会计档案管理规程

会计档案管理规程
会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和
反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的
会计资料。

它是单位经济活动的重要历史记录，对于单位的财务管理、审计监督、决策制定等都具有重要意义。

为了加强会计档案管理，有
效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民
共和国档案法》等有关法律法规，结合本单位实际情况，制定本规程。

一、会计档案的分类
1、会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。

2、会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其
他辅助性账簿。

3、财务报告类：包括月度、季度、半年度、年度财务报告，包括
会计报表、附表、附注及文字说明等。

4、其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

二、会计档案的整理
1、会计凭证的整理
（1）按凭证编号顺序排列，确保凭证齐全。

（2）摘除凭证内的金属物，如订书钉、大头针等。

（3）对于面积较大的原始凭证，要折叠整齐。

（4）将整理好的凭证加上封面、封底，装订成册。

2、会计账簿的整理
（1）将活页账页按编号顺序整理，去除空白页。

（2）在账簿启用表上填写相关信息，如单位名称、账簿名称、启用日期等。

（3）装订账簿时，要保持账簿的平整、牢固。

3、财务报告的整理
（1）将财务报告按时间顺序整理装订。

（2）在封面注明报告名称、单位名称、报告期等信息。

4、其他类会计档案的整理
（1）银行存款余额调节表、银行对账单等要单独装订。

（2）纳税申报表按年度整理装订。

三、会计档案的归档
1、每年形成的会计档案，由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

2、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保
管一年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交本单位档案
部门统一保管。

3、档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财务部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

四、会计档案的保管
1、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

定期保管期限一般
分为 10 年和 30 年。

2、会计档案应存放于专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、
防虫、防盗等设施，以保证会计档案的安全。

3、对保管期满的会计档案，要按照规定程序进行鉴定和销毁。

对
于仍有保存价值的会计档案，应当重新划定保管期限；对于确无保存
价值的会计档案，可以进行销毁。

五、会计档案的借阅
1、本单位内部人员借阅会计档案，需经财务部门负责人批准，并
办理登记手续。

2、外部单位查阅会计档案时，需持有单位介绍信，经单位负责人
批准后，方可查阅，并办理登记手续。

3、借阅会计档案的人员，不得在档案上涂画、标记、拆封和抽换，归还时要检查档案的完整性。

六、会计档案的销毁
1、对保管期满，确无保存价值的会计档案，应当按照规定程序进
行销毁。

2、销毁前，要编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁
时间等内容。

3、单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档
案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署
意见。

4、销毁会计档案时，应当由档案管理机构和会计管理机构共同派
员监销。

监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列
内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清
册上签名盖章，并将监销情况报告单位负责人。

七、会计档案的信息化管理
1、采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质
会计档案。

2、具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档
案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案
局备案。

3、对存储在磁性介质上的会计档案，要定期进行检查，防止由于磁性介质损坏而导致会计档案丢失。

八、附则
1、本规程由财务部门负责解释。

2、本规程自发布之日起施行。

总之，会计档案管理是财务管理工作的重要组成部分，各部门和相关人员要严格遵守本规程，确保会计档案的完整、准确、安全和有效利用。