会议项目组织实施方案

技术附件（按下列格式编写）：

1、项目概述

会议服务具体项目涵盖酒店待定、提供资料、专车接待、会议布置、展厅搭建、专职服务、组织会议、考察会议、信息反馈等内容。

酒店代订：根据被服务客户的需求，在各大城市代订酒店，为顾客争取最低消费的同时争取舒适的房间以及美味的餐点，并安排令顾客满意的会议欢迎牌、横幅等。

提供资料：根据客户需要，提供各类所需资料。

专车接待：提供专车，去机场或者车站迎接客户会议中邀请的重要领导和代表。

会议布置：多次确认会议的具体楼层，会议房间，以及会议中所需要的各类服务。

展厅搭建：根据客户展示要求设计及搭建展厅。

专职服务：安排专职人员，为会议的参加人员安排舒适的食宿，并负责对会议材料进行相关的复印以及分发。

组织会议：协助会议从开始到结束的完美进行，安排会议所需的多媒体服务项目，比如，录像、摄影、会议记录。

考察会议：根据当地的特色，制定出符合客户口味的主题服务，提前做好路线勘察，是参会人员在考察过程中提高效率。

信息反馈：我们将会对我们的服务进行事后了解，通过客户的意见以及反馈，对相关人员的工作进行排查，不断的完善我们公司的服务质量，为将来更好的为您服务而努力。

2、服务目标和规划

公司长期跟XXXX合作，深谙xx专业以及xx系统会议及公关管理制度，专为xx企业定制服务，秉承精诚至上的服务精神，弘扬和企业文化，为XX系统提供专业、优质、高效服务、至力打造成为XX系统内最贴心、最专业、最权威的文化服务公司。

3、服务模式

提供个性化定制服务

跟进会务需求，提供灵活的个性化定制服务，可以是单一模块化的供应，比如场地（酒店）、茶歇、礼仪、舞台及展台基础搭建、演出、鲜花等、也可以是一站式全程服务，并且按照客户的需要提供简单或奢侈的会务筹办水准。

重运营执行，设立全职职会务督导

在接到订单后，会指派1-2位全职的会务督导，与第三方供应商协调合作完成会务的线下筹备执行。

4、组织架构

5、各组织机构部门职责

部门经理：对项目管理中存在的问题提出解决办法或建议，实时负责跟进会议，执行会议把控各个会议项目的报价环节，控制成本，当经理不在岗时，全面负责本部的工作。

市场部：了解客户需求，及时反馈客户意见，协调部门与客户间的沟通，完善服务的解决方案，配合部门经理开拓新市场，建立新的客户群体，稳定原有的客户，做好维系感情的工作，了解客户近期的会议动向，负责会议项目的对客户报价，把好价格关，跟踪市场动态，敏锐感知市场信息，项目结束后回访客户，及时听取改进意见，并汇报给部门经理。

活动组：配合部门经理、市场部了解客户的活动具体需求，出具活动方案，专注负责活动执行，不断接收来自客户方的修改意见，提出专业意见，力求成功、不拘一格的完成活动项目，侧重活动策划，大型活动的安排，注重创造力的培养，力求新颖。

创意设计组：根据客户需求负责各平面设计、会议物资内容设计、制作PPT/会议视频等资料排版印刷组：配合活动组及培训组负责各文档会议资料及指南排版及印刷

后勤组：负责购买活动及会议所需物资

车辆组：负责车辆接送和调度服务

6、具体实施措施

由于每个会议项目的实际情况有所不同，此处就将我司的服务实施措施总结为八个环节，每一环节我司都配有专业、标准化的服务流程。

7、成本管理措施

我司有专业的创意设计部门，排版组，工程部，车辆组，后勤部支持会议的筹备，无需借助外部资源，跟一级酒水商、礼品商签订长期合作协议，从而在成本上做到价格最优，在举办会议时，严格执行中央“八项规定”精神，拒绝铺张浪费，从实际出发，根据项目的实际情况编排人手，从人工费用上控制成本。

8、合理化建议

加强与会议服务公司之间关于项目情况的沟通，及时了解客户的思维动向选择经验丰富的会议服务公司

双方需要互相信任，互相配合，才能将项目按照既定计划完成