第八章 会展场馆档 案资料与信息管理
展会的档案管理制度
第一章总则第一条为加强展会档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司举办的各类展会档案的管理工作。
第三条展会档案是指在公司举办的各类展会中形成的、具有保存价值的各类文件、资料、图表等。
第二章档案管理机构与职责第四条公司设立展会档案管理小组，负责展会档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条展会档案管理小组的主要职责：（一）制定展会档案管理制度，组织实施档案管理工作。
（二）负责展会档案的收集、整理、归档工作。
（三）负责展会档案的保管、维护和修复工作。
（四）负责展会档案的查询、借阅和利用工作。
（五）负责展会档案的销毁工作。
第三章档案收集与整理第六条展会档案的收集范围：（一）展会策划、筹备、组织、实施、总结等过程中的各类文件、资料。
（二）展会宣传、展品、展台、展位设计、搭建等资料。
（三）展会合作伙伴、参展商、观众等相关资料。
（四）展会活动照片、视频、录音等资料。
第七条展会档案的整理要求：（一）按照档案类别、时间顺序进行分类整理。
（二）确保档案的完整性和准确性。
（三）编制档案目录，便于查询和利用。
第四章档案保管与维护第八条展会档案的保管要求：（一）选择安全、干燥、通风的场所存放档案。
（二）配置必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计等。
（三）定期检查档案的保管状况，发现异常情况及时处理。
（四）对易损、易褪色的档案采取必要的保护措施。
第五章档案利用与查询第九条展会档案的利用原则：（一）确保档案的完整性和安全性。
（二）遵循档案保密原则，未经批准不得对外提供。
（三）根据档案利用者的需求，提供相应的档案服务。
第十条展会档案的查询程序：（一）档案利用者向展会档案管理小组提出查询申请。
（二）档案管理小组对查询申请进行审核，确认查询内容的合法性。
（三）提供查询服务，确保档案的完整性和准确性。
第六章档案销毁第十一条展会档案的销毁程序：（一）对失去保存价值的档案，由档案管理小组提出销毁意见。
第八章 会展场馆档案资料与信息的管理
（二）信息的种类
1.按照信息的来源： 1）一级信息。 信息源可能是能得到第一手信息的人或某个 政府部门。 自己观察到的信息，照片，未加剪接的录像带，政 府资料等。。。 2）二级信息。 变动过的信息。 报纸，杂志，电视，电台提供的信息等。。。
2.按照信息收集： 1）基本信息。 搜集时可以比较直接地得到的信息。 2）创造性信息。 需要通过一些间接的方法或非常规的方法才能得到 的信息。
二、信息的收集 （一）公开信息的收集
1.政府公开的信息。 2.媒体信息。 3.科研机构的信息。 4.图书馆信息。 5.行业协会信息。 6.证券交易所资料。 7.利用剪报服务。 8.商品展销会信息。
（二）人际关系信息收集： 1.询问关键客户。 2.让客户替你询问。 3.询问供应商。 4.询问调查对象。 5.利用招聘会询问调查对象的前雇员。 6.询问设计顾问。 7.参加学术交流会。 8.朋友之间交流。 9.通过招聘调查对象的骨干获取信息。
表3
文书档案保管期限表
永久保存 中心章程；组织及规章制度；重大决定、 决议；批文、重要会议纪要；政府机关核 准文件；上级文件等 5年保存 期满或解除之合约、场馆一般性文件（文 字、函字）等
1年保存 结束后无长期保存必要文件、中心各部门 文件等
（四）财务档案的管理
1.管理范围
会计凭证、财务账簿、财务报表、 会计资料档案、工资表、其他有归档要 求的等。
（一）会展策划部经理
展会项目文件夹、客户档案夹、 项目计划夹、合同夹
（二）项目经理
展会项目文件夹、参展商回执函夹、 贸易商登录类、传真文件夹、工作手册文件夹
（三）信息员
展会信息资料夹、市场信息资料夹、 收传真夹、发传真夹、商务接待夹、重要文件夹
会展场馆组织资料
2.2.4 会展场馆的经营运行机制
会展场馆的经营运行机制的含义：
指会展场馆在经营过程中保证资金在投入和使用后，保 持正常的工作状态，并在经营期内充分发挥其功能和效用， 实现经营目标所需要的系统组织和管理工作。
会展场馆的经营运行机制包含的主要内容：
1）经营运行的输入、输出信息的搜集 2）经营运行决策 3）经营运行计划 4）经营运行控制
2.2.1 关于管理体制
管理体制的含义及内容
• 管理体制的含义：
管理体制是经济体制的一个有机组成部分，它是指相关社会机构组织、 领导和监督行业经济活动所采取的基本制度和主要方式。
• 管理机制的主要内容：
管理主体的确定及其行为规范（核心内容）、调节机制、动力机制、信 息传递方式、组织机构、规则体系等。
进馆交接、现场服务等工作。
3、展会后工作
退馆事宜、展会后的总结等工作。
本节完!
