业委会印章及档案管理制度

一、目的与依据
为规范业主委员会印章及档案管理工作，确保印章使用安全、档案完整、准确、有效，依据《中华人民共和国物业管理条例》、《业主大会和业主委员会指导规则》等相关法律法规，特制定本制度。

二、印章管理
1. 印章种类：业主委员会印章包括公章、财务专用章、主任名章（法人章）等。

2. 印章保管：
（1）公章、财务专用章由业主委员会主任指定专人保管，主任外出时，可授权指定副主任或委员暂时保管。

（2）主任名章（法人章）由业主委员会主任本人保管。

3. 印章使用：
（1）印章使用应严格按照业主大会、业主委员会会议决议或业主大会授权进行。

（2）使用印章需填写《印章使用申请单》，注明事由、数量、用印人、审批人等信息，经业主委员会主任或授权人审批后，由保管人加盖印章。

（3）使用印章后，保管人应及时在《印章使用登记簿》上登记，内容包括用印日期、用印事由、用印数量、用印人、审批人等。

4. 印章保管人因辞职、离职等原因不再保管印章的，应在三日内将印章、用印登记簿及相关材料移交给业主委员会指定的保管人员，并填写移交清单。

5. 印章遗失或损坏，应及时报告房产局、街道办（社区委员会）、公安局、物业服务企业等相关单位，并登报申明作废。

同时，及时申请重新依法刻制新印章。

三、档案管理
1. 档案范围：业主委员会印章及档案包括印章刻制证明、印章使用登记簿、印章移交清单、相关法律法规文件、业主大会、业主委员会会议记录、决议、通知等。

2. 档案保管：
（1）档案实行专人负责保管，保管人应具备一定的档案管理知识和技能。

（2）档案存放应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等条件，确保档案安全。

（3）档案查阅需经业主委员会主任或授权人批准。

3. 档案整理：
（1）档案按年度、类别、时间顺序进行分类整理，便于查阅。

（2）档案整理应确保内容完整、准确、清晰。

4. 档案移交：
（1）业主委员会任期届满或辞职时，应在十日内向新一届业主委员会或指定人员移交档案。

（2）业主委员会解散时，档案应按照相关规定进行移交。

四、监督检查
1. 业主委员会应定期对印章及档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。

2. 物业服务企业、街道办（社区委员会）等相关部门应加强对业主委员会印章及档案管理工作的监督指导。

五、附则
1. 本制度自发布之日起施行。

2. 本制度由业主委员会负责解释。