信息时代如何做好档案管理工作

信息时代如何做好档案管理工作
发布时间：2021-09-29T05:25:18.029Z 来源：《教育学文摘》2021年第15期作者：杜润生
[导读] 计算机系统和互联网技术在档案管理工作中的普遍使用，意味着档案管理信息化时代的到来[1]。

杜润生
沂源县退役军人服务中心 256100
摘要：计算机系统和互联网技术在档案管理工作中的普遍使用，意味着档案管理信息化时代的到来[1]。

在新时期完善档案管理制度和工作体系，推进档案信息化管理工作开展，是社会发展提出的新要求。

本文在结合自身工作经历和相关文献资料的基础上，从明晰信息时代档案管理工作面临的挑战入手，提出相应有效的档案管理工作优化对策。

关键词：信息时代；档案管理；挑战；对策
随着社会经济的不断发展，各类信息技术的运用促进了档案管理工作的推广与开展。

如今，档案信息量的不断增加，导致以往档案信息资源的存储和管理方式已不能满足要求，很多开始利用网络新技术创建档案管理工作平台，旨在提升档案管理效率。

因此，研究“信息时代如何做好档案管理工作”相关内容十分必要和重要。

一、信息时代档案管理工作面临的主要挑战
第一，信息时代，随着互联网技术的广泛应用和网络系统的普及，越来越多的电子档案被创建，其存储和管理方式对以往的档案管理者提出了挑战[2]。

第二，信息时代，在网络空间，档案信息的传递和管理将不受空间的限制，省时省力，但同时信息资源的数字化发展对档案管理者提出了挑战。

第三，信息时代，随着电子信息技术、数据库系统和现代信息技术的应用和发展，档案数据的存储和解析，智能档案数据在网络上的推送和传输，促进了分散在不同地区的信息资源的即时使用、共享，实现了档案资源存储的智能化，但同时对档案管理人员的专业技能和综合能力提出了更高的要求[3]。

第四，信息时代，各类档案信息杂乱无章，内容过多，严重影响管理者获取有效档案数据的效率。

信息内容的大量增加和共享资源的对外开放，对档案管理者提出了挑战。

二、信息时代做好档案管理工作的对策分析
（一）树立信息时代档案管理工作的新观念
第一，发挥档案资源的管理视图作用。

与档案信息管理密切相关的，首先是档案资源的管理视图。

过去，大多数人将档案信息内容作为一种文化资源，但其关键是充分发挥档案管理数据的凭证使用价值。

信息时代，我们要把档案馆的信息内容作为发展资源，充分发挥其独特的特色利用价值。

第二，增强档案出版和对外开放意识。

在我们之前的工作中，往往非常重视退役军人个人档案的开放管理和综合利用，而现行信息时代标准和文件一般不对外公开。

今后，我们应就如何在档案信息管理工作中优化现行标准和半现行标准文件的公布和开放制度进行重点科学研究，制定相关的新标准文件开放制度、政策和规定[4]。

第三，树立终身学习的观念。

很多人觉得档案管理工作的逻辑性不强，业务专业度不高，即使管理者没有接受过专业的文化教育，也能融入该工作中。

信息时代，随着档案信息化管理工作的推进，新的技术应用和新的专业知识要求增加，给档案工作人员带来了许多从未遇到过的难题，即使是一些权威的退役军人档案资料管理人员，有时也会失控。

因此，塑造档案管理工作者终身学习的观念是保障。

（二）大力建设信息时代档案管理标准化体系
信息时代，档案信息管理标准化包括档案数据采集标准化、档案信息存储标准化、档案信息管理标准化、档案信息管理移动软件应用标准化。

实现档案信息管理的标准化是档案信息管理的条件和基础，档案信息管理水平越高，对标准化档案信息管理的要求就越高。

为更好地保障档案信息管理者身心健康，档案管理部门和管理单位必须制定相关规范、标准和规定，制定相应的、实用的个人档案信息管理规范，保证档案数据信息管理方法的通用性，有利于档案管理工作者共享资源和及时交流。

