电算化练习4及答案

课堂练习4：
1.
A公司是你的一个客户，该公司面临以下问题。

他有三个职员行使以下职能：1）总分类账维护；2）应付账款分类账维护；3）应收分类账维护；4）准备待签支票；5）现金支付日记账维护；6）发生关于销售返还、折扣的信用备忘录；7）与银行账目对账；8）处理并存储所收现金。

假设职员的业务能力无任何问题，A公司现在希望你设计三个控制职能分配给三个职员，以使内部控制达到最优。

有以下两个假设：（1）这三个职员只行使以上列出的职能；（2）未列出的职能有公司里的其他人员执行。

要求：
（1）将你的任务分配表述出来。

假设除了对账和核实销售退回与折扣这两项工作之外，其余每一项工作所需要的时间相同。

（2）列出四种不当的职能搭配。

2.
B制造公司有一个大规模的集中数据处理部门。

Barbara是内部审计主管。

在一次日常调查中她发现有几名顾客的账目是伪造的，一些余额超过1000元的账户在账户列表中无法找到相匹配的姓名和地址。

例如，有一个账户显示其属于一位名叫John的人。

当她试着与这个人取得联系的时候，却发现地址是当地的公墓，而且电话号码也是假的。

当地的电话簿上并没有John这个人。

在随后的调查中发现，文件中也没有这个人的信用申请记录。

更糟糕的是，所有这些账户的未付款期都已超过12个月。

因一些尚未确定的原因，这些账户没有一个出现在过期应收账款报告中。

要求：
这里很可能存在那种欺骗行为？犯罪者可能包括那些人？
3.
你正在审计C销售公司阿拉斯加分公司。

这个故事有可观的年销售量。

并且所有的销售都是在当地开票和收款。

在审计中，你发现处理现金收入的过程如下：
直接销售和货到付款销售的收款由出纳负责，他可以从顾客处或递送服务处收到现金。

收到现金以后，出纳在销售票据上盖上“付讫”的戳，再把一份副本归档以便日后参考。

货到付款销售的唯一记录就是一联销售发票，它由出纳保管，直到从递送服务那里收到现金。

邮件由信用主管的秘书打开，汇款单交给信用主管审阅。

然后信用主管把汇款单放在出纳桌上的公文格中。

在每天存款时，出纳把手头上的支票和现金交给信用主管的助理，该助理负责准备汇款清单，结算银行存款，并把存款带到银行。

信用主管的助理还负责把汇款过账到应收款分类账上，并核准可允许的现金折扣。

你还查实，信用主管从芝加哥总公司行政部门那里获得了冲销坏账的批准权。

在会计年度年终时，他还保管有最后一个月收到的汇款单。

要求：
（1）请描述在处理收款和汇款单的过程中，可能发生的不法行为。

（2）你建议采取哪些程序来加强对收款和汇款单处理的内部控制。

4.
你受雇于D公司，审核其采购、接受、库存以及原材料发放的内部控制。

你对D公司的流程的描述如下：
主要由昂贵的电子元件组成的原材料存放在一个上锁的库房里。

库房人员包括一名监督员和四名职员。

他们都经过训练，很有能力，并且购买了保险。

只有经过生产部门某个领班书面或口头的授权，才可以库房转移原材料。

由于没有采用永续盘存制，库房职员没有记录货物的接受与发放。

为了弥补缺乏永续盘存记录的问题，库房职员在很好的监督下，每月进行实物盘点，并且在进行存货盘点是采取了适当的程序。

在实物盘点之后，库房监督员把盘点的数目与预先定好的追加订购水平相匹配。

如果给定部件的数目小于追加订购水平，监督员将在材料请求单上输入部件编号，然后将其发送给应付账款职员。

应付账款职员为每个预先定好的追加订购量准备采购订单，然后把采购订单寄给最近一次采购部件的供应商。

当订购的材料到达D公司时，库存部门职员进行接受。

职员盘点货物，并对照提货单上的货物进行核实。

将所有供应商的提货单签名、标注日期，然后归档，作为收货报告保存在仓储部门。

要求：
（1）描述内部控制的缺陷，并为D公司的采购、收货、库存以及原材料发放流程推荐一些改进措施。

答案：
1.
1）不相容职责：
（1）现金收据与应收账款
（2）现金收据与销售返还、折扣的信用备忘录
（3）现金支付和应付账款
（4）现金收据与银行对账
（5）现金支付与银行对账
（6）现金收据和总分类账
（7）应收票据和销售返还、折扣的信用备忘录
2）任务分配：
职员1：
（1）总分类账维护
（6）发出关于销售返还、折扣的信用备忘录
（7）与银行账目对账
职员2：
（5）现金支付日记账维护
（4）准备待签支票
（8）处理现金收据
职员3：
（2）应付账款分类账维护
（3）应收账款分类账维护
2.
1）程序变更是这个问题的最可能原因。

