增强档案服务功能 提升全员档案意识

增强档案服务功能提升全员档案意识
所谓“档案意識”是指人们在一定时期内对于档案和档案工作的了解程度和认识水平，这种意识不仅包括主体对档案的保存意识，更为重要的是主体对档案的利用价值的认识。

标签：档案服务；档案意识；档案利用
档案意识一直以来深深影响着档案工作的顺利开展，而档案工作长期以来的相对落后局面又使得许多人，尤其是基层单位员工的档案意识非常薄弱。

人们的档案意识并不是与生俱来的，客观地讲，人们有意识形成档案的观念有一个由浅入深的发展过程，而且这个过程还在持续。

要提高人们的档案意识，就档案部门而言需要做好对外和对内两个方面的工作。

就对外而言就是需要加强档案基本知识的普及、档案法律法规的宣传、扩大档案工作的影响等等。

对内而言就是要加强档案部门自身建设，以扎实的基础、出色的工作来影响人们档案意识的确立、巩固和增强。

而就档案部门自身建设来看，其中尤为重要的就是增强档案服务功能，让人们在利用档案解决实际问题中得到实惠的过程中不断确立并巩固自己的档案意识。

而只有人们档案意识的普遍增强，才能积极有效地反作用于档案工作的发展。

为此，笔者将结合本院档案工作实际，主要就自己涉及的范围试就对此作些粗浅的探讨，并以“增强档案服务功能，提升全员档案意识”为题。

一、加强档案部门自身建设是提升全员档案意识的根本基础
我院档案工作的一个突出特点就是文书档案、人事档案集中统一管理。

为了充分发挥这一管理体制在提高全员档案意识上的优势作用，多年来我们在加强档案部门自身建设上下了一些功夫。

（一）加强专业学习，增强服务意识
一是参加上级部门、档案部门等相关部门组织的各类档案培训、讲座、继续教育等，以提高档案从业人员的专业知识，并把书本知识和实际工作结合起来，融会贯通；二是通过阅读大量档案杂志、档案著作和相关期刊，加强档案学习氛围和提高专业素质，了解档案工作的动态。

（二）加强日常收集，注重材料积累
本院档案收集主要分为三个层面：第一层是院部
（办）、第二层是各科室长、第三层是人事科。

我们采取平时和定期收集相结合，努力做到将上级下发文件、本单位及各科室在工作中产生的重要文件材料
都上交至档案室进行集中整理、归档、保管。

同时要求各级领导带头作表率，将各类材料都按时让档案专兼职人员及时收集，并形成各科室每季度上交一次，人事科每月上交一次的规律，努力达到不遗漏一页应归档材料的目标。

在档案整理工作中，结合本院人事档案和文书档案集中统一管理的特点，将审批工资、加薪、奖惩、晋升职称等人事重点文件与文书档案统一分类整理，在文书档案中单独形成组织人事一类，以便于同时能查找和翻阅到文书材料和人事材料，节省了重复的工作。

全院档案由档案专人整理完毕后归至档案室集中统一保管，档案室内配备了温湿度剂、灭火器等必需的设备，以确保档案的安全保管和有效利用。

（三）利用统一优势，提高工作效率
人事档案和文书档案集中统一管理之后，在日常工作中对提高全员档案意识起到了举足轻重的作用。

如晋升职称后，兑现职称工作时，需要同时查阅文书和人事档案，文书档案中查阅个人职称聘任相关文件，人事档案中查阅未晋升新职称前的岗位津贴等，两者查阅完，有了依据，才能兑现新晋升的职称工资。

又如医院职工内外调动，需要利用文书档案查阅他的工作经历，日常表现材料，利用人事档案查阅工资、福利，以便转至另外接收单位知悉。

因此，很多时候都需要两者同时使用，这不但把医院档案工作的整体优势发挥了出来，更为医院的各项工作提高了效率，不仅方便了自身，也从无形中提高了职工对档案重要性的意识。

二、强化档案利用工作是提升职工档案意识的重要手段
（一）存在决定意识
人们对某一事物的认知程度是随着该事物对本人的影响程度变化的，影响越大认知度就越高，意识就越强。

反之则影响越小认知度就越低，意识就越弱。

职工档案意识的提高，很重要的一条也是受到档案对其自身工作、生活、学习等诸多方面产生的作用的影响。

由此可见，要想增强全员档案意识，就必须想方设法让全体员工通过利用档案解决实际问题，有效维护切身利益，以查阅档案的实际体验来推进他们档案意识的强化。

（二）有效的档案利用有助于提高全员档案意识
档案和档案工作一个重要作用是通过人们利用档案实现档案潜在价值向现实价值的转换，从而推动经济社会发展和人类文明进步。

档案工作的发展离不开全体职工的积极参与，全体职工对档案工作的参与程度取决于职工档案意识的强弱程度，而这种意识的确立和巩固提高，又源于人们对于档案作用的切身体会。

如我院有一位即将要退休的职工，因为当初的出身证明和现在的身份证不符，不能办理退休。

但要修改出生年月，使之与身份证一致，就需要通过查阅档案才能确认。

为此，我们通过利用文书档案和人事档案相结合的形式，查阅到了
当时文书档案中记载的人员情况表，同时查阅了人事档案中的这个职工的入团申请书（最早的），最终确认了身份证明，及时给予了纠正。