结束语
谢谢大家聆听！！！
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概念辨析：
会展场馆经营：场馆以独立生产者身份，面向市场，以商品生产和商品交换为手段，满足
社会需要并实现场馆目标，使场馆的经济活动与场馆生存的外部环境达成协调一致、动态均 衡的一系列有组织有计划的活动。
会展场馆管理：会展场馆管理者在了解市场需求的情况下，组织场馆人员为实现场馆共同
目标而展开的有意识、有组织、不断协调的活动过程。
• 管理体制具有不同的层次性
从管理层次的角度，可分为国家、地方、行业和企业管理体制。
• 中国会展业管理体制类型及特点
类型
计划管理体 制
特征
应用
管理主体是单一的国家或政府；管理决策 不能适应会展需求 权集中在政府手中；调节和奖惩主要通过 多样化、会展项目 行政命令来实现；信息传递具有垂直性； 多元化的需要 微观主体的积极性不足等。
会展场馆经营与管理
会展场馆经营与管理复习大纲（1—10章）第一章会展场馆建设期的管理一、考核要求（一）会展场馆概述1、识记：（1）中国会展建设概况。
2、领会：（1）中国会展场馆布局存在的问题及发展趋势；（2）会展场馆对城市会展业发展的作用；（3）功312（如体1234、出现总量过剩、结构失衡的现象。
（20%，正常40%以上）（三）我国会展场馆发展趋势1、会展场馆建筑规模大型化2、会展场馆功能综合化3、注重会展场馆的智能化4、规划与设计更加人性化（“以人为本”）5、场馆更加注重生态文明6、政府仍将加大对会展场馆建设的投入（四）会展场馆对城市会展业发展的作用1、能够大力推进会展产业的发展2、能够积极培育城市的会展品牌3、能够提高会展业的市场化程度4、能够适度调控会展业的市场运作5、能够大力培养会展业人才的感知（2）使用新材料、新技术、积极运用高科技成果（3）与周围环境和谐一致，符合可持续发展要求（六）会展场馆选址时必须注意的几个方面“三个统一”：内容与形式的统一、整体与局部的统一、科学与艺术的统一1、会展场馆建筑地规划应与城市总体规划相一致。
2、避开城市闹市区，与城市中心应有一定的距离。
3、选址应对环境质量有较高的要求，一般宜选在风景优美、环境幽静或有一定纪念意义的地段。
4、以人为本，场馆建筑周围有较完善的城市公共设施和生活服务设施。
5、会展建筑要注意选择良好的朝向。
6、预留地、城市副中心的规划。
7、考虑自身景点效应与周边地区或景区旅游休闲环境的有机结合。
（七）功能定位和平面布局1、通常展厅的建筑面积应占整个展览建筑面积的40%以上。
2（1（2（330%左右。
1A（1B（1C（十）会展场馆的企业形象和广告宣传活动应在什么时候进行？应做好哪些方面的工作？应在会展场馆建设与经营过渡期管理过程中就开始会展场馆的企业形象和广告宣传工作。
主要应做好以下方面的工作：1、尽快进行会展场馆的CI策划、形成完善的CI体系。
2、在专业媒体上策划会展场馆的宣传广告，建立会展场馆专门网站，策划举办庆典活动，向社会各界和公众宣传会展场馆。
《会展场馆经营与管理》课程(课程代码：8887)考试大纲.doc
附件四：广东省高等教育自学考试《会展场馆经营与管理》课程（课程代码：8887）考试大纲目录I．课程性质与设置目的 (1)II．考试内容与考核目标 (2)第一章会展概述 (2)第二章会展场馆的规划建设 (2)第三章会展设施管理 (3)第四章场馆组织管理 (4)第五章场馆的风险与安全管理 (4)第六章场馆物业管理 (5)第七章场馆服务管理 (5)第八章场馆品牌管理 (6)第九章会展的市场营销 (7)第十章区域合作与发展 (7)第十一章国际会展场馆经营管理经验 (8)III．有关说明与实施要求 (8)一、制订大纲的指导思想 (9)二、关于教材与参考书 (9)三、自学方法指导 (10)四、对社会助学的要求 (10)五、关于考试命题的若干规定 (10)IV．附录：题型举例 (11)I．课程性质与设置目的1.课程性质会展场馆经营与管理课程主要从产业、区域及企业的不同层面对会展场馆基本知识和相关理论进行系统的介绍。
总目标是通过结合目前会展场馆的基本理论和发展实践，站在经营管理的战略高度，立足于会展企业管理实务，使学生了解会展场馆经营与管理的研究现状及发展实际。
2.课程所处的地位会展场馆的经营和管理是会展管理的重要组成部分。
随着会展业的发展，兴起会展场馆建设热潮。
因此，应对会展场馆经营管理进行系统研究，并形成相应的管理模式，指导会展场馆的健康持续发展。
通过本课程的学习，学生能够了解会展场馆经营与管理基本知识、会展场馆经营与管理的具体组织及业务管理方法、以及会展场馆经营与管理的延伸拓展知识部方面的基本部分概述部分。
介绍了会展场馆设施的有关定义及会展场馆管理的区域发展与合作等拓展性知识。
本课程内容是会展管理知识体系的一部分，也是会展管理专业的必修基础课程。
3.课程要求本课程目的是融知识传授、能力培养、素质教育于一体，重点是培养学生对会展专业的认识、兴趣，加强学生的理论修养。
要求学生通过本课程的学习，能系统掌握会展场馆和设施管理的基本原理、技术方法和最新理念，为进一步学习会展管理的其他专业课程打下基础。
第八章会展项目的现场管理 PPT
➢ 一就是会展得基本内容; ➢ 二就是会展得简短介绍; ➢ 三就是展区与展位划分与安排; ➢ 四就是相关图表; ➢ 五就是相关活动安排。
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(六)加强人流物流得疏导
