房地产公司材料采购流程

湖北**置业有限公司

重要材料采购流程

为了规范公司的重要材料采购行为，兼顾质量和成本，在保证公司开发项目正常施工的前提下，提高材料（设备）质量，减少投资成本。提高对供应商的谈判能力，以获得较优性价比的采购物资。特制定本流程。专业工程分包参照本流程。

1、各部门职责

1.1总经理和总经理室

1.1.1副总经理参与重要甲供设备的合同谈判；

1.1.2总经理批准采购合同；

1.2由总经理室、成本合约部、工程部、销售公司和监理单位共同成立材料采购审查委员会（或招标小组）；

1.2.1由工程材料部门分门别类准备合格供应商名录，提交采购委员会审查、筛选，采购必须在合格供应商范围内进行；

1.2.2审核经工程部确认的材料计划书。

1.3材料采购负责人

1.3.1负责设备、材料信息的收集，建立供应商信息库（材料样品室、供应商档案）；

1.3.2负责物资供应商的评价、选择与控制，并编制《合格供应商名录》，由部门经理批准；负责对合格供应商进行动态考核，至少每年更新一次。

1.3.3负责审批物资采购计划

1.3.4负责组织采购物资考察、招标，明确所采购物资的技术标准；

1.3.5负责草拟采购合同，组织合同谈判（乙供材料除外）；

1.3.6负责监控采购合同的履行状况；

1.3.7负责验证采购产品的质量、规格和数量；

1.4.工程部

1.4.1负责审核施工单位提交的材料供应计划书，并为材料采购活动保留充裕时间；

1.4.2负责招标文件审核；

1.4.3参与物资供应商的选择；

1.4.4参与甲供物资合同谈判；

1.4.5参与采购合同的审核与会签；

1.4.6参与材料进场验收。

1.5成本合约部

1.5.1负责招标文件审核；

1.5.2参与物资供应商的选择；

1.5.3参与甲供物资合同的谈判；

1.5.4参与采购合同的审核与会签。

1.6经营销售部

参与对有关售楼书中所承诺的重点材料、设备的规格、档次、功能等项目的招标书审核。

1.7财务计统部

1.7.1参与物资供应商的选择；

17.2参与甲供物资合同谈判；

1.7.3参与采购合同的审核与会签。

1.8设计研发部（或设计师）

配合工程材料部对影响建筑外观和使用功能的材料、设备进行确认。

2.工作程序

2.1合格供应商选择

2.1.1供应商能力调查

由材料采购员负责收集供应商和厂家提供的营业执照、法人资格、生产许可证、质量鉴定书等资料。进行全面的比较、选择，建立供应商信息库（包括材料样品室、供应商名录、设备材料推荐书等）。

2.1.2供应商能力评价

评价内容：

A．厂家能力的评价点：资质证书（包括企业质量认证、产品生产许可证、特殊产品认证、产品质量检验证书）产品的技术先进性、生产规模、生产工艺、生产设备、检测手段、业绩、售后服务等。

B．供应商能力评价点：资质证书（包括工商登记营业执照代理或专营证书等）注册资金、代理品牌、经营规模、业绩、信誉、售后服务等。

评价方法：

根据厂家、供应商评价的侧重点组织相关部门人员以及采购资料员采取以下一种或几种评价方法对供应商进行评价（必要时邀请采购委员会成员参与）。

A．实地考察生产线及公司状况。

B．实地考察产品在建设项目实际应用情况。

C．实地或通过其他方式了解用户对厂家及其产品的使用、服务情况。

D．从行业机构中了解厂家及其产品的市场率及用户反映情况。

E．资质评价：要求供应商提供营业执照、生产许可证。

F．样品评价：要求供应商提供样品，公司对所提供的样品进行检测、评价或试用。

G．业绩评价：对供应商以往提供同类物资的质量状况与信誉，如交验合格率、供货是否及时以及售后服务是否良好等进行调查评价。

2.1.3编制合格供应商名录

2.1.

3.1公司合格供应商名录中应包含两类：一是公司汇总各方意见后形成的合格供应商；二是针对公司采购的主要设备材料（量大、高价值）确定若干家厂商作为长期合作的战略伙伴。

2.1.

3.2工程材料采购员将以上评价结果分类填入《供应商评价表》,对各供应商及其产品进行综合分析、比较、选择出合格的供应商及其产品，列入《合格供应商名录》，同一种物资应有多个合格供应商可供选择。《合格供应商名录》报送公司采购审查委员会审批。

2.2物资采购

2.2.1甲供物资的采购验收

甲供物资包括：电梯、空调设备、消防工程设备、水泵、净水设备、自动供水设备、污水处理设备、发电机组、安防监控设备、高低压开关柜、变压器等。（可结合本公司具体要求适当增减，如钢材、商品砼、外墙砖、外墙干挂石材、

门窗、公共区域墙地砖、灯具、开关面板、防水材料、绿化乔木、景观部分材料等）

2.2.1.1《采购产品招标书》的编制

工程开工后工程材料员负责材料设备信息的收集，建立供应商信息库（材料样品室、供应商档案），依据施工单位经监理单位和工程部、材料采购审查委员会审核通过的材料设备计划书，编写《材料（设备）采购产品招标书》，并按流程报送工程部、成本合约部、财务部、销售部、材料采购审查委员会审核会签。

2.2.1.2招标、评标、签定合同

A.工程材料员根据公司所开发楼宇的档次及采购物资的类别、性能要求，根据《合格供应商名录》对供应商进行选择（同一设备或材料必须有三家以上的供应商），分发产品招标书，执行《招标管理程序》。

B.收到投标书后工程材料负责人组织总经理室、工程部、成本合约部、财务部、销售部、监理单位有关人员对产品的外观、性能、制造工艺、维保服务、使用情况等及供应商的资信、实力、交货期、供应价进行综合评判（必要时到厂家和已使用该产品的项目考察），以开标报告的形式记录评判结果，确定入围供应商。

C.确认入围供应商后，工程材料负责人协同成本合约部、财务部、监理单位、总经理室有关人员与入围供应商进行商务谈判并形成会议记录，最后确认供应商。

D.工程材料负责人组织草签合同，并会同工程部、成本合约部及财务部对合同的准确性、合法性、付款方式的合理性及其它风险因素进行审核，经总经理批准后生效。

E.合同生效后，工程材料员将合同原件分发给财务部、供应商，复印件分发给工程部、成本合约部、监理单位。

2.2.1.3低值易耗零星物资的采购

根据工程部编制材料供应计划书或审核施工单位提交的材料供应计划书，由工程材料员进行询价，经工程部、成本合约部、财务部审核后，报总经理批准后采购。

2.2.1.4验收

执行国家现行验收规范，满足设计要求。