很可能是有人修改了应收账款程序，使未通过信用验证者的交易得到许可。

这个人通过修改过期账户程序使这些账户被系统忽略。

也有一种可能是程序员和信用部门的人串通。

这可以解释在支持信用验证的文档中没有足够的证明资料。

当然，程序员可能在程序中设置了一个陷阱，使某些不在经核准的顾客数据库中的人通过信用认证。

这可以在没有信用部门人员的帮助的情况下完成。

应该注意到的是，程序可能被系统操作员更改。

系统操作员有时能够接触到计算机系统的所有文件。

系统操作员可能用修改过的版本替换应收账款程序的合法版本。

2）
解决这一类问题的方法是建立一个安装和维护软件的正式系统。

（1）所有对软件作出的改变应有文件证明，包括全套的审查和批准。

（2）程序员不应该得到访问软件现有版本的权利。

他们应该在事先得到批准的情况下有限制地修改现有软件的副本。

经过修改的备份应该在正式安装前经过检验。

（3）软件的主要备份应当保存在安全的地方。

应当使用合适的工具，定期将这些主要备份与目前使用中的版本进行比较。

另一办法是对主要备份使用数字签名，并核对数字签名。

3.
1）
（1）如果现金销售或者货到付款销售的销售票据没有编号或者对编号管理不善，出纳就可以破坏这些销售票据，然后把钱装进自己的口袋。

（2）挪用资金的现象可能发生。

这牵扯到收到现金而不做相应的分录。

这些时候，当另外一笔现金收到时，再对第一笔现金做分录。

最近一笔的收入就被不诚实的人持有和使用。

在
以上描述的问题里，阿拉斯加分公司这四名雇员中的任何一个都有可能挪用应收账款的收入。

（3）由于信用主管的助理知道哪些坏账已经被认为收不回来而被冲销掉，当这些坏账的汇款收到以后，她就可以挪用这些汇款。

（4）信用部门的人员可以编造并录入一些实际上没有提供给顾客的折扣，或者对于折扣日之后收到的汇款编造折扣。

通过这些分录的掩盖，个人可以将这笔资金据为己有。

（5）通过邮件得到的收入在被四名雇员处理之前没有做任何记录，所以四个人中的任何一个可以抽走现金而不需要任何掩饰。

当发现盗用行为以后，也没有任何记录可以证实是谁盗用的。

（6）信用主管的助理可以添加或者毁坏应收账款分类账记录，或者伪造明细分类账试算平衡表，或者寄出与账户记录不一致的报表等，以此来掩盖自己抽走现金的行为。

2）为了加强现金收入的内部控制，阿拉斯加办公室应采用下列程序：
（1）所有的销售票据应该编号，并每日清点销售票据的号码。

所有盖了“付讫”戳的销售票据应该与银行接收的存款单的副本相核对。

应由一专门的雇员，而不是出纳或信用部门的某成员负责核对工作。

（2）应该有一名出纳之外的雇员或信用部门之外的雇员负责打开收到的邮件，并在当天准备三联的汇款清单。

原始单据和支票（或现金）直接转交给出纳；一联汇款清单交给（1）中提到的负责雇员；一联交给负责过账到应收账款分类账的人员。

（3）收到汇款清单副本的雇员应该把上面列示的汇款单和两联的存款票据相比较，同时核对现金销售票据和存款票据。

应调查所收到的任何支票或现金没能在当天存入银行的原因。

（4）可以使用不同的形式（或颜色）来表示现销、货到付款和赊销的销售票据，以便于每日清点用过的销售票据。

（5）出纳不应与应收账款有任何职责上的联系。

出纳准备银行存款单并把存款送到银行。

出纳和信用部门以外的一名雇员负责审核汇款清单和日存款票据上列示的日收款金额是否一致。

（6）汇款单不能滞留在手中。

按天或按批处理邮件，不管使用哪种方法处理邮件，都应该将汇款原封不动地存到银行。

信用部门应该为那些数目不正确的汇款单准备必要的记录，以备将来进一步查找。

（7）把汇款单过账到应收账款分类账的责任可以留给信用部门。

这步操作一般安排在现金的接收和控制之后，因此，只要信用部门不能接触代表现金的汇款通知单，由信用部门来执行过账职责就不会削弱现金的内部控制。

4.。