文秘的时间管理

5．有效、恰当地利用电话 ．有效、
选择打电话的时间 按照优先顺序打电话 清楚每个电话要讨论的要点 对于自己花在每个电话的时间， 对于自己花在每个电话的时间，做 到心中有数
6 ．筛选信息
迅速处理 妥善存放 没有保存价值的资料就销毁
运筹他人的时间
时间管理矩阵图
紧急 重 要 不紧急
准备事项 准备事项 预防工作 预防工作 价值观的澄清 价值观的澄清 计划 计划 的 的 管理
三. 如何跨越时间陷阱
1. 2. 3. 4. 5. 6.
要事第一 以最终的结果来开始行动（以终为始） 以最终的结果来开始行动（以终为始） 学会说“ 学会说“NO！” ！ 办公桌上的“ 办公桌上的“5 S”运动 运动 恰当、 恰当、有效地使用电话 筛选信息
1. 要事第一
“大石头”理论与“二八”定律 大石头”理论与“二八” 大石头 ABC法则 法则 办事的优先次序 并行工作法
2. 以终为始
是必须要做的吗？ 是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 不完成会怎样？ 是自己想要的吗？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？ 和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？ 回报及收益高吗？
3. 学会说“NO！” 学会说“ ！
1.耐心倾听 耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你还 如无法当场决定则要告诉他你还 要考虑长点时间 3.显示慎重 显示慎重 4.表情应和颜悦色 表情应和颜悦色 5.态度坚定 态度坚定
第一味： 第一味：根据工作需求和程序从新安排办 公桌 第二味： 第二味：保障公共空间和私人空间的独立 第三味： 第三味：有效利用办公设备 第四味： 第四味：利用设备和训练减少声音的干扰
办公室排毒DIY 办公室排毒
自我检测问题： 自我检测问题：
1. 2. 3. 4.
我的办公桌为什么要放在这个位置？ 我的办公桌为什么要放在这个位置？ 我的工作空间和公共通道是否过近？ 我的工作空间和公共通道是否过近？ 我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？ 我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？ 我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？ 我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？
六. 你的计划
确立目标 探寻达成目标之各种途径 转化为每周或每日之工作事 编排每周或每日的行事次序并执行之 定期检讨
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
1.猪八戒踩西瓜皮 猪八戒踩西瓜皮——滑到哪 滑到哪 猪八戒踩西瓜皮 里是哪里
没时间做计划 工作是程序化， 规律化， 工作是程序化 ， 规律化 ， 根本没必要做 计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 船到桥头自然直” “船到桥头自然直”
2. 不好意思拒绝别人
——接受请托比拒绝更容易 接受请托比拒绝更容易 ——拒绝请托会触怒请托者从而 拒绝请托会触怒请托者从而 导致请托者报复 ——我想做一个广受爱戴的人 我想做一个广受爱戴的人 ——我不懂得如何拒绝 我不懂得如何拒绝
3．“反正时间还早”——拖 ． 反正时间还早” 拖 延
帕金森定律
工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间 。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作 安排过多的时间， 安排过多的时间，如果你给自己安排了 充裕的时间从事一项活动， 充裕的时间从事一项活动，你会放慢你 的节奏以使用掉所有分配的时间。 的节奏以使用掉所有分配的时间。
诊断工作环境， 诊断工作环境，提高工作效率
办公室里弥漫的4大效率毒素： 办公室里弥漫的 大效率毒素： 大效率毒素 1. 声音干扰 2. 职能干扰 3. 空间干扰 4. 设备干扰
讨论：
如何排除办公室4大效率毒素？ 如何排除办公室 大效率毒素？ 大效率毒素
办公室“排毒 味丸 味丸” 办公室“排毒4味丸”
行政文秘的时间管理
主讲人：崔 琳
课程程序
1．分析时间 ． 2．诊断工作环境，提高工作效率 ．诊断工作环境， 3．立即改变 ． 4. 跨越时间管理陷阱
一. 分析时间
每天留出时间进行回顾，调整优先次序， 每天留出时间进行回顾，调整优先次序， 舍弃无效的工作 分解困难的任务， 分解困难的任务，逐个击破 在上班的路上大致计划一下当天的工作 将工作日以30分钟进行分割 将工作日以 分钟进行分割 及时更新工作日志—记忆往往是不可靠 及时更新工作日志 记忆往往是不可靠 的。
危机
紧急的问题 紧急的问题 有限期的任务、会议 有限期的任务、 有限期的任务 准备事项 准备事项
不 重 要
、 紧急事 的
“
、
的工作
时间的事 紧 的
的
五、时间管理的工具
1．月历 ． 2． 行事历与甘特表 ． 3． 效率手册 ． 4． 商务通与订房卡 ． 5． 闹钟 ． 6. 其它工具
提出办公室改善建议。 提出办公室改善建议。
二. 时间管理的陷阱
1. 2. 3. 4. 5. 6.
猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 滑到哪里是哪里 猪八戒踩西瓜皮 不好意思拒绝别人 反正时间还早” “反正时间还早”——拖延 拖延 文件满桌病 喋喋不休的“电话粥” 喋喋不休的“电话粥” 源源不断的信息
3. 学会说“NO！” 学会说“ ！
6.指出拒绝的理由 指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝 切忌透过第三者来拒绝
4．办公桌上的“5 S”运动 ．办公桌上的“ 运动
整理 整顿 清扫 清洁 修养 整理废纸篓的作用 文件存档系统 各就各位” “各就各位”的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理
4．文件满桌病 ．
安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好
5．喋喋不休的“电话粥” ．喋喋不休的“电话粥”
不分优先顺序打电话 没有充分准备就打重要电话 电话的谈话离题 与喜欢的人打电话， 与喜欢的人打电话 ， 容易失去对时间的 控制
6．源源不断的信息 ．
纸张的形式： 邮件、 传真、 备忘录、 纸张的形式 ： 邮件 、 传真 、 备忘录 、 报 杂志、期刊、 纸、杂志、期刊、报告 电子的形式：电子邮件、 电子的形式：电子邮件、互联网 声音的形式：面谈、电视、广播、 声音的形式：面谈、电视、广播、电话