16 第十章 档案统计

第十章档案统计第一节档案统计概述一、档案统计工作的内容和任务（一）内容档案统计，就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作有关的情况。

其内容包括：档案的进出、整理、鉴定、保管数量和状况的登记，档案检索工具、编研资料、提供利用的登记以及档案构成、利用效果、机构人员等情况的基本统计和其他专门统计。

概括起来，为基本登记和综合统计两部分。

从统计的对象来划分，档案统计工作大致可分为两方面：1、对档案实体及其管理状况的统计；2、对档案事业的组织与管理状况的统计。

目前，我国档案工作的统计体系，基本上分为四个层次：其一，全国档案工作基本情况统计；纳入国家国民经济和社会发展计划的统计指标，由国家档案局组织进行，由国家统计局指导与监督。

其二，专业系统档案工作基本情况统计；由专业主管机关组织进行。

其三，地方各级档案工作基本情况统计；由地方档案行政管理机关组织进行。

其四，档案馆（室）档案工作基本情况统计。

由各档案馆、档案室自己组织进行。

（二）任务档案统计工作的基本任务：是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析，提供统计资料，实行统计监督。

二、档案统计工作的意义和要求（一）档案统计工作的意义1、档案统计是档案事业建设的一项重要基础工作，它是了解和掌握档案的形成、管理、利用情况和档案事业发展的重要手段。

长期系统地积累档案统计资料，开展管理研究和综合分析，可以进一步认识和掌握档案工作的基本规律，为促进提高档案的科学管理水平打下基础。

2、档案统计是制订有关档案工作的方针、政策和计划并检查其执行情况的重要依据。

档案统计数字的形成，准确地反映出档案工作部门的真实工作情况和档案管理活动的规律，从而为保证上级决策的正确性和对所属部门的工作进行指导、监督和检查，提供了可参考和借鉴的统计资料。

3、档案统计也是对档案事业发展实行监督的有效工具。

通过档案统计可以客观地反映档案工作水平，从中发现问题和选出典型，表扬先进，揭露并寻找后进原因，采取有力措施，予以改进。

4、档案管理各业务环节的工作，要取得档案统计的密切配合。

档案工作各业务环节的工作，应该“胸中有数”，也就是对情况和问题一定要注意到它们的数量方面，要有基本的数量分析。

档案统计不是一个严格意义上的流程性工作环节，档案的收集、整理、鉴定、保管和提供利用同样需要进行档案统计。

（二）档案统计工作的要求1、要保证统计资料的准确性、客观性和科学性。

这是对档案统计工作的首要要求。

档案工作情况的统计，自1984年起已纳入国民经济和社会发展计划的国家统计指标体系，因此，档案统计必须依据统计法规，如实地提供统计档案资料，不得虚报、瞒报、拒报，不得伪造和篡改。

2、档案统计工作应当遵循全国统计工作现代化建设的要求。

逐步实现：统计指标体系完整化、统计分类标准化、统计调查工作科学化、统计基础工作规范化、统计计算和数据传输技术现代化、统计服务优质化。

3、充分发挥档案统计的服务和监督作用。

档案统计要为多方面研究工作和各级决策工作提供耳目、参谋、咨询等作用。

档案统计的步骤，一般由统计调查，统计资料的归纳整理和统计资料的分析报告三个基本阶段组成。

三、档案统计调查占有材料是统计工作的第一步，档案统计工作首先要从统计调查开始。

档案统计调查的基本任务，在于取得大量的、调查单位的真实材料。

统计调查的基本形式有统计表报和专门调查两种。

（一）统计表报是下级档案行政管理机关和档案馆（室），按照统一的规定向上级机关以表的形式定期报送的文件，它是档案统计工作中的一种基本制度。

其主要特点是：填报单位都以原始记录为依据，按照规定的格式、统一的计算方法和一定的期限填送报表。

如国家档案局专门制作的一套《档案工作基本情况统计年报》。

（二）专门调查它是按专门的目的临时组织起来的调查，是统计表报的一种补充形式。

如在我国曾进行过革命历史档案的专门调查。

1960年曾对全国档案事业管理机关和省级档案馆作过调查。

1980年国家档案局进行了一次规模较大的调查，从档案工作人员、档案室、档案馆到档案专业教育，都有很详细的调查指标。

组织统计调查是一项科学性的工作，其遵循的原则是：以实事求是的态度来搜集真实可靠的资料；对不同的对象应采取不同的调查形式和方法，各种形式、方法合理结合；遵守观察的同时性和定期性。

对专门调查的要求是：在统计调查中，必须确定统一的、准确的调查目的和任务、调查对象、调查单位和报告单位、调查时间和地点、调查方法以及调查纲要，才能使统计调查按照最必要的项目和统一的口径进行，从而取得可以综合的原始资料。