会展活动进展期间,就是人流、物流异常密集得时期,容 易引发各种矛盾与冲突。
首先,会展在短时间内聚集了来自四面八方得人流,所以, 会展主办方需要制定相关得人流管理与疏导计划,加强现 场秩序得控制,安排人群有秩序地登记、参观与购买。
“6S”前五项起源于日本,其日语罗马拼音均以“S”开 头,简称“5S”。我国企业引入这一管理模式时,加上 “安全(Safety)”成为“6S”。
推行“6S”活动得作用:“现场管理规范化、日常工 作部署化、物品摆放标识化、展区管理整洁化、人员 素养整齐化、安全管理常态化”。
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1、整理
就是指对会展现场得人、事、物进行分析,按照有关要 求区分有必要与不必要得、合理得与不合理得,将会展 现场不需要与不合理得人、事、物及时处理。
(3)避免遮挡展馆得服务设施
不能遮挡消防栓、赌塞消防与安全通道、遮挡配电箱等。
(4)适应参观人流得规律
一般来说,参观人流得形成与流动都一定得特点与规律。
(5)合理安排展览得功能服务区域
安排一些如登记处、咨询处、洽谈区、休息区、新闻中心等功 能服务区域。
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(三)会展空间布设得人本化
1、人本化就是最好得布展艺术
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(二)标准化管理
标准化管理就就是按照标准与制度进行现场管理, 使管理程序标准化、管理方法标准化、管理效果 标准化,以及考核方法标准化。
在会展项目现场管理中,主要表现在施工操作标准 化、展品设备管理标准化、会议与展览服务流程 标准化、展览环境标准化等。
会展场馆管理考试复习资料
考试复习资料第一章会展场馆基础知识第一节会展场馆的定义、属性和作用一般会展场馆是举办会议、展览会等场所的总称，是指从事会议、展览以及节事活动的主体建筑和附属建筑，以及相配套的设施设备和服务，它由硬件和软件两部分组成。
因此，会展场馆可以分成室内的会展和展览中心，以及露天的会议和展览场地。
会展场馆概念的基本内涵１．它是一个建筑物或者由多个建筑物组成的接待设施。
２．它必须能够提供会议或展览设施，也能够提供其他相关的服务设备。
３．它的服务对象范围，包括会议主办方、与会者，参展商、参观者以及其它活动的发起者与参加者等等。
４．它是商业性质的，所以使用者要支付一定的费用。
会展场馆的属性（一）会展场馆是一个经营性企业会展场馆拥有经营管理的自主权，能够对本场管各种资源，人力资源、物力资源、信息资源、资金资源等行使支配和使用权，运用先进的技术和管理手段，通过科学的决策开展经营活动，取得良好的经济效益社会效益和环境效益。
会展场馆的经济效益就是场馆以市场的观念进行会展场馆的经营和管理运作，有效控制会展场馆的运作成本，拓宽会展场馆的经营渠道，追求高的经济利益。
会展场馆的社会效益就是在获取经济利益的同时，还要体现一定的服务社会的职能。
除了为会议和展览提供场地外，还要考虑到社会对场馆的需求，对非商业的活动的支持，提高社会知名度，塑造健康的公众形象等。
会展场馆的环境效益就是在规划和发展过程中重视环境效益，能作为一种标志或象征与环境融合，对当地的环境保护作出贡献。
（二）提供综合性的服务会展场馆服务是以提供会议和展出服务的方式向观众提供交流、参观、欣赏、娱乐、购物、交易和休息等劳务服务的综合性服务。
会展场馆服务是提高会展场馆的经济效益、社会效益额环境效益的重要措施。
会展场馆的作用1能够大力推进会展产业的发展2能够积极培育城市的展览品牌3能够提高会展业的市场化程度4能够适度调控会展业的市场运作5能够大力培养会展业人才6能够强化城市的服务职能会展业的发展，能够改善城市的产业结构，提升城市的形象，是构成城市竞争力的重要组成部分。
《会展管理信息系统》课程考试大纲
附件八：广东省高等教育自学考试《会展管理信息系统》课程（课程代码：8890）考试大纲目录I ．课程性质与设置目的⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯1 II ．考试内容与考核目标⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯2第一章会展管理信息系统概述⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯2第二章会展管理信息系统的技术基础⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯2第三章展览会现场信息化管理⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯3第四章主办商管理信息系统⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯4第五章展览馆信息管理系统⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯4第六章实例分析—East fair CRM 系统⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯5第七章实例分析—East fair “主办管理系统”⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯5第八章会展管理信息系统的管理⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯6第九章电子商务在会展行业中的应用⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯6 III ．