和数量。

装箱单应当包含出口商的名称、地址、装箱时间、商品的描述、数量、包装情况等内容。

第十二条提单是海运货物的重要单证，用于确认货物的承运人、起运港口、目的港口、装箱情况和数量。

提单应当由受运人签字盖章，具备法律效力。

第十三条议付单是进口业务的重要单证，用于向银行提交信用证付款申请。

议付单应当包含进口商的名称、地址、信用证号码、开证银行的名称、付款申请金额等。

第十四条检验证书是出口和进口业务的重要单证，用于确认商品的质量、规格和数量是否符合相关标准。