对档案数字化和数字档案馆的思考

管理方略
MODERN
ENTERPRISE CULTURE
239
2018.11
MEC 数字化档案是以电子信息技术为主的档案管理与利用体系，其对档案管理而言，产生了巨大突破与创新，使档案管理变得更加便利且经济，促使档案管理从繁杂化走向简便化。

这有效扩宽了传统电子档案管理的渠道，同时优化了传统档案管理中的缺陷，推动档案管理效率提升到新高度。

本文主要阐述数字化档案管理的应用与发展趋向。

一、数字档案馆的基本概念
数字档案馆依据网络的发展而逐步推进档案馆信息化的进程。

传统档案馆工作效率较低，管理模式比较单一，从而导致了档案管理工作停滞不前。

数字化档案馆恰恰解决了这些问题，其将档案馆的资源进行有序地共享，具有明确的工作职责及目标，同时将信息的记录、传播等融入了一定的信息化技术，使其更加高效，更能满足时代的需求。

二、数字档案馆建设的实现方法
（一）实现档案系统与其余部门的办公系统无缝衔接
例如档案系统已经与出版系统实现了无缝对接，信息资料和图像直接在档案系统中设计，设计完毕传送至出版系统进行打印出版，之后自动回到档案系统完成归档。

随着数字化建设的发展，单位各部门各类应用系统，都必须与档案系统进行对接，实时收集各类信息。

各部门都蕴藏着大量的档案信息，是数字建设的重要信息源。

（二）增强管理者的管理意识
对档案管理工作缺少关注度，一直以来，诸多人都存在一个错误的认知，其时常认为档案管理工作为一项资料保持与收集类的工作，不属于单位管理的核心工作，不能为单位创造效益，进而刻意忽略档案管理工作。

而数字化档案的应用，要求相关管理者不断增强档案意识，及时关注数字化档案应用状况，从设备优化、人员配置等方面优化数字化档案工作，为提升数字化档案效率奠定坚实基础。

（三）强化跨界档案信息利用，突出档案的信息共享性特点数字化档案管理模式改变了传统的以案卷为中心的整理方式，采用以文件信息为中心的数据结构，支持多媒体化跨界应用，提供多种查询方式的同时淡化了案卷和档号的概念。

（四）制定满足数字化档案管理需求的准则
第一，制定相片、图像、声音以及文档等资料的管理准则，促使文书的格式更加规范，减少无用的转换，对于系统所涉及的其他应用项目也需制定相关准则，确保信息传递与信息共享。

第二，应用新兴技术构建数字化信息系统，其系统的构建需利用到多媒体技术、互联网技术以及数据库等新兴技术，在建构
对档案数字化和数字档案馆的思考
杨崴 河北省承德市人力资源和社会保障局
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）11-239-01
人员信息数据库时，需应用分布式数据库，确保其存储模式不要太过单一，以避免出现视频与图像因数据容量巨大而致使调用速率下降的难题。

第三，需注重数据采集以及后期制作质量，应用杜比数字、清晰的扫描仪等来存储相片、音频、视频，确保信息资源得到有效应用。

（五）实现档案库房自动化建设
档案库房是对档案进行专门收藏的场所，是社会发展和形成历史记忆的实体信息仓库，所以在档案工作中发挥着不容忽视的关键作用。

因此，在进行数字化档案馆建设的过程中，还要一个十分重要的条件就是要合理应用自动化技术，从而实现传统档案库房向自动化档案库房的转变。

此外，还应加强对各种设备的监控，确保库房在工作中能充分发挥库房的自动化要求，从而为档案建立起更为完善和安全的存储环境。

（六）制定统一的档案资源管理标准
在大数据时代，档案数据信息资源的多样化已经成为常态，若要完成对各地区档案数据信息的整合，就要构建一套完整统一的档案数字化标准体系，以统一、规范的形式对档案资源进行管理。

（七）优化数字化档案管理的相关设备
常规情况下，企事业单位的档案管理工作交由办公室或是人力资源部门负责，并设有专门人员管理。

但诸多企事业并未构建单独的部门进行档案管理，导致管理水平差、管理环境差等问题。

而若想将数字化档案管理效率最大化，便需要布设专门的档案管理组织，把查阅室、库房等隔离开，并配置铁皮档案柜，在查阅室配备数字化设备，如复印机、电脑等软硬件设备。

三、结语
综上所述，档案管理在社会经济发展中起到相当大的推动作用，在社会不断发展的大数据背景下，网络技术、信息技术的高速发展，人们收藏和接受资料信息的方式也在不断的发生改变，数字化档案馆将成为今后主要的发展趋势，这要求广大档案工作者要在工作中更新观念、不断创新，只有这样才能为我国数字化档案管理工作的开展真正尽一份力量。

参考文献：
[1] 高艳,单敏.档案信息资源开发利用[J].新疆电力技术,2012-09-15.
[2] 刘昕.对档案数字化建设的思考[J].水运工程,2006-10-25.
[3] 张云艳.浅析档案信息资源开发的发展趋势[J].兰台世界,2010-12-20.
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