有关说明与实施要求⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯8一、制订大纲的指导思想⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯8二、关于教材与参考书⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯9三、自学方法指导⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯9四、对社会助学的要求⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯10五、关于考试命题的若干规定⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯10 IV ．附录：题型举例⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯11I ．课程性质与设置目的1. 课程性质本课程的总目标，是培养学生掌握会展信息系统建设与管理的基本方法与技术，掌握会展信息系统的应用，通过学习使学生具有分析和解决会展信息系统规划、分析、设计、实施及维护管理中的实际问题的初步能力。
《会展概论》复习资料(完整版)
《会展概论》复习资料第一章会展的类型一、名词解释会展：在一定地域空间范围内，由多人聚集在一起、定期或不定期举办的集体性的物质和文化交流活动。
会展业：由会展经济活动引起的相互联系、相互作用及相互影响的同类企业的总和统称。
会展经济：是指通过举办各种形式的会展活动，带来直接或间接经济效益和社会效益的一种经济现象和经济行为。
二、填空题（1）现代会展主要由展览、会议、奖励旅游和节事活动的总称。
（2）会展的特点是综合性、创新性、集聚性、技术性和艺术性、区域差异性、和产业联动性与效益性（3）根据会展的内容不同可将会展分为综合类会展项目和专业类会展项目两类。
综合性展览又称横向型展览会，展览内容涉及多个行业，其中上海世博会属于综合性展览。
（4）会展的基本功能主要表现在产品展示功能、企业营销和宣传功能、信息传播功能、商贸洽谈功能。
三、简单题（1）阐述MICE的具体含义M代表会议，许多人聚集到某地进行交流、协商或举行某一特殊活动的总称I代表奖励旅游，专指以激励、奖励特定对象为目的而进行的旅游或聚会活动。
C代表大型会议，是指以讨论、解决问题或协商为目的的参与性集会。
E代表展览会和节事活动，分别是指陈列展示产品和服务的各种活动以及节日庆典、体育运动会和文艺演出等大型活动。
（2）如何理解会展的产业联动性与效益性这一特点，结合实例具体分析。
（3）请从不同的角度对会展进行分类。
性质：贸易类会展项目、消费类会展项目和综合类会展项目。
内容：综合类会展项目和专业类会展项目范围：国际和国内时间：定期的会展项目和不定期的会展项目场地位置：室内展和室外展（4）试分析会展的基本功能①产品展示功能②企业营销和宣传功能③信息传播功能④商贸洽谈功能第二章会展发展简史一、名词解释物物交换：人们通过物质交换自己所需要的物质集市、庙会演变说：香槟集市：是12~13世纪法国香槟伯爵领地内4个城市轮流举行的集市贸易的统称二、填空题（1）1798法国第一个工业产品大众展览会被公认为近代工业展览会的开端。
会展场馆经营与管理课件
会展场馆的可持续发展战略
01
长期规划
制定长期发展计划，确保会展场馆 的可持续发展。
资源整合
优化资源配置，实现资源的高效利 用和共享。
03
02
技术创新
引入先进技术，提高会展场馆的运 营效率和管理水平。
合作共赢
加强与政府、企业和社会各界的合 作，共同推动会展业的发展。
04
THANKS
感谢观看
会展场馆的发展历程与趋势
发展历程
会展场馆的发展经历了多个阶段，从最初的集市、展览中心到现代化的会展场馆，其功 能和设施不断升级和完善。随着科技的发展和市场的变化，会展场馆也在不断创新和变
革。
发展趋势
未来，会展场馆的发展将呈现出多元化、智能化、绿色化等趋势。多元化表现在会展场 馆将提供更多元化的活动和服务，满足市场的多样化需求；智能化则体现在会展场馆将 运用先进的技术手段，提高管理效率和运营水平；绿色化强调会展场馆注重环保和可持
客户关系管理
建立客户档案，了解客户需求，提供 个性化服务，提高客户满意度和忠诚 度。
价格策略
根据市场需求和竞争状况，制定合理 的价格策略，平衡收益与市场占有率 的关系。
会展场馆的收益管理
收入来源
成本控制
会展场馆的收入主要来源于场地租赁、活 动策划、广告赞助、餐饮服务等。
通过合理规划和管理，降低场馆的运营成 本，提高盈利能力。
会展场馆的功能与特点
功能
会展场馆作为展览、会议等活动的主要载体，具有展示、交流、交易等功能。通过会展场馆，参展商和观众可以 相互交流、展示产品和技术，促进信息传播和商业合作。
特点
会展场馆具有专业性、多功能性、服务性等特点。专业性体现在会展场馆的设施和服务针对展览、会议等活动进 行设计和配置；多功能性表现为会展场馆可以适应不同类型的活动；服务性则体现在会展场馆提供全方位的服务 ，满足参展商和观众的需求。
