员工信息归档管理制度

第一章总则
第一条为加强公司员工信息管理，规范员工信息归档工作，保障员工个人信息安全，根据《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工，包括正式员工、实习员工、临时工等。

第三条员工信息归档工作应遵循以下原则：
（一）合法性原则：依法收集、使用、处理员工信息，不得非法收集、使用、处理员工信息。

（二）必要性原则：仅收集与工作相关的必要信息，不得过度收集。

（三）准确性原则：确保员工信息的准确性、完整性和有效性。

（四）保密性原则：加强员工信息保密，防止信息泄露。

（五）完整性原则：员工信息归档应涵盖员工个人基本信息、工作经历、培训记录、考核结果等。

第二章信息收集与归档
第四条员工信息收集：
（一）员工入职时，由人力资源部门负责收集员工基本信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、学历、专业、联系电话、家庭住址等。

（二）员工入职后，根据工作需要，收集员工工作经历、培训记录、考核结果等相关信息。

第五条员工信息归档：
（一）人力资源部门负责建立员工信息档案，对收集到的员工信息进行分类、整理、归档。

（二）员工信息档案分为纸质档案和电子档案，纸质档案存放于档案室，电子档案存放于公司内部信息管理系统。

（三）员工信息档案应按照员工入职时间、姓名等顺序排列，方便查阅。

第三章信息使用与保管
第六条员工信息使用：
（一）人力资源部门根据工作需要，合理使用员工信息，不得将员工信息用于非法目的。

（二）员工本人有权查阅、复制自己的个人信息，有权要求更正、删除自己的错误信息。

第七条员工信息保管：
（一）人力资源部门负责员工信息档案的保管工作，确保档案安全。

（二）员工信息档案存放于档案室，设置专人负责管理，定期检查档案的完好情况。

（三）员工信息档案的借阅、查阅、复制等，需经过相关部门负责人批准。

第四章信息安全与保密
第八条信息安全：
（一）人力资源部门对员工信息进行加密处理，防止信息泄露。

（二）公司内部信息管理系统对员工信息访问权限进行严格控制，防止未经授权的访问。

第九条信息保密：
（一）员工信息档案仅限于公司内部使用，不得向外部泄露。

（二）员工离职时，人力资源部门应收回其个人信息，确保信息不外泄。

第五章奖励与处罚
第十条对在员工信息归档工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。

第十一条对违反本制度，造成员工信息泄露、滥用等行为的，根据情节轻重，给
予通报批评、警告、记过、降职等处分。

第六章附则
第十二条本制度由人力资源部门负责解释。

第十三条本制度自发布之日起施行。