物业公司参观交流接待工作程序

1、目的
规范公司参观沟通接待工作，体现规范化的管理与良好的企业形象。

2、范围
适用于公司本部、各管理处/部门参观沟通接待工作。

3、定义
无
4、职责
4.1办公室：指派、沟通沟通协调相关人员负责各类参观、沟通活动；
4.2各部门：负责本部门沟通接待工作的具体落实；
5、方法及过程监控
5.1接待级别
5.1.1办公室主任负责依据参观、沟通或外来人员实习的具体状况确定接待级别。

接待
级别分为一级、二级、三级，各部门可依据参观接待所确定的接待级别支配具体接待工作。

5.1.2一级接待
5.1.2.1公司本部一级接待，接待xx包括：集团沟通人员、集团审计人员、政府部门
人员。

5.1.2.1.1 办公室负责提前知会公司职能部门全体人员做好筹备。

5.1.2.1.2办公室负责提前筹备迎宾接待牌、礼品等相关物品资料文件资料资料文件资料文件资料。

5.1.2.1.3办公室负责公司现场环境的检查和整理。

5.1.2.1.4办公室主任协同总经理（助理）及相关人员在正门进行迎接和指引。

5.1.2.2 业务部门一级接待，接待xx包括：兄弟公司管理层沟通人员。

5.1.2.2.1 办公室提前通知各岗位负责人做好现场环境清洁，秩序保持（包括车辆停放），
并依据状况确定设立临时岗位做好平安防范措施。

5.1.2.2.2办公室提前筹备迎宾接待牌、茶食、礼品等相关物品资料文件资料资料文件资料文件资料。

5.1.2.2.3接待现场最高负责人及相关人员在正门进行迎接和指引。

5.1.2.2.4部门各岗位负责人在接待现场予以待命，负责沟通沟通协调处理所有临时事务。

5.1.2.2.5接待完毕后，由现场最高负责人及相关人员欢送离开。

5.1.3二级接待，接待xx包括：兄弟公司业务部门沟通人员。

二级接待，由部门、项目负责人介绍管理服务区域的基本状况，回答xx提问，应xx需求支配座谈沟通。

接待时须着公司工作服，做到热情、大方，宣扬公司管理方法和理念等。

5.1.4三级接待，接待xx包括：同行业、非同行业参观、沟通人员；
三级接待,由业务部门接待负责人向xx介绍所辖小区（或大厦）的基本状况，回答xx提问。

接待时须着公司工作服，做到热情、大方，宣扬公司管理方法和理念等。

5.2 接待流程
5.2.1各部门、项目如接到其它机构、人员的参观、工作沟通要求时，应统一转至公司
办公室具体联系。

5.2.2各类参观，沟通需求须至少提前三个工作日与办公室主任联系，办公室在接到接
待需求后，在三个工作日内依据实际状况确定是否予以接待并反馈需求部门、项目。

5.2.3各业务部门、项目接待责任人在收到接待信息后，须通知部门经理，作好相应的
接待筹备。

5.2.4外来参观接待流程
5.2.4.1参观支配部门包括本部各个部门以及公司下级各个项目管理处。

公司本部支配
的参观一般应予以支配，其他同行业房地产公司和物业公司提出参观要求时，应依据其对公司是否有影响和将来是否有联系等状况酌情考虑是否接待。

5.2.4.2办公室接到来电、来函、上门要求参观时，应了解参观小区名称、人数、参观
时间、路线、联系人及联系方式等，依据来访人员的职位、重要性确定参观级别，确定是否予以支配参观。

5.2.4.3办公室应将参观人员状况在《参观接待登记表》中予以登记，并及时以邮件或
电话方式与参观小区接待负责人联系，通知各参观小区作好参观接待筹备。

5.2.4.4管理处应制定参观路线和参观介绍词，并报办公室备案。

管理处应对参观接待
负责人或临时负责人进行培训，熟悉小区的基本状况和物业管理基本知识。

5.2.4.5参观接待管理处接待负责人在接到办公室参观通知时，应填写《参观接待登记
表》。

如遇其他公司临时要求参观时，应及时与办公室行政组人员联系，办公室与支配部门予以核实后，再进行支配。

5.2.5 工作沟通接待流程
5.2.5.1工作沟通支配部门包括公司本部各部门和下级各管理处。

公司本部支配的沟通
一般应予以支配，其他同行业房地产公司和物业公司提出工作沟通要求时，原
则上担忧排，但可依据其对公司是否有影响和将来是否有联系等状况酌情考虑
是否接待。

5.2.5.2办公室人员接到来电、来函、上门要求进行工作沟通时，应了解工作沟通内容、
沟通部门名称、人数、时间、联系人及联系方式等，确定是否予以支配沟通。

5.2.5.3填写《工作沟通支配表》，发邮件至接待管理处，通知其作好接待筹备，同时抄
送要求工作沟通部门或下级项目管理处。

5.2.5.4管理处接待负责人应依据工作沟通内容，确定各岗位引导人。

正式沟通开始前，
部门负责人应先向沟通人员介绍小区总体管理状况，接待负责人负责监督和监
控沟通过程，各岗位引导人对沟通人员进行具体内容的培训与沟通。

5.3公司接待人员在接待工作中应注意依据公司相关规定，做好保密工作。

5.4各部门接待人员负责保留工作沟通、参观接待人员相关信息，并于每月底前上传至
公司内网。

6.支持性资料文件资料资料文件
无
7.质量记录表格
TJWKWY7.5.1-Z01-F1 《参观接待登记表》
TJWKWY7.5.1-Z01-F2 《工作沟通支配表》。