会展管理信息系统考试复习资料
会展业职业经理人证书考试-—-《会展场馆管理》考试复习资料第一章信息系统与会展管理第一节信息及其度量信息、物质和能源是人类社会发展的三大资源。
“信息化”已成为一个国家经济和社会发展的关键环节。
信息（Information）是关于客观事实的可通讯的知识。
首先，信息是客观世界各种事物的特征的反映。
其次，信息是可以通讯的。
最后，信息形成知识.数据（Data，又称资料）是对客观事物记录下来的，可以鉴别的符号.处理数据是为了便于更好地解释。
只有经过解释，数据才有意义，才成为信息。
可以说信息是经过加工以后、并对客观世界产生影响的数据。
信息可以从不同角度分类。
按照管理的层次可以分为战略信息、战术信息和作业信息；信息具有以下性质：1．事实性。
2．时效性.3．不完全性。
4．等级性.5．变换性.6．价值性。
数据资料所消除的人们认识上“不确定性”的大小，也就是数据资料中所含信息量的大小。
信息量的大小取决于信息内容消除人们认识的不确定程度。
（一）系统的概念：系统是由处于一定的环境中相互联系和相互作用的若干组成部分结合而成并为达到整体目的而存在的集合.系统的特征包括：集合性、目的性、相关性、环境适应性。
第二章会展管理信息系统概述第一节管理信息系统概述信息本质特征的定义是：信息是反映客观世界中各种事物的特征和变化并可借各种载体加以传递的有用的知识。
信息和数据是信息管理系统中两个重要的概念，二者紧密相连，又有着本质的区别，并且在特定的条件下可以相互转化。
(1）按管理信息的来源划分，可分为内部信息和外部信息。
（2）按管理信息的作用划分，可分为战略计划信息、管理控制信息和作业信息。
战略计划信息是指企业在制定发展战略计划时所依据的信息，既包括企业内部信息,如企业自身的经营要素和供需变化等；又包括企业的外部信息,如自然环境、人文环境和市场竞争环境等。
“管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、存储、加工、更新和维护,以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。
第八章 会展场馆管理与服务 《会展概论》ppt 课件
1)会议记录服务：会议记录服务主要指应会议主办方的要求对会议的过程进行速记，或者通过 摄像和录音设备，记录会议活动过程的服务，还包括编辑通告和发布会展简报的服务。会议记 录通常分为书面记录、音频记录和视频记录等三种。 2)会议资料处理服务：会议资料处理服务是指会议活动中会议资料的复制、装订、装袋、分发 等服务，还包括会议中提案和议案的整理、分类和报送等。 3)会展的调研和统计服务：会展活动中通常需要对展会的成交额、达成意向的项目金额等数据 进行收集，以了解会展活动的成效。会展场馆还应根据需要进行客户满意度调查，以了解客户 对会展场馆的设施、布置、服务管理等各方面的满意度，以便为提高自身的管理水平提供依据。
客户满意绩效指 标
与会人数及买家兴趣度 客户满意度 客户投诉率
回头客的比率
部门的满意程度
流程绩效指标
突发事件的处理速度
会展设施的完好率 客户意见反馈的速度和客户对场馆的满意程度
项目计划的可行性
新办展会的比例
新开发的展览服务项目比例
成长绩效指标 举办全国性或国际性展会活动的比率
8.2会展场馆服务的内容
第八章 会展场馆管理与服务
8.1会展场馆的含义、历史使命和经营目标
➢会展场馆是会展业发展的基础，作为会展经济发展的载体，会展场馆被誉为会展经济发展的 火车头。近年来我国会展场馆的建设如火如荼，就会展场馆的数量而言，中国占全世界第三， 仅排在美国和英国之后。总体上看，华东地区由于地域优势，会展场馆分布数量较多，西北部 地区的会展场馆数量较少。 ➢作为会展行业发展的硬件设施，会展场馆的地域集中程度是会展业发展的航标，会展场馆集 中的地区往往也是会展业发展的中心。会展场馆的区位布局对办展效率、办展效果、展会后会 展场馆经济效益的发挥和会展经济的协调发展，有着十分重要的意义。
会展场馆经营与管理
会展场馆经营与管理第一章，会展场馆建设期的管理1，会展场馆。
会展场馆是指从事会议展览活动的主体建筑和附属建筑，以及相配套的设施设备和服务，它由硬件和软件两部分组成。
其国际化、智能化、特色化的程度是衡量会展业发展水平的重要衡量指标。
（本书所指的会展场馆是会议和展览功能兼备的会展中心的统称）P2参考2，中国会展场馆布局存在的问题及发展趋势（一）存在的问题。
（1）大型会展场馆偏少。
在欧洲，中等规模的会展场馆一般其室内可供展览面积在10万平方米左右，德国、意大利等国家都有面积达30万平方米以上的场馆。
（2）配套设施不足。
我国的会展场馆在设计时普遍存在忽略辅助功能的设计与配套设施的统一规划，具体表现在停车场设计、货物装卸服务设计、餐饮中心与休息场所设计等。
（3）智能化水平低。
尽管很多会展场馆投资很大，但资金更多的投入到外形上，内在科技含量不足。
（二）发展趋势。
（1）会展场馆建筑规模大型化；（2）会展场馆功能综合化;（3）注重会展场馆的智能化；（4）规划与设计更加人人性化；（5）政府仍将加大对会展场馆建设的投入。
3，会展场馆对城市会展业发展所起的作用：（1）能够大力推进会展产业的发展。
一个先进适用的会展场馆是举办会展活动的硬件基础。
（2）能够积极培育城市的会展品牌。
会展场馆不仅仅为会议和展览提供场地和相关服务，其经营策略还关系到城市会展品牌的培育。