四、档案统计资料的整理统计调查所获得的资料，只是大量的、个别单位的原始资料。

为使这些资料成为能反映整体现象的资料，必须对原始资料进行综合整理，使之系统化。

整理的主要方法是对档案统计资料进行统计分组，归纳整理，其结果表现在统计表中。

1、分组（分类）是整理和分析统计资料的基础。

档案统计资料，通过分组可以研究档案工作中诸现象的类型的特征，总体的构成以及现象之间的依存关系。

进过分组后，可对各类型不同的数量表现进行分析研究，能具体标明各种类型现象的质的特征及其发展规律。

2、正确地选择分组标准（也称分组标志）是保证实现分组任务的关键，是使统计研究获得正确结论的前提。

因此，在档案统计的分组中，必须正确地选择分组标准。

选择分组标准的主要原则是：必须选择与研究目的最有决定意义，能反映现象本质的标准；对同一现象由于不同的研究目的，不同的时间、地点和条件，须采用不同的分组标准。

3、档案统计分组，根据分组标准的多少又可分为简单分组和复合分组两种。

简单分组，就是调查的对象和单位的统计资料按一个标志的分组。

档案工作中的现象是复杂的，往往需要按现象的许多特点结合分组。

按两个或两个以上标志的分组称为复合分组。

例如，“华东五省县级档案馆的建设”的统计表就是复合分组，如果这个统计表只有地区（省）分组，而没有按年分组，则为简单分组。

见下表：华东五省县级档案馆建设分组的统计表；复合统计表，就是按两个或两个以上标志分组的统计表。

制表要求：表格紧凑，构成体系，标题精确，明确计量单位，应注明填报的单位、时间及制表人。

六、综合指标档案统计是通过统计指标来表现档案工作领域中的现象的数量特征。

档案统计研究的特点在于它是以其特有的指标，如档案工作人员数、全宗数、利用人次、保存与销毁案卷的比例、难查卷的百分比、平均劳动量等，反映和说明档案工作的现象、过程及其发展规律的数量表现。

这些指标一般均称为综合指标。

统计中的综合指标是多种多样的，但一切综合指标的表现形式不外绝对数、相对数和平均数三种。

（一）绝对数在档案统计中，绝对数这一概念被广泛地应用着。

比如；建立档案馆的总数、档案库房面积、案卷数、档案整理工作总量等等，均是绝对数。

绝对数也被称为总量指标，在档案统计中，它反映一定时期内全国或某一地区、部门在档案工作各方面已达到的规模或水平，以说明档案工作各方面的真实面貌。

同时，绝对数又是计算统计中所应用的相对数和平均数的基础。

档案统计中的绝对数，都是档案工作领域中一定现象的具体的数量表现，因此都有一定的计量单位。

在档案统计中必须准确计量单位，要采用全国统一施行的标准化计量单位。

如档案馆藏量可以用“米”来计算，档案库房面积可以用“平方米”来计算，档案利用者数量可以用“人次”来计算等等。

（二）相对数统计中所用的相对数，是从两个有联系的指标的对比中得出的一种指标。

从部分对整体，实际对计划，一个时期对另一个时期，一个地区对另一个等指标的对比中，都可以得出相对数。

在档案统计中，用相对数反映档案工作中某些现象的联系，能深入地分析绝对数所不能充分说明的问题。

如，据统计，1983年全国29个省、直辖市、自治区的县级档案馆共有2192个，这个数字只反映当时县级档案馆的实有数，并不表明它的发展速度。

如果将这个数字与1959年县级档案馆736个加以对比，则可以看出，在25年间（除去10年动乱期间的情况）我国县级档案馆增加将近2倍，可见其发展速度是很快的。

这2倍，是个相对数，而不是实际增加的绝对数。

相对数一般以倍数、百分数、千分数等形式来表示，而以百分数最为普遍。

保证指标的可比性是运用相对数的基本原则。

相对数是两个有联系的指标的对比，所以这两个指标所包含的内容、范围和计算方法，必须与计算某一相对数的目的和用途相适应。

因此，在计算相对数时，必须检查所用的指标是否具有可比性。

比如：档案馆为计划所需库房的多少，往往要研究一定时期内档案收进与销毁情况。

在这种情况下，计算销毁案卷的百分比，一般就不能以销毁案卷数与整个档案馆的案卷总数对比，而应将销毁案卷与已鉴定的全宗的案卷总数相比，才能确切地看出在已鉴定的全宗中，销毁案卷的比例数。

相对数应与绝对数结合运用。

只有以绝对数为基础，相对数才能更准确地说明一定的问题。

否则，离开绝对数只看相对数，有时会产生错觉。

如：甲档案馆档案利用卷次本年比上年增长80%，乙档案馆档案利用卷次本年比上年增长10%。

如只从相对数看，甲馆本年档案被利用的数量比乙馆多。

而甲馆档案利用卷次上年的绝对数只有500卷次，乙馆则为15000卷次，那么本年甲馆档案利用卷次（增长80%后）只有900卷，本年乙馆档案利用卷次（增长10%后）竟达成16500卷次。

实际上本年乙馆比甲馆的档案利用卷次多。

（三）平均数平均数是按某一标准来说明总体典型水平的一种综合指标。

通常采用的计算平均数的方法，是将现象总体各单位的数值之和除以单位数。

如：制卡总数————————=平均每人制卡数参加制卡人员数80×2＋65×4+40×4某档案馆每人每日制卡平均数=————————————=58（张）2+4+4（其中2明馆员，每人每日制卡80张；4明助理馆员和相当于助理馆员水平的，每人每日制卡65张；4名管理员和相当于管理员水平的，每人每日制卡40张。

）运用平均数，必须遵循总体同质性原则。

在统计上只有同类的现象才能计算平均数。

第二节档案的登记档案登记，就是对档案的收进、移出以及整理、鉴定、保管、利用等情况，通过簿、册、表、单灯形式加以记载，以揭示他们的过程、现状和变化。

它是档案统计的一种原始资料，也是维护档案完整与安全的必要手段之一。

档案登记最基本的内容，是档案数量和状况的登记以及档案利用的登记。

一、档案数量和状况的登记档案数量和状况的登记有以下几种形式：（一）卷内文件目录和案卷目录卷内文件目录是对卷内单份文件进行登记，它是档案整理工作中的一种编目，具有对案卷内文件进行保护和数量统计的作用。

案卷目录是登记每一个案卷标题及其他基本状况的簿册，是统计已整理编目档案的最可靠的基础材料。

（二）收进登记簿收进登记簿。

它是档案馆记载档案增长情况的一种总登记册。

它以收进档案的次数为单位编号登记，每次收进的档案不管数量多少和涉及几个全宗，都只给一个顺序号。