像这样的例子不胜枚举……真实这样的一个一个实实在在发生在职工身上的档案利用实例，使这些职工真正体会到档案的利用价值。

而他（她）们的体会又会潜移默化地感染到更多的同志，从而对提高全员档案意识起到催化作用。

（三）综合发挥室藏档案的作用
就一个基层医院来讲，职工对于文书档案的利用往往范围相对局限，文书档案可以提供人们查阅医院行政事务等的各类记录。

但就全体职工而言，利用文书档案的概率较低，很少有职工会利用文书档案来实际解决一些问题，思想上也很难确立利用文书档案来给自己提供帮助的观念。

由于我们是文书档案和人事档案集中统一管理的，而人事档案恰恰又可以为人们提供具体的工资、福利、考核、晋升、奖惩等等各类记录。

职工在需要填写个人信息时，如遗忘了何时参加工作时间，何时参军、退伍、入院，何时受到表彰和批评等内容都可以利用人事档案查找，在第一时间就能清楚的填写个人信息，而且保证了信息的准确性。

（四）強化档案利用对全员档案意识的影响
就本院职工的档案意识而言，体会到当一个人在利用人事档案而得到实惠时，还可以延伸了解到单位的文书档案保存了本单位的发展历史，可以通过档案来还原历史，从模糊到清晰，从忘记到熟悉。

并从利用人事档案中知道，如果材料收集不齐全，整理不科学、保管不完善，当利用时或因为没有归档而无法找到，或因为管理不善而难以找到，就会出现盲目无头绪，焦躁、无奈、懊恼的情绪。

同理，但凡利用过人事档案的职工也知道了做好文书档案工作的重要性。

因此，充分、全面地发挥室藏档案的作用，可以最大限度地提高全员档案意识。

三、全员档案意识的增强是推进档案工作健康发展的基石
（一）档案意识与档案工作紧密联系不可分割
档案部门要提高认识，必须通过努力改善自身的服务质量和水平，创新档案工作机制，开创档案工作新局面，最终实现二者的协调发展，实现“档案为人人，人人重档案”的美好目标。

这样，档案工作就会在潜移默化中作用于全员档案意识的增强。

当然，档案工作的全面、协调、可持续发展，离不开全员档案意识的增强。

（二）强化全员档案意识对档案工作又有巨大的推动作用
辩证唯物主义告诉我们，意识是物质的反映，且对物质具有能动的反作用。

增强职工档案意识，同样对本单位的档案有着极其重要的意义。

档案意识是人们对档案的认识水平和重视程度，它是档案工作存在和发展的重要基础，它制约和影响着本单位档案工作自身的发展和医院各项业务工作的开
展。

档案意识的增强，对档案和档案工作的认识水平和重视程度不断加深，从而拉近了档案与全体职工的距离，这种对档案认识上的心理变化改变了档案工作在医院各项工作中的地位，能进一步得到院领导和全体职工的重视。

四、进一步增强全员档案意识的几点建议
（一）分层次、分对象，区别对待
从上到下，领导高度重视，不出现一边深、一边浅的现象。

增强业务部室负责人的档案意识是搞好档案工作的关键。

增强业务部室工作人员的档案意识是搞好档案工作的基础。

增强全员档案意识是做好此项工作的保证。

（二）实现档案信息化管理
档案信息化管理是现代档案管理的必然趋势，只有通过信息化管理，才能为职工提供更方便、更便捷的服务。

根据本院档案现状，尝试把档案中的案卷目录、发文、收文归档材料作为纸质保存和电子版储存两者同时保管模式，尝试后觉得这种保存方式非常便捷，需要查阅何时归档的材料在电子版上就已经清楚显示，大大节省了进入档案室翻阅案卷目录记录和查阅档案的时间。

结合尝试效果后，准备以后进一步发挥高科技作用，建立档案的信息库。

（三）扩大档案主动服务功能
记好单位大事记，汇编院史、组织机构沿革、基础数字汇编等编研成果；结合院庆及各类纪念活动，举办展览，充分发挥档案的宣传、纪念作用。

档案服务是档案工作的立身之本。

通过扩大主动服务，进一步转变重业务轻服务的传统观念，变关门搞档案为开门搞服务。

要按照“三转变三服务”的要求，把主动服务、规范服务、满意服务贯穿到档案工作的全过程。

同时档案扩大了主动服务，还可以为单位和全体员工带来更多利用档案的实惠，从而促使单位领导和全体员工更加重视和支持档案工作。

在这里我只能发表我的一点看法，抛砖引玉，希望与同仁们一起探索，将增强档案服务功能，提升全员档案意识步入更高台阶，让档案走进群众生活和思想中去，充分发挥档案的作用和影响力，为社会的进步和发展作出档案应有的贡献。