（3）能够提高会展业的市场化程度。
会展场馆的市场化运作有助于会展业的市场化经营（4）规划与设计更加人人性化；（5）政府仍将加大对会展场馆建设的投入。
3，会展场馆对城市会展业发展所起的作用：（1）能够大力推进会展产业的发展。
一个先进适用的会展场馆是举办会展活动的硬件基础。
（2）能够积极培育城市的会展品牌。
会展场馆不仅仅为会议和展览提供场地和相关服务，其经营策略还关系到城市会展品牌的培育。
（3）能够提高会展业的市场化程度。
会展场馆的市场化运作有助于会展业的市场化经营。
会展信息管理与信息技术
会展信息管理与信息技术概述会展信息管理是指利用信息技术对会展活动中的信息进行收集、整理、处理和利用的过程。
随着信息技术的快速发展和广泛应用，会展信息管理在会展行业中发挥着重要的作用。
本文将介绍会展信息管理的定义、重要性以及常用的信息技术在会展信息管理中的应用。
定义会展信息管理是指对会展活动中涉及的各种信息进行有效和高效的收集、整理、处理和利用的管理工作。
这些信息包括参展商信息、展品信息、展览信息、参观者信息等。
通过合理的信息管理，可以提高会展活动的组织效率和运营效果。
重要性会展信息管理在会展行业中具有重要的意义和作用。
首先，会展信息管理可以提高会展活动的组织和管理水平。
通过对各种信息的收集和整理，可以对会展活动进行全面的分析和评估，为会展活动的策划和实施提供有力的支持。
其次，会展信息管理可以提供精准的参展商和参观者推荐。
通过对参展商和参观者的信息进行综合分析，可以为参展商提供精确的目标客户推荐，同时也能为参观者提供个性化的参观推荐，提高参展商和参观者的满意度。
此外，会展信息管理还可以促进会展行业的创新和发展。
通过对行业内信息的统计和分析，可以发现行业的发展趋势和热点，为企业的创新和发展提供有力的参考。
信息技术在会展信息管理中的应用信息技术在会展信息管理中发挥着重要的作用，以下介绍几种常用的信息技术在会展信息管理中的应用：数据采集与分析数据采集是会展信息管理的基础工作之一。
通过使用条码扫描、RFID、感应器等技术手段，可以自动采集参展商、展品、参观者等信息，并将这些信息进行整理和分析。
信息系统与数据库管理搭建专门的信息系统和数据库管理平台是会展信息管理的关键环节。
通过使用数据库技术，可以对各类信息进行高效和安全的存储和管理。
同时，信息系统的建设和维护也能提高会展信息管理的效率和准确性。
移动应用与互联网技术移动应用和互联网技术为会展信息管理带来了全新的可能性。
通过开发移动应用，可以实现参展商和参观者的在线注册、预约、查询等功能，提高沟通和交流效率。
第八章信息管理
环节电子化，使组展者、参展商和观众之间通过计算机 和互联网进行交流。
网上会议是基于网络实时交互式多媒体通信平台技术的
虚拟会议，使参会方通过网络实现语音、视频、数据共 享的实时的在线会议。
网上会展是对传统会展的一种有效的补充，它是一种新 型的营销方式，是运用现代网络技术来进行的一种社会 生产经营形态，并对产品的售前、售中、售后各环节进 行跟踪。
三、会展管理信息系统的结构
信息管理的角度，都应当有信息的输入、处理和输出的功能， 而针对不同信息管理的功能设计，又必须包括对信息的存储、 传输、增加、删除、修改、统计和检索的功能。
企业管理职能的角度，管理信息系统主要涉及对企业的人、 财、物、项目的管理和对生产、供应和销售过程的管理。一 个会展管理信息系统针对它所服务的展馆、会展、参展商和 客户，有不同的功能结构。
系统功能的设计可采用自上而下的方法，沿着总系统子系统-子功能-具体事务功能-操作功能的路线逐层细 化，在系统实施之前要进行反复讨论，以保证功能的完 备与信息化目标的实现。
会展管理信息系统的功能结构
会展管理信息系统功能结构
√
√
√
√
√
会展现场信息管理系统的结构
数据库管理系统 观众登录系统 组展商接口系统
一个高效的网站往往可以起到事半功倍的效果，广 大的参展商和观众可以通过公司网址找到他们想要 的信息，同时反馈给办展机构一些有利于办展机构 的信息。
网站设计与管理的要求
人性化：明确的导航标志，对于计算机水平不是太 高的人也可以轻易地操作，提供相应的下载和打印 的工具等； 高速化：尽量降低客户的等待时间； 及时更新、快速回应：网站的信息包括一些办展信 息、行业动态，一定要常变常新，客户的电子邮件 和网上留言也一定要快速回应。 内容丰富； 美观具有吸引力
08章 会展信息管理
下面是一个公司的一个电冰箱企业的客户 档案，我们不妨看一下：
客户档案登记表
客户编号：甲A2.2 客户名称：新飞电冰箱
序号
名称 内 容
1
联系人
2
电话
3
邮箱
4
银行账号
5
使用货币
6
公司地址
7
邮政编码
8
发票寄往地
备注：
二、客户关系管理
（一）内涵 （二）在会展业的应用 （三） 给会展带来的好处
（一）内涵
网上展会具有与生俱来的缺陷
详情参见第三节“网上会展的缺点”
二、会展业信息化的对策
1.正确认识信息化与会展业的关系 2.建立会展企业门户网站 3.充分利用网络软件 4.网上展会与现实展会相结合
第二节 顾客关系管理
一、客户档案管理 二、客户关系管理
传统客户资料管理
传统客户资料管理一般是企业拥有自 己的档案室，而所有客户的档案都分门 别类的放在这，由于我国会展业起步较 晚，现代化手段应用程度很低，这也许 是现代会展公司管理客户资料的主要手 段。
怎样分门别类？