（三）不断优化信息时代档案管理模式，提升管理效率
信息时代，优秀人才竞争日趋激烈。

在这种情况下，档案管理工作者应该能够通过多种方式对档案管理方式进行自我创新：一是优化档案资料管理总体目标和模式，并在此基础上建立健全激励机制。

要将管理工作者的工资与档案管理工作效率联系起来，激发档案管理工作人员的工作主动性。

二要灵活运用智能化档案管理方式，将互联网信息技术与传统档案管理方式相结合，完善优秀人才服务站档案信息管理体系，完成档案资源共享。

三是档案管理人员要提高自主学习能力，掌握现代化管理方法和技能，保证档案管理工作的顺利完成。

四是随着现代网络技术在档案管理中的普遍应用，档案管理人员必须总结成功管理经验，不断探索能够融入信息时代档案管理新视域的基础理论和方法，以提高档案管理整体水平。

（四）不断更新信息时代内部档案管理工作要求和制度
档案管理是一个信息收集和整理的全过程。

因此，档案管理工作者需要不断收集信息资源，清楚文件数据的各个方面。

档案管理还涉及信息识别、传输、转发、分类、归档、阅读、检查等环节，不难看出，档案管理工作的程序和流程复杂，需要相关部门改进工作制度，并于内部高效实施[5]。

为此，必须不断更新信息时代内部档案管理工作要求和制度，确保个人档案内容管理的连续性、一致性、真实性和有效性，防止档案信息缺失、档案存储混乱问题的发生。

总之，档案管理人员必须严格遵守档案管理的相关工作规范，确保档案管理有据可依，达到为档案管理服务的目的。

此外，还必须解决档案信息保密与社会服务之间的关系问题，防止监管制度出现漏洞。

（五）加强对信息时代档案管理人才的专业素质培养
一名优秀的退役军人档案管理工作人员必须具备较丰富的专业知识，有较高的文化素养、较高的职业技能素养、创新管理素养、个人心理素质和职业道德素养。

尤其在智能化专业管理层面，应具备较强的信息整理素养，科学使用电子计算机进行信息管理，掌握档案和信
息资源的分发、检索和发布方法，了解各种信息管理手机软件和网络软件的应用技巧，应用智能技术为用户带来优质有效的数据服务。

目前，档案资料技术专业工作人员“两多”和“两少”的现状比较普遍，即低学历者多，非档案材料技术专业毕业生多，档案材料技术专业毕业生少，专业档案管理技术人员越来越少[6]。

此外，目前专业型人员缺乏专业知识升级的持续再教育，专业知识脆弱性十分严重。

因此，迫切需要培养专业的档案管理人才，提高档案数据管理的智能化水平。

方法如下：第一，应对在职档案管理人员的专业知识和技术应用技能有计划、多层次地开展学习和培训活动，突出档案信息化管理培训，扩宽档案管理人员的知识面，提升他们的专业技能和水平。

第二，要时刻遵循信息时代的发展号召和相关部门的规定，不断引进新的专业档案管理技术人才和优秀人才。

第三，要制定完善的奖惩制度，鼓励档案管理人员自学智能档案管理知识，掌握现代化档案管理专业技能，且要积极营造深度学习的氛围，帮助档案管理人员订阅更多的专业杂志期刊，定期或不定期安排档案管理工作者学习研讨，激发他们的潜能。

第四，兄弟单位应互访，协同开展学习和培训，加强不同档案管理工作人员之间的学术研究、专业交流，共同发展和提高。

结语：
总而言之，一般来说，退役军人档案管理工作的不断创新是一项长期的工作。

为了充分发挥信息时代档案管理的优势，需要在适当利用互联网技术，优化和改进档案管理方式，提高档案管理人员的专业水平和综合素养，确保退役军人档案存储和管理工作的高效性[7]。

参考文献:
[1]李永波,冯琪.退役军人档案管理规划及路径设计[J].兰台世界,2021(S1):87.
[2]林玉娟.信息化背景下退役军人档案管理模式的创新[J].黑龙江档案,2021(02):86-87.
[3]王增荣.退役军人档案管理工作刍议[J].办公室业务,2021(06):152-153.
[4]贺磊.探索大数据背景下的退役军人档案管理[J].黑龙江档案,2021(01):60-61.
[5]李赛赛,岳宗福.新时代退役军人档案管理法制建设：现状、问题与方案[J].档案管理,2021(01):87-89.
[6]程鹰.论新时代加强我国退役军人档案管理工作策略[J].办公室业务,2020(21):113-114.
[7]侯辉.基于档案信息化的退役军人档案管理办法[J].兰台内外,2020(24):51-52.。