证券公司档案管理制度

证券公司档案管理制度
一、总则
为规范证券公司档案管理工作，提高档案管理效率，保障证券公司业务信息的安全、完整、准确和可用性，特编制本制度。

二、适用范围
本制度适用于证券公司所有部门及其下属机构的档案管理工作。

三、基本原则
1. 法律依据原则：遵循国家有关档案管理法律、法规和规章制度。

2. 防篡改原则：坚持档案管理信息的完整性和真实性。

3. 档案保护原则：采用科学技术手段加强对档案信息的安全保护。

4. 档案利用原则：积极推进档案信息资源的开发与利用。

5. 委托管理原则：明确分工，实施专人管理、专业管理、专责管理。

四、档案管理组织
1. 设立档案管理部门，由专人负责公司档案管理工作。

2. 档案管理员应当有较强的档案管理专业知识和技能，熟悉相关法律法规，制定并贯彻执
行公司档案管理制度。

3. 档案管理部门主要职责包括：全面负责公司档案管理工作的组织、协调和监督；制定公
司档案管理制度，提出改进建议；指导、督促各部门开展档案管理工作；组织档案安全保
密系统的建设和维护；整理、汇编、编辑公司重要档案资料。

五、档案管理流程
1. 档案的登记：公司所有文件、合同、凭证等均应当依照发文日期先后顺序编号，并登记
到公司档案管理系统中，确保档案信息真实、完整、准确。

2. 档案的保管：公司档案应当按照保管等级进行分类和存放，资料密级应当符合国家有关
规定。

3. 档案的借阅：公司内部申请借阅档案需经过指定人员批准，在借阅期间，应当严格按照
规定使用和保管档案。

4. 档案的鉴定销毁：公司定期对档案进行鉴定、整理和销毁，不再需要的档案资料应当严
格按照规定程序予以销毁或归档。

5. 档案的移交：涉及公司合并、重组等情况下，应当按照规定程序将档案资料移交给相应
的部门做好过户手续。

六、档案管理制度宣传和培训
1. 定期组织档案管理制度宣传活动，提高公司员工对档案管理工作的认识和重视程度。

2. 定期组织档案管理培训，提高档案管理员对于档案管理工作的专业素养和技能。

3. 对新员工进行档案管理制度的培训，使其快速掌握公司档案管理工作的流程和规定。

七、档案管理工作考核
1. 对档案管理工作进行定期和年度考核，评定各部门档案管理工作绩效，对工作表现突出
的部门和个人给予奖励。

2. 对档案管理违规行为进行严肃处理，严格遵守公司档案管理制度的各项规定。

八、档案管理制度的落实
1. 严格遵守档案管理制度，任何单位和个人不得有所规避和违反。

2. 组织实施档案管理工作规章制度、档案工作绩效评价、档案安全保密等项目考核。

3. 成立专门小组组织对公司档案管理工作的自查和年度考核。

并组织各项措施，定期对公
司档案管理制度进行修订完善。

九、档案管理制度的监督与检查
1. 档案管理部门及时掌握公司各部门档案管理工作的动态，制定监督检查方案，及时发现
和纠正档案管理中的问题。

2. 档案管理部门定期对公司档案管理制度实施情况进行检查，对发现的问题进行整改督导。

3. 随时接受上级主管部门对档案管理工作的检查和指导，接受上级主管部门对档案管理工
作的改进性建议。

十、附则
1. 本制度的解释权归公司总经理办公会所有。

2. 本制度自发布之日起正式实施。

以上为证券公司档案管理制度，希望能够对广大读者有所帮助，提高证券公司档案管理工
作水平，规范公司业务信息的安全、完整和准确性。