按照所处的行业来分又可以分为不同的类 型，大的方面来说有艺术行业，工业产品，农 业产品。但细致到每一行业中又可以分为不同 的小行业，如艺术品可以分为园艺、陶瓷、名 画、国宝等；工业产品可分为可以分为各类日 常消费品、电子信息、工业装备、医疗设备与 医药、交通装备与设施、科技创新等；农业品 又可以分为初级农产品和加工农产品等。
客户信息一般应包括以下三方面的
1． 客户原始记录 2． 客户外在形象资料收集 3．以往纪录
1. 客户原始记录
客户原始记录即有关参展商的基础 性资料，它往往也是公司获得的第一手 资料，具体包括以下内容：客户代码、 名称、地址、邮政编码、联系人、电话 号码、公司网址及邮箱、银行帐号、使 用货币、付款条款、发票寄往地、付款 信用记录、佣金码、客户类型等。
会展信息管理--信息技术与会展业
会展信息管理--信息技术与会展业会展信息管理信息技术与会展业在当今数字化的时代，信息技术以其强大的影响力渗透到了各个行业领域，会展业也不例外。
会展作为一种重要的商业交流和推广活动形式，正因为信息技术的融入而经历着深刻的变革。
信息技术为会展业带来了诸多便利和创新。
首先，在展会的筹备阶段，大数据分析技术发挥着关键作用。
通过对历史数据、市场趋势以及参与者行为的分析，主办方能够更精准地确定展会的主题、时间和地点。
例如，了解某个行业在特定时间段内的市场需求旺盛，就能将展会安排在此时，以吸引更多的参展商和观众。
同时，利用数据分析还可以预估参展人数，从而合理规划展馆的布局和设施配置，提升展会的整体效果。
网络技术的发展也为会展的宣传和推广开辟了新的渠道。
社交媒体平台、专业的会展网站以及电子邮件营销等手段，让展会信息能够快速、广泛地传播。
主办方可以通过这些渠道发布展会的亮点、嘉宾阵容、展品预览等内容，吸引潜在的参与者。
与传统的宣传方式相比，网络推广不仅成本更低，而且能够实现更精准的定位，将信息传递给真正感兴趣的人群。
在线注册和预订系统则极大地简化了参展流程。
参展商和观众可以在网上方便地完成注册、预订展位和门票，避免了繁琐的线下手续。
这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。
而且，这些系统还能够收集参与者的详细信息，为后续的服务和营销提供数据支持。
在展会进行期间，信息技术更是大显身手。
移动应用程序（APP）的出现让参与者能够随时随地获取展会的相关信息。
通过 APP，观众可以查看展馆地图、展位分布、活动日程，甚至能够与参展商进行在线交流和预约洽谈。
对于参展商来说，也可以利用 APP 实时了解观众的兴趣和需求，调整展示和推广策略。
此外，物联网技术也逐渐应用于会展现场。
通过传感器和智能设备，能够实现对展馆内人流、温度、湿度等环境因素的实时监测和调控，为参与者提供更舒适的体验。
同时，展品上的智能标签也让观众能够更深入地了解产品的详细信息，增强了互动性和展示效果。
会展信息技术管理
02
3 办展机构的网络数据库建设
会展网站建设
网上营销的基础是办展机构拥有一批属于自 己的客户，在网络环境下要求办展机构建立自 己的CRM系统，它是利用计算机技术手段在办 展机构与顾客之间建立的一种数字的、实时的、 互动的交流管理系统。
08 1
搜索引擎优化策略
08 第二节 会展客户关系管理
1 会展客户档案管理
收集客户资料 的内容
01
02
收集客户信息 的方法
该项工作主要分析参展商的基本类 型，以及他们的不同需求特征和会展 设施要求，并在此基础上分析参展商 差异对公司利润的影响等问题。客户 资料一般应包括以下三方面的内容：
1.客户原始记录 2.客户外在形象资料收集
第二节
会展客户关系管理
08 第二节 会展客户关系管理
1 会展客户档案管理
客户档案管理是一种传统的客户资料管理方 法，它通过建立档案进行管理。由于我国会展 业起步较晚，现代化手段应用程度很低，因此， 我国许多会展公司都拥有自己的档案室，分门 别类地存放所有客户的档案，以此来管理客户 资料。总的来说，建立客户档案需要尽可能详 尽地收集客户的资料。
3.以往记录
1.加入社会团体 2.成为俱乐部会员 3.填资料换赠品 4.上网去找 5.从分类广告找 6.参加展览
08 第二节 会展客户关系管理
2 会展客户关系管理
1 客户关系管理的内涵
简单地说，客户关系管理（customer relationship management，即 CRM）是一个 不断加强与顾客交流，了解顾客需求，并不断对 产品及服务进行改进和提高，以满足顾客需求的 连续过程。CRM应用系统是将这一过程自动化并 改善与销售、市场营销、 客户服务和支持等与客 户关系相关的业务流程，目的是缩短销售周期、 降低销售成本、增加收入、扩展新的市场并通过 提供个性化服务来提高客户的满意度、忠诚度和 赢利性。
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2.管理程序
1.搜集 移交文件；清点核收文件；检查手续是否完整。
2.整理 3.分类
场馆收文按发文单位；场馆发文按收文单位； 场馆文件按文种；各部门文件按部门类别。 4.查阅 内部查阅、外部查阅（见表1，表2）。
表1 文件/档案借阅审批表
2
表 档 案 借 阅 审 批 表
3.清理与保存
档案员应经常拂拭档案架，保持档案的清 洁，防止虫蛀腐朽。
保管 期限
备注
二、会计帐簿类
日记账
15年
1
其中：现金和银行存 款日记账
25年
2 明细账
15年
3 总账
15年 包括日记账
4 固定资产卡片
固定资产报废清理后 保存5年
5 辅助帐簿
15年
6 涉外会计账簿
永久
序号 档案名称 保管期限
备注
三、财务报表类 （包括各级主管部门的汇总会计报表）
1 财务报表 永久
2 会计报表 永久
3 税务报表 永久
四、 工资表
永久
（五）工程档案的管理
1.工程建设档案管理范围
（1）归档内容 （前期工作资料、基础资料、设计文 件、施工文件、竣工文件）；
（2）归档要求
2.工程设施设备档案管理范围
以下各项设计、施工的图纸、文字和图片资料等： 土建、装修工程，电力系统，配电系统，照
明系统，水管系统，风管系统，通风系统，给排 水系统，消防系统，电梯系统，楼宇自控系统， 综合布线系统，电视监控系统，广播系统，通信 系统等。
3.管理程序
（1）整理 （2）分类 （3）归档
工程部门验收资料后编制目录表，移交资料时 派人协助。工程档案原则上以原封装保存，出现问 题档案员协同工程部人员共同解决。
（4）查阅 （5）保管
永久性保管资料；分类谨慎保管，严禁毁损和丢失
（六）人事档案的管理
1.管理范围
场馆员工人事档案、员工花名册、 员工履历表、员工进出手续、劳动保险 档案、干部任免文件等。
保管期限分为永久和定期，原则上按《企业会 计档案保管期限表》执行；
严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严 防毁损、散失和泄密。
企业会计档案保管期限表
序号 档案名称
一、会计凭证类 原始凭证 记帐凭证
1 汇总凭证 其中： 涉外会计凭证
2 银行存款余额调节表
保管期限
15年 永久 3年
备注
序 号
档案名称
●防火 ●防水 ●防潮 ●防霉 ●防虫 ●防光 ●防尘 ●防盗
二、档案管理
（一）档案管理流程：
1.搜集 2.整理
分类——立卷——案卷排列——编制目录——编制档号
3.鉴定
重要文件或一般性文件
4.保存 5.检索利用 6.剔除和销毁 具体流程图
（二）档案查阅纪律
1.总经理、副总经理、办公室主任查阅档案无范围限制； 2.各部门只限查阅本部门送交或与本部门有关文件，查阅
（四）财务档案的管理
1.管理范围
会计凭证、财务账簿、财务报表、 会计资料档案、工资表、其他有归档要 求的等。
2.管理程序
(1)分类 (2)归档
财务档案由财务部负责按归档要求整理、立卷 并装订成册。财务部保管期满后，编制清册连同档 案一并移交场馆档案室保管。
档案室接受、保存的财务档案，原则上应保持 原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，要会同 财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。 (3)查阅 (4)保管和保密
其他文件要由部门经理签字同意或办公室核准； 3.各部经理可查阅档案室一般文件，涉密及机要、重要文
件的查阅要事先征得办公室主任同意； 4.查阅文件必须登记，副总经理以上领导可由秘书代表查
阅并签字； 5.文件查阅原则上在档案室进行，必要时可复制；确需解
除的要登记，涉密及机要、重要文件解除须经办公室主 任以上领导签字批准； 6.原则上不允许将文件带出场馆，确须带出的，需填写事 由单，提交办公室主任签字批准； 7.不准携带私人物品进入档案室 8.借阅文件要注意保护，不得损坏。
（三）文书档案的管理
1.管理范围
（1）各类文书和场馆处理完毕且有归档要求的其他文件 和音像资料；
（2）公文正本原价和附件（如条例、会议纪要、图表、 计划、总结等）；
（3）经过办公室登记的文件和未经收发文登记的各种文 字材料（如会议文件、调查报告、访问记录、合同 契约等）；
（4）场馆会议纪要、规章制度、统计报表、重要文件的 修正稿及具有保持价值的图片、音像资料等。
2.管理程序
(1)归档 (2)鉴别 (3)整理 (4)查阅 a.事由（查阅本人档案、履历，或出具证明）； b.审批； c.纪律（档案转递需留档案转递通知存根、发出
通知单并接受回执单）。 (5)保密和保管 (6)剔除和销毁
第二节 会展资料与合同的管理
一、会展场馆的资料管理
（一）会展场馆资料管理的含义： 1.广义：包括会展场馆资料管理和图
第八章 会展场馆档案资料 与信息的管理
1.会展场馆档案和技术资料管理 2.会展资料与合同的管理 3.会展信息的搜集与场馆信息发布的管理 4.
第一节 会展场馆档案 和技术资料管理
一、会展场馆档案资料室的建筑和设备
档案
放哪儿
1．抽屉式直立档案
容易分类 易于保密 保护性好 检索简便
2．开放式横向档案
整齐划一 便于取阅 易于查找 保密性一般
3．穿孔式活页夹
容易保存 有顺序性
容易损毁 保密性差
4．档案盒
标准统一 便于存取 长期保存 保护性好
5．金属文件夹
灵活取用 存量较小 容易脱落
6．透明资料袋
隔水防污 拿取方便 保密性低 暂时保存
7．多层资料盒
拿取方便 临时存取 保密性差
一般与场馆办公部分结合一起，也可独立建筑。 中小型场馆中： 保存会议展览资料和业务档案； 建筑和设备较简单，一般有直接对外的入口。 大中型场馆中： 除保管借阅外，还有资料的修复、复制、编辑、发行等； 应与展厅、会议厅有一定的距离。
档案库房温、湿度的控制
档案库房应注意：密闭；通风
档案库房库房的“八防”:
年度更换时，依照档案保管期限表剔除注 销，并填写《档案销毁清册》。
表3 文书档案保管期限表
永久保存 中心章程；组织及规章制度；重大决定、 决议；批文、重要会议纪要；政府机关核 准文件；上级文件等
5年保存 期满或解除之合约、场馆一般性文件（文 字、函字）等
1年保存 结束后无长期保存必要文件、中心各